Hoe de Outlook-agenda te gebruiken voor afspraken en taken

Een overzicht van alle functies

Of het nu gaat om professionele of privé-afspraken - bijna iedereen is dagelijks bezig met het organiseren van zichzelf en zijn persoonlijke omgeving. Daarom staat een agenda, bijvoorbeeld de Outlook-agenda, centraal bij elke professionele afsprakenplanning. Nadat Outlook is geopend door te dubbelklikken op de muisknop, vindt u linksonder in het programmagebied verschillende pictogrammen. Het kalenderpictogram in Outlook vindt u direct naast het pictogram voor e-mails.

Naast de agenda is het zinvol om belangrijke taken in Outlook te noteren en af te werken. Het taakgebied, dat in Outlook 365 als een pictogram naast het adresboek is gerangschikt, is hiervoor geschikt.

Outlook-gebruikers die de mogelijkheden van de "Agenda en Taken"-functies kennen en beheersen, werken en plannen efficiënter en gerichter. Naast de agenda en taken waarderen gebruikers ook de zoekfunctie van Outlook. Outlook biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om in één keer te zoeken naar afspraken en e-mails. Deze optie is vooral handig en praktisch bij het gebruik van Outlook voor zakelijke doeleinden, omdat het de werkefficiëntie op kantoor effectief ondersteunt.

Organiseer afspraken professioneel - moeiteloos mogelijk met Outlook

De kalender in Outlook is in principe vanzelfsprekend en gebruiksvriendelijk. Een nieuwe afspraak maken is mogelijk met slechts een paar klikken. Daarnaast zijn er veel trucs en beproefde hulp om u te helpen afspraken effectief en voordelig in te voeren. Het is bijvoorbeeld mogelijk om bestaande afspraakgegevens te kopiëren om het invoeren van nieuwe afspraken gemakkelijker te maken. Ook het slepen van een e-mail met een belangrijke afspraak naar de knop “Agenda” of “Taak” is praktijkgericht. Op deze manier kunt u een afspraakinvoer of een nieuwe taak genereren en de inhoud van de e-mail direct bij de hand hebben als herinnering. Het omzetten van taken in afspraken met de muis is effectief en bespaart kostbare tijd.

In de volgende tekst leest u hoe u taken kunt organiseren: Sorteer taken op categorieën

Efficiëntietip:

Omdat alle Office-programma's met een netwerk zijn verbonden, heeft u op elk moment de mogelijkheid om afspraken of taken vanuit Word en Excel rechtstreeks in Outlook aan te maken. U kunt hiervoor een knop invoegen in Microsoft Word of Excel en de taak of afspraak met één klik overzetten naar Outlook.

In dit artikel lees je hoe je taken maakt vanuit Word.

Een groot voordeel van de Outlook-agenda is de mogelijkheid om afspraken met andere mensen af te stemmen zonder een gedeelde agenda te gebruiken. Hiervoor is in Outlook het tabblad “Vergadering aanvragen” beschikbaar. Vergaderverzoeken kunnen automatisch worden geaccepteerd in Outlook. Als de aangevraagde afspraak niet bezet is in de kalender, wordt de aanvraag door het systeem bevestigd. Als alternatief kunt u ook instellen dat elk vergaderverzoek handmatig moet worden verwerkt en geaccepteerd.

In plaats van langdurige persoonlijke of digitale communicatie, kunnen met deze procedure afspraken worden gecoördineerd met slechts een paar klikken. Als alternatief hebben Outlook-gebruikers ook de mogelijkheid om individuele afspraken als een iCalendar-bestand te verzenden. In dit geval behoudt de ontvanger de controle over zijn agenda. Hij kan indien nodig de afspraakaanvraag en de notitie importeren in Outlook. De export als iCalendar-bestand is bijvoorbeeld handig voor mensen die niet persoonlijk bekend zijn bij de afzender. Als Outlook-gebruikers zelden afspraken met anderen hoeven te coördineren, kan het zinvol zijn om individuele afspraken of uittreksels uit de agenda te verzenden zonder specifieke afspraakverzoeken te vragen. Het delen van een agenda of agenda-uittreksels en het up-to-date houden van afspraken is gebruiksvriendelijk in Outlook en kan met weinig moeite worden gedaan.

Markeer afspraken in kleur, verplaats of verwijder ze

Afspraken, taken en e-mails zijn nauw met elkaar verbonden in Outlook. Om deze reden biedt Outlook 2007-versie de mogelijkheid om belangrijke e-mails in de inbox te markeren met verschillende, gekleurde vlaggen voor opvolging met de muis. Naast kleurcodering kan Outlook u herinneren aan een taak die aan een bericht is gekoppeld.

U kunt afspraken ook eenvoudig verplaatsen zonder te klikken door tekst in te voeren of ze met de muis te slepen en neer te zetten. Dit kan in hetzelfde kalendergebied en ook via de datumnavigator voor andere weken, maanden of jaren. Microsoft Outlook past dan automatisch de datum aan en houdt de tijd bij. Ook is het mogelijk om met één klik meerdere afspraken naar een andere dag te verplaatsen, bijvoorbeeld als u ziek bent of op een werkdag niet kunt werken. Dubbele afspraken kunnen met een paar eenvoudige stappen worden verwijderd met behulp van een toetsencombinatie per opdracht.

In sommige gevallen kan het belangrijk zijn om afspraken voor een bepaalde datum in hun geheel te verwijderen. Dit is bijvoorbeeld handig als u een agenda van een collega overneemt en zijn of haar oude afspraken niet meer nodig heeft. U kunt alle afspraken vóór een bepaalde datum uit uw Outlook-agenda verwijderen door over te schakelen naar de afspraakweergave in tabelvorm. In deze weergave heeft u de mogelijkheid om afspraken op datum te sorteren en te verwijderen.

Ook de presentatie van verschillende agendaweergaven in de Outlook-agenda is praktijkgericht. U kunt een kalenderweergave per dag, voor een hele week of de werkweek of voor een hele maand weergeven.

Afspraken versturen kan ook via Outlook. Hoe dit werkt lees je in dit artikel: Afspraken versturen

In oudere Outlook-versies, bijvoorbeeld Outlook 2007, heeft u ook de mogelijkheid om de detaildichtheid in de maandweergave weer te geven. Deze functie geeft u drie weergaveopties:

• "Laag",
• "Gemiddeld" en
• "Hoog".

De optie "Laag" is automatisch vooraf ingesteld.Als u in Outlook in de maandweergave geen relevante afspraken kunt vinden, kan de detaildichtheid hiervan de oorzaak zijn. Outlook biedt in principe verschillende en specifieke weergave-instellingen voor afspraken. Het is onder andere mogelijk om de huidige, belangrijke toekomst of, als alternatief, de afspraken uit het verleden weer te geven.

Terugkerende terugkerende afspraken - een belangrijke functie in Outlook

Naast eenmalige afspraken zijn er veel terugkerende afspraken die wekelijks, maandelijks of jaarlijks worden herhaald. In plaats van elk van deze afspraken handmatig in Outlook in te voeren, garandeert het invoeren van terugkerende afspraken tijdwinst. Het geeft Outlook-gebruikers ook de zekerheid dat ze geen essentiële afspraken hoeven te missen. Een terugkerende afspraak definieert u rechtstreeks in Outlook onder het tabblad "Nieuwe afspraak" met de knop "Serietype". Voor elke afspraak kunt u een herinnering in Outlook implementeren.

Serieafspraken kunnen worden geselecteerd en ingevoerd in het dialoogvenster. Er was een probleem met de selectie van werkdagen in oudere versies van Outlook. In de huidige versie van Outlook is dit probleem verholpen, zodat in principe elke combinatie als serieafspraak mogelijk is.

Wilt u de hele reeks afspraken bewerken of verwijderen, dan kan dat ook zonder problemen. Als u bijvoorbeeld een afspraak verwijdert uit een reeks afspraken, laat het systeem u in een venster weten of de hele reeks afspraken ook verwijderd moet worden. Nadat u uw keuze heeft gemaakt, klikt u op de knop "OK" om het dialoogvenster te sluiten.

Ook deze functie is praktijkgericht om individuele afspraken uit een reeks afspraken te kunnen wissen. Als er bijvoorbeeld geen wekelijkse vergadering in het bedrijf heeft plaatsgevonden, kan de geannuleerde afspraak vervolgens uit de agenda worden verwijderd zonder de hele serie te hoeven verwijderen en opnieuw in te stellen.

Gebruik de ALPEN-methode en professionaliseer je timemanagement

Moet u veel afspraken coördineren en elke werkdag of privé-activiteiten nauwkeurig en professioneel plannen? In dit geval is het zinvol om de bekende ALPEN-methode te gebruiken, die voornamelijk wordt gebruikt door managers of wordt onderwezen in seminars over tijdbeheer. De ALPEN-methode beschrijft een methodiek van doordacht timemanagement. Het werd opgericht door de bekende auteur Lothar J. Seiwert. De ALPEN-methode is gebaseerd op de veronderstelling dat het voldoende is om elke dag enkele minuten te besteden aan het opstellen van een schriftelijk dagplan. Dit werkt volgens de ALPEN methode als volgt:

1. Schrijf taken, afspraken en activiteiten op.

2. Maak een schatting van de duur van de activiteiten.

3. Plan buffertijden.

4. Maak beslissingen voor de dag.

5. Opvolging en aanpassing

De ALPEN-methode kan efficiënt worden ondersteund door de Outlook-agenda, het taakgebied of de weergave "Outlook Today".

Zorgvuldig taken in Outlook ordenen: zo werkt het

Taken verschillen over het algemeen van afspraken doordat ze geen startdatum hebben. Bij een taak ligt de focus op de activiteit of een doel. Kortom, afspraken zijn gebonden aan een duidelijk gedefinieerd begin- en eindpunt. Daarentegen is de vervaldatum bepalend voor taken. Wanneer de taak expliciet wordt uitgevoerd, is niet gedefinieerd.

U kunt met één klik nieuwe taken in Outlook maken op het tabblad "Taken". Er verschijnt een lint waar u taken kunt beheren, volgen of verplaatsen.

Voor een betere oriëntatie en duidelijkheid van alle relevante taken heb je de opties in Outlook,

• Verberg voltooide taken in Outlook
• om alleen de taken weer te geven die al zijn voltooid in Outlook.
• U kunt voltooide taken ook volledig uit Outlook verwijderen.

Selecteer hiervoor de optie "Voltooide taken" onder "Taken". U krijgt dan alle voltooide taken te zien. Je kunt deze eenvoudig verwijderen met de toetsencombinatie of het commando CTRL + A. Outlook geeft u ook de mogelijkheid om een specifieke taakweergave weer te geven en op te slaan.

Houd taken bij en druk een takenlijst af

Het bijhouden van alle taken is essentieel. Om deze reden is het zinvol om de taken in de taakplanner te sorteren op alle beschikbare kolommen. Als alternatief heeft u de mogelijkheid om taken vrij in te delen en gedefinieerde pictogrammen in de taakbalk weer te geven. De uitgebreide weergavemogelijkheden in het taakgebied garanderen dat je in één oogopslag belangrijke en minder relevante taken kunt onderscheiden. Je kunt de volgorde van je taken bepalen door ze te nummeren en een aparte kolom voor de nummers. U kunt uw samengevatte taken tegelijkertijd verwerken tot een takenlijst, ze weergeven, openen of afdrukken samen met de weekkalender.

Taken delegeren en filteren - vooral handig in het professionele gebied

Als u niet elke taak persoonlijk afhandelt, kunt u automatisch statusrapporten opvragen. De geautomatiseerde statusinformatie geeft u een overzicht van het voltooiingsniveau waarop de taak zich momenteel bevindt. Deze optie is vooral belangrijk in een professionele omgeving wanneer relevante taken worden gedelegeerd. Taken die al zijn gedelegeerd, kunnen op elk moment worden overgedragen aan een andere medewerker. Naast statusrapporten voor gedelegeerde taken heeft Outlook een professionele filterfunctie voor taken. U kunt dit gebruiken om taken te filteren op gedefinieerde criteria. Het is onder andere mogelijk om specifiek:

• Bekijk alle taken die zijn toegewezen aan een specifieke medewerker
• Die een specifieke uitgerekende datum hebben of
• een gedefinieerde ingang in het onderwerp hebben.

Taken kunnen ook met drag & drop worden omgezet in een afspraak zonder dat deze opnieuw hoeven te worden aangemaakt.

Tip:

Gebruik specifieke Outlook-sjablonen om snel afspraken of taken te maken die in principe dezelfde structuur hebben. Zo bespaart u veel tijd, elimineert u ontslagen en plant u afspraken en taken effectief in.

Vanaf Outlook 2007 zijn taken die al naar het archief zijn verplaatst, nog steeds zichtbaar als ze zijn gemarkeerd voor opvolging. Gebruikers die veel taken in Outlook beheren, waarderen deze optie. Het is waardevol om herinnerd te worden aan taken, e-mails en afspraken die zijn opgeslagen in de archiefmap.

Gebruikers van Outlook 2003 hebben een speciale optie met betrekking tot de weergave van taken en afspraken. U kunt de takenlijst in de kalender weergeven. Zo houdt u tegelijkertijd uw afspraken en taken in de gaten. Gebruikers van andere Outlook-versies kunnen de weergave-instellingen gebruiken om te bepalen welke delen van Outlook moeten worden weergegeven.

Softwaretip:

Wilt u uw Outlook-taken, agenda en agenda op uw bureaublad zien zonder Outlook te openen? In dit geval kunt u gebruik maken van het gratis programma DeskTask. DeskTask draait onder Windows 10 en kan worden gebruikt met alle bekende Outlook-versies.

Conclusie: organiseer afspraken en taken perfect in Outlook

Met Microsoft Outlook krijgt u een complexe en doordachte softwaretoepassing om uw afspraken en taken perfect te organiseren. Outlook biedt verschillende mogelijkheden voor het implementeren van afspraken, afspraakverzoeken en terugkerende afspraken. Bovendien kunnen de kalenderweergaven worden aangepast. Afspraken kunnen met slechts een paar klikken worden gedeeld of omgezet in taken. Het verantwoordelijkheidsgebied is vooral waardevol wanneer verschillende activiteiten en behoeften in de professionele of particuliere sector verstandig moeten worden gekanaliseerd. Dankzij de gebruiksvriendelijke structuur draagt Outlook bij aan een professioneel georganiseerde agenda.