Gegevens exporteren vanuit Excel naar andere programma's

Gegevens exporteren vanuit Excel naar andere programma's

De gegevensexport vanuit Excel kan helpen om de inhoud van een tabel in andere programma's te berekenen. Dit is eenvoudiger dan het klinkt: de werkmap wordt in het gewenste formaat opgeslagen en kan na het exporteren worden geopend. Maar welke andere programma's ondersteunt Excel?

Programma's en bestandsindelingen die Excel beschikbaar stelt voor export

Als gebruikers gegevens uit Excel willen exporteren om met de gegevens in een ander programma te werken, werkt dit voor verschillende formaten en programma's:

• Tekstbestanden (TXT, CSV)
• PDF
• XPS
• OpenDocument-spreadsheet

Excel-gebruikers hoeven niet de volledige map of het werkblad op te slaan, maar kunnen ook afzonderlijke rijen of kolommen exporteren. De gegevensrecords kunnen ook worden gebruikt voor andere Microsoft Office-programma's. Hiervoor is geen export nodig.

Excel biedt nog steeds aan om de werkmap op te slaan als een enkel webarchief of als een website. Gebruikers worden er echter op gewezen dat sommige functies verloren kunnen gaan bij het opslaan in dit formaat.

Gegevens exporteren naar een tekstbestand

tekst

In dit formaat worden de tekenreeksen gescheiden door TAB-tekens. De gegevensexport vanuit Excel naar een tekstbestand werkt als volgt:

U selecteert "Bestand" en vervolgens "Opslaan als".

U opent "Bladeren" en het dialoogvenster "Opslaan" wordt geopend.

Selecteer "TXT" onder "Bestandstype".

Geef de gewenste opslaglocatie op en klik op "Opslaan".

U wordt geïnformeerd dat het huidige werkblad wordt geopend in het exportbestand, dat u bevestigt met "OK".

CSV

De gegevensexport van Excel naar CSV werkt op dezelfde manier:

U selecteert "Bestand" en vervolgens "Opslaan als".

U opent "Bladeren" en het dialoogvenster "Opslaan" wordt geopend.

Selecteer "csv" onder "Bestandstype".

Klik vervolgens op "Opslaan" wanneer u de opslaglocatie heeft geselecteerd.

Mogelijk ontvangt u een melding dat sommige functies in CSV-indeling verloren kunnen gaan.

Hoe het scheidingsteken tussen de kolommen voor CSV te wijzigen

Normaal gesproken wordt bij CSV een komma gebruikt als scheidingsteken tussen de kolommen. U kunt dit echter indien nodig wijzigen:

1. Klik in Windows 10 op de startknop met de rechtermuisknop en klik vervolgens op "Instellingen".

2. Selecteer "Tijd en taal".

3. Selecteer "Regio" aan de linkerkant.

   

4. Klik onder "Verwante instellingen" op "Aanvullende instellingen voor datum, tijd en land".

   

5. Selecteer in het veld "Regio" dat wordt geopend "Aanvullende instellingen" op het tabblad "Formaat".

   

6. Het dialoogvenster Opmaak aanpassen wordt geopend en u kunt een teken invoeren in het juiste veld op het tabblad Nummers om als nieuw lijstscheidingsteken te fungeren, bijvoorbeeld een puntkomma.

   

7. Als u uw keuze twee keer achter elkaar met "OK" bevestigt, heeft u het lijstscheidingsteken voor alle programma's op uw computer gewijzigd.

Gegevensexport in PDF en XPS

1. Selecteer "Bestand" en klik op "Exporteren" in de lijst aan de linkerkant.

   

2. Klik op "PDF / XPS-document maken".

   

3. Er wordt een dialoogvenster geopend waarin u kunt kiezen of u een PDF- of een XPS-bestand wilt opslaan.

   

4. Selecteer wat je wilt en klik op "Publiceren".

Als de kolommen erg breed zijn, kan het bestand bij het exporteren over meerdere pagina's worden verdeeld. Om te controleren of dit het geval is, klikt u op het tabblad "Bekijken" en vervolgens op "Pagina-indeling". Stel indien nodig de paginalay-out in op liggend formaat voordat u de Excel-tabel opslaat als PDF.

Gegevensexport voor OpenDocument

Als iemand met de tabel wil werken die de OpenOffice- of LibreOffice-programma's gebruikt, kunt u uw bestand dienovereenkomstig converteren:

1. U klikt op "Bestand" en op "Opslaan als".

2. Selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan.

3. Selecteer in het dialoogvenster dat wordt geopend "OpenDocument Spreadsheet" in het vervolgkeuzemenu naast "Bestanden van het type".

   

4. Klik op "Opslaan".

Zonder gegevensexport: welke elementen kan Excel naar andere programma's overbrengen?

Om gegevensrecords uit de werkmap in andere Microsoft Office-programma's te kunnen gebruiken, hoeven gebruikers ze niet te exporteren - en hoeven ze ze ook niet in de andere programma's te importeren.

Gegevens kopiëren van Excel naar een ander Microsoft Office-programma

Selecteer in uw Excel-bestand de gegevensbronnen in de kolommen of rijen die u in de andere programma's wilt gebruiken.

Kopieer ze.

Klik in het gewenste programma op de juiste plaats voor de gegevens en voeg deze in.

Naast de gegevens verschijnt een klein menu waarin u de invoegopties kunt selecteren: U kunt de gegevensrecords als statische afbeelding of als tekst invoegen. Het is mogelijk om het aan te passen aan de doelstijl of om de originele opmaak te behouden. In beide gevallen is het mogelijk om naar het originele werkblad te linken. Dit betekent dat de gegevens in het doelformulier zich aanpassen als u de gegevensbronnen in het oorspronkelijke Excel-formulier wijzigt.

Een Excel-diagram kopiëren naar een ander Microsoft Office-programma

Exporteer een grafiek op precies dezelfde manier als u gegevens exporteert. Het enige verschil is dat u de grafiek niet als tekst kunt opslaan. Deze opties voor kopiëren en plakken zijn overigens niet beschikbaar in Office Online: je hebt hiervoor een desktopversie nodig.

Conclusie: De data-export vanuit Excel biedt deze mogelijkheden

In het Excel-bestandsformaat kunnen alleen gebruikers die ook over het programma beschikken met de gemaakte werkmappen werken. Microsoft Office heeft het daarom mogelijk gemaakt om gegevens uit Excel te exporteren, zodat de gegevens in andere programma's kunnen worden gebruikt. Volledige werkmappen hoeven niet per se te worden geëxporteerd - bepaalde secties of waarden kunnen ook met slechts een paar klikken worden overgezet naar een ander formaat. Met name het gebruik van Excel-gegevens in andere Office-programma's is voor elke gebruiker probleemloos: hier worden gegevens niet geëxporteerd, maar alleen gekopieerd en geplakt. Er kan ook een koppeling naar de werkmap in Excel tot stand worden gebracht.

Meer artikelen over het onderwerp:

Taken maken vanuit Excel