Outlook-agenda: tips voor het organiseren van afspraken

De agendafunctie van Outlook in één oogopslag

Videozelfstudie - haal het meeste uit uw Outlook-agenda

Elke dag bestaat uit verschillende data en taken. Doordacht timemanagement is belangrijk in zowel het professionele als het privéleven van alledag. De kalender in Microsoft Outlook kan gebruikers vakkundig helpen bij hun inspanningen:

• Plan je taken professioneel.
• Toon alle afspraken overzichtelijk in de agenda.
• Informeer ontvangers duidelijk over afspraken.
• Organiseer elke dag efficiënt met behulp van takenlijsten en herinneringen.

Navigeer naar de Outlook-agenda en zijn functies door op de kalenderknop of het kalenderpictogram in het navigatiegebied te klikken.

Belangrijkste feiten over het agendagedeelte van Outlook

De Outlook-agenda maakt indruk met zijn gebruiksvriendelijke menunavigatie en tal van innovaties die niet te vinden zijn in andere gratis digitale of analoge agenda's. Het ondersteunt gebruikers bij het opbouwen van hun tijdbeheer met competentie en maakt ook indruk met zijn netwerk met andere Microsoft-programma's zoals Skype of OneNote.

Daarnaast hebben gebruikers de mogelijkheid om met andere mensen te communiceren via Microsoft Exchange of het delen van agenda's. Ook kunt u de combinatie van de functies e-mail, takenlijst en adresboek gebruiken om efficiënter te werken.

Outlook maakt in principe onderscheid tussen twee soorten afspraken:

• Regelmatige afspraken met een duidelijk gedefinieerde begin- en eindtijd. Dergelijke afspraken kunnen over dagen worden gepland of een kortere periode in beslag nemen.

• Alledaagse evenementen waarvoor geen begin- en eindtijd zijn ingevoerd.

In de standaard weergave in Microsoft Outlook ziet u de volgende details in de agenda:

Aan de linkerkant van het navigatiegebied worden zowel de kalenderweergave voor de huidige maand als de volgende maand weergegeven. Deze weergave is bijvoorbeeld erg handig als u tijdens een telefoongesprek een eenvoudig overzicht van de komende dagen nodig heeft. Als u een periode langer dan een week of een maand wilt weergeven, kunt u met een muisklik de dagen of weken markeren in de kalenderweergave. Als je meer dagen in het kalendervoorbeeld wilt zien, heb je een andere instellingsoptie. Door een aanpassing in het Windows register worden standaard meer dagen getoond in het kalendervoorbeeld.

De huidige datum wordt over het algemeen vet weergegeven in de Outlook-agenda. De huidige week is omwille van de duidelijkheid in kleur gemarkeerd. Alle dagen met afspraken in de kalender zijn vet gemarkeerd in de kleine kalender in het overzichtsmenu aan de linkerkant. Met de pijltjes naar links of rechts heb je de mogelijkheid om de kalender zowel ten opzichte van de maanden als het jaar te verschuiven.

Welke verschillende kalenderweergaven kunnen worden geselecteerd

Een essentiële en praktijkrelevante functie is de mogelijkheid om verschillende kalenderweergaven weer te geven.

Dagweergave	In de dagweergave kunt u de dagplanning overzichtelijk laten weergeven. U heeft voldoende ruimte om nieuwe afspraken in te voeren of om afspraken met een lange onderwerpregel weer te geven.
Werkweek	Als u alleen de afspraken voor een werkweek wilt zien, selecteert u de kalenderweergave Werkweek. Het weekend is verborgen. Deze kalenderweergave is vooral belangrijk in het werkveld.
week	Een volledige week van maandag tot zondag wordt weergegeven in de kalenderweergave "Week". Zeker als er veel afspraken zijn, lijken de individuele afspraken klein, maar zijn ze tegelijkertijd duidelijk geordend.
maand	Een maandoverzicht is essentieel wanneer hele dagen moeten worden gepland. In de maandweergave zien gebruikers in één oogopslag welke dagen nog vrij zijn. Tegelijkertijd kunnen in deze weergave afspraken op afzonderlijke dagen met één klik worden verplaatst.
Planningsweergave	In de planningsweergave ziet u de afspraken voor een dag overzichtelijk in individuele checkboxen.

Een andere optie om de weergave in de Outlook-agenda aan te passen, vindt u in het menu-item "Bekijken".

In het menu "Bekijken" o.a.:

• Verschillende kalenderweergaven ingesteld,

• Instellingen voor gekleurde weergave gemaakt,

• De kalenderkleur is ook veranderd

• Tijdschalen kunnen worden aangepast.

• Het is ook mogelijk om sneltoetsen voor kleuren te definiëren.

Op deze manier kunnen afspraken specifieke kleuren worden toegewezen en gecategoriseerd zonder tijdverlies. Net als bij de adresboekfunctie van Outlook is het mogelijk om specifieke kalenderweergaven te creëren die precies zijn afgestemd op de persoonlijke behoeften van de gebruiker. Twee andere tips om de weergave van de kalender in Microsoft Outlook te professionaliseren hadden betrekking op een vergroot leesgebied en de weergave van de datum-navigator. Vooral het inschakelen van de leeshoek is in de praktijk relevant om de essentiële informatie over een afspraak te kunnen bekijken.

In de standaardinstellingen in de datum-navigator markeert Microsoft Outlook vetgedrukt alle dagen waarvoor minimaal een afspraak is ingevoerd. Gebruikers die al een of meerdere afspraken per dag bijwonen, kunnen het vetgedrukte type afspraken uitschakelen in het menu "Bekijk instellingen". Deze maatregel draagt bij aan een beter overzicht. Hetzelfde geldt voor de maandweergave in de kalender van Outlook 2007. Dit kan ook worden aangepast in de instellingen door de vetgedrukte tekst uit de kopjes te verwijderen.

Gebruikers van Outlook 2007 zien een ander aantal afspraken in de maandweergave, afhankelijk van de standaardinstellingen voor hun detailniveau. Dit is eenvoudig te veranderen door de weergave aan te passen, een kleinere lettergrootte te gebruiken of de resolutie van het scherm aan te passen. U kunt de kalenderweken ook correct instellen in Outlook 2007 met de kalenderafdrukassistent voordat u gaat afdrukken. U kunt de assistent voor het afdrukken van agenda's eenvoudig downloaden.

Tip: U kunt op elk moment een kalenderblad afdrukken. Dit is vooral belangrijk voor afspraken wanneer u geen toegang heeft tot elektronische, mobiele apparaten. U kunt altijd een kalender afdrukken via de menu-items " Bestand / Afdrukken". Daarnaast biedt Microsoft een gratis tool waarmee je je agenda professioneel kunt printen. Naast de tool kunt u via de printfunctie in Microsoft Outlook op ieder moment afspraken, contacten of e-mails met handtekening afdrukken. Het is ook mogelijk om een leeg kalenderblad uit te printen waarin u handmatig aantekeningen kunt maken.

Gebruikersvragen die in detail moeten worden beantwoord:

1. Hoe kan ik agenda's eruit laten zien als Outlook 2010 in Outlook 2016?

Gebruikers die al jaren met Outlook 2010 werken en in de war zijn door de nieuwe look in Outlook 2016 willen graag de vertrouwde weergave terug. Er is geen knop in Microsoft Office of Outlook die automatisch alle voorkeuren terugzet naar de 2010-versie. Om deze reden moeten gebruikers individuele instellingen maken:

Maak het onderwerp zwart	Klik op: Bekijk / Bekijk instellingen / Voorwaardelijke opmaak van de knoppen / Ongelezen berichten / Lettertype van de knop. Hierdoor kunt u de kleur van het onderwerp wijzigen van blauw in het gebruikelijke zwart.
Geef de naam van de afzender weer in dezelfde grootte als het onderwerp	Om aan te passen, ga naar het menugebied "Conditionele opmaak“En pas de maten individueel aan. Selecteer onder Naam en lettertype "Kleiner", omdat het niet mogelijk is om de lettergrootte aan te passen.
De eerste regel van een bericht verbergen	Schakel over naar de "mening'En klik in het menu 'Berichtvoorbeeld'. Selecteer 'Uit' in het keuzemenu om de eerste regel van het bericht te verbergen.
Plaats de navigatiebalk in het navigatiegebied	Selecteer om de weergave te wijzigen: Weergave / mapvenster / opties / compacte navigatie

2. Wat betekent "gratis" in de Outlook-agenda?

Als u een nieuwe afspraak aanmaakt in Outlook, kunt u deze op verschillende manieren categoriseren. In Outlook betekent 'gratis' dat u momenteel niet bent ingepland. Deze informatie is vooral belangrijk als u een agenda gebruikt met meerdere mensen in het team.

3. Hoe kan ik feestdagen in Outlook weergeven?

U kunt de feestdagen in Duitsland en eventueel uit andere landen eenvoudig weergeven in de Outlook-agenda. Ga hiervoor naar het menu-item "Bestand" en selecteer het tabblad "Kalender" onder Opties. Er wordt een keuzemenu geopend waarin u globale instellingen voor de kalender kunt opnemen.

Klik op de knop "Feestdagen toevoegen" en selecteer het land waarvoor u feestdagen in de kalender wilt weergeven. Met twee klikken op "OK" worden alle relevante feestdagen in de kalender weergegeven.

U kunt afzonderlijke feestdagen uit de kalender verwijderen door eerst een lijst uit te voeren in het menu "Bekijken". U kunt dan afzonderlijke vermeldingen verwijderen, bijvoorbeeld vakanties die in uw land niet relevant zijn. U kunt ook meer informatie vinden over het weergeven van feestdagen in Outlook op de Microsoft-helppagina's. Het is niet moeilijk om de feestdagen in Outlook te tonen of om verschillende landen te kiezen waarvoor feestdagen worden getoond.

Informatie: Net als bij feestdagen kunt u ook de schoolvakanties van uw staat of de maankalender met maanstanden importeren in Outlook.

4. Kan ik afspraak- en vergaderverzoeken automatisch laten afwijzen?

In veel gevallen is er een stortvloed aan afspraakverzoeken, vooral in het dagelijkse werk. Een professioneel beheerde agenda met zorgvuldig ingevulde agenda-elementen in Outlook kan u helpen om afspraken die overlappen met beloofde afspraken automatisch te annuleren. Deze handige functie bespaart tijd en kan in de kalenderopties worden in- of uitgeschakeld. U kunt ook het e-mailaccount in de Outlook-instellingen gebruiken om te bepalen in welke agenda een nieuwe afspraak moet worden ingevoerd.

5. Hoe kan ik een individuele afspraak wijzigen voor een serieafspraak?

In de dagelijkse praktijk komt het voor dat serieafspraken, bijvoorbeeld vergaderingen, eenmalig gewijzigd moeten worden. In dit geval hoeft in de nieuwste versie van Outlook niet de hele terugkerende afspraak te worden verwijderd en opnieuw te worden gestart. Ook is het niet nodig om andere deelnemers per e-mail op de hoogte te stellen. Voor terugkerende afspraken biedt Outlook u de mogelijkheid om ofwel een afspraak ofwel de hele reeks afspraken te wijzigen.

In oudere versies van Outlook moest je de reeks afspraken verwijderen, omdat alle afspraken, inclusief de vorige, veranderden toen je ze wijzigde. Een manier om deze chaos van afspraken te voorkomen, is door een reeks afspraken op te splitsen in twee reeksen gebeurtenissen. Dit werkt door de oude serie te beëindigen en een nieuwe serie te creëren. Als u in Outlook 2007 een reeks afspraken vervroegd wilt afsluiten en tegelijkertijd de uitzonderingen wilt behouden, kunt u dit doen door het onderwerpveld van de uitzondering te wijzigen.

Extra downloaden: Met de serie-afspraakfunctie in oudere Outlook-versies is het alleen mogelijk om afspraken in te stellen op de eerste, vierde en laatste werkdag van de maand. Wil je flexibeler zijn en terugkerende afspraken vastleggen voor andere werkdagen, dan kan dat door de functies van Microsoft Outlook en Microsoft Excel te combineren. Hoe u voordelig gebruik kunt maken van de voordelen en de combinatie van Outlook en Excel, de gratis download "Reeksafspraak op elke zoveelste werkdag van de maand" brengt u dichterbij.

In nieuwere versies van Outlook heeft u de mogelijkheid om de seriedagen sterker te differentiëren. Serieafspraken kunnen op bepaalde dagen en ook op de zoveelste werkdag van de maand worden gezet.

Inhuurtip: Gebruikers die meerdere reeksen afspraken tegelijk in één stap willen verwijderen, hoeven niet de hele kalender handmatig te bewerken en elke reeks afspraken afzonderlijk te verwijderen. Met behulp van het trefwoord "Afspraakreeks", dat u in het zoekveld van Outlook kunt invullen, krijgt u in één oogopslag een overzicht van alle afsprakenreeksen te zien. Op deze manier kunt u ze in alle rust bewerken of verwijderen. Het is ook mogelijk om alleen toekomstige afspraken te verwijderen en de eigenlijke serieafspraak in de agenda te laten staan.

Maak nieuwe afspraken in de kalender - eenvoudig en gebruiksvriendelijk

Een nieuwe afspraak maken in Outlook is eenvoudig en spreekt voor zich. Klik hiervoor op de knop “Nieuwe Afspraak” in het keuzemenu “Nieuw” in de kalender. Als u met meerdere kalenders tegelijk werkt, is het essentieel om te controleren of een nieuwe afspraak in de juiste kalender is opgeslagen. U kunt ook rechtstreeks vanuit de agenda een "nieuwe vergadering" of andere elementen, zoals een taak of een e-mailbericht, ontwerpen.

Nadat u op de knop "Nieuwe afspraak" hebt geklikt, wordt een dialoogvenster geopend waarin u alle belangrijke informatie en planningsdetails kunt invoeren.

U heeft onder andere de mogelijkheid om andere noodzakelijke deelnemers rechtstreeks via Outlook uit te nodigen voor de afspraak.

In het menugebied "Opties" kunt u instellen hoe de afspraak in uw agenda wordt weergegeven. Onder "Serietype" kunt u de nieuwe afspraak omzetten in een terugkerende afspraak die bijvoorbeeld elke week of elke maand opnieuw moet beginnen. Net als in het adresboek heeft u in de Outlook-agenda de mogelijkheid om de afspraak in kleur of met een specifieke naam te categoriseren en als "privé" te markeren. Daarnaast kunnen belangrijke afspraken met een hoge mate van belangrijkheid worden weergegeven, zodat ze nooit worden vergeten.

Vermeld voor de afspraak of een gesprek altijd:

• Een titel,

• Definieer het begin en het einde van de afspraak of selecteer "Hele dag" als de vergadering een werkdag duurt en

• Vul de locatie van de afspraak in. Voor online afspraken via Skype of Zoom vindt u in de open ruimte voldoende ruimte om de toegangsgegevens voor de vergadering in te voeren. Als Zoom of een andere videotelefoniedienst en Outlook zijn gekoppeld, wordt er automatisch een Outlook-afspraak gemaakt voor een Zoom-vergadering.

• Als u voor meerdere deelnemers een afspraak maakt, heeft u de mogelijkheid om een reactie op het verzoek te vragen of feedback uit te sluiten. Als u een bevestiging van deelname aanvraagt, heeft u altijd een overzicht van welke gevraagde deelnemers hebben geaccepteerd of geannuleerd. Over het algemeen zijn er de volgende antwoordmogelijkheden op een vraag in Outlook:

  • Accepteer verzoek,
  • Aanvraag accepteren met reservering,
  • Annuleer verzoek.

• Laat Outlook u altijd herinneren aan een afspraak. Gebruik hiervoor de knop "Herinnering" in het menu Opties. Standaard stelt Outlook de waarde in op een herinnering 15 minuten voor een afspraak. De herinnering, die een "elektronische node" kan worden genoemd, garandeert dat u nooit een afspraak vergeet. Als je Outlook hebt gekoppeld aan eindapparaten zoals smartphones of horloges, wordt je automatisch op meerdere apparaten tegelijk herinnerd.

In de laatste stap slaat u de nieuwe afspraak op met de knop “Opslaan en Sluiten” Indien u een afspraak naar een andere dag wilt verplaatsen, kunt u dit eenvoudig doen door te klikken en de muis te bewegen. Deze eenvoud en gebruiksvriendelijkheid garandeert dat u uw Outlook-agenda te allen tijde professioneel kunt bijhouden en aanpassen met slechts een paar klikken.

Praktische tip: Verjaardagen of speciale jubilea kunnen automatisch vanuit de contacten naar Outlook worden overgebracht. Dit heeft twee voordelen ten opzichte van een handmatige invoer in de kalender:

1. Je hebt de verjaardag rechtstreeks bij het contact opgeslagen
2. U kunt verjaardagslijsten maken en afdrukken.

Outlook zet de verjaardag ook automatisch over naar de kalender zonder dat u het item handmatig hoeft toe te voegen.

Deel uw agenda in Outlook

Vooral in de professionele omgeving en net zo privé in het gezin kan het handig zijn om je eigen Outlook-agenda te delen. Op deze manier kunnen afspraken tijdelijk of algemeen gedeeld worden met anderen.

U kunt uw Outlook-agenda eenvoudig met een paar klikken delen:

1. Klik op de knop: “Agenda delen.

   

2. Selecteer "Toevoegen" en kies een contactpersoon uit het adresboek met wie u uw agenda wilt delen. Sluit de selectie met "OK".

3. Onder "Autorisaties" kunt u vervolgens de autorisatieniveaus voor uw contactpersoon instellen. Als u bijvoorbeeld de optie "Kan alle details weergeven" selecteert, is uw contactpersoon geautoriseerd om uw agenda in detail te bekijken.Uw contactpersoon kan alleen afspraken in de agenda wijzigen wanneer u "Kan bewerken" selecteert. Een secretaresse zou bijvoorbeeld volledige toegang krijgen tot de agenda, zodat deze professioneel en effectief kan worden bijgehouden. Selecteer ten slotte "OK" om uw wijzigingen op te slaan.

4. Uw contactpersoon ontvangt dan een uitnodigingslink. Hij kan de kalender bekijken of wijzigen, afhankelijk van de verleende machtiging.

Je agenda kan alleen worden bekeken door mensen die door jou zijn geautoriseerd. In een zakelijke omgeving en bij het werken met Microsoft Exchange kan het van belang zijn dat de hele organisatie toegang heeft tot een openbare agenda. In alle andere gevallen geeft de eigenaar van een agenda persoonlijk aan hoe andere mensen toegang hebben tot afspraken en evenementen.

Belangrijk: Als je met een oudere versie van Microsoft Outlook werkt en niet met een Exchange Server, kan het lastig zijn om de agenda met externen te delen. In dit geval kan het handig zijn om de kalender aan te maken via Google of Apple's iCloud. Vanuit Outlook 2003 is het ook mogelijk om de agenda als website op te slaan. In de volgende stap moet de kalender als HTML-pagina online worden gezet op intranet of internet om gedeeld te kunnen worden.

Een nieuwe agenda maken in Microsoft Outlook

U kunt in Microsoft Outlook zo vaak als u wilt nieuwe agenda's maken en deze naast elkaar beheren. Op deze manier is het mogelijk om professionele, zakelijke en andere afspraken verstandig te scheiden. U kunt in Outlook een nieuwe agenda maken door op "Agenda openen / Nieuwe lege agenda maken" te klikken.

Om de kalender op te slaan, moet u in de volgende stap een unieke naam toewijzen. Uw nieuwe agenda wordt samen met alle andere agenda's weergegeven in het agendamenu van Microsoft Outlook in de linkerbenedenhoek.

Kalenders importeren - slechts een paar stappen naar succes

U kunt ook een openbare of gedeelde agenda importeren met de knop "Agenda openen". U kunt agenda's importeren uit een adresboek, een kamerlijst of van internet en de daarin opgenomen gegevens bekijken of verwerken. Als u een agenda wilt openen die door een andere persoon is gedeeld, is dit ook mogelijk in dit menugebied. Om de gedeelde agenda te gebruiken, heeft u de naam van de agenda nodig. Dit wordt u per e-mail toegestuurd samen met het opslagpad wanneer het wordt vrijgegeven. Als de gedeelde agenda van een andere gebruiker niet meer kan worden gesloten, kunt u verdere instellingsopties gebruiken.

Sommige gebruikers beschrijven een probleem dat optreedt bij het importeren van agendagegevens. Een (2) wordt weergegeven naast uw eigen agenda. Dit betekent niet dat het een andere kalender is. In plaats daarvan stelt het de gebruiker op de hoogte van 2 ongelezen agenda-items.

Tip: Als u de agendaweergaven van meerdere agenda's wilt overlappen, markeert u alle agenda's in het weergavemenu linksonder in Outlook met een vinkje. Outlook toont u vervolgens een volledig overzicht waarin de agenda-items in verschillende kleuren zijn gemarkeerd. Als u de tijdschaal voor de duidelijkheid wilt wijzigen, is dit ook mogelijk met slechts een paar klikken in de Outlook-instellingen. Een eenmalige wijziging van het tijdschema voor een afspraak kan ook met één klik worden gedaan.

Zet twee verschillende kalenders bij elkaar

Te veel verschillende kalenders bijhouden is in de praktijk niet erg hoopvol. Zelfs als u de kalenders in de weergave over elkaar heen legt, ontstaan er redundanties en onjuiste invoer. Als u meerdere agenda's en hun afspraken in één agenda wilt combineren, kunt u dit doen door de afspraken van de ene agenda naar de andere te kopiëren.

Hoe de Outlook-agenda te synchroniseren

Waar men jaren geleden uitsluitend met een personal computer werkte, is het tegenwoordig vanzelfsprekend om e-mails of nieuwe afspraken in te voeren met alle bestaande eindapparatuur. Tablet, smartphone, een digitale klok zoals de Apple Watch of notebooks en digitale assistenten zoals Siri en Alexa bieden verschillende mogelijkheden om afspraken in de Outlook-agenda op te slaan en in fracties van een seconde te synchroniseren.

Als u een e-mailaccount van Outlook.com of Outlook op uw iPhone, iPad of Android-apparaat gebruikt, kan de Outlook-agenda zonder problemen worden gesynchroniseerd. Het gebruik van een Google-agenda of andere op software gebaseerde organizer in Outlook is ook probleemloos, zolang ze maar correct worden gemigreerd.

Synchroniseer Outlook-agenda met Android

De meeste gebruikers van een Android-mobiele telefoon of -tablet gebruiken standaard Google Agenda op hun apparaat. Om dit in Outlook te integreren, moeten de volgende stappen worden uitgevoerd:

1. Navigeer online naar uw Google-account en open de agenda die u met Outlook wilt integreren.

2. Ga in Google naar het menugebied "Instellingen voor mijn agenda" en kopieer vervolgens de link in het item "Openbaar adres in iCal-formaat" naar het klembord.

3. Open nu het menu in Outlook: "Agenda openen / Van internet".

   

4. Voer in het nieuw geopende dialoogvenster de link Google Agenda in.

   

5. Nadat de gegevens zijn overgezet, worden de afspraken uit Google Agenda en Outlook automatisch gesynchroniseerd.

Synchroniseer Outlook-agenda met Apple

U kunt uw iCloud-agenda eenvoudig synchroniseren met Outlook op uw pc door het gratis Windows-programma iCloud voor Windows te downloaden. Na het instellen heb je verschillende instelmogelijkheden.

Als u het selectievakje "Mail, Contacts, Calendar and Tasks" activeert, wordt de iCloud-agenda geïntegreerd in Outlook. Vanaf nu vindt u dit als een apart agenda-item in Outlook. Ook alle contacten, taken en eerdere afspraken worden overgezet.

De Outlook-app gebruiken op mobiele apparaten

Met Android en iOS kun je ook gebruikmaken van de smartphone- en tabletversie van Microsoft Outlook. De mobiele versies zijn gratis beschikbaar voor beide besturingssystemen.

• Downloadlink Android
• Downloadlink iOS

Na het downloaden kunt u Outlook gewoon gebruiken op uw tablet of smartphone. De synchronisatie van bestaande agenda's werkt ofwel via de importwizard of direct bij het instellen van het e-mailaccount met de setup-wizard. Bovendien kunnen nieuwe agenda's op elk moment handmatig aan Outlook worden toegevoegd.

Efficiëntere praktische tips voor de Outlook-agenda

Activeer de AND-koppelingen in de geavanceerde zoekopdracht met behulp van het register

Om ervoor te zorgen dat meerdere zoektermen gevonden kunnen worden in de Outlook-zoekfunctie, waar ook de kalender bij hoort, moet u wijzigingen aanbrengen in het register. Dit is essentieel omdat Outlook standaard zoekt met OR-links. Het Windows-register wordt het register genoemd. Het slaat informatie en instellingen op voor Windows en programma's zoals Outlook.

Meer over AND-links: AND-links activeren in geavanceerd zoeken met behulp van het register

Agenda op het bureaublad weergeven

Als u snel moet zijn en tegelijkertijd een duidelijke presentatie van uw agenda nodig heeft, kunt u het programma “Vergeet niet” voor Outlook gebruiken. Met de softwareapplicatie kunt u uw afspraken en taken vanuit Outlook direct als kalender op het bureaublad weergeven.

Een alternatieve toepassing die uw afspraken ook op het bureaublad toont zonder Outlook te openen, is de gratis DeskTask-tool van Carthago Software. De applicatie vraagt de afspraken en taken voor de komende dagen op vanuit Outlook en geeft ze overzichtelijk weer op de desktop. Zonder Outlook te starten heb je een goed overzicht van alle komende afspraken.

Archiveer de kalender van jaar tot jaar

Een kalenderarchief is interessant voor zowel professioneel als privé werk. Wanneer er in voorgaande jaren een afspraak heeft plaatsgevonden, kunt u op elk moment in het archief achterhalen. Dit is vooral belangrijk voor belangrijke vragen van autoriteiten of andere instellingen. Veel gebruikers archiveren hun agenda standaard aan het einde van het jaar en gebruiken hiervoor de volgende instructies.

Tip: gebruik Outlook "Vandaag"

In de e-mailmodule van Outlook 2007 en 2010 kunt u via de knop “Outlook Today” de laatste berichten weergeven. Om met slechts één klik naar het Vandaag-scherm te gaan vanuit de Agenda-module van Outlook, toont u de uitgebreide werkbalk.

Tip: Gebruik Opschonen Herinneringen als Outlook twee keer herinneringen toont

Gebruikers die veel afspraken moeten coördineren, profiteren van Outlook-herinneringen. In sommige gevallen verschijnen herinneringen dubbel en driedubbel in Outlook, wat vervelend en afleidend kan zijn. Microsoft Outlook-gebruikers kunnen deze fout onmiddellijk corrigeren met een eenvoudige Windows-opdracht. De programma-interne lijst kan meestal worden verwijderd met het commando "cleanreminders". Als gevolg hiervan worden dubbele herinneringen uitgeroeid. Hetzelfde geldt als Outlook herinneringen toont voor afspraken die in het verleden zijn.

Kalender opmaken volgens DIN-regels

Als Microsoft Outlook de kalenderweken niet correct in de kalender laat zien, kan dit komen door een verkeerde instelling. De kalender wordt weergegeven in de Amerikaanse versie en niet volgens DIN 1355 / ISO 860. U kunt de instellingen wijzigen in de kalenderopties in Outlook.

Stel kernwerktijden en terugkerende afspraken in de Outlook-agenda in

Outlook biedt een breed scala aan functies voor het dagelijkse werk. Een praktische functie is het bepalen van de kernwerktijden. Tegelijkertijd is een tekortkoming dat je alleen de kernuren per week kunt instellen. In de steeds flexibeler wordende wereld van werken is dit niet erg effectief, vooral niet voor freelancers en marginale deeltijdwerkers. Een mogelijkheid om verschillende werktijden in te voeren wordt geboden door serieafspraken die u individueel kunt aanmaken en bewerken. Met deze aanpak is het zonder problemen mogelijk om de werkelijke werkuren in Outlook weer te geven.

Conclusie: de Outlook-agenda - professionele planning voor elke gebruiker

De kalenderfunctie van Microsoft Outlook ondersteunt gebruikers op verschillende manieren. Enerzijds maakt de kalender in Outlook indruk door zijn eenvoud in opbouw, overzichtelijkheid en gebruiksvriendelijkheid. Aan de andere kant kunnen afspraken redelijk worden gepland en weergegeven in verschillende kalenderweergaven. Met verschillende instellingen en opties is het mogelijk om de kalender in Outlook te individualiseren en aan te passen aan persoonlijke omstandigheden.

Er zijn verschillende en praktijkrelevante functies in de plannings- en kalenderfuncties. Van de

• Kleurontwerp van de afspraken voorbij
• De automatische reactie op planningsconflicten tot
• Naar tabelweergaven

er zijn veel manieren om het dagelijks leven efficiënter te maken met Microsoft Outlook.

Met zijn kalenderfuncties en professionele planning voor vergaderingen garandeert Microsoft Outlook dat teamwerk op elk moment mogelijk is. Samenvattend biedt de agendafunctie van Microsoft Outlook zowel particuliere gebruikers als bedrijven van elke omvang een breed scala aan mogelijkheden voor het gericht plannen van afspraken en het individualiseren van toegang tot agenda's en afspraken.

Gebruikers die de tips en trucs met betrekking tot de menu's en de instelmogelijkheden van Microsoft Outlook kennen, kunnen Outlook optimaal gebruiken en hun afspraken optimaal plannen. Met Microsoft Outlook is het ook mogelijk om agenda's te synchroniseren, afsprakenreeksen op te zetten en mobiele apparaten te integreren. In het tijdperk van digitalisering garandeert Microsoft Outlook dat afspraken en taken zo goed mogelijk worden gestructureerd zodat je professioneel kunt werken.