Excel-pagina's instellen en afdrukken: een overzicht van de belangrijkste opties

Alles wat u moet weten over het instellen en afdrukken van Excel-pagina's

Afdrukken in Excel kan voor sommige gebruikers een uitdaging zijn. De knop kan worden gebruikt om het bestand af te drukken met de juiste opdracht, maar dit kan leiden tot ongewenste afdrukken. De Excel-pagina's moeten eerst worden aangepast zodat de gewenste inhoud zichtbaar is op een printpagina en er geen lege bladen worden uitgevoerd. Enerzijds biedt het programma de mogelijkheid om Excel-pagina's uit te lijnen en te schalen en marges aan te passen. Aan de andere kant stelt het gebruikers in staat om afdrukgebieden in het werkblad te selecteren, om foutmeldingen of keuzelijsten te verbergen om af te drukken of om meerdere werkbladen af te drukken.

How-To-video: pagina's en werkmappen instellen - hoe u de lay-out kunt aanpassen!

Excel-pagina instellen: een overzicht van de belangrijkste opties

Om alle of alleen bepaalde werkbladen te kunnen afdrukken, kunnen de lay-outopties in het tabblad "Pagina-indeling" worden gebruikt. Pagina's, marges, kop- en voetteksten en het werkblad kunnen afzonderlijk worden ingesteld. De in de tabbladen op te geven afdrukinstellingen kunnen worden overgedragen naar andere werkbladen in een werkmap.

Inhoud op één pagina: papierformaat en schaal aanpassen

De gegevens in het werkblad kunnen worden verkleind of vergroot zodat het op een bepaald aantal afgedrukte pagina's past. Als gebruikers de inhoud slechts op één Excel-pagina willen afdrukken, kan het papierformaat worden uitgelijnd en de gegevens worden geschaald.

Pas marges aan om gegevens op de afdruk te positioneren

Wanneer gebruikers hun pagina instellen, is het mogelijk om de Excel-inhoud afzonderlijk te plaatsen. Om de gegevens links, rechts, boven of onder te laten verschijnen, kunnen de afmetingen worden aangepast om de marge van de pagina te bepalen. Deze kunnen echter ook met een paar klikken worden gecentreerd.

Meerdere werkbladen afdrukken vanuit een of verschillende werkmappen in Excel

Op het tabblad Koptekst / Voettekst kunt u instellen welke werkbladen moeten worden afgedrukt. Het bijzondere hierbij is dat meerdere bladen van een werkmap opeenvolgend kunnen worden genummerd en het opeenvolgende paginanummer wordt overgenomen op de afdruk. Indien het zo is dat tabellen uit verschillende werkboeken gecombineerd dienen te worden met doorlopende nummering, dan kan dit ook in het aan het begin genoemde tabblad.

Excel-pagina instellen: Selecteer afdrukgebied

Het afdrukgebied kan worden opgegeven met behulp van het dialoogvenster Pagina-instelling> Vel. Excel-gebruikers hebben de mogelijkheid om alleen bepaalde inhoud af te drukken. Hiervoor kunnen cellen worden gemarkeerd voor de afdruk of kan een afdrukgebied worden gedefinieerd, zodat alleen een geselecteerde sectie kan worden afgedrukt. Een andere optie voor Excel-gebruikers is om het gebied te definiëren en de titel af te drukken met behulp van het dialoogvenster. Het kan echter voorkomen dat de lay-outopties grijs worden weergegeven en niet kunnen worden gebruikt. Het probleem kan snel worden opgelost met slechts een paar klikken.

Net als bij Word biedt Excel ook de mogelijkheid om afgedrukte pagina's handmatig te definiëren met behulp van pagina-einden. Uw eigen selectie kan worden gecontroleerd met een pauzevoorbeeld. Het voordeel is dat gerelateerde gegevens niet over verschillende pagina's worden verspreid en dus papier wordt bespaard. Als de handmatig ingestelde pauzes niet meer nodig zijn, kunnen ze in alle Excel-versies weer worden verwijderd.

tip:

Als u de hele tabel wilt afdrukken zonder een gebied te definiëren, moet u ervoor zorgen dat de cellen niet alleen visueel leeg zijn. Dit voorkomt het afdrukken van blanco pagina's.

Pagina's afdrukken in Excel: wat moet er op de afdruk worden weergegeven?

In het venster Pagina-instelling vinden gebruikers verschillende opties voor wat er vanuit het werkblad moet worden afgedrukt en in welke volgorde. U kunt bijvoorbeeld instellen of de rasterlijnen wel of niet zichtbaar moeten zijn op de afgedrukte pagina's. Naast de mogelijkheid om opmerkingen en notities af te drukken, kunt u ook aangeven of kolom- en rijkoppen moeten worden afgedrukt. Wanneer u deze optie selecteert, zijn de kolomletters en regelnummers zichtbaar op de afdruk. Verder kunnen Excel-gebruikers de weergave van foutwaarden aanpassen zodat ze niet worden afgedrukt.

Helaas is er geen optie om het printen van gebruikte comboboxen in te stellen. Deze vervolgkeuzelijst is een besturingselement waarmee gebruikers een waarde uit een lijst kunnen kiezen. Bij het afdrukken van een Excel-tabel verschijnen vaak alle waarden in de lijst, hoewel slechts één element moet worden afgedrukt. Om dit te voorkomen, moet u de pijlen verbergen.

Grafieken afdrukken in Excel

Excel-tabellen bevatten vaak niet alleen waarden en getallen, maar ook grafische elementen zoals diagrammen. De diagrammen kunnen afzonderlijk worden afgedrukt zonder de rest van de tabelinhoud. Gebruikers kunnen beslissen of de afbeelding in kleur of in zwart-wit moet worden uitgevoerd.

Andere manieren om een Excel-sheet in te stellen en af te drukken

Wilt u uw gegevens niet uitprinten via Excel, maar liever overzetten naar een Word merge document? Dit is mogelijk tussen de twee programma's met de mail merge. De Excel-tabel wordt gebruikt als gegevensbron in het Word-document en de gegevens worden automatisch ingevoerd. Het kan voorkomen dat Word de getalnotaties niet correct gebruikt of niet alle celinhoud weergeeft. De problemen kunnen echter worden opgelost in de bijbehorende opties.

Macro's gebruiken: Geavanceerde pagina-instelling

Een macro is een reeks opdrachten of acties die met één klik automatisch kunnen worden uitgevoerd. Hierdoor kunnen gebruikers repetitieve taken eenvoudiger maken en tijd besparen. Deze kunnen ook worden gebruikt met Excel-tabellen. Excel-gebruikers hebben bijvoorbeeld de mogelijkheid om het afdrukgebied automatisch te definiëren met een VBA-macro of om alle werkbladen in een actieve map met één klik af te drukken.

Conclusie: Excel biedt tal van mogelijkheden voor het opzetten van pagina's

Door de instellingen, werkbladen en hun inhoud aan te passen, biedt Excel zijn gebruikers ongecompliceerde manieren om Excel-pagina's naar wens af te drukken. Niet alleen kan het papierformaat individueel worden geselecteerd en geschaald, maar ook de marges kunnen worden aangepast. Een groot voordeel is de mogelijkheid om printgebieden handmatig of automatisch te definiëren met behulp van macro's, zodat alleen speciale gegevenssecties kunnen worden afgedrukt. Als u de Excel-tabel als gegevensbron in Word wilt gebruiken en beschikbaar wilt maken voor andere ontvangers, kunt u Afdruk samenvoegen gebruiken om deze over te brengen naar een Word-samenvoegdocument.

Veelgestelde vragen

Waar vind ik de opmaak- en printmogelijkheden?

Open Excel en ga naar het tabblad "Pagina-indeling" en vervolgens zijn de instellingen beschikbaar op het tabblad "Pagina-instelling".

Hoe bepaal ik drukgebieden?

De beste manier om afdrukgebieden te selecteren, is door de juiste kolommen en rijen te markeren. Dit kan worden opgegeven via "Pagina-indeling> Pagina-instelling> Afdrukgebied".

Hoe krijg ik mijn gegevens op slechts één A4-pagina?

De inhoud van de tabel kan worden geschaald. In het tabblad "Pagina-instelling> Blad" kunnen gegevens worden aangepast aan het formaat door de grootte te wijzigen.