4 manieren om Word-documenten te beschermen

Een alleen-lezen document instellen

Steeds weer werken veel verschillende auteurs in een projectteam samen aan een Word-document. Er zijn verschillende mogelijkheden om Word-documenten te beveiligen, zodat alleen die wijzigingen en bewerkingen plaatsvinden die gezamenlijk zijn overeengekomen. U kunt ook het verlies van Word-bestanden door bedieningsfouten of hardwareproblemen voorkomen door specifieke back-upstappen te nemen.

Word-documenten opslaan en beschermen: waarom het zo belangrijk is

Werken met het Microsoft-tekstverwerkingsprogramma Word is een integraal onderdeel geworden van zowel het professionele als het privéleven van alledag. Word maakt deel uit van een reeks programma's die is ontstaan in gewone kantoortaken en voor het eerst werd gepubliceerd onder de naam Microsoft Office.

Microsoft werkt de versies van de Office-programma's regelmatig bij met handige nieuwe functies. Met de juiste achtergrondkennis van Word-verwerking kan Word enerzijds geïndividualiseerd en anderzijds uitgebreid worden met Word-invoegtoepassingen. U hebt ook de mogelijkheid om de compatibiliteit van Word-versies specifiek vast te stellen en uw tekstbestanden te beschermen.

Word-documenten moeten worden beschermd, vooral bij belangrijke zaken. Niet alleen het onvoorziene verlies door vergeten op te slaan, maar ook de verwerking door onbevoegde derden zorgt voor vermijdbaar ongemak. Daarnaast kan ook beschadiging of verlies van Word-documenten door hardwareproblemen met de juiste zorg en vooruitziendheid worden voorkomen.

Eenvoudig opslaan: verlies nooit meer Word-bestanden met 4 trucs

In het Word-taakgebied zijn er - afhankelijk van de versie - verschillende maar even effectieve opties voor het maken van back-ups van Word-documenten.

Naast het klassieke bewaarproces met de toetsencombinatie "CTRL + S" of onder de tabbladen "Bestand" en "Opslaan als", biedt Word andere elegante opties voor het beveiligen van een document.

1. Bewaar alle documenten handig met één muisklik

Afhankelijk van de gebruikte Word-versie kunnen alle op een bepaald moment geopende documenten in één keer worden opgeslagen. U loopt niet langer het risico dat u per ongeluk een tekstbestand vergeet en uw bewerkingen kwijtraakt.

Terwijl Word 2003 en oudere versies een dergelijke opdracht uitvoeren met behulp van een sneltoets, vereist het opslaan van alle documenten in nieuwere versies de toevoeging van de knopinstelling.

2. Maak automatisch een back-up met een lokale back-up

Er is ook de mogelijkheid om met reservekopieën te werken. Nogmaals, het hangt af van de versie van Word die wordt gebruikt. Er is echter altijd de mogelijkheid om de "automatische back-up" in te stellen. Dit werkt met een reservekopie van het document of met automatisch herstel.

In de eerste variant wordt een eenmalig opgeslagen kopie van het Word-bestand met de extensie WBK op de computer gemaakt zodra het originele document wordt verwerkt. Als het originele document tijdens de verwerking beschadigd raakt of verloren gaat, kan de kopie worden gebruikt.

Het installeren van deze functie op de achtergrond vereist minder muisklikken en verschilt enigszins tussen Word 2007 of nieuwere en oudere versies. Na een paar klikken zal Word permanente automatische back-upkopieën maken en u beschermen tegen gegevensverlies.

3. Word zorgt voor de bestandsback-up met automatisch herstel

Automatisch herstel is ook een Word-functie die helpt bij het beschermen van uw tekstbestanden. Terwijl overeenkomstige back-upbestanden voor 2007 en later handmatig worden ingesteld met behulp van de automatische herstelfunctie onder "Extra's" of "Woordopties", bevatten recentere versies een specifieke knop op de knop.

Nadat de functie eenmaal is geactiveerd, worden zonder verdere actie back-upbestanden gemaakt voor elk Word-document dat hieronder wordt gemaakt. Gebruikers van recentere Word-versies vinden het besturingselement "automatisch opslaan" direct onder "Start" in de linkerbovenhoek van de taakbalk. De automatische beveiliging wordt geactiveerd door de controller naar rechts te bewegen. In een paar stappen kunt u echter nog steeds het interval aanpassen waarmee een kopie wordt geüpload:

1. Selecteer "Bestand" en klik op "Opties".

   

2. Klik op "Opslaan" aan de linkerkant van het venster.

   

3. En stel de gewenste tijd in onder "AutoHerstel-informatie elke XY minuten".

   

4. Controleer of u de twee vinkjes links voor de tekstregel heeft aangevinkt en bevestig uw invoer door op "OK" te klikken.

Welke manier u ook kiest - Word ondersteunt u op betrouwbare wijze bij het beschermen van alle documenten.

4. Voorkom gegevensverlies: vind eenvoudig niet-opgeslagen Word-teksten terug

Het kan ook voorkomen dat je per ongeluk een Word-document sluit nadat je het lange tijd hebt bewerkt zonder het tussentijds op te slaan. U heeft geen van de wijzigingen die zijn gemaakt met de functie "Opslaan als" specifiek opgeslagen. Dit is grotendeels onproblematisch, aangezien Word 2010 en latere versies dergelijke documenten opslaan waarvan werd gedacht dat ze enkele dagen op de achtergrond verloren waren gegaan.

U vindt het Word-document onder "Bestand", "Versies beheren" en "Niet-opgeslagen documenten herstellen". Hier vindt u informatie over het herstellen van niet-opgeslagen documenten. De gegenereerde teksten zijn meestal niet in hun definitieve staat, maar meestal worden u veel werkstappen van de compleet nieuwe productie bespaard. Basiszaken zoals opmaak blijven meestal behouden.

Schrijfbeveiliging voor documenten en secties: Wachtwoorden instellen in Word

Vooral bij het werken in projectteams ontstaan complexe en soms meerdelige documenten. Er kunnen wachtwoorden worden ingesteld om deze Word-documenten te beschermen tegen ongeoorloofde toegang en ongeoorloofde wijzigingen. Alleen degenen die in het bezit zijn van het juiste en actuele wachtwoord zijn gerechtigd het tekstdocument te bewerken. Hieronder wordt uitgelegd hoe u een document in alleen-lezen modus opslaat voor alle versies vanaf Word 2010.

1. Ga naar "Informatie" onder "Bestand".

   

2. Klik op "Document beveiligen" en selecteer "Versleutelen met wachtwoord" in het vervolgkeuzemenu.

   

3. Voer het gewenste wachtwoord in het daarvoor bestemde veld in en bevestig uw invoer.

   

Een belangrijke tip is om het wachtwoord op een veilige plaats te noteren. Want als je het wachtwoord niet hebt, mag je ook het originele document niet bewerken. Dan wordt alleen de tegen schrijven beveiligde versie geopend.

Afzonderlijke documentgebieden kunnen ook met een wachtwoord worden beveiligd. Als je alleen bepaalde passages in een werkgroep wijzigt, maar andere al in hun definitieve versie zijn, kan dit erg handig zijn.

Tip: Overigens kunt u de documentbeveiliging verwijderen door de bovenstaande stappen te herhalen en alleen het wachtwoordveld leeg te laten. In plaats van het document te coderen, decodeert u het - maar het proces blijft hetzelfde. Het kan dan weer worden geopend zonder speciale toegangsautorisatie.

Bescherm Word-documenten: beperk bewerking en toegang in Microsoft Word

Onder "Bestand" en "Informatie" vindt u ook andere manieren om het document te beveiligen. U hebt bijvoorbeeld de mogelijkheid om bewerking of toegang te beperken.

Als u de bewerking beperkt, kan een selectie van toegestane en niet-toegestane wijzigingen worden bepaald:

• Kunnen opmerkingen worden geschreven, beantwoord of verwerkt?
• Kunnen bepaalde stijlen worden gebruikt en andere niet?
• Welke opmaak moeten koppen worden gegeven, welke moeten bij doorlopende tekst passen?

U bepaalt welke elementen en aspecten in uw tekstdocument op welke manier gewijzigd kunnen worden.

Indien echter toegangsrechten worden ingetrokken van de medewerkers van een projectteam, op enkele uitzonderingen na, kunnen toegangsrechten ook geïndividualiseerd worden. Het enige wat u hoeft te doen is de organisatie-affiliatie of de namen van de relevante bevoegde personen in het gebied "Document beschermen" in te voeren. De overige collega's zijn vanaf dat moment uitgesloten van het bewerken van een Word-document. Dit is met name handig voor aspecten die relevant zijn voor gegevensbescherming.

Conclusie: Word-documenten beschermen - heel eenvoudig dankzij de juiste trucs

Word-documenten kunnen op verschillende niveaus worden beveiligd - voor, tijdens en ver na voltooiing. Er zijn opties om documenten te herstellen waarvan wordt aangenomen dat ze verloren zijn gegaan en om automatisch back-ups te maken.

Daarnaast kunnen alleen-lezen documenten worden aangemaakt en kunnen aspecten als het type toegestane verwerking of de autorisatie voor toegang worden gedefinieerd. Met de juiste trucs raakt u geen Word-documenten meer kwijt, zowel privé als professioneel.

FAQ

Welke opties zijn er om Word-documenten te beschermen?

Enerzijds heb je de mogelijkheid om alle documenten met een muisklik op te slaan, automatische back-upkopieën te maken en automatisch eerdere versies en verloren Word-bestanden te herstellen. Aan de andere kant kunnen vanaf het begin alleen-lezen documenten worden gemaakt en kunnen ook bewerking en toegang worden beperkt.

Hoe beveilig je documenten met een wachtwoord?

Ga als volgt te werk om een wachtwoord aan een document toe te kennen:

1. Klik op de startknop op "Bestand" en vervolgens op "Informatie".
2. Ga naar "Document beveiligen" en selecteer "Versleutelen met wachtwoord" in het vervolgkeuzemenu.
3. Voer het wachtwoord in en bevestig het.