Wat u kunt doen met Excel
Wat je naast spreadsheets met Excel allemaal kunt doen, weten veel gebruikers niet: Ze gebruiken vaak maar een fractie van de mogelijkheden die het programma daadwerkelijk biedt. Vaak is dit voldoende, de taken in het dagelijkse beroepsleven zijn immers zeer nauwkeurig gedefinieerd. Omdat u echter meer met Excel kunt doen dan berekeningen maken, is het de moeite waard om een overzicht te geven van de andere functies van het programma.
Wat is Excel en waarvoor wordt het programma gebruikt?
Excel is in de eerste plaats een spreadsheetprogramma waarin tabellen kunnen worden gemaakt en Excel-cellen en celverwijzingen worden gebruikt. Het kan echter nog veel meer. Ondernemers en particulieren gebruiken het om informatie te verzamelen, ordenen en analyseren. Ook kunnen ze berekeningen maken en prognoses maken met bestaande data. Met Excel kunt u ook doelen definiëren en volgen of financiën en tijdsperioden in de gaten houden. Zo is Excel geschikt om het dagelijks leven zowel zakelijk als privé te organiseren.
Wat zijn de basisopties in Excel?
Spreadsheet
Aangezien Excel door Microsoft is ontwikkeld voor spreadsheets, wordt het voornamelijk gebruikt voor het invoeren en verwerken van tekst of numerieke waarden. U kunt bijvoorbeeld in de Excel-tabel
- Voer waarden in cellen in
- Wijs waarden aan elkaar toe
- Referenties maken
- Formules en functies gebruiken
Naast numerieke waarden kunt u ook alfanumerieke waarden gebruiken, wat een breed scala aan toepassingen mogelijk maakt. Macro's kunnen worden gemaakt als gebruikers bepaalde opdrachten vaker nodig hebben en gebruiken voor lopende taken. Om dit te doen, wordt een sneltoets ingesteld voor een opdracht, zodat deze snel toegankelijk is.
Gegevensanalyse
De gegevens die Excel-gebruikers in de afzonderlijke Excel-cellen invoeren, kunnen worden geanalyseerd met behulp van functies en formules. U kunt bijvoorbeeld weergeven hoe vaak een bepaalde waarde voorkomt, hoe hoog de waarden zijn ten opzichte van bepaalde andere waarden en hoe deze veranderen onder gespecificeerde voorwaarden. Naast berekeningen maakt Excel ook een gedetailleerde analyse van tekst of numerieke waarden mogelijk.
Grafieken en grafieken
Als er gegevens en waarden in een tabel met veel kolommen en rijen staan, is het handig dat deze duidelijk en aantrekkelijk kunnen worden weergegeven met behulp van diagrammen, grafieken of tabellen. Op deze manier is het duidelijke resultaat dat uit de analyse naar voren komt direct zichtbaar. Microsoft's Excel biedt veel verschillende opties voor grafische implementatie:
- Taartpunten
- Staafdiagrammen
- Lijndiagrammen
- Scatterplots
- Vlakdiagrammen
- Kolomdiagrammen
Je kunt met verschillende ontwerpen werken, je waarden in 2D en 3D weergeven en verschillende kleurencombinaties uitproberen. Zo maak je duidelijke presentaties waarvoor je PowerPoint niet eens nodig hebt - al kun je natuurlijk ook grafieken uit Excel invoegen in andere Microsoft Office programma's.
Wat kun je (nog) met Excel?
Boekhouden makkelijker maken
Veel Duitse bedrijven gebruiken geen uitzonderlijk programma dat gespecialiseerd is in boekhouden. Excel biedt alle functies die je daarvoor nodig hebt. Daarnaast zijn de medewerkers vaak al bekend met het programma.
Of het nu gaat om een enkele of dubbele boekhouding of om speciale sjablonen: Excel biedt mensen voor de boekhouding inkomsten- en uitgavenfacturen aan met formules of een grafische weergave, bijvoorbeeld in de vorm van een Excel-tabel. Het is ook mogelijk om een inkomensoverschotberekening te maken.
Beheer voorraden
Hoe nuttig het ook is in de boekhouding, Excel kan ook worden gebruikt om de voorraad te organiseren en vast te leggen. Gebruikers kunnen goederen en nummers in de Excel-cellen weergeven en de voorwaardelijke opmaak gebruiken om speciale kenmerken van de activa te markeren. Hierdoor kunnen Excel-gebruikers in het dagelijks leven de balans opmaken en inventarislijsten maken op een resourcebesparende manier.
Een Excel-agenda instellen
Excel kan ook handig zijn voor het maken van een kalender of agenda. Het Excel-programma biedt kalendersjablonen met verschillende lay-outs waarin privé- of professionele afspraken kunnen worden ingevoerd. De indeling kan worden aangepast aan persoonlijke wensen. Excel-gebruikers kunnen bijvoorbeeld weekdagen weergeven van zondag tot zaterdag of maandag tot zondag, de kalender afdrukken in staand of liggend formaat of een schoolkalender maken met 13 maanden.
-
Excel openen.
-
Ga op de startpagina naar "Meer sjablonen".
-
In de zoekbalk kunt u zoeken naar online sjablonen door "kalender" te typen.
-
Klik vervolgens op een gewenste indeling en de kalender opent in Excel.
Maak planningen en volg subdoelen in Excel
Excel biedt gebruikers ook sjablonen voor schema's waarin verschillende fasen van projectplanning kunnen worden vastgelegd of doelen en taken kunnen worden gemaakt voor persoonlijke aangelegenheden. Deze optie maakt het voor mensen gemakkelijker om gedefinieerde tijdsperioden, voltooide taken en voortgang bij te houden.
Frequente Excel-gebruikers kunnen bijvoorbeeld ook handmatig een projectplan maken. Functies kunnen worden gebruikt om het begin, de duur en het einde van fasen, processen of mijlpalen te berekenen.
Tijdregistratie van medewerkers
Zeker in bedrijven die werken met flextijd is het belangrijk om de werktijden van medewerkers continu en overzichtelijk vast te leggen. Online vindt u tal van Excel-templates waarin u de tijden van elke individuele werknemer kunt invoeren - zowel de reguliere werkuren als de overuren of uren die hij of zij in het weekend heeft gewerkt. De uren worden naar behoefte maandelijks of wekelijks opgeteld zodat je altijd een goed overzicht hebt.
Takenlijsten in Excel voor een beter overzicht
Als Excel-gebruikers hun taken willen bijhouden, kunnen ze een duidelijke takenlijst voor hen maken. Taken kunnen hier worden vermeld, kleurgecodeerd en geprioriteerd. Het is zelfs mogelijk om een checkbox in te voegen om afgeronde to-do's te kunnen afvinken.
-
Om een selectievakje toe te kunnen voegen, heeft u "Ontwikkelaar" nodig in het lint. Ga voor Excel 2010 en hogere versies naar "Bestand" en vervolgens naar "Opties". Ga in het geopende venster naar "Lint aanpassen" en activeer "Ontwikkelaarstools" door op het selectievakje te klikken. Bevestig tot slot met "OK".
-
Klik op het tabblad Ontwikkelaars op Invoegen. U vindt dan het pictogram van het selectievakje onder "Formulierbesturing". Als je dit hebt geselecteerd, kun je het vak toevoegen in een lege Excel-cel.
Adreslabels maken
Vooral in bedrijven moeten vaak grote aantallen brieven verstuurd worden. Om adresetiketten te maken heb je zowel Excel als Word nodig - en natuurlijk de vellen blanco etiketten waarop je wilt printen. En zo ga je te werk:
U opent een Excel-bestand en geeft de afzonderlijke Excel-kolommen een naam: aanhef, voornaam, achternaam, straat- en huisnummer, postcode, plaats.
Voer de adressen zorgvuldig in en sla het bestand op.
Open Word en ga naar "Labels" in het tabblad "Mailings".
Selecteer bij "Opties" de fabrikant van je labels en het type label (deze informatie staat vermeld op de verpakking van de labels).
Klik nu op "Selecteer ontvanger" en selecteer uw eigen lijst onder "Selecteer bestaande lijst".
Selecteer de gegevens onder "Afdruk samenvoegveld invoegen" en kopieer de inhoud naar alle labelvelden.
Met "Preview results" kunt u de labels weergeven.
Als u tevreden bent, selecteert u "Voltooien en samenvoegen" en geeft u het commando "Document afdrukken".
Andere trucs met Excel
Maak quizzen in Excel
Of het nu voor de klas is of als tussendoortje voor vrienden en familie: met Excel maak je eenvoudig een single-choice toets. Ga hiervoor als volgt te werk:
Open een werkmap - je hebt alleen de eerste pagina nodig.
Vul alle vragen onder elkaar in kolom A in. Maak de kolom zo breed dat u de vragen in de afzonderlijke Excel-cellen gemakkelijk kunt lezen.
In de kolommen B t/m D vul je drie mogelijke antwoorden in (of meer, maar elk antwoord heeft zijn eigen kolom).
Als je drie opties hebt, laat dan kolom E leeg voor de antwoorden van de deelnemers.
In regel G geeft u de positie van het juiste antwoord aan, d.w.z. 1, 2 of 3.
Klik met de rechtermuisknop op kolom G en selecteer "Verbergen" zodat niemand de juiste antwoorden kan zien
Voer nu de formules voor het berekenen van het antwoord in de voorheen lege Excel-kolom F: = IF (IS LEEG (E1); ""; IF (E1 = G1; "Correct"; "Incorrect")). Dit betekent dat er niets in de kolom wordt weergegeven als er nog geen antwoord is ingevuld in antwoordkolom E. Als het antwoord overeenkomt met het antwoord in de verborgen kolom G, verschijnt een "juist" en als het antwoord niet overeenkomt, verschijnt een "false".
Sleep de formule naar beneden om deze op alle rijen toe te passen.
Een Excel-enquête maken
Een vrij onbekende Excel-functie is het maken van een enquête met Excel. Dit kan direct online worden bewerkt en geactiveerd als u de onderstaande stappen volgt:
Ga naar OneDrive en log indien nodig in.
Open Excel, klik onder “Bewerken” op “Survey” en selecteer “Create new survey”.
Geef uw enquête een titel en beschrijf deze kort.
Nu kunt u uw vragen met titel en beschrijving invoeren.
Kies uit de gegeven antwoordmogelijkheden wat het beste past. Je hebt de opties tekst, alineatekst, nummer, selectie, ja/nee en datum. Als u kiest voor "Selectie", moet u de antwoordopties specificeren waaruit de deelnemers kunnen kiezen. Voer elk mogelijk antwoord in een nieuwe Excel-regel in.
Nadat u alle vragen heeft geformuleerd en met de mogelijke antwoorden heeft ingevoerd, kunt u een voorbeeld weergeven.
Als u tevreden bent, keurt u de enquête goed. Excel zal een link voor u maken die u per e-mail kunt verzenden. Als alternatief kunt u een QR-code laten genereren die u naar smartphones kunt sturen.
Conclusie: Excel is een programma met een breed scala aan gebruiksmogelijkheden
Excel is bij uitstek geschikt voor data-analyse, voor berekeningen in verwarrende tabellen en voor de visuele weergave van getallen door middel van diagrammen. Maar je kunt nog veel meer doen met Excel. Het programma stelt een aantal onbekende functies in staat om het dagelijkse professionele en privéleven te organiseren en te plannen. Zo zijn de mogelijkheden om plannen te maken met sjablonen, enquêtes of een quiz bijzonder geschikt voor Excel-gebruikers die het programma kennen en ermee willen blijven werken.
