Zo definieert u een terugkerende afspraak en laat u deze zo vaak als nodig in de agenda invoeren.
Sommige afspraken vinden keer op keer plaats: de wekelijkse teamvergadering, de afdelingshoofdconferentie elke eerste woensdag van de maand, het eens per kwartaal indienen van de btw-aangif.webpte, om er maar een paar te noemen. U kunt het invoeren van dergelijke terugkerende afspraken in de Outlook-agenda vereenvoudigen door ze te definiëren als een reeks afspraken - Outlook voegt dan bijvoorbeeld elke vrijdag automatisch een vermelding voor de teamvergadering toe aan de agenda.
U kunt als volgt een terugkerende afspraak maken:
1. Maak een afspraak in de kalender met het juiste onderwerp, start en duur, eventueel met een herinnering.
2. Klik vervolgens op "Serietype" in het afspraakvenster.
3. Selecteer onder "Reekspatroon" het interval waarmee de volgende afspraken moeten worden ingevoerd (hierover hieronder meer).
4. Voer onder "Duur van de reeks" de datum in waarop de eerste van de afspraken moet beginnen. Dan kunt u bepalen of de terugkerende afspraak moet eindigen na een bepaald aantal afspraken of op een bepaalde datum. Vooral bij afspraken met een hoge herhalingsfrequentie is het raadzaam om het aantal (in de eerste plaats) te beperken om de Outlook-agenda niet onnodig op te blazen.
5. Sluit het dialoogvenster “Terugkerende afspraak” en sla het afspraakvenster op en sluit het (zodra u alle gegevens erin hebt ingevoerd).
Serie patroon:
Outlook biedt de volgende herhalingsintervallen:
-
Dagelijks: Hier kunt u aangeven of de afspraak elke dag, elke 2e, elke 3e, etc. dag moet plaatsvinden. Daarnaast is het mogelijk om de afspraken te beperken tot alleen werkdagen.
-
Wekelijks: Hier kunt u bepalen op welke dag van de week de afspraak moet plaatsvinden. U geeft ook aan of de afspraak wekelijks, om de twee weken of met een hogere interval herhaald moet worden.
-
Maandelijks: Ook hier heeft u de mogelijkheid om te bepalen of de afspraak maandelijks, elke 2e maand of met een langere tussenpoos plaatsvindt. Ook geeft u aan of de afspraak herhaald moet worden op een vaste datum (bijvoorbeeld op de 14e van elke maand) of op een bepaalde dag van de week (bijvoorbeeld op de eerste maandag van de maand).
-
Jaarlijks: Voor de jaarlijkse herhaling geeft u ook aan of het een vaste datum is of een bepaalde dag in een bepaalde maand. "Elke 10 oktober" is bijvoorbeeld ideaal voor jubilea of verjaardagen.
Een alternatieve methode om een reeks afspraken aan te maken is als volgt: Klik met de rechtermuisknop op het tijdstip in de kalender waarop de reeks afspraken moet beginnen en roep het commando "Nieuwe reeks afspraken" op. Het in stap 3 hierboven beschreven dialoogvenster verschijnt onmiddellijk; zodra u de invoer heeft ingevuld, moet u nog het onderwerp en de duur van de invoer definiëren.
Houd er rekening mee dat: Als u later een afspraak uit een reeks wilt bewerken, vraagt Outlook of de wijziging betrekking heeft op alle of alleen deze ene afspraak. Dit geldt ook voor het verwijderen van een afspraak uit de serie.