Zo kan een e-mailadres verborgen worden
Er zijn situaties waarin de geadresseerden van een e-mail niet mogen zien wie de e-mail ook heeft ontvangen. Er zijn veel redenen om heimelijk berichten te verzenden en in de meeste gevallen hebben ze betrekking op gevoelige gegevens of specifieke problemen in een bedrijf. Zelfs bij algemeen toegankelijke informatie kan het problematisch zijn als een e-mailbericht naar veel ontvangers wordt gestuurd via een contactgroep waarbij elke ontvanger de verschillende e-mailadressen kan ontcijferen.
Vooral op het gebied van gegevensbescherming moet ervoor worden gezorgd dat persoonlijke informatie, waaronder ook het e-mailadres, niet zichtbaar is wanneer groeps-e-mails worden verzonden. Dit geldt totdat alle geadresseerden hebben ingestemd met de verzending in platte tekst.
Een contactgroep verbergen
In Microsoft Outlook kunt u alle geadresseerden en hun e-mailadressen verbergen in een distributielijst of, in nieuwere versies, in een contactgroep. Dit kan door gebruik te maken van het veld “Bcc” (Blind carbon copy) dat bij elk nieuw e-mailbericht in Outlook kan worden aangeklikt. Het verbergen van de contactgroep werkt als volgt:
-
Maak een nieuwe e-mail aan en klik op de knop "Bcc".
-
Dubbelklik op de groep uit het adresboek en sluit het dialoogvenster met "OK".
Hierdoor komt de naam van de distributeur in het Bcc-veld terecht. Wanneer het bericht wordt verzonden, wordt de distributiegroep vervangen door de individuele e-mailadressen. Deze worden niet getoond aan de ontvangers.
Tip: Als de "Bcc"-knop niet zichtbaar is in het e-mailvenster, gaat u als volgt te werk:
Klik in het e-mailvenster op Aan (in plaats van Bcc).
Klik eenmaal op de distributielijst en vervolgens op de knop "Bcc" Via deze procedure worden de naam van de contactgroep en alle e-mailadressen weergegeven in het Bcc-veld.
Het veld "Aan" kan zonder invoer worden gelaten. Als alternatief kan het zinvol zijn om uw eigen e-mailadres in dit veld in te voeren of om een denkbeeldig adres zoals "[email protected]" te gebruiken. Het adres hoeft niet in alle gevallen te bestaan, zolang het maar overeenkomt met de zakelijke conventies: "[email protected]".
