LibreOffice Base: eenvoudig een database maken

Zo presenteer je data overzichtelijk

Het gratis softwarepakket LibreOffice bevat tal van applicaties die geschikt zijn voor de dagelijkse kantoortaken. Dit omvat ook het Base-databasesysteem, dat standaard is opgenomen in de LibreOffice-installatie. Vanwege de gemeenschappelijke oorsprong is de structuur van het programma vergelijkbaar met de basisversie van OpenOffice. Daarom is deze software ook ontworpen om te voldoen aan de behoeften van een breed scala aan gebruikers die regelmatig datasets maken en beheren.

Functies van LibreOffice Base

De belangrijkste taken van Base omvatten:

• het maken van databases (databasetabel)
• het maken van tabellen
• Formulieren en hun vraag.

U kunt ook andere dingen doen om het gebruik van Base aan te passen en het gemakkelijker te maken.

De compatibiliteit van Base

Een groot voordeel van LibreOffice is dat de applicaties in het softwarepakket op elkaar zijn afgestemd. Deze verbinding is vooral handig bij gebruik van Base en Calc, het interne rekenbladprogramma. Tabellen kunnen naar believen van de ene applicatie naar de andere worden gekopieerd.

Een ander voordeel van Base is de aanzienlijke compatibiliteit met andere databasesystemen. Interactie met de volgende programma's is mogelijk:

• MySQL / MariaDB
• Adabas D
• MS-Access
• en PostgreSQL

Dankzij de ondersteuning van JDBC- en ODBC-standaardstuurprogramma's kunnen ook verbindingen met bijna alle andere databases tot stand worden gebracht.

Databases en tabellen maken

Om een eerste database of databasetabel te maken, opent u eerst LibreOffice en selecteert u Base door te dubbelklikken op het bijbehorende pictogram. U bepaalt vervolgens een pad waarlangs u het nog lege gegevensrecord wilt opslaan.

U heeft nu toegang tot de gebruikersinterface van Base, waar u aan de linkerkant het tabblad "Tabellen" vindt. Als u hierop klikt, wordt een ander venster geopend van waaruit een nieuwe "tabel" kan worden ingevoegd. Het blanco concept bevat kolommen voor naam, type en beschrijving. De naam van een item komt overeen met een latere tabelkop en kan vrij worden gekozen. Daar kunt u bijvoorbeeld nummers, voor- en achternaam, plaatsen, etc. opgeven.

Het type definieert het bijbehorende invoertype voor het vorige gegevensveld. Zo worden "Integer"-velden opeenvolgend genummerd, terwijl "Tekst"-velden een combinatie van letters en cijfers als invoer toestaan. In het laatste veld voor beschrijvingen kan meer informatie over de individuele bediening van de tabel worden ingevoegd.

Nadat u de tabel heeft ingevuld, benoemd en opgeslagen, verschijnt deze onder het tabblad "Tabellen" en kan het databasebestand worden gevuld met informatie.

Query's in LibreOffice Base

Query's worden gebruikt om databases te zoeken en te beheren en zijn te vinden in dezelfde menubalk als tabellen. Als je daar een zoekopdracht aanmaakt, zal Base je eerst vragen vanuit welke bron je wilt starten. Hier kunt u kiezen uit eerder gemaakte tabellen, die u vanaf nu kunt beheren. Klik daarom op uw gewenste tafel.

Selecteer vervolgens alle kopjes in de tabel die belangrijk zijn voor uw zoekproces.

In de volgende stap kunt u vervolgens criteria definiëren op basis waarvan de query moet worden gemaakt. Als u bijvoorbeeld een tabelkop voor namen heeft geselecteerd, ziet u na het invoeren van "John Doe" als criterium alle andere relevante informatie die betrekking heeft op dit gegevensrecord. Op deze manier kunt u individuele gegevens gebruiken om andere informatie te achterhalen.

Het principe van queries is gebaseerd op commando's die worden uitgevoerd in de databasetaal SQL. De functionaliteit die erachter schuilgaat wordt zichtbaar als je de “design view” in de bovenste balk uitschakelt. Er verschijnt een tekstveld waarin u het huidige SQL-commando kunt bekijken en indien nodig handmatig kunt bewerken. De functionaliteit is hier hetzelfde als in de gebruiksvriendelijkere ontwerpweergave.

Formulieren maken

U hoeft uw informatie niet per se in typische databases te verzamelen. In plaats daarvan kunt u ook duidelijkere formulieren gebruiken, die zo worden genoemd omdat ze zijn gestructureerd als conventionele formulieren in papieren vorm. De optie hiervoor vindt u links in het menuveld “Formulieren” en vindt u door te klikken op “Een formulier maken met de wizard”. U heeft dan de keuze uit verschillende soorten formulieren, elk met verschillende velden. Een formulier voor 'mensen' zal bijvoorbeeld om andere inhoud vragen dan een formulier voor 'sterrenbeelden'. Tot slot bepaalt u uw lay-out en bepaalt u of uw formulier alleen moet worden ontworpen voor invoer of juist ook voor uitvoer en verwerking van gegevens.

Optioneel kunt u uw formulier verder aanpassen door eerst het menuveld voor formulieren te selecteren en vervolgens met de rechtermuisknop op het gewenste bestand te klikken. Selecteer vervolgens de optie "bewerken", waarna u typische functies van Office-toepassingen kunt uitvoeren. Dit omvat het wijzigen van het lettertype, het invoegen van afbeeldingen of het verplaatsen van invoervelden.

Relaties tussen tabellen

Tabellen kunnen niet alleen afzonderlijk worden bewerkt, maar ook aan andere tabellen worden gekoppeld. Dit is met name handig wanneer informatie in de ene tabel moet interageren met die van een andere. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer tabellen de invoer van de burgerlijke staat vereisen. Vaak zijn er alleen cijfers om uit te kiezen, waarvan de betekenis is opgeslagen in een andere tabel (1 = vrijgezel, 2 = getrouwd, etc.). Het aanmaken van extra tabellen wordt in dergelijke gevallen gebruikt om reeds uitgebreide tabellen overzichtelijker te maken. Dit vereenvoudigt ook de verwerking van bestaande datasets.

Extra tabel maken

De optie hiervoor is verborgen onder het tabblad "Extra's", dat verschijnt zodra u het menu-item "Tabellen" activeert. Klik vervolgens op "Relaties", waardoor een selectie van al uw bestaande tabellen wordt geopend. Voor het geselecteerde voorbeeld betekent dit dat de tabellen voor de persoonsgegevens en voor de burgerlijke staat moeten worden toegevoegd. Beide tabellen verschijnen nu naast elkaar in een nieuw venster waarin hun velden worden vermeld. Als u met de muis op een veld uit de eerste tabel klikt, kunt u het naar een veld in de tweede tabel slepen en er zo aan koppelen. Als u nu een "1" invoert als de burgerlijke staat van een persoon, wordt de informatie "enkel" automatisch op de achtergrond genoteerd.

Geef belangrijke gegevens duidelijk weer met LibreOffice Base

Het databasesysteem Base van LibreOffice is bij uitstek geschikt voor het uitvoeren van alledaagse kantooractiviteiten. Met behulp van tabellen en formulieren kan belangrijke informatie overzichtelijk worden verzameld, verwerkt en uitgevoerd. Wilt u nog een keer informatie opzoeken, dan kan dat dankzij de zoekfunctie ook snel en eenvoudig.

De volgorde van de gegevensrecords kan ook worden vergroot door informatie in aparte tabellen op te nemen. Dit heeft geen invloed op de functionaliteit, omdat alle tabellen en velden met elkaar kunnen worden verbonden. Daarnaast kan Base ook worden gekoppeld aan andere databasesystemen. Deze compatibiliteit maakt een hoge mate van flexibiliteit mogelijk, omdat ook gegevens uit Microsoft Office en Co. kunnen worden gebruikt.

FAQ

Kan ik macro's uitvoeren in Base?

Zoals alle applicaties uit het LibreOffice softwarepakket, kunnen ook macro's in Base worden gebruikt. Deze werken echter anders dan gebruikelijk, voor zover ze geen eigen acties vertegenwoordigen, maar reacties. Dit betekent dat bepaalde macro's ook worden uitgevoerd nadat u een eerste werkstap hebt gestart.

Hoe kan ik tabellen printen in Base?

Vermeldingen uit databases zijn over het algemeen niet bedoeld voor expressies. Dit obstakel kan echter worden omzeild met een truc. Om dit te doen, kopieert u de inhoud van uw tabel en plakt u deze in LibreOffice Calc. Daar kunt u dan gewoon de printfunctie gebruiken.

Er zijn hier meer artikelen over LibreOffice Base:

• Een LibreOffice-database maken

• Een spreadsheet converteren naar een database

• Een gegevensinvoerformulier maken