Bescherm Excel-bestand met een wachtwoord - instructies met video

Hier moet je van op de hoogte zijn

Meestal staan er op uw eigen computer of laptop documenten die gevoelige en vertrouwelijke gegevens bevatten. Dit zijn vaak bestanden uit het Excel-programma die voor privé- of professionele doeleinden worden gebruikt. Excel biedt zijn gebruikers daarom verschillende mogelijkheden om een heel bestand, een werkmap of een individueel werkblad te beveiligen. Dit voorkomt dat iemand een vertrouwelijk Excel-document kan bekijken.

Hoe kunt u onbedoeld bewerken van een Excel-werkmap voorkomen?

Zodra meerdere gebruikers een Excel-bestand openen en ermee werken, is het zinvol om de formules te beschermen tegen onbedoeld wissen. Excel-documenten kunnen ook worden beveiligd met een wachtwoord. Dit betekent dat mensen die het wachtwoord niet weten het document niet meer kunnen openen. Een Excel-gebruiker kan een werkmap ook als tegen schrijven beveiligd openen om ongewenste wijzigingen te voorkomen. Een bestaande map kan ook worden voorzien van schrijfbeveiliging.

Bestandsniveau, werkmapniveau en bescherming op werkbladniveau: wat zijn de verschillen?

• Opties voor beveiliging op bestandsniveau: Hier heeft u de mogelijkheid om een wachtwoord toe te kennen aan een Excel-bestand. Nadat het bestand is vergrendeld, kan het niet meer worden geopend of bewerkt door andere gebruikers. Op dit niveau kan ook een wachtwoord worden ingesteld voor het openen en wijzigen van een Excel-bestand. Een voltooide versie van een bestand is te herkennen aan de aanduiding “definitieve versie”. Daarna kan een Excel-gebruiker het bestand alleen als tegen schrijven beveiligd openen.
• Beveiligingsopties op werkmapniveau: Hier kan de structuur van een werkmap worden beveiligd met een wachtwoord. Als gevolg hiervan kunnen werkbladen in de werkmap niet langer worden verwijderd, verborgen, toegevoegd of hernoemd door andere gebruikers.
• Beveiligingsopties op werkbladniveau: Met werkbladbeveiliging kunt u de toegang en bewerkingsopties beperken zonder een heel bestand met een wachtwoord te versleutelen. Hier kunt u definiëren hoe een gebruiker in het betreffende Excel-werkblad kan werken. U bepaalt of een gebruiker alleen regels kan toevoegen of bewerken.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een wachtwoord?

Complexe wachtwoorden maken het moeilijk om toegang te krijgen tot de beveiligde bestanden. Een veilig wachtwoord is het resultaat van zijn structuur en lengte. In principe moet het uit ten minste acht tot tien tekens bestaan. Idealiter wordt een combinatie van hoofdletters en kleine letters, cijfers en speciale tekens gebruikt. Umlauts en regiospecifieke karakters moeten worden vermeden.

Instructievideo: Excel-bestanden beveiligen met een wachtwoord - zo bescherm je je gegevens!

Stap voor stap: Bescherm het Excel-bestand met een wachtwoord

Wilt u een Excel-bestand met een wachtwoord ontoegankelijk maken voor andere gebruikers? Gebruik dan het volgende stappenplan:

1. Open eerst het te beveiligen Excel-bestand.

2. Ga naar de knop "Bestand".

3. Klik op "Opslaan als" en selecteer de opslaglocatie.

4. Geef het bestand in het nieuwe dialoogvenster een naam waaronder het later moet worden opgeslagen.

   

5. Ga na het opslaan naar "Informatie" aan de linkerkant en klik vervolgens op "Werkmap beveiligen".

   

6. In het nieuwe venster kunt u een wachtwoord invoeren voor het openen en een wachtwoord voor het wijzigen van het bestand in het daarvoor bestemde veld.

   

7. Bevestig de invoer van de wachtwoorden met "OK".

8. Herhaal het invoeren van uw wachtwoorden opnieuw. Bevestig vervolgens uw invoer nogmaals met "OK".

9. Druk nu op de knop "Opslaan" zodat het Excel-bestand op de geselecteerde opslaglocatie wordt opgeslagen.

Welk beschermingsniveau is geschikt voor welke situatie?

• Beveiliging op bestandsniveau is handig om het toegangsniveau voor gebruikers van een Excel-document te regelen. U kunt een Excel-bestand versleutelen zonder dat iemand anders het bestand hoeft te openen. Door het wachtwoord voor wijziging op te geven en door te geven, kunt u ook andere gebruikers toestaan het bestand te bewerken.
• Als u beveiliging op werkmapniveau gebruikt, kunt u bepalen hoe andere gebruikers met de werkbladen in deze structuur kunnen werken. Stel je voor dat een van je werkmappen een aantal werkbladen bevat. Elk van uw teamleden is verantwoordelijk voor de gegevens op hun eigen werkblad. Iedereen in het team zou nu gegevens aan hun eigen werkblad moeten kunnen toevoegen. Het zou echter niet mogelijk moeten zijn om werkbladen te wijzigen, te verplaatsen of toe te voegen.
• Beveiliging op werkbladniveau geeft u controle over wat een Excel-gebruiker op een bepaald werkblad kan doen. Je kunt een collega de mogelijkheid geven om gegevens in een werkblad te schrijven en op te slaan. Hij mag echter geen rijen en kolommen verwijderen.

Conclusie: Excel-bestanden beveiligen met een wachtwoord loont

Excel biedt u heel verschillende mogelijkheden om een bestand te beveiligen. Excel-gebruikers kunnen het Excel-bestand, de hele werkmap of een werkblad beschermen tegen wijzigingen of de toegangsrechten van derden beheren en beperken. Het Excel-bestand kan eenvoudig worden beveiligd met een wachtwoord dat kan worden ingesteld in de Excel-opties.

FAQ

Hoe kan ik de ontgrendelde cellen in een Excel-tabel weergeven?

Door de formule = Niet (CEL ("Bescherming"; A1)) via de voorwaardelijke opmaak te gebruiken, kunt u de ontgrendelde cellen in een gemarkeerd gebied van de tabel oproepen.

Hoe beveilig ik een Excel-document tegen schrijven?

Open eerst het bestand en kies Bestand> Info ophalen. Ga naar "Document beveiligen" en selecteer "Markeren als voltooid". Bevestig vervolgens uw invoer met "OK".

Hoe kan ik de wachtwoordbeveiliging die ik heb aangemaakt verwijderen?

Open het Excel-bestand waarvoor u een wachtwoord heeft opgeslagen. Selecteer nu "Bestand"> "Informatie". Ga dan naar Document beveiligen> Versleutelen met wachtwoord. Wis het door u ingestelde wachtwoord en bevestig uw invoer met "OK".