Microsoft Outlook gebruiken: tips en instellingen

Met deze handleidingen word je een Outlook pro

Outlook aanschaffen als onderdeel van het Office pakket of als losse versie is de eerste stap om professioneel te communiceren via e-mail, taken aan te maken of afspraken te beheren. Weten hoe u Outlook correct en intuïtief gebruikt, is belangrijker dan de eerste installatie.

De mogelijkheden van Outlook zijn divers en stellen gebruikers in staat professioneel te communiceren. De integratie van Microsoft PowerPoint, Excel of Word levert een aanzienlijke meerwaarde op voor gebruikers van Microsoft Office. Daarnaast zijn er belangrijke functies waarmee gebruikers snel, efficiënt en met een hoog competentieniveau kunnen communiceren met Microsoft Outlook. Om Outlook professioneel te kunnen gebruiken, is het zinvol om vertrouwd te raken met schriftelijke instructies en gedigitaliseerde handleidingen die de basis van Outlook en insider-functies uitleggen.

Video-tutorial in Outlook: hoe u het meeste uit Outlook haalt

Berichten, afspraken en items zoeken en sorteren

Microsoft Outlook maakt het gebruikers in principe gemakkelijk om de software te gebruiken. Naast de zelfverklarende menustructuur vinden gebruikers in het programma geïntegreerde instructies en een duidelijke helpfunctie die via een apart menu-item kan worden geselecteerd. Deze kan op elk moment via het menupunt "Help" in het menulint worden opgeroepen.

Ondanks deze gebruiksvriendelijke structuren zijn sommige functies verborgen, onbekend voor nieuwe gebruikers of op het eerste gezicht niet als essentieel herkenbaar.

Een essentiële hulp naast de helppagina, trainingen en tutorials is de in Outlook geïntegreerde zoekfunctie, die u altijd als vast veld boven de menubalk kunt vinden:

Zoeken in Outlook is handig en stelt gebruikers in staat om individuele zoekparameters in te stellen. Zo is het mogelijk om op bepaalde termen te zoeken, in meerdere mappen te zoeken, in archiefmappen te zoeken of tegelijkertijd een e-mailhandtekening te scannen op zoektermen of om geavanceerde zoekopties weer te geven.

Hoewel de geavanceerde zoekfunctie prominent aanwezig is in het bovenste menugebied in de huidige versie van Outlook, was deze bijvoorbeeld verborgen in eerdere versies. Als je de toetsencombinatie CTRL + SHIFT + F niet kende, was het moeilijk om geavanceerd zoeken te controleren. U kunt de instant search in Outlook 2010 en alle volgende versies eenvoudig aanpassen aan uw persoonlijke wensen.

Belangrijke tip voor gebruikers van Outlook 2007 en 2010

Kun je belangrijke e-mails niet vinden ondanks dat de zoekfunctie is ingeschakeld? In dit geval is het noodzakelijk om de indexering van Outlook opnieuw te starten. Dit geldt met name voor Outlook-versies 2007 en 2010, aangezien beide programma's de Windows-zoekindex gebruiken voor zoekopdrachten. Als deze zoekindex beschadigd is, zal de zoekopdracht niet meer correct werken. Na het opnieuw indexeren vindt uw systeem alle e-mailberichten zoals gewoonlijk.

Gebruikers moeten ook uiterst voorzichtig zijn met het verwijderen van items rechtstreeks uit de zoekmap in Outlook. Aangezien zoekmappen uitsluitend virtuele mappen zijn die zijn gekoppeld aan de fysieke mappen, leidt elke verwijdering in de zoekmap tot een "echte" verwijdering. Op deze manier verwijdert u bewust elementen uit Outlook.

De sorteerfunctie van Outlook gebruiken - tips en trucs

Elke Outlook-gebruiker weet het: als je vergeet om in Outlook verder te lezen en inkomende berichten te sorteren, verlies je snel het overzicht. Om deze uitdaging aan te gaan, moet men vooral de sorteermogelijkheden in Outlook kennen en gebruiken. U kunt bijvoorbeeld macro's en regels in de inbox definiëren om inkomende nieuwsbrieven goed te sorteren en te ordenen.

De functie om verzonden berichten op te slaan in een speciale klantenmap in plaats van in de map "Verzonden items" is spannend en vooral handig in een professionele omgeving. De automatische sorteerfunctie bespaart tijd en toont alle berichten die naar een klant zijn verzonden overzichtelijk in een map. In het adresboek heeft u ook de mogelijkheid om te sorteren op achternaam of andere criteria die voor u van belang zijn.

Iedereen die meerdere e-mailaccounts beheert met Microsoft Outlook, stelt het op prijs dat de ontvangen e-mails in Outlook kunnen worden gesorteerd op het account waarnaar de e-mail is verzonden. Deze handige functie werd geïntroduceerd met Outlook 2003 en helpt om inkomende berichten duidelijker weer te geven. Het is ook mogelijk om alle berichten van een afzender weer te geven.

De functie van het weergeven van gerelateerde e-mails gesorteerd in een discussieboom is uiterst praktisch. Dit type arrangement geeft u een overzicht van alle berichten en hun inhoud, vooral voor langdurige projecten met een groot aantal e-mails.

Samenvattend maakt de sorteerfunctie in Outlook de vele voordelen van de software compleet. Door te sorteren en de uitgebreide en logisch opgebouwde zoekfuncties houdt u als gebruiker het overzicht. Je mails, taken, items en afspraken evenals je inbox zijn te allen tijde gesorteerd.

Outlook gebruiken - professioneel e-mails verzenden

Het verzenden en ontvangen van e-mails maakt voor de meeste Outlook-gebruikers deel uit van de dagelijkse routine. Interessant is ook dat je de weergaven in Outlook flexibel kunt aanpassen. Het is bijvoorbeeld mogelijk om alleen de ongelezen berichten weer te geven om op geen enkel moment nieuwe e-mails te missen. Dit werkt met een of meer e-mailaccounts. Het maakt niet uit of je meerdere verschillende accounttypes en verschillende mailboxen gebruikt, zoals IMAP en Exchange, in je Outlook.

In dezelfde stap heb je ook de mogelijkheid om je berichten in verschillende kleuren te markeren voor follow-up. De markeringen met verschillende gekleurde vlaggen kunnen op elk moment worden aangevinkt met een "klaar" vinkje. Zo ziet u in één oogopslag visueel welke berichten nog verwerkt moeten worden voor opvolging.

Beheer gelezen en ongelezen e-mails vakkundig

Het is ook praktisch om specifieke instellingen te maken en bijvoorbeeld alleen berichten van de afgelopen 7 dagen of voornamelijk e-mails met bijlagen weer te geven. Als je ook wilt weten hoeveel berichten er in een map zitten, kun je dit met een paar aanpassingen in de Outlook-instellingen weergeven.

Kopieën van belangrijke, verzonden e-mailberichten kunnen ook in een willekeurige map worden geplaatst. Nadat u uw nieuwe e-mails hebt gelezen, kunt u meerdere berichten of hele mappen markeren en in hun geheel als gelezen of ongelezen weergeven. U kunt net zo gemakkelijk afzonderlijke gelezen e-mails in hun oorspronkelijke staat herstellen en ze als ongelezen laten markeren. Als je ongelezen berichten wilt verwijderen, bijvoorbeeld in de spamfolder, dan werkt dit met gebruiksvriendelijke toetscombinaties.

Synchronisatieproblemen en onvoldoende internetverbinding

Als er synchronisatieproblemen zijn in oudere versies van Outlook, kunnen afzonderlijke berichten in de map Conflicten worden opgeslagen. Het is zinvol om deze map regelmatig te bekijken. Heeft u onvoldoende wifi-ontvangst of problemen met uw mobiele verbinding en kunt u in Outlook maar onvoldoende e-mails ophalen. In dit geval kunt u uw berichten ook offline lezen en schrijven. Zodra u al uw e-mails hebt verwerkt, gaat u online en verzendt u uw berichten. Deze instelling kan ook interessant zijn voor zakenreizen buiten Europa als toegang tot internet kostbaar is.

Praktische tip:

Als u wilt inzoomen op uw e-mails om te lezen, kunt u dit doen met een sneltoets. Als alternatief vindt u rechtsonder in het hoofdvenster van Outlook een schuifregelaar waarmee u de zoomfactor met de muis kunt aanpassen.

Algemene Outlook-functies en essentiële optimalisatie-opties

Een essentiële functie in Outlook om gemakkelijk e-mails, afspraken of taken terug te vinden is de geïntegreerde zoekfunctie die hierboven genoemd is. In de huidige versie van Outlook kunt u eenvoudig het zoekveld boven de menubalk gebruiken voor full-text zoeken. Sneltoetsen en zoeklimieten maken het zoeken nog handiger. Het maken van favorietenmappen is ook praktisch relevant en effectief. Favoriete mappen garanderen dat mappen die regelmatig worden gebruikt altijd terug te vinden zijn. Sleep favoriete mappen in één stap met de muis naar het gebied boven de algemene mappenstructuur. Hierdoor ziet u over het algemeen uw favoriete mappen in het bovenste gedeelte van de weergave.

Naast favorietenmappen en een professionele opstelling van e-mails, is het zinvol om de ontvangen berichten continu te archiveren. De automatische archiveringsfunctie die in de software is geïntegreerd, maakt met regelmatige tussenpozen automatisch een back-up van uw gegevens. Het verplaatst de berichten van Outlook naar een extern archiefbestand.

Zo weet u als gebruiker zeker dat belangrijke berichten op geen enkel moment verloren kunnen gaan door virussen of gebruikersfouten. Automatische archivering kan zonder problemen worden gestopt en uitgeschakeld voor afzonderlijke mappen of modules. Als u specifiek in archiefbestanden wilt zoeken, moet u deze archiefbestanden openen in Outlook. Dit doet u door eerst op Bestand te klikken. Selecteer vervolgens Openen en het item Outlook-gegevensbestanden. In de volgende stap kunt u de geavanceerde zoekfunctie gebruiken.

Sluit alle vensters in één stap

Weet je dat? U hebt verschillende vensters geopend in Windows en Outlook en moet deze een voor een sluiten. Dit is gemakkelijker in Outlook door de opdracht "Alle vensters sluiten" te gebruiken. In de nieuwste Outlook 365 vind je de vereenvoudiging in het menu: "Beeld> Venster> Sluit alle elementen."

Pas taken, notities en agenda aan

Zeker in tijden waarin veel afspraken en taken tegelijkertijd moeten worden afgerond, is het belangrijk om altijd het overzicht te behouden. Outlook garandeert dit door verschillende instellingen in de agenda en in de takenlijsten. U kunt bijvoorbeeld alle belangrijke taken overzichtelijk weergeven op vervaldatum.

In een professionele omgeving is het essentieel om op korte termijn antwoord te krijgen op vergaderverzoeken. Outlook presenteert vergaderverzoeken overzichtelijk en biedt gebruikers extra toegevoegde waarde: Vanaf Outlook 2010 kunt u duidelijk zien welke genodigden hebben geaccepteerd en welke de afspraak nog niet hebben bevestigd. Deze functie maakt het makkelijker om in gebreke blijvende collega's of zakenpartners op te volgen en gezamenlijke afspraken te realiseren.

De notitiefunctie in Outlook is ook handig en praktisch. In plaats van papieren post-its die:

• Maak een kantoor en bureau rommelig,
• Negeer de regels voor gegevensbescherming en
• waarvan de inhoud over het hoofd kan worden gezien,

u heeft de mogelijkheid om de notitiefunctie te gebruiken wanneer u Outlook gebruikt. Notities worden op dezelfde manier als papieren post-its op het scherm weergegeven en kunnen indien nodig en voor een betere differentiatie in verschillende kleuren worden weergegeven.

De notitiefunctie kan gebruikers helpen om belangrijke trefwoorden of taken op te slaan uit de agenda of de takenlijst in Outlook.

Maak de map "Verwijderde items" leeg

Als u veel berichten en spam-e-mails ontvangt, raakt de in Outlook geïntegreerde map "Verwijderde items" snel vol. Het is mogelijk om de map zonder enige moeite te verwijderen. Een klik met de rechtermuisknop is voldoende om het verwijderingsproces te starten met het commando "Map leegmaken". Het is belangrijk dat de map alleen objecten bevat die verwijderd moeten worden. Om deze reden is het zinvol om vóór het definitieve verwijderingsproces door de map te gaan en te controleren op onjuist verwijderde e-mails.

U kunt Outlook ook zo instellen dat alle verwijderde e-mails automatisch worden verwijderd wanneer u de software afsluit.

Ontwerp macro's en toon ze in Outlook

In Microsoft Outlook en ook in andere softwaretoepassingen zijn er altijd gelijkwaardige werkvolgorden. In dit geval biedt Outlook de mogelijkheid om macro's in te stellen om effectiever te kunnen werken. Macro's zijn een reeks opdrachten die automatisch worden uitgevoerd. Naast de macro's kunt u Outlook ook gebruiken om ze in het lint in te voegen. Zo heb je met één klik je persoonlijke macro's bij de hand. U kunt uw macro's ook digitaal ondertekenen.

Berichten opmaken zoals u zou doen in Microsoft Word

Outlook 365-gebruikers gebruiken graag de opmaakopties die verschijnen in het menu-item "Tekst opmaken" zodra een nieuw e-mailbericht wordt geschreven. Gebruikers kunnen zelf bepalen of ze een bericht als HTML of sms willen versturen en in welk lettertype of lettergrootte de mail moet worden opgesteld.

In oudere Outlook-versies, zoals Outlook 2007 en 2010, had de software een eigen e-maileditor. Dit was op dezelfde manier gestructureerd als Microsoft Word. Met de editor hadden gebruikers toegang tot verschillende ontwerpfuncties zonder Word te hoeven gebruiken. Bij latere instellingen zou ook een commentaarfunctie kunnen worden toegevoegd.

Sjablonen gemakkelijk vinden

In de loop van de verdere ontwikkeling van Outlook is de opslaglocatie van de sjablonen voor e-mails of sjablonen uit Word en Excel gewijzigd. In de meeste gevallen kunt u uw persoonlijke sjablonen vinden onder het volgende zoekpad:

C: \ Gebruikers \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Sjablonen.

Een andere bron waarin Outlook-instellingen worden opgeslagen, is het register. Meer informatie over hoe u het register kunt vinden en welke gegevens worden opgeslagen, vindt u onder de volgende link.

Toon brontekst

Een interessante functie voor ervaren programmeurs is het weergeven van de brontekst van berichten. In eerdere versies van Outlook was rechtsklikken op het bericht voldoende om de brontekst weer te geven. De functie is verborgen in de huidige versie van Outlook 365 - maar is met een paar klikken te vinden:

1. Dubbelklik op een bericht waarvan u de bron wilt bekijken.

2. Typ bovenaan het zoekveld "brontekst".

3. De optie "Verdere acties verplaatsen".

4. Klik op de link en selecteer in het volgende venster: "Andere acties"> "Broncode".

5. U kunt de brontekst van het bericht bekijken en indien nodig kopiëren of wijzigen.

Samenvatting en conclusie

Het gebruik van Microsoft Outlook is niet moeilijk. De softwareapplicatie is zo opgezet en doorontwikkeld dat deze eenvoudig inzetbaar is voor alle dagelijkse communicatietoepassingen. De meeste functies kunnen intuïtief worden bediend en zijn gerangschikt in gebruiksvriendelijke menu's. Outlook maakt ook indruk met:

• Ook een geavanceerde zoekfunctie
• De mogelijkheid om functies te bundelen met andere programma's uit de Office-familie zoals Excel of PowerPoint.

Contacten, notities, individuele instellingen, afspraken en vele andere functies maken de functionaliteit van Outlook compleet. Gebruikers handelen doelmatig wanneer ze nieuwe functies uitproberen, instructies en handleidingen raadplegen en tips gebruiken om Outlook continu beter en effectiever te kunnen gebruiken.