Wat kan de gratis spreadsheet doen?
Calc is een spreadsheetprogramma dat is ontworpen voor dagelijks kantoorgebruik. Het ondersteunt zowel de algemene eisen van nieuwkomers als de specifieke behoeften van gevorderde gebruikers. De belangrijkste taken van Calc zijn dan ook het maken van tabellen, het berekenen van numerieke waarden, het filteren en sorteren van waarden en het ondersteunen van macro's.
Het programma maakt deel uit van het softwarepakket LibreOffice, dat naast spreadsheets ook andere typische kantoortoepassingen bevat, zoals programma's voor het maken van teksten, het presenteren of beheren van databasesystemen. LibreOffice zelf is beschikbaar als gratis download.
LibreOffice Calc: een inleiding
Met de installatie van LibreOffice krijgt u al volledige toegang tot Calc en de bijbehorende functies. Om er gebruik van te maken, voert u LibreOffice uit en er verschijnt een nieuw venster met alle bestaande programma's waaruit u kunt kiezen. Als u op Calc klikt, wordt het bijbehorende programma geopend.
Het meest onderscheidende onderdeel van Calc is het grote werkgebied, dat is verdeeld in talloze cellen en kolommen. In dit celbereik kunt u bijvoorbeeld:
- Voer waarden en getallen in,
- Tabellen maken,
- bereken de waarden met behulp van formules en functies, evenals
- Voeg diagrammen toe.
U vindt de opmaakopties in de menubalken hierboven. Zo kunnen bijvoorbeeld de lettergrootte en het type worden gewijzigd, maar kunnen ook wijzigingen worden aangebracht in de structuur van tabellen. Daarnaast heeft Calc nog andere opties waarmee je onder andere afbeeldingen kunt invoegen, percentages kunt berekenen of grafieken kunt maken.
Een document opslaan in LibreOffice Calc
U kunt uw document op elk moment opslaan.
Klik op het diskettepictogram.
Als alternatief kunt u het ook opslaan via het tabblad "Bestand" of de sneltoets Ctrl + Shift + S gebruiken.
Sla de tabel op in de standaard ODF-bestandsindeling van LibreOffice.
U kunt ook andere bestandsindelingen selecteren tijdens het opslagproces. Dit omvat het XLSX-formaat, dat Microsoft Office Excel gebruikt.
Opmerking: Aangezien de tabel kan worden opgeslagen in het Microsoft Office-bestandsformaat, zijn beide programma's meestal compatibel met elkaar.
Basisfuncties in LibreOffice Calc
Naast de berekeningen en het maken van tabellen, heeft Calc nog andere opties die het uiterst handig in gebruik maken. Zo kunt u automatisch aangemaakte tabellen invullen, gegevens sorteren en filteren of zelfs volledig terugvallen op kant-en-klare sjablonen om hele werkstappen op te slaan.
Vulgereedschap en vullijn
Calc heeft tools voor het automatisch vullen van cellen, die vooral handig zijn wanneer waarden worden herhaald of onderhevig zijn aan een logische volgorde. Hiervoor zijn alle cellen voorzien van een handvat, dat na selectie rechtsonder verschijnt.
-
Houd het ingedrukt en sleep de muis omhoog, omlaag, naar rechts of naar links, en elke cel op dit pad wordt automatisch gevuld met de exacte waarde van de startcel.
-
Houd daarnaast de Ctrl-toets ingedrukt om de waarden in oplopende volgorde in te voeren (bijv. 1, 2, 3 … of januari, februari, maart …).
-
Als u twee of meer aangrenzende cellen selecteert, hebben ze een gemeenschappelijk handvat.
-
Sleep het nu in één richting om Calc een automatische reeks getallen te laten maken. Met de waarden 1 en 2 zouden de waarden 4, 8, 16 etc. volgen.
Voor complexere werkstappen biedt Calc ook een eigen dialoogvenster waarin u om aanvullende informatie wordt gevraagd. Daar kun je
- de richting,
- het rijtype,
- de begin- en eindwaarde evenals
- bepaal de toename van het aantal te vullen cellen.
Rijen in tabellen automatisch aanvullen
Ga als volgt verder:
U roept het dialoogvenster op door eerst de te vullen cellen te markeren en vervolgens het tabblad "Bewerken" te selecteren.
Klik ten slotte op "Invullen" om naar het dialoogvenster "Series" te gaan. Door deze velden in te vullen, kunt u tabellen automatisch nog nauwkeuriger invullen.
Voeg automatisch grote datasets in tabellen in met de Datapilot van Calc
Vooral bij grote datasets is het vervelend om alle gegevens afzonderlijk in de tabel te moeten invoeren. Het Calc-invoermasker biedt hier een oplossing: de Datapilot. Hiermee kunt u Calc zelfs grote datasets automatisch laten invoegen. Hoe je dat doet:
Open hiervoor een nieuwe tabel en voer de kolomkoppen in.
Vul vervolgens de eerste rij in met gegevens en markeer vervolgens de hele tabel.
Klik vervolgens op "Gegevens / Formulier". De tabel wordt nu geanalyseerd door Calc zodat de Datapilot die opent optimaal is voorbereid op de structuur die u hebt gemaakt.
U kunt nu extra vermeldingen maken door op "Nieuw" te klikken. Dit maakt het werk eenvoudiger en efficiënter.
Gegevens filteren en sorteren
Een andere handige toepassing van Calc stelt u in staat om specifieke gebieden van uw spreadsheets te filteren op basis van schalen.
Markeer hiervoor de respectievelijke kopjes en klik vervolgens op het tabblad "Gegevens".
Daar vindt u de optie voor "Filter" en dus ook voor "AutoFilter".
Met deze optie krijgt elk van uw tabelkoppen een extra knop in de linkerbenedenhoek. Hierdoor kunnen alle waarden in de bijbehorende rij of kolom worden gemarkeerd. Als u meerdere van dergelijke filters tegelijkertijd activeert, kunt u op deze manier terugkerende waarden vinden en classificeren.
Naast filteren kan ook de inhoud van uw tabel worden gesorteerd. Eerder geselecteerde tekst en numerieke waarden kunnen alfabetisch of numeriek worden herschikt. De functie hiervoor is verborgen achter verschillende symbolen in de bovenste menubalk, waar de opties
- oplopend sorteren
- sorteren in aflopende volgorde
is te vinden. Individuele kolommen en regels kunnen probleemloos worden gesorteerd; LibreOffice Calc zal u echter een waarschuwing tonen in het geval van meerdelige tabellen. Hiermee kunt u aangeven dat de te sorteren kolom of rij gerelateerd is aan andere. Dit zorgt ervoor dat alle inhoud van de tabel op een zinvolle en coherente manier wordt gerangschikt. De waarde waarop de sortering is gebaseerd, is gemarkeerd met een dikkere celrand. Als u in plaats daarvan een andere uitvoerwaarde wilt instellen, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt en klikt u twee keer op de gewenste cel.
LibreCalc: gebruik sjablonen
Voor veel standaardtoepassingen hoeft u geen tabellen te maken, aangezien LibreOffice een aantal praktische sjablonen biedt met tabellen, velden en geïntegreerde formules en functies die al zijn gemaakt. Deze zijn, net als de software, gratis te downloaden en worden na het downloaden met een dubbelklik uitgevoerd. Daarnaast bieden andere gebruikers ook tal van sjablonen voor LibreOffice Calc op internet. Zo profiteer je onder andere van eerder gemaakte kalenders, weekplannen of huishoudboekjes.
LibreOffice Calc scoort met intuïtief gebruik en compatibiliteit met het kantoorprogramma
Dankzij het uitgebreide assortiment heeft LibreOffice Calc alle benodigde toepassingsmogelijkheden die nodig zijn bij het dagelijkse kantoorwerk. Het programma kan gemakkelijk gelijke tred houden met zowel OpenOffice als Microsoft Office. De beschikbare selectie van opslagformaten maakt Calc ook compatibel met die programma's.
Bovendien maakt Calc het voor zijn gebruikers gemakkelijker om te gebruiken door veel praktische opties te bieden. Op deze manier kan inhoud niet alleen sneller in tabellen worden ingevoerd, maar kunnen ook gebieden op een zinvolle manier worden gesorteerd en gefilterd. Zelfs dan kunnen gebruikers nog een stap verder gaan door sjablonen te gebruiken die al alle velden bevatten die ze nodig hebben. Om deze redenen is LibreOffice Calc een uitstekende keuze voor het afhandelen van zowel elementaire spreadsheettaken als specifieke spreadsheetproblemen.
Veelgestelde vragen
Is Calc compatibel met macro's?
Zoals met alle toepassingen uit het LibreOffice-softwarepakket, kunt u de functionaliteit van Calc ook uitbreiden met macro's. Deze kunnen worden opgenomen, zelfstandig worden geschreven of volledig worden gedownload.
Wat is Calc-ondersteuning voor meerdere gebruikers?
In Calc kunnen gegevens door meerdere mensen worden gedeeld. Ga hiervoor naar het menu-item Extra's en klik op "Document vrijgeven". Zodra je het gewenste document opslaat in een map die ook gedeeld wordt, kunnen je collega's er ook bij en aanvullingen doen.
Wat is het verschil tussen OpenOffice en LibreOffice?
OpenOffice is de voorloper van LibreOffice, die nog steeds wordt ondersteund. Beide bevatten de programma's Writer, Calc, Impress en Draw. Het verschil zit onder andere in de betere compatibiliteit van LibreOffice met Microsoft-programma's.
