Wat u moet weten over XZOEKEN
Met de XVERWEIS biedt Microsoft haar Excel-gebruikers een nieuwe mogelijkheid om snel en eenvoudig tabellen te doorzoeken en gegevens te evalueren. Deze functie was in eerste instantie alleen beschikbaar voor deelnemers aan de testfase, maar is sinds begin dit jaar ook beschikbaar voor Microsoft 365 versies Windows en Mac.
In de kern is de XLOOKUP een comfortabelere versie van de VLOOKUP en de HLOOKUP, die is aangevuld met extra praktische toepassingen. Zijn taak is dus ook om tabellen te doorzoeken, maar dit wijkt al af van de vorige referenties. Het filteren van content is niet meer gebonden aan een voorgeschreven koers, maar kan nu ook van rechts naar links, van boven naar beneden en vice versa gestart worden. Deze innovatie biedt het grote voordeel dat Excel-tabellen nu naar eigen inzicht ontworpen kunnen worden en niet meer gebonden zijn aan technische specificaties. Dankzij nieuwe parameters zijn er extra opties beschikbaar gekomen die voorheen niet beschikbaar waren. Het nut strekt zich uit van kleine details tot opmerkelijke vereenvoudigingen in het gebruik. Het uiteindelijke effect van de XLOOKUP hangt volledig af van de gebruikte parameters.
De eenvoudige parameters van de XZOEKEN
Het eenvoudige gebruik van de XLOOKUP vereist slechts drie parameters. Dit zijn:
- Zoekcriterium
- Zoekmatrix
- Retourmatrix
De nieuw gewonnen vrijheid is vooral te danken aan de scheiding van de zoek- en retourmatrix. Terwijl voor VERT.ZOEKEN en HORIZ.ZOEKEN de gebruiker nog steeds de hele matrix voor het zoekproces moest selecteren, stelt XLOOKUP hem in staat de bekende en gezochte waarde te scheiden. Dit betekent dat de ene zoekkolom of nu ook de zoekregel wordt gedefinieerd als de vereiste matrix waarin het geselecteerde zoekcriterium zich bevindt, terwijl een andere het retourgebied wordt van het gewenste resultaat. De nieuwe formule is als volgt:
= XZOEKEN (zoekcriterium; zoekmatrix; retourmatrix)
Als bijvoorbeeld het maandsalaris van de heer Wagner uit een Excel-tabel voor medewerkers kan worden gehaald, dan zijn twee kolommen van belang: de eerste, waarin alle medewerkers op naam staan en een andere, waarin het salaris van de medewerkers wordt ingevuld. Omdat het zoekcriterium een naam is, wordt de bijbehorende zoekkolom als matrix geselecteerd. Het terug te geven resultaat is daarentegen het salaris, daarom wordt de corresponderende kolom hier de rendementsmatrix gemaakt.
Dit voorbeeld laat zien dat de nieuwe formule de eerdere aanduiding van een specifieke kolomindex binnen één grote matrix overbodig maakt. Dit bespaart extra detailwerk en voorkomt onnodige fouten.
Als echter niet bekend is of de medewerker die u zoekt "Wagner" of "Wegner" heet, kan de nieuwe toevoeging aan het zoekcriterium helpen. Een willekeurig aantal onbekende tekens kan worden weggelaten door een asterisk (*) in te voegen. In dit geval is het zinvol om het zoekcriterium snel te wijzigen in "* gner" om op de gewenste bestemming te komen. Als de tabel echter met veel vergelijkbare namen is gevuld, zodat de collega mevrouw Stegner onbedoeld wordt weergegeven omdat haar naam ook de combinatie van letters bevat die u zoekt, dan kan de zoekopdracht nog verder worden verfijnd. Dit is waar het vraagteken (?) in het spel komt, omdat het de gebruiker in staat stelt slechts een enkel teken te vervangen. Het zoekcriterium wordt daarom gevuld met "W? Gner".
Maar wat gebeurt er als je moet zoeken naar een sterretje of vraagteken? In dit geval heeft de XLOOKUP een extra tilde (~), waarmee duidelijk wordt gemaakt dat niet de functie van het zoekcriterium wordt bedoeld, maar de inhoud van de zoekmatrix. Bijgevolg maakt de dubbele tilde als zoekcriterium (~~) ook het zoeken naar de enkele tilde in de zoekmatrix (~) mogelijk.
De volledige parameters
Daarnaast biedt XVERWEIS andere functies die in het spel komen zodra deze drie extra parameters naar wens worden gebruikt:
- Als_niet_ gevonden
- Vergelijkingsmodus
- Zoekmodus
"Als_niet_ gevonden"
Naast de drie parameters zoekcriterium, zoekmatrix en retourmatrix heeft de nieuwe XVERWEIS nog drie parameters die de gebruiker veel voordelen bieden. Een daarvan is "If_not_ found", die fungeert als een geïntegreerde if-error-functie.
Met behulp van deze functie kan XZOEKEN een veelvoorkomend probleem met eerdere verwijzingen vermijden: als een zoekresultaat niet kon worden gevonden, werd tot nu toe alleen een cryptische foutwaarde ("#NV") weergegeven. Dankzij de nieuwe parameter is het nu mogelijk om deze fout een naam te geven en dus gemakkelijker te classificeren door de place-holding-parameter te vervangen door een woord naar keuze en tussen aanhalingstekens te plaatsen. In plaats van de automatische foutwaarde kan Excel aangeven dat een resultaat "niet gevonden" was of dat er een "invoerfout" was. Rekening houdend met alle informatie ziet de formule voor XVERWEIS er als volgt uit:
= XLOOKUP (zoekcriterium; zoekmatrix; retourmatrix; if_not_ found)
Vergelijkingsmodus
Een andere parameter is de vergelijkingsmodus, die er is om de mogelijkheden voor het vinden van waarden indien nodig te vergroten. Oorspronkelijk kenden VERT.ZOEKEN en HORIZ.ZOEKEN alleen hits of fouten. De XLOOKUP kan echter flexibel reageren en, in het geval van een niet-bestaand resultaat, alternatief een waarde gebruiken die zo dicht mogelijk bij de gebruiker ligt om niet alleen een fout aan de gebruiker te melden, maar in plaats daarvan een alternatief aan te bevelen. Als u bijvoorbeeld op zoek bent naar een factuur van € 1.500 die niet kon worden gevonden, dan kan de waarde -1 worden gebruikt voor de parameter voor de vergelijkingsmodus om in plaats daarvan het eerstvolgende lagere resultaat weer te geven. Het kan zijn dat de rekening vanaf het begin slechts € 1.450 was. Deze informatie kon alleen via tussenstappen bij de voorgaande referenties worden achterhaald. Omgekeerd kan de waarde 1 worden gebruikt om het volgende grotere resultaat te krijgen.
Deze functie is vooral handig wanneer een waarde slechts ruwweg bekend is. Op deze manier kan een kader worden versmald om het ondanks alles gemakkelijker te maken om het gewenste resultaat te vinden. Bovendien hoeft de inhoud van de tabel niet langer in oplopende volgorde te worden gesorteerd zoals bij VERT.ZOEKEN, omdat de XZOEKEN de volgende betekenisvolle waarde zelfs zonder de hulp van de gebruiker kan vinden. Dit geeft ook extra vrijheid bij het individualiseren van tafels.
Als deze innovaties echter niet nodig zijn, kan de waarde 0 eenvoudig worden gebruikt om zoals gebruikelijk alleen exacte resultaten te blijven ontvangen. Met de algemene tijdelijke aanduiding wordt de formule als volgt uitgebreid:
= XLOOKUP (zoekcriterium; zoekmatrix; retourmatrix; if_not_ found; vergelijkingsmodus)
Zoekmodus
De laatste parameter toont opnieuw de eenvoudigste en misschien wel meest opvallende verbetering ten opzichte van VERT.ZOEKEN, omdat het de richting van de zoekgeschiedenis voor het eerst aanpasbaar maakt. Met de ingevoegde waarde 1 kun je hits van boven naar beneden zoeken, terwijl met de waarde -1 alles op zijn kop staat. Verder kan met de waarde 2 een oplopende binaire zoekactie en met de waarde -2 een aflopende binaire zoekactie worden gestart.
Hoewel deze parameter op het eerste gezicht niet erg indrukwekkend lijkt, kan hij in combinatie met het uitgebreide zoekcriterium regelmatig een positief effect hebben. Want als een zoekmatrix het gezochte criterium twee keer bevat (bijvoorbeeld twee medewerkers met dezelfde achternaam), dan wordt standaard de retourwaarde uitgegeven die chronologisch op de eerdere positie staat. Als de richting van de zoekgeschiedenis echter wordt omgekeerd, treedt het tegenovergestelde effect op en wordt de eerder verborgen waarde zichtbaar. Deze parameter is echter ook nuttig als deze wordt gebruikt voor tussentijdse controle. Want als het zoeken van boven naar beneden een ander resultaat geeft dan het zoeken van onder naar boven, kan dit betekenen dat er een applicatiefout is opgetreden die nu in een vroeg stadium verholpen kan worden. Rekening houdend met deze opmerking, ziet de uiteindelijke formule van de XLOOKUP er als volgt uit:
= XLOOKUP (zoekcriterium; zoekmatrix; retourmatrix; if_not_ found; vergelijkingsmodus; zoekmodus)
Is het de moeite waard om over te schakelen van VERT.ZOEKEN naar XLOOKUP?
Concluderend moet gezegd worden dat Microsoft met de introductie van XLOOKUP een nieuwe manier van zoeken en analyseren beschikbaar heeft gemaakt voor zijn Excel-gebruikers, die zowel verschillende doelen kan dienen als gemakkelijk te gebruiken is. Op deze manier wordt aan alles voldaan, van snel zoeken tot specifieke outputvereisten. De XLOOKUP loopt dus duidelijk voor op andere referenties, omdat het duidelijke voordelen biedt, zelfs in de functies die het hiervan heeft overgenomen. Dit blijkt uit het feit dat hier twee referentiefuncties worden samengevoegd en onder andere worden aangevuld met een geïntegreerde if-fout.
Iedereen die tot nu toe helemaal tevreden is met de VLOOKUP of de HLOOKUP en ook niet geïnteresseerd is in het wennen aan een nieuwe formule, kan met een gerust geweten vasthouden aan het beproefde en geteste. Voor iedereen die zijn aanpak dynamischer en eenvoudiger wil maken, is de XVERWEIS een welkome innovatie. De nieuwe opties kunnen zeker zo aangepast en gecombineerd worden dat een volgend gebruik van Excel zichtbaar handiger is.
