Excel-bestanden opslaan en delen: snel en gemakkelijk

Belangrijke informatie die kan helpen

Als er meerdere collega's aan een project of taak werken, is het vaak nodig om samen aan een Excel-werkmap of een tabel uit het Excel-programma te werken. Voordat u het echter vrijgeeft, moet u ervoor zorgen dat u het juiste formaat selecteert en het Excel-bestand correct opslaat. Bovendien moeten gebruikers op de bestandsgrootte letten en deze indien mogelijk opsplitsen. Soms is de publicatie van de gegevens echter voldoende om toegang te krijgen.

Excel-bestand opslaan: zo werkt het

Met behulp van de toetsencombinatie voor Excel "Ctrl + S" of via "Bestand> Opslaan" of "Opslaan als", is het mogelijk om het huidige Excel-bestand onder een individuele bestandsnaam op te slaan. Naast de standaard .xls- en .xlsx-bestandstypen, biedt Excel opslaan in OpenDocument- of PDF-indeling.

Uw Excel-werkmappen kunnen worden opgeslagen op de gewenste opslaglocatie door vooraf de standaard opslaglocatie op te geven. Ook de opslaglocatie kan in slechts enkele stappen worden gewijzigd. Soms is het handig als de map of het opslagpad van het document in een cel in de werkmap wordt weergegeven. Dit is wat deze tafelfunctie mogelijk maakt.

Sla het Excel-bestand op met een reservekopie

Het is raadzaam om reservekopieën te maken van belangrijke Excel-bestanden voordat u wijzigingen aanbrengt in het document. Een reservekopie kan worden gemaakt met behulp van enkele Excel-functies of met behulp van een macro. U kunt uw Excel-werkmap ook zo configureren dat er bij elke wijziging een reservekopie van de vorige werkmapversie wordt opgeslagen.
Gegevens en kostbare werktijd kunnen verloren gaan als gevolg van een stroomstoring of het onbedoeld afsluiten van een niet-opgeslagen Excel-bestand. Het is daarom raadzaam om de Excel-functie "AutoHerstel" te activeren om de automatische gegevensopslag te starten.

Instructievideo: Microsoft Excel: een bestand opslaan en delen met andere gebruikers

Excel-bestand delen: de mogelijkheden

Als u de gegevens van een Excel-werkmap of een document met andere gebruikers wilt delen, heeft u naast de geïntegreerde releasefuncties nog andere opties:

• Een diagram van opgeslagen gegevens kan bijvoorbeeld op het bedrijfsintranet of op een website worden gepubliceerd. Om dit te doen, moet u enkele functies gebruiken om de gegevens uit een Excel-lijst als een afbeelding te exporteren. Excel biedt ook de mogelijkheid om een gewenst deelgebied uit een Excel-tabel als afbeelding te kopiëren om deze in een presentatie of in een andere applicatie in te voegen en weer te geven.
• Excel-lijsten of individuele spreadsheets kunnen eenvoudig en snel per e-mail naar collega's worden verzonden. De integratie van een geschikte knop in de Excel-werkbalk vergemakkelijkt zowel het verzenden als het gebruik van deze handige macro.
• Een Excel-werkmap kan ook via een netwerk worden gedeeld en dus door meerdere gebruikers worden bewerkt. Daarvoor kan de werkmap met een macro worden gekopieerd en onder een andere bestandsnaam worden opgeslagen.
• Ten slotte kunt u het Excel-bestand delen door de werkmap op te slaan op een online cloud zoals OneDrive. Hierdoor kunnen andere gebruikers het bestand bewerken.

Een Excel-bestand delen is veiliger

Naast de Excel-gegevens beschermen sommige functies ook de verstrekte informatie:

• Digitale handtekeningen kunnen gemakkelijk worden geïntegreerd in een Excel-bestand of -map om de integriteit en authenticiteit van gegevens te waarborgen. Een digitale handtekening geeft aan anderen aan dat de inhoud van de werkmap of het document is geverifieerd en ondertekend.
• Voordat een Excel-spreadsheet of -werkmap in welke vorm dan ook aan teamgenoten of iemand anders wordt gegeven, moet deze worden ontdaan van persoonlijke gegevens en informatie.
• De beveiliging van de formules in een Excel-spreadsheet of -map voorkomt ongewenste wijzigingen wanneer meerdere personen aan een document werken.
• Voordat u een werkmap doorgeeft, kan het handig zijn om de afzonderlijke werkbladen naar een nieuwe Excel-werkmap te kopiëren en de formules te vervangen door waarden.

Het juiste formaat om een Excel-bestand te delen

Bedrijven en bedrijven gebruiken vaak nieuwere en oudere versies van Excel. Het kan soms nodig zijn om het bestandstype van een Excel-bestand te wijzigen:

• Met behulp van het Excel-menu kan een bestand relatief eenvoudig als PDF worden opgeslagen.
• Een Excel-bestand of tabel kan in enkele stappen in CSV-formaat worden opgeslagen.
• Om ervoor te zorgen dat een Excel-bestand compatibel is met oudere versies, kan het worden opgeslagen in het XLS-bestandsformaat.
• De volledige inhoud van een map kan worden geconverteerd naar het XLSX-bestandsformaat met behulp van een Microsoft-tool.
• Er kan een handmatige compatibiliteitscontrole worden uitgevoerd, zodat opgeslagen Excel-bestanden door oudere programmaversies kunnen worden gelezen.

De grootte van een Excel-werkmap verkleinen

Het is niet zo eenvoudig om een Excel-tabel met enkele duizenden rijen te delen. Alvorens een groot Excel-bestand te splitsen, is het noodzakelijk om b.v. B. splitsen met behulp van een macro. U kunt deze tips echter ook gebruiken om de bestandsgrootte aanzienlijk te verkleinen. Met zowel oudere als nieuwere versies van Excel kunt u een afbeelding of alle afbeeldingen in de map comprimeren en kiezen tussen verschillende resoluties.

Conclusie: sla een Excel-bestand op en deel het met andere gebruikers

Wanneer andere mensen de gegevens in een Excel-werkmap nodig hebben, hebben gebruikers verschillende opties. Eerst moeten gebruikers het Excel-bestand opslaan. Hiervoor zijn verschillende bestandstypen beschikbaar. Om een Excel-bestand te kunnen delen, moet vooraf een unieke bestandsnaam worden opgegeven. Verder kan voorafgaand aan eventuele wijzigingen een reservekopie worden gemaakt, bijvoorbeeld met behulp van macro's. Met het Excel-programma kunt u ook de grootte van Excel-bestanden verkleinen of de werkmap splitsen, de bestandsindeling wijzigen of een digitale handtekening invoegen voordat gebruikers het Excel-bestand met andere mensen delen.

Meer interessante artikelen over Excel

• Als er meerdere mensen aan een Excel-spreadsheet werken, is het handig om wijzigingen in de inhoud of formules te herkennen.
• Het volledige Excel-blad van een werkmap kan snel worden verplaatst of gekopieerd naar een andere Excel-werkmap.
• Lege lijnen kunnen permanent worden verwijderd met een autofilterfunctie.
• Het verwijderen van overbodige inhoud verkleint de bestandsgrootte van een Excel-bestand.
• Excel-formules in een werkmap kunnen in één keer worden omgezet in getallen.
• Voor Excel-bestanden kan een voorbeeldafbeelding worden opgeslagen.
• Met behulp van deze logfunctie kunt u altijd de tijd zien en de persoon die de celinhoud heeft gewijzigd.

FAQ

Hoe kan ik een Excel-spreadsheet delen?

Open de werkmap en klik vervolgens op het tabblad Controleren. Navigeer via "Wijzigingen" naar de vrijgaveoptie "Gebruikers mogen gebieden bewerken". Selecteer "Nieuw" in het menu Gebruikersmachtigingen voordat u de gedeelde tabel definieert.

Waar kan ik de automatische back-ups van Excel vinden?

Door de AutoHerstel-functie te activeren, slaat Excel elke tien minuten de momenteel geopende werkruimte op in de standaardinstelling. De reservekopie moet zich in dezelfde map bevinden als het originele bestand.

Hoe kan ik de schrijfbeveiliging voor een werkmap deactiveren?

Open je werkmap. Klik op "Informatie" in het bestandsmenu en deactiveer vervolgens het vak "Vergrendeld" in het algemene gebied.