Back-up in Outlook - maak professionele back-ups van gegevensbestanden en mappen

Praktische tips en algemene informatie over gegevensback-up

Microsoft Outlook-gebruikers verzenden, archiveren en verzenden in de loop van de tijd enorme hoeveelheden gegevens. Daarnaast worden agenda-items, persoonlijke taken, bestanden die als bijlagen worden verzonden en persoonlijke gegevens uit het adresboek verzameld.

Iedereen die zijn papieren notitieboekje of analoge kalender kwijt is, begrijpt hoe belangrijk adressen, telefoonnummers of berichten zijn. Een verlies is moeilijk te verwerken. Hetzelfde geldt voor de digitale versie en voor de gegevens die zijn opgeslagen in Microsoft Outlook. Als een systeemcrash, virus of andere gebeurtenis ervoor zorgt dat de computer opnieuw wordt opgestart, kan dit pijnlijk zijn. Vooral wanneer belangrijke gegevens, opdrachten, adressen en andere informatie niet zijn geback-upt en verloren gaan.

Een dergelijk scenario moet koste wat kost worden voorkomen. Om deze reden is het cruciaal voor Outlook-gebruikers om regelmatig een back-up van hun persoonlijke gegevens te maken. Het is ook handig om de locatie van de gegevensbestanden te weten. Gebruikers moeten een oppervlakkig begrip hebben van hoe en waar Outlook adressen, afspraken en taken opslaat. Dit bewustzijn en een systematische gegevensback-up garanderen dat alle essentiële Outlook-gegevens worden geback-upt en nog steeds beschikbaar zijn in geval van systeemproblemen.

Instructievideo - Outlook: een back-up maken van Outlook en een back-up van uw e-mails maken

Praktische tip: Als u slechts enkele, belangrijke e-mailberichten wilt bewaren en geen volledige back-up wilt maken, is archiveren als pdf-bericht ideaal. De gratis software PDF Creator helpt je om e-mails als een bestand op te slaan, vergelijkbaar met een afdrukproces. Een pdf-bestand kan probleemloos met verschillende programma's en eindapparaten worden gelezen, wat niet gezegd kan worden van het eigen MSG-formaat van Outlook. Tegelijkertijd is het ook mogelijk om belangrijke mails op te slaan in een map onder Windows in MSG-formaat.

Een ander alternatief voor het opslaan in MSG- of PDF-formaat kan het opslaan in een tekstbestand zijn. Outlook biedt u de gebruiksvriendelijke mogelijkheid om meerdere e-mails in één TXT-bestand te archiveren. Op deze manier kunt u gerelateerde berichten gericht en samen opslaan.

Hoe Microsoft Outlook uw gegevens opslaat Om bij systeemproblemen of een virusaanval direct te kunnen handelen, is het belangrijk om de achtergrond en instellingsmogelijkheden te kennen en te weten hoe Outlook uw gegevens opslaat. Kortom, Outlook archiveert uw gegevens in bestanden met twee verschillende bestandsextensies:

1. Outlook offline-bestanden (OST-bestand).
2. Persoonlijke winkelbestanden (PST-bestand).

De offline bestanden van Outlook

Offline-bestanden van Outlook worden door het systeem gebruikt voor:

• IMAP-accounts,
• Microsoft 365-accounts,
• Wissel ook accounts uit
• Outlook.com-accounts

gemaakt. Alle genoemde e-mailaccounts worden gekenmerkt door hun decentrale, serverondersteunde opslag. Deze manier van bewaren heeft veel voordelen. Naast snelle toegang vanaf verschillende eindapparaten, worden uw gegevens opgeslagen op beveiligde servers en beschermd tegen virussen of malware.

Naast de originele bestanden op de server, creëert Outlook offline gegevensbestanden, die worden afgekort met de bestandsextensie "OST". Het zijn continu gesynchroniseerde exemplaren die worden vervangen zodra de mailbox met internet is verbonden. Zonder internettoegang kunnen gebruikers verder werken met behulp van de OST-bestanden, aangezien alle relevante gegevens en informatie op de harde schijf worden gekopieerd. Als de verbinding met internet tot stand is gebracht, worden alle wijzigingen, bijvoorbeeld e-mailberichten die in de tussentijd zijn gemaakt, verwerkt. Het OST-bestand wordt automatisch bijgewerkt. Als een OST-bestand handmatig wordt verwijderd, maakt Outlook een nieuwe aan. Dit gebeurt zodra de computer en de server opnieuw zijn verbonden.

Per ongeluk verwijderde gegevens op een Exchange-server kunnen ook eenvoudig opnieuw worden geactiveerd. Voorwaarde hiervoor is dat de beheerder een bewaarbeleid heeft gemaakt voor verwijderde objecten. Dit is een van de vele voordelen van Exchange-servers en de reden dat veel bedrijven dit type e-mailcommunicatie gebruiken.

Persoonlijke winkelbestanden

In tegenstelling tot Outlook offline bestanden worden Personal Store bestanden alleen centraal op de computer opgeslagen. Ze kunnen worden omschreven als het essentiële gegevensarchief voor berichten, taken, instellingen en contacten. Alle berichten en Outlook-items in een Outlook-gegevensbestand (.pst) zijn alleen beschikbaar op de computer waarop het bestand is opgeslagen.

Naast de gegevens wordt ook de specifieke mappenstructuur in PST-bestanden opgeslagen. Het is mogelijk voor Outlook om verschillende PST-bestanden aan de systeemzijde te maken. Dit gebeurt onder andere op commando van de gebruiker, om privé of zakelijke e-mails van elkaar te scheiden. Als kopieën van PST-bestanden niet regelmatig worden opgeslagen, gearchiveerd in back-ups of handmatig worden geback-upt, kunnen alle gegevens onherroepelijk verloren gaan in het geval van een computercrash of een storing van de harde schijf. Aangezien crashes en virusaanvallen zonder waarschuwing plaatsvinden, is het belangrijk om proactief te zijn.

Persoonlijke winkelbestanden worden voornamelijk gemaakt voor POP-accounts. Tot de versie van Outlook 2013 werd alle informatie van IMAP-accounts ook geback-upt in PST-bestanden. Gebruikers van oudere Outlook-versies meldden, vooral met IMAP-accounts, dat e-mailberichten op onverklaarbare wijze na bijna 3 maanden verdwenen. Het probleem kan worden opgelost door de instellingen aan te passen.

Belangrijk: Gebruikers van oudere Outlook-versies of mensen die met POP3-e-mailaccounts werken, moeten er altijd voor zorgen dat ze een back-up van hun PST-bestanden blijven maken om gegevensverlies te voorkomen.

Insidertip: Met individuele instellingen hebt u ook gelijktijdig toegang tot e-mailberichten van een POP3-server op twee verschillende pc's. In dit geval moet u de regels in de accountinstellingen van uw mailbox wijzigen. Vervolgens wordt op elke pc een PST-bestand met gelijkwaardige gegevens gemaakt.

Informatie: Het zogenaamde standaard PST-bestand is essentieel voor Outlook-gebruikers. Hierin worden in principe zowel de gehele inbox en outbox als alle afspraken en contacten beheerd. Om deze reden mag het standaard PST-bestand op geen enkel moment worden verwijderd. Aangezien PST-bestanden gevoelige persoonlijke gegevens bevatten, kunt u deze optioneel beveiligen met een wachtwoord. Deze procedure is met name relevant als meerdere medewerkers in een bedrijf een computer delen en geen toegang mogen hebben tot persoonlijke e-mails.

De locatie van Outlook-gegevensbestanden vinden

Handmatige back-up van Outlook-gegevensbestanden is een archiveringsoptie. Hiervoor heeft u toegang nodig tot de locatie van de databestanden. U kunt de locatie van de gegevensbestanden in Outlook als volgt vinden:

1. Navigeer naar de accountinstellingen via het item "Bestand" in het menu in Outlook.

   

2. Klik op het sub-item “Import / Export.” U start de Outlook import en export wizard.

   

3. Met Windows Verkenner hebt u toegang tot alle gegevensbestanden die op uw computer zijn opgeslagen. U kunt dit handmatig opnemen in een back-up of een kopie opslaan op een stick of een andere harde schijf.

Zo maakt u een back-up van uw gegevens met Microsoft Outlook

De handmatige back-up van databestanden kan handig zijn en werken als u continu een back-up maakt van gegevens, documenten en instellingen met professionele back-upsoftware. De elegantere en veiligere manier om een back-up van uw OST- of PST-bestanden te maken, is door een back-up van uw gegevens te maken met de exportwizard, rechtstreeks vanuit Outlook.

Met de exportwizard worden uw e-mails, agenda-items en contacten gekopieerd naar een nieuw PST-bestand en geback-upt. Om de exportwizard in Outlook te starten, moet u het volgende doen:

1. Navigeer in Outlook onder Bestand naar het 2e menu-item "Openen en exporteren". Deze opdracht opent een nieuw venster met verschillende opties.

   

2. Klik op het sub-item “Import / Export.” U start de Outlook import- en exportwizard.

3. Selecteer in het geopende venster "Exporteren naar bestand" om een back-up te maken van uw gegevens die zijn opgeslagen in Outlook.

   

4. De volgende stap zou moeten zijn om te kiezen of u uw gegevens wilt opslaan in een door komma's gescheiden CSV-bestand of in een Outlook-gegevensbestand. Selecteer hier altijd het Outlook-gegevensbestand, omdat u dit formaat in het geval van gegevensverlies getrouw aan het origineel in Outlook kunt importeren.

   

5. In het volgende venster heeft u de mogelijkheid om de mailbox te selecteren die u wilt archiveren. Belangrijk hierbij is dat je in een PST-bestand maar één e-mailinbox met alle daarin opgenomen gegevens kunt opslaan. Als u meerdere e-mailboxen in Outlook beheert, moet u het exportproces voor elke mailbox herhalen.

6. Klik in het volgende venster op "Bladeren" om de opslaglocatie voor uw Outlook-gegevensbestand op te geven. U kunt elke map kiezen en de naam van het exportbestand kiezen met de uitgang PST. Als u eerder een gegevensback-up heeft gemaakt in Outlook, wordt standaard de eerder gebruikte bestandsnaam weergegeven. Als het een reguliere gegevensback-up is, sluit dan de export van duplicaten uit. In dit geval bevat de doorlopende reservekopie van uw gegevensbestand altijd de meest actuele gegevens.

   

7. Met "Voltooien" wordt uw Outlook-gegevensbestand als reservekopie opgeslagen. Het databestand kan worden gekopieerd van de opslaglocatie en tijdelijk worden opgeslagen op cloudopslag zoals bijvoorbeeld OneDrive.

Tip: Activeer over het algemeen het selectievakje "Inclusief submappen“Zodat alle elementen van het e-mailaccount uit alle submappen worden gearchiveerd. Onder het menu-item "filter“Je hebt de mogelijkheid om tot in detail te bepalen welke berichten of afzonderlijke elementen moeten worden gearchiveerd. Voor een normale gegevensback-up heeft u de filterfunctie in de regel niet nodig.

Praktische tip: Wil je niet de hele mailbox archiveren maar alleen een belangrijke projectmap? Markeer in dit geval de map of mappen waarvan u een back-up wilt maken in plaats van een back-up van de hele mailbox te maken.

Informatie: Wist u dat u uw Outlook-distributielijsten ook naar Excel kunt exporteren? Lees hier hoe het werkt.

Het is verstandig om regelmatig een back-up te maken van uw e-mailinbox als u niet met een IMAP- of Exchange-account werkt. Het back-upbestand kan vervolgens eenvoudig in het systeem worden geïmporteerd met behulp van de Outlook-importwizard. Dit werkt ook bij het overschakelen van Outlook Express naar Outlook.

Praktische tip: Maak regelmatig een agenda-item in Outlook, bijvoorbeeld maandelijks, om de mailbox met alle gegevens te exporteren. Dankzij de herinneringsfunctie van Outlook mis je de archivering niet en heb je over het algemeen back-ups die zo goed als nieuw zijn.

Samenvattend is het niet moeilijk om de exportfunctie van Outlook te gebruiken. Hiermee kunnen POP3-e-mailaccounts professioneel worden geback-upt en kunnen back-upkopieën van Outlook PST-bestanden worden gemaakt. De gegevens op IMAP- en Exchange-mailboxen kunnen ook worden gearchiveerd. Er hoeft niet per se een back-up van te worden gemaakt, aangezien alle originele gegevens op de server van de provider staan. Dit houdt in dat ze bij dataverlies probleemloos weer geïmporteerd kunnen worden.

Handtekeningen handmatig opslaan

U kunt handmatig een back-up maken van persoonlijk gemaakte handtekeningen door hun opslaglocatie te openen. Dit doe je eenvoudig met de volgende Windows-commando's:

1. Druk tegelijkertijd op de toetsen op uw toetsenbord [Ramen] en [R]. Het dialoogvenster "Uitvoeren", wat bekend stond als een opdrachtprompt onder DOS.

2. Voer de volgende opdracht in bij de opdrachtprompt: "% APPDATA% \ Microsoft \ Handtekeningen"(Zonder citaten).

3. De Windows-map "Handtekeningen", waarin alle handtekeningen die u hebt opgeslagen, worden gearchiveerd. U vindt de handtekeningen zowel in RTF-formaat als ook in HTM- en TXT-formaat. U kunt de handtekeningen gemakkelijk kopiëren van de opslaglocatie, ze overbrengen naar een andere computer of ze tijdelijk opslaan in de cloudopslag.

Automatisch archiveren in Outlook

Microsoft Outlook heeft al jaren de mogelijkheid om e-mails automatisch te archiveren op basis van een vooraf bepaald schema. Automatisch archiveren is vooral handig om de mailbox leeg te houden en de omvang van de mailbox te minimaliseren.

Stel de parameters voor automatisch archiveren als volgt in:

1. Navigeer naar Bestand / Opties.

2. Het selectievenster "Windows-opties" wordt geopend. In de Windows-opties kunt u klikken om wijzigingen in het ontwerp en de functies aan te brengen, het menulint aan te passen of taalopties te selecteren. De instellingsopties voor auto-archivering vindt u in het midden van het venster onder de optie "Geavanceerd".

   

3. Klik op “Auto-Archiving Settings” om aan te geven welke berichten automatisch gearchiveerd moeten worden en in welke tijdsperioden.

   

Alle gearchiveerde berichten kunnen dan worden gevonden in archiefmappen en opnieuw worden geactiveerd. Het is mogelijk om met een paar klikken oudere bestanden en berichten uit het archief te openen en te openen. Hiervoor kunt u enerzijds de auto-archivering in Outlook gebruiken - u kunt ook handmatig een back-up van uw gegevens maken.

Conclusie over de Outlook-back-up en de relevantie ervan voor elke gebruiker

Het is belangrijk om regelmatig een back-up te maken van uw persoonlijke Outlook-gegevens en alle submappen. E-mails, agenda-items, contacten met handgeschreven notities en andere informatie kunnen het gemakkelijkst worden gearchiveerd met behulp van de Outlook-exportwizard. Als alternatief is een handmatige kopie van de bestaande PST- of OST-bestanden ook mogelijk. Hiervoor hebben gebruikers de exacte locatie van het gegevensbestand in Outlook nodig.

Met behulp van de wizard kan per archiveringsproces één account worden opgeslagen. Als u meerdere accounts gebruikt, moet het proces worden herhaald. Voordat u een back-up van gegevens in Outlook maakt, is het essentieel om te begrijpen hoe Outlook gegevens opslaat. Een reservekopie van de gegevens is vooral belangrijk voor POP3-e-mailaccounts, waarbij alle gegevens centraal op de lokale computer worden opgeslagen. Anders kunnen bij een virusaanval alle bestanden, contacten, instellingen en informatie onherstelbaar worden verwijderd. Met het maken van duplicaten bent u gegarandeerd in staat om gegevens op elk moment te herstellen.

Gebruikers van Microsoft Exchange-accounts, IMAP-accounts en gebruikers die Outlook 2013 of later gebruiken, profiteren van de externe opslag van hun gegevens op de servers van de e-mailprovider. Dit betekent dat gegevens die bij deze accounts zijn opgeslagen, nog steeds beschikbaar zijn na een computerprobleem. De Outlook-back-up is niet essentieel voor gebruikers van deze accounts. Ondanks dat het niet nodig is, kan het handig zijn als je om veiligheidsredenen back-ups van je gegevens op een stick of een externe harde schijf wilt bewaren.

Vraag en antwoord over Outlook-back-up

Wat kunt u doen als uw PST-bestanden beschadigd en onleesbaar zijn?

Heeft u een serieus probleem met Outlook en is het PST-bestand ernstig beschadigd en zijn er gegevens verloren gegaan? Een dergelijke situatie is problematisch omdat contactgegevens of e-mails met belangrijke informatie in veel gevallen onherstelbaar verloren gaan. In een dergelijk geval kan, naast een proactieve back-up van uw gegevens, een gratis freeware-software die beschadigde PST-bestanden kan herstellen, helpen.

Is het mogelijk om PST-bestanden naar een andere schijf te verplaatsen en ze te gebruiken?

Heeft u het probleem dat uw harde schijf ondanks doorlopende archivering en back-ups onvoldoende opslagruimte heeft onder Windows? Moet u Outlook PST-bestanden naar een andere schijf verplaatsen vanwege ruimtegebrek? Dan ondersteunen een goed doordacht 5-puntenplan uit Outlook 2013 of de instructies voor gebruikers van Outlook Express je. In beide artikelen leert u hoe u PST-bestanden gemakkelijk naar een andere schijf kunt verplaatsen.

Hoe kan ik belangrijke bijlagen in Windows opnieuw activeren nadat ze zijn verwijderd?

In veel gevallen is een e-mailbericht minder relevant dan de bijlage. Hoewel de mail alleen de verzending bevestigt, is het bijgevoegde PDF- of Excel-bestand van het grootste belang. Als de e-mail is verwijderd, kan de bijlage ook niet worden gevonden. Onder Windows kan de verwijderde bijlage met een truc opnieuw worden geactiveerd door de tijdelijke internetbestanden te doorzoeken.