Dat brengt de online versie van Excel
Excel Online is gebaseerd op het bekende Excel-spreadsheetprogramma van Microsoft. Het maakt deel uit van het Microsoft Office Online-toepassingspakket, inclusief andere programma's zoals Word Online of PowerPoint Online. Sinds het najaar van 2009 zijn ook de verschillende Microsoft Office-applicaties online beschikbaar. Ze hebben het voordeel dat ze met beperkingen gratis kunnen worden gebruikt. Sommige online versies bieden echter minder functies.
Vereisten voor het gebruik van Excel Online
Om Excel Online te kunnen gebruiken, moet aan twee vereisten worden voldaan: De gebruiker heeft een Microsoft-account en een bijgewerkte webbrowser nodig. Als de gebruiker een verouderde versie van een webbrowser gebruikt, werkt Excel Online mogelijk niet. Dit probleem is echter snel opgelost met een update van de browser. Meestal moet de webbrowser in een bijgewerkte vorm op de computer beschikbaar zijn, zodat de browser een ongehinderd gebruik van Excel Online garandeert.
Deze webbrowsers ondersteunen Excel Online
- Van Google Chrome 18
- Van Mozilla Firefox 12
- Van Apple Safari 5
- Van Internet Explorer 10
De meeste Windows-gebruikers hebben al een Microsoft-account
Aangezien Excel Online een applicatie van Microsoft is, kan de dienst alleen worden gebruikt met een Microsoft-account. In ieder geval sinds de release van Windows 10 zijn gebruikers bijna gedwongen om een online account aan te maken bij de provider. Ben je dus Windows 10 gebruiker, dan heb je naar alle waarschijnlijkheid al een bijbehorend account waarmee je gebruik kunt maken van online diensten zoals Excel Online.
De meeste Windows-gebruikers hebben al een Microsoft-account
Aangezien Excel Online een applicatie van Microsoft is, kan de dienst alleen worden gebruikt met een Microsoft-account. In ieder geval sinds de release van Windows 10 zijn gebruikers bijna gedwongen om een online account aan te maken bij de provider. Ben je dus Windows 10 gebruiker, dan heb je naar alle waarschijnlijkheid al een bijbehorend account waarmee je gebruik kunt maken van online diensten zoals Excel Online.
Ga eerst naar de Microsoft-website.
Klik op de knop "Maak een Microsoft-account aan".
Hier wordt u gevraagd om verschillende gegevens in te voeren.
Na het invullen kunt u een nieuw e-mailadres aanmaken (hiervoor zijn verschillende e-mailuitgangen beschikbaar).
Dit wordt gevolgd door een beveiligingsvraag.
Om uiteindelijk het account aan te maken, klik op "Maak een account aan“.
Nadat u alle stappen heeft doorlopen, staan de verschillende online diensten van Microsoft voor u ter beschikking. U kunt dus direct een Excel online tabel maken.
Zo verschilt Excel Online van de desktopversie - de nadelen
- Internetverbinding vereist
- Oudere Excel-bestanden kunnen niet worden verwerkt
- Bestandsgrootte beperkt tot 10 MB
- Soms zijn er formaatfouten
- Macro's werken niet
- Uitgebreide opmaak van diagrammen is niet mogelijk
In Excel Online zijn veel verschillende functies beschikbaar waarmee u aan tabellen kunt werken. Toch kent de webversie enkele beperkingen ten opzichte van de desktopversie. Als u de volledige mogelijkheden van het programma wilt gebruiken, moet u nog steeds Microsoft Office kopen.
Excel Online is, zoals de naam al doet vermoeden, een online dienst die alleen beschikbaar is als er een internetverbinding is. Dit betekent dat iedereen die momenteel geen toegang heeft tot het netwerk, Excel Online niet kan gebruiken en de online opgeslagen gegevens niet kan opvragen. De bestanden worden opgeslagen in de Microsoft Cloud OneDrive. Bij registratie krijgen alle gebruikers gratis 5GB opslagruimte. Als je meer opslagruimte nodig hebt, moet je voor een maandelijks bedrag de juiste capaciteit bij de provider kopen.
Oudere bestanden en formaatfouten
Een ander nadeel is dat oudere Excel-bestanden niet geopend kunnen worden in Excel Online. Dit probleem is echter relatief snel opgelost. Bestaande documenten moeten worden geconverteerd van het oudere standaardformaat .xls naar de nieuwere versies .xlsx of .xlsm en opgeslagen. Ze kunnen dan eenvoudig worden geopend en bewerkt in de online versie van Excel. Het is echter zo dat er enkele formaatfouten optreden in Excel Online. Dit betekent dat opmaak vanuit de desktopversie soms niet correct online wordt weergegeven. Er zijn ook opmaakproblemen op het gebied van diagrammen. Diagrammen kunnen worden gemaakt, bewerkt en bekeken, maar de kleur kan bijvoorbeeld niet worden gewijzigd. De gebruiker moet tevreden zijn met de standaard opmaak. Ook kunnen grote bestanden niet worden geopend in Excel Online. De online tool staat alleen een bestandsgrootte van maximaal 10 MB toe.
Macro's maken ook deel uit van de lijst met dingen die niet werken met Excel Online. Een macro bestaat uit een of meerdere acties die worden vastgelegd en indien nodig automatisch kunnen worden herhaald. Macro's versnellen zo werkprocessen doordat afzonderlijke stappen niet steeds opnieuw hoeven te worden uitgevoerd, maar eenmalig worden vastgelegd en opgeslagen, zodat ze vervolgens automatisch kunnen worden gebruikt.
Wat zijn de voordelen van het werken met de online versie van Excel?
- Gratis gebruik van Excel
- Documenten kunnen eenvoudig worden gedeeld met meerdere gebruikers
- In realtime online samenwerken en documenten bewerken
- Automatisch opslaan van spreadsheets en werkbladen
- Beschikbaar ongeacht tijd en locatie
Waarschijnlijk het grootste voordeel: de tool is gratis en bespaart dus de aanschafkosten van het Microsoft Office-pakket. Dit is vooral handig als Excel of andere Microsoft Office-toepassingen niet permanent en op grote schaal gebruikt hoeven te worden. Om werkmappen te maken, hoeft u alleen maar een Microsoft-account te openen, dat ook gratis is. Als u overweegt de Microsoft Office-toepassingen offline te gebruiken, kunt u in de webversie "testen" of de programma's nuttig zijn en u verder helpen.
Excel Online biedt ook realtime verwerking van documenten met meerdere personen. In plaats van de gegevens zoals gebruikelijk per e-mail naar elkaar te sturen, kunnen meerdere mensen tegelijk online een document bewerken. Dit heeft als voordeel dat interne processen kunnen worden vereenvoudigd en efficiënter kunnen worden gemaakt. Daarnaast kunnen bestaande Excel-bestanden die op de desktopversie zijn gemaakt, worden bewerkt in Excel Online. De gebruiker hoeft alleen het betreffende document te uploaden naar OneDrive, waar het vervolgens kan worden bewerkt met Excel Online. Dit leidt tot het volgende voordeel: tabellen kunnen eenvoudig in de webbrowser worden bewerkt. De gebruiker hoeft niets te downloaden of te uploaden om wijzigingen aan te brengen.
In deze gevallen is Excel Online bijzonder handig
Excel Online is vooral handig wanneer meerdere mensen vanaf meerdere locaties aan een document willen werken. Iedereen, ongeacht de hardware, kan bestanden bewerken omdat de documenten worden opgeslagen in de Microsoft-cloud. Dit is bijvoorbeeld handig als een medewerker deels in het thuiskantoor werkt. Met applicaties als Excel Online is het mogelijk om bestanden op te roepen vanaf elke computer, tablet of telefoon. De enige vereisten hiervoor zijn een Microsoft-account en een internetverbinding.
Conclusie: Dit is wat Excel Online brengt
De eisen om Excel online te kunnen gebruiken zijn relatief laag. Internettoegang en een Microsoft-account zijn voldoende om gratis gebruik te maken van de kantoordiensten van de provider. Er zijn ook geen specifieke hardware- of webbrowservereisten. Daarnaast hebben sommige Windows-gebruikers al een Microsoft-account. Mocht dit niet het geval zijn, dan kan in een paar stappen een account worden aangemaakt. Als u Excel Online wilt gebruiken, moet u er rekening mee houden dat sommige functies uit de desktopversie niet beschikbaar zijn. Daarnaast zijn er andere beperkingen, zoals bestandsgroottes of formatteringsproblemen. Afhankelijk van de mate waarin Excel gebruikt gaat worden, biedt de online versie een gratis alternatief met een groot aantal basisfuncties. Excel Online is een handig hulpmiddel om werkprocessen sneller en efficiënter te maken, vooral wanneer meerdere mensen overal aan een document willen werken.
