Outlook: tips en trucs kennen en gebruiken

We hebben alle informatie voor je!

Microsoft Outlook is een van de meest gerenommeerde en effectieve communicatieprogramma's op de markt voor softwaretoepassingen. Naast de bekende functies, zoals het wijzigen van een lettertype of kleur, het aanpassen van de opmaak, het starten van de spellingcontrole of het openen van het kalendervenster, zijn er nog andere insidertips en trucs die elke gebruiker zou moeten kennen. Met deze tips en hints kunnen Outlook-gebruikers het maximale uit Outlook halen om Outlook sneller en nauwkeuriger te bedienen.

Tips en trucs voor Outlook

In principe wordt iedere gebruiker geconfronteerd met de vraag of hij een betaald communicatieprogramma zoals Microsoft Outlook moet gebruiken of tevreden is met gratis applicaties zoals Microsoft Mail of Mozilla Thunderbird. Als je voor Microsoft Outlook hebt gekozen, rijst ook de vraag of je Outlook of Office in de 32- of 64-bits versie moet kopen.

Dit is een principiële kwestie en hoe krachtig de gebruikte computer is. Bij een 32-bits versie kan maximaal 4 GB RAM worden geïnstalleerd. Een 64-bits besturingssysteem daarentegen ondersteunt een aanzienlijk hoger RAM-geheugen en heeft dus een hoger prestatieniveau. In de regel kan 8 GB, 16 GB of meer RAM worden gebruikt.

Gebruikers kunnen handleidingen voor alle programma's en functies van Outlook en naast alle andere softwaretoepassingen van Microsoft op internet vinden op de volgende link: docs.microsoft.com/de-de/.

Start Outlook sneller en verklein de grootte van het gegevensbestand

Dagelijks werken met Outlook is leuk als het programma snel en zonder functionele storingen werkt. Als de softwaretoepassing langzaam en langzaam opstart, kunnen er te veel of te trage invoegtoepassingen zijn om de schuld te geven. In dit geval is het belangrijk om onnodige invoegtoepassingen te verwijderen om het systeem weer te versnellen.

Grote PST- of OST-bestanden kunnen ook een systeem en communicatie met Microsoft Outlook vertragen. Om deze reden is het zinvol om regelmatig de grootte van het PST-bestand te controleren. Alle informatie en instellingen uit Outlook worden opgeslagen als invoer in een PST- of OST-bestand. De grootte van het bestand kan worden verkleind door mappen of bestanden met een groot volume op een andere manier op te slaan of te archiveren.

Na een grote actie waarbij bestanden worden gecontroleerd en verwijderd, mag het gegevensbestand niet tegelijkertijd in omvang krimpen. Dit komt omdat Outlook het gegevensbestand niet onmiddellijk opruimt nadat informatie is verwijderd. Als alternatief kan de compressie van het gegevensbestand ook handmatig worden gestart. Met deze procedure kunnen noodzakelijke back-ups sneller worden uitgevoerd. Bovendien start Outlook sneller op.

Belangrijk: Controleer de map 'Verzonden items' voortdurend, deze bevat in veel gevallen een enorme hoeveelheid gegevens en bijlagen die niet absoluut noodzakelijk zijn. Als u opslagruimte wilt besparen, kan het effectief zijn om de map "Verwijderde items" gedeeltelijk leeg te maken.

Ook kan het interessant en praktisch zijn om de tijden dat u met Outlook werkt vast te leggen en te evalueren. Weten hoe lang werkstappen duren kan belangrijk zijn, niet alleen voor zelfstandigen, freelancers of werkgevers. Ook particulieren profiteren van de evaluatie van de informatie, die eenvoudig kan worden overgezet naar Microsoft Excel.

E-mails en e-mailverkeer: tips voor meer overzicht en efficiëntie

Er zijn veel tips en trucs met betrekking tot het schrijven en verzenden van e-mails en algemeen e-mailverkeer. Wist je bijvoorbeeld dat je met Outlook alle vensters tegelijk kunt sluiten?

• In Outlook tot versie 2007 bel je Bestand → Alle elementen detailopname.
• Neem in Outlook 2010 de opdracht: Beeld → Venster → Alle items sluiten.

Overigens sluiten deze commando's niet alleen berichten af, maar ook alle andere Outlook-vensters. Als u nog geen wijzigingen in een van de vensters heeft opgeslagen, biedt Outlook u de mogelijkheid om dit alsnog te doen.

Een andere belangrijke tip voor Outlook is om het onderwerp achteraf toe te voegen aan de inbox. Het later toevoegen van het onderwerp aan een bericht kan handig zijn om in de toekomst beter en sneller naar de inhoud van de e-mail te kunnen zoeken. Bij e-mails die al dan niet met een kort onderwerp worden verzonden, is het zinvol om later van onderwerp te veranderen.

Maak Outlook duidelijk - zo werkt het

Duidelijkheid is eigenlijk een belangrijk punt in Outlook. Veel gebruikers vragen zich bijvoorbeeld af hoe je veel berichten kunt bijhouden en het belangrijke van het onbelangrijke kunt scheiden. Een manier is om de weergaven in Outlook aan te passen. Het doel van elke wijziging in instellingen moet zijn dat de inbox beheersbaar is. De efficiëntie van de e-mailverwerking kan ook het automatisch sorteren van de inbox in chronologische volgorde omvatten. Deze procedure maakt het bijvoorbeeld mogelijk dat Outlook na een lange afwezigheid van vakantie de eerstvolgende ongelezen e-mail opent in plaats van het eerstvolgende gelezen bericht.

De functie van het weergeven van berichten voor elke ontvanger of het in het algemeen samen weergeven van gerelateerde e-mails kan ook essentieel zijn. De belangrijkste instelmogelijkheden vindt u in het menu "Beeld".

Insidertip:

In Outlook kun je de weergave-instellingen ook gebruiken om het totale aantal berichten in de map weer te geven in plaats van het aantal ongelezen berichten in de inbox.

Open een nieuwe e-mail - overal en altijd

Dubbelklik op een vrije ruimte in een map of in de inbox om een venster te openen waarin u een nieuwe e-mail kunt schrijven.

Dit werkt echter alleen bij vacatures onder de e-maillijst - anders opent Outlook de e-mail waarop je hebt geklikt. U kunt de e-maillijst echter verbergen door op het plus-pictogram te klikken naast de kolom die momenteel wordt gegroepeerd in Outlook tot versie 2007. Minimaliseer in Outlook 2010 de lijst door op het zwarte driehoekje naast de gegroepeerde kolom te klikken.

De inhoud van het klembord als e-mail verzenden

Heb je iets geschreven in Outlook of in een ander programma en wil je deze tekst als e-mail (of als onderdeel van een e-mail) versturen?

1. Selecteer het tekstgedeelte en kopieer het naar het klembord met Ctrl + C.
2. Schakel over naar Outlook (ongeacht welke module momenteel geopend is).
3. Druk op Shift + Ins - Outlook opent een nieuw e-mailvenster en kopieert de inhoud van het klembord erin.

Als er geen e-mailvenster verschijnt, klik dan op een willekeurig element in het Outlook-venster (dit kan ook een afspraak of een contactpersoon zijn) en druk nogmaals op Shift + Ins.

Uitnodigingen accepteren of weigeren met een sneltoets

Heeft u een vergaderverzoek ontvangen? Als je het wilt accepteren, selecteer je het in de inbox en druk je op Alt + C ("c" voor "aCcept", vertaald: "accept"). Als u het wilt weigeren, selecteert u het en drukt u op Alt + D ("D" voor "weigeren").

Herhaal de laatste zoekopdracht in Outlook

Je weet toch zeker dat je in een lange e-mail zit met Bewerken ⇒ Vinden (tot Outlook 2003) of Bericht ⇒ Zoeken of zoek naar een tekenreeks met de sneltoets F4. Zolang u de zoekdialoog geopend heeft, kunt u de knop Blijf zoeken naar de volgende gebeurtenis springen.

Wanneer u het dialoogvenster echter hebt gesloten, drukt u op de toetsencombinatie Shift + F4 - Outlook springt naar het volgende exemplaar zonder eerst het dialoogvenster te openen.

Zodra u de laatste locatie heeft bereikt, geeft Outlook een bijbehorend bericht weer.

Sorteer en doorzoek Outlook nog sneller

Wil je alle e-mails uit de huidige map die afkomstig zijn van een bepaalde afzender tonen? Ga in Outlook tot versie 2007 als volgt te werk:

1. Klik in het zoekveld of druk op Ctrl + E om de cursor in het zoekveld te plaatsen.
2. Voer de eerste paar letters van de naam van de afzender in. Outlook filtert nu alle e-mails uit die de zoektekst bevatten die is ingevoerd in de afzender, onderwerp of berichttekst.
3. Klik op de kolomkop vanzodat de e-mails van deze afzender samen worden weergegeven.

In Outlook 2010 is er een snellere variant (maar helaas alleen vanaf deze versie):

1. Klik op de kolomkop vanom te sorteren op deze kolom. Op deze manier worden alle e-mails van elke afzender onder elkaar weergegeven.
2. Voer de eerste paar letters in die beginnen met de naam van de afzender. Hiermee gaat u naar de eerste e-mail van deze afzender.

Vul het adresveld automatisch in in Outlook

Outlook suggereert meestal e-mailadressen die al in gebruik zijn zodra u een paar letters typt in de BijVeld ingevoerd. Outlook doorzoekt de lijst met eerder ingevoerde e-mailadressen (de auto-complete lijst). Als dit niet gebeurt, kunt u Ctrl + K gebruiken om geschikte vermeldingen in het adresboek te zoeken.

Geef de bestandsnamen van de systemen direct weer

Vindt u vaak dat u een hele reeks bestandsbijlagen in een e-mail ontvangt en hebt u moeite om de bestanden uit elkaar te houden omdat de namen alleen aan het einde verschillen, maar Outlook de bestandsnamen niet volledig weergeeft? Dan moet je eerst de e-mail openen om de volledige namen te zien.

In Outlook kunt u dit ook doen zonder de e-mail te openen. Je eigen commando vind je in het contextmenu (in de inbox), waarmee je een submenu kunt openen waarin de namen van alle systemen te zien zijn. Vanuit het submenu kunt u direct afzonderlijke systemen openen met het bijbehorende programma. Het commando in het contextmenu heet Bijlagen tonen.

E-mails verplaatsen zonder slepen en neerzetten

E-mails kunnen meestal heel eenvoudig met drag & drop naar een map worden verplaatst. Soms is drag & drop echter niet praktisch, bijvoorbeeld bij het "vervangen van de muis" van sommige notebooks. Een commando uit het contextmenu helpt:

• In Outlook t/m versie 2007 klik met de rechtermuisknop op de e-mail(s) en roep het commando Verplaatsen naar map Aan. Selecteer in het dialoogvenster dat nu opent de gewenste doelmap en klik op Oke.
• Klik in Outlook 2010 met de rechtermuisknop op de e-mail(s) en roep het commando op Beweging en selecteer de gewenste map in het submenu dat nu wordt geopend. Alleen de mappen op het hoogste niveau verschijnen echter in het submenu; Meer diep geneste mappen zijn te vinden via het menu-item In een andere map.

Beheer e-mailopslag en internetverbinding

Als u een e-mail met een grote bijlage van meer dan 20 MB via uw Outlook wilt versturen, krijgt u hoogstwaarschijnlijk een foutmelding met de standaard Outlook-instellingen. Microsoft Outlook beperkt de grootte van de bestanden die u kunt verzenden tot 20 MB of 10 MB voor Exchange-accounts. Deze limiet voorkomt dat uw computer voortdurend te grote bijlagen uploadt die de limieten voor de meeste internetserviceproviders overschrijden. U kunt groter dan gemiddelde bijlagen verzenden via OneDrive of een andere cloudprovider. Met name afbeeldingen en afbeeldingen kunnen veel ruimte in beslag nemen. Daarom heeft u vanaf Outlook 2010 de mogelijkheid om afbeeldingen te comprimeren voordat u ze per e-mail verzendt.

Als je op vakantie of op zakenreis geen voldoende snelle of alleen een dure internetverbinding hebt, is het zinvol om als eerste stap alleen de headers van de e-mails in Outlook te downloaden. In dit geval ziet u in elke e-mail de volgende informatie:

• Verwijzing,
• Afzender,
• Ontvanger,
• Verstuur datum.

Pas wanneer u een e-mail opent, wordt deze volledig gedownload. U maakt de instellingen in de Outlook-opties.

Softwaretip:

Als u dubbele e-mails automatisch wilt verwijderen, kan het softwareprogramma MoDupRemover interessant en effectief zijn. Het verwijdert systematisch dubbele berichten sinds de begindagen van Outlook en is compatibel met de huidige versie van Outlook en Windows 10.

Videozelfstudie - tip van een expert: Een persoonlijke notitie opslaan in Outlook

Expert tip "eigen opmerking"

In sommige gevallen kan het belangrijk zijn om persoonlijke notities aan een e-mail toe te voegen. Outlook biedt zijn gebruikers deze optie aan met de functie "Openbaar bericht". Met deze functie kunt u een bericht in uw inbox of in een specifieke map maken zonder het eerst te hoeven verzenden. Ondanks de misleidende term “openbaar bericht” is deze notitie alleen zichtbaar voor de gebruiker. Het kan niet worden verzonden omdat het geen ontvangersveld heeft. Roep in Outlook 2010 en later de opdracht "Start> Nieuwe items> Extra items> Openbaar bericht in deze map plaatsen". In de huidige versie van Outlook 365 heet de functie "Post to this folder".

U kunt uw eigen notities of berichten in het algemeen professionaliseren met snelle onderdelen. Net als seriemodules in Microsoft Word, bestaan snelmodules in Outlook uit kant-en-klare teksten of tekstdelen die als snelmodules kunnen worden opgeslagen op het tabblad "Invoegen" in de categorie "Tekst". In principe kunnen uit elke e-mail een of meer snelle delen groeien.

E-mails afdrukken en opslaan

Niet alle berichten zijn belangrijk en moeten worden bewaard. Sommige e-mails zijn ook essentieel vanuit professioneel of privé oogpunt en moeten worden gearchiveerd en ook afgedrukt. Zelfs als Outlook een goede printfunctie aan boord heeft, worden niet alle uitgebreid ontworpen e-mails correct afgedrukt. Dit werkt zonder enige moeite door de e-mail in de browser te bekijken. De afdruk werkt ook met berichten die zijn opgemaakt in html. In de browser vindt u ook specifieke weergave-instellingen waarmee u een voorbeeld kunt bekijken en de afdruk kunt instellen.

Zoekmap

In Outlook vindt u zowel zoekmappen aan de systeemzijde als ook persoonlijke zoekmappen. Met zoekmappen kunt u uw e-mails sorteren volgens vooraf gedefinieerde criteria. Bestaande zoekmappen zijn te vinden in het lint "Mappen". U kunt daar ook nieuwe zoekmappen aanmaken.

Belangrijke sneltoetsen en snelle stappen:

1. Open het contextmenu via het toetsenbord: Druk op de Shift-toets + F10-toets.
2. Dialoogvenster openen: Ctrl + Shift + Y.
3. Verplaats berichten naar een map: CTRL + SHIFT + V.
4. Maak een notitie (van elke module): CTRL + N of CTRL + SHIFT + N.
5. Druk meerdere e-mails tegelijk af: houd de CTRL-toets ingedrukt en klik de e-mails na elkaar aan met de muis.
6. Verwijder ongelezen, onbelangrijke e-mails met één klik: CTRL + A.
7. Start Outlook slechts één keer: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recycle (Voer voor xx het versienummer van uw Outlook in en kopieer de opdracht naar de opdrachtprompt met een rechtermuisknop)

Conclusie: gebruik Outlook-tips en -trucs om redenen van efficiëntie

Gebruikers waarderen vooral de gebruiksvriendelijkheid van Microsoft Outlook en het scala aan functies, dat naast het opstellen en verzenden van e-mail nog vele andere tools en functies omvat. Het kennen van de algemene functies van Outlook is essentieel. Daarnaast is het uit efficiencyoverwegingen voordelig om aanvullende tips en trucs uit te proberen en toe te passen. Met hen is het mogelijk om het maximale uit Microsoft Outlook te halen, elke taak professioneel af te handelen en alle mogelijkheden te benutten die de software applicatie biedt voor particuliere of zakelijke gebruikers.