Wilt u ervoor zorgen dat uw tekst beter leesbaar is voor de ontvanger? Overweeg dan het gebruik van kolommenset. Niet voor niets staat tekst in kolommen in (dag)kranten, de meeste brochures en in veel prospectussen.
Op deze 4 punten moet je letten!
Of u een kolommenset in uw document gebruikt of, beter nog, een lay-out met één kolom, hangt af van verschillende randvoorwaarden. Over het algemeen kunt u op elk moment schakelen tussen een lay-out met meerdere kolommen en één kolom zonder uw tekst te beschadigen. Bij twijfel is een korte test de moeite waard. Bij het nemen van uw beslissing dient u rekening te houden met de volgende punten:
1e punt: Is de pagina breed genoeg voor kolommen? Het gebruik van kolommen heeft alleen zin als uw pagina breed genoeg is. Stel, u ontwerpt een document in A5-formaat, met een lettergrootte van tien of twaalf punten, en uw rechter- en linkermarge zijn elk drie centimeter breed. Hier wordt op het eerste gezicht duidelijk dat de resterende ruimte geen twee kolommen toelaat. Is de rand bijvoorbeeld maar één centimeter breed en werk je met een negenpunts lettertype? Dan kun je de tekst eenvoudig in twee kolommen zetten.
Test indien nodig gewoon de verschillende kolomnummers. U ziet in één oogopslag welk aantal kolommen optimaal is voor uw tekst! En in grensgevallen kunt u b.v. B. verklein/verhoog de lettergrootte met een of een half punt. Zo weet je zeker dat je het juiste aantal karakters per regel hebt.
2e punt: Hoeveel kolommen kan een pagina bevatten? Of u uw tekst in één, twee, drie of meer kolommen verdeelt, hangt af van de breedte van de pagina en de lettergrootte. Gebruik de volgende richtlijnen als richtlijn: Kolommen zijn doorgaans 45 tot 60 tekens breed, dus er is ruimte voor gemiddeld zeven tot tien woorden in een kolomregel. Deze kolombreedte heeft als voordeel dat de lezer in één of twee blikken een volledige regel kan vatten. Als de kolommen veel breder worden, bestaat het risico, zoals bij tekst met één kolom, dat het oog tijdens het lezen uit de lijn glijdt - de lezer heeft geen begeleiding meer. Als de kolommen smaller worden, kunnen de woorden in de regels niet meer redelijk in evenwicht worden gehouden. Er zitten vervelende openingen tussen de letters of woorden. Of de woordafbreking valt aan het einde van elke zin - maar meer dan drie koppeltekens mogen niet op elkaar volgen.
3e punt: Staan er veel tabellen, afbeeldingen, enz. in uw document? Of uw tekst geschikt is voor de kolommenset hangt ook af van het aantal afbeeldingen, tabellen, lijsten, tekeningen, formules, etc. Als u bijvoorbeeld een uitgebreide afbeelding wilt toevoegen aan elke stap van een stapsgewijze handleiding, is de kolommenset niet geschikt. Heeft u veel grote afbeeldingen in een document nodig die een halve pagina of meer in beslag nemen? Zelfs dan is het zetten van kolommen niet geschikt omdat de afbeeldingen voorkomen dat de tekst "gelijkmatig" vloeit. Hetzelfde geldt voor tabellen die de volledige breedte van de pagina beslaan. Hoewel de tafels bijvoorbeeld handig over meerdere kolommen kunnen worden geplaatst als designelement, betekent dit meer inspanning. Dit geldt ook voor alle andere grafische elementen.
4e punt: Gebruik altijd motivering in kolommen! Om ervoor te zorgen dat de tekst leesbaar blijft in kolommen, is deze vaak uitgevuld. Word verandert de woordafstand zodat niet alleen de linkerrand van de tekst, maar ook de rechterrand "glad" wordt. Fladderen - dat wil zeggen, de rechtermarge is niet in evenwicht - is meestal moeilijker te lezen in kolommen.
Nooit meer de verkeerde pagina's printen
Onlangs ontvingen we de volgende vraag van een lezer per e-mail op de redactie van "Word Tips & Tricks van A tot Z": Ik kan het mezelf gewoon niet uitleggen: ik wil gewoon de derde pagina van mijn nieuw geschreven rapport afdrukken en laat het afdrukken - Dialoogvenster dienovereenkomstig gemaakt, maar wanneer ik begin met afdrukken, krijg ik naast de gewenste pagina nog andere afdrukken. Het lijkt erop dat verschillende pagina's van het document willekeurig worden afgedrukt. Waarom is dat en hoe kan ik het uitschakelen?
Het antwoord van de redactie:
Het probleem doet zich voor wanneer uw document uit meerdere secties bestaat (bijvoorbeeld één sectie voor elk hoofdstuk) en u opgeeft dat de paginanummering in elke sectie moet beginnen met "1". In dit geval zijn er meerdere derde pagina's in uw document, daarom drukt Word niet alleen de derde pagina van de eerste sectie af, maar ook alle derde pagina's van de volgende secties. Om dit probleem op te lossen, geeft u bij het afdrukken niet alleen het paginanummer, maar ook het sectienummer op. En zo doe je het:
- Plaats de cursor op de pagina die u wilt afdrukken.
- Controleer nu de statusinformatie aan de linkerkant van de Word-statusbalk om te zien op welke pagina en sectie u zich bevindt. Houd er rekening mee dat in Word 2007 de gegevensweergave hier mogelijk eerst moet worden geactiveerd. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de statusbalk en selecteer de gewenste informatie in het contextmenu.
- Verschijnt hier b.v. Bijvoorbeeld, "Pagina 3" en "Sectie: 1" of "Van 1", moet u de derde pagina van de derde sectie afdrukken.
- Roep nu het dialoogvenster Afdrukken op. Word 2007: Klik hiervoor op de Office-knop in de linkerbovenhoek, vervolgens op het PRINT-commando en nu op het item PRINT aan de rechterkant. Word 2003, 2002 / XP en 2000: Roep het FILE-menu op, PRINT-commando.
- Alle versies: Klik onder PAGINAGEBIED op het keuzerondje PAGINA'S.
- Typ nu de tekst »p3s1« in plaats van het eenvoudige paginanummer in het tekstveld achter PAGES. De »p« staat voor »Page«, de »s« voor »Section«. In ons voorbeeld wordt de derde pagina van het eerste gedeelte naar wens afgedrukt.
- Als u nu het afdrukdialoogvenster start door op OK te klikken, wordt de gewenste pagina van de geselecteerde sectie afgedrukt.
De aanvullende pagina- en sectiegegevens kunnen natuurlijk ook worden gecombineerd tot volledige paginagebieden. Zou jij willen Om bijvoorbeeld de eerste pagina van sectie 1, sectie 2 en sectie 3 af te drukken, luidt deze als volgt: "p1s1; p1s2; p1s3". Als u pagina's 1 t/m 12 van het tweede gedeelte wilt afdrukken, voert u in: »p1s2-p12s2« Als u slechts één pagina wilt afdrukken en de cursor staat al op de huidige pagina, kunt u ook de Activeer de HUIDIGE PAGINA gebruiken optie. Dit bespaart u het specificeren van de pagina en sectie.
