Professioneel Outlook-handtekeningen maken

Met slechts een paar klikken naar de Outlook-handtekening

Een handtekening in Outlook kan worden aangeduid als een stuk tekst dat handmatig wordt toegevoegd of als standaard aan een e-mailbericht. Het is gebruikelijk om handtekeningen op te nemen in zakelijke e-mailberichten. Een zakelijke e-mailhandtekening benoemt de auteur van een bericht en geeft de belangrijkste contactgegevens weer. Het kan een elektronisch visitekaartje worden genoemd.

Handtekeningen zijn wettelijk verplicht in zakelijke e-mails. Naast de afzender en algemene contactgegevens moet ook de verplichte informatie over de bedrijfsnaam en rechtsvorm worden vermeld, gelijk aan het briefhoofd.

In een besloten omgeving is een handtekening niet wettelijk verplicht. Om begrijpelijke redenen is het zinvol om ook in privé-e-mails een handtekening op te nemen:

• Het identificeert u ongetwijfeld als de afzender van het bericht
• Door de handtekening ziet uw e-mail er professioneel uit
• Door te ondertekenen en de contactgegevens op te geven, wordt het bericht meestal niet uitgefilterd door de spamfilter

Kortom, het is logisch en authentiek om aan elk e-mailbericht een handtekening toe te voegen. Microsoft Outlook biedt vele mogelijkheden om verschillende handtekeningen aan te maken, aan te passen en te individualiseren.

Een handtekening maken in Outlook: een handtekening maken met slechts een paar muisklikken

U maakt een handtekening in Outlook volgens het volgende patroon:

1. Open een nieuw e-mailbericht en ga naar het tabblad Handtekening in het menu Invoegen.

   

2. Er wordt een venster geopend waarin u uw bestaande handtekeningen kunt bewerken of een nieuwe handtekening met individuele opmaak kunt maken. De volgende zijn bijzonder geschikt als inhoud van een privéhandtekening:

   • Uw naam.
   • Jouw adres.
   • Contactgegevens zoals telefoon, fax en e-mail.
   • Optioneel: adres van uw privéwebsite.

   Daarnaast kunt u als optie ook afbeeldingen of geanimeerde GIF.webp-bestanden als logo in uw handtekening opnemen om de handtekening in html individueel en uniek te ontwerpen.

   

3. Het tekstveld waarin u uw handtekening ontwerpt, biedt een breed scala aan aanpassingsmogelijkheden. U kunt onder andere stap voor stap:

   • Selecteer het lettertype, de letterkleur en de lettergrootte.
   • Bepaal de tekstuitlijning: links uitgelijnd, rechts uitgelijnd of gecentreerd.
   • Voeg foto's en links toe.
   • Plaats een visitekaartje in vcf-formaat in het veld Visitekaartje.
   • Selecteer het e-mailaccount waarmee de handtekening moet worden afgeleverd.
   • Bepaal of de handtekening ook moet worden gebruikt voor het beantwoorden en doorsturen van e-mail.

Nadat u alle gegevens hebt ingevoerd, voltooit u het maken van uw handtekening met OK. De handtekening wordt nu geleverd als de standaard handtekening voor het gebruikte e-mailaccount. Er is ook de mogelijkheid om meerdere handtekeningen te ontwerpen voor een enkel e-mailaccount of voor meerdere accounts. Hoewel een handtekening als standaardhandtekening wordt geleverd, kunt u de alternatieve handtekeningen indien nodig handmatig invoegen.

Een handtekening wijzigen

Als u een handtekening wilt wijzigen, zijn er twee gebruiksvriendelijke alternatieven in Outlook:

1. Voer de zoekterm "Handtekeningen" in de zoekbalk in het bovenste gedeelte van Outlook in en open uw handtekening door op "Acties / Handtekening" te klikken.

   

2. Op dezelfde manier als het maken van een nieuwe handtekening, opent u een nieuw bericht en navigeert u vervolgens naar het tabblad Handtekening in de menubalk.

   Wijzigingen in een handtekening moeten worden opgeslagen door op de muisknop met "OK" te klikken. De gewijzigde handtekening wordt dan automatisch toegevoegd aan uw e-mails, afhankelijk van de specifieke instellingen.

Waar u geschikte sjablonen voor handtekeningen kunt vinden

Er zijn handige links en suggesties voor het maken van handtekeningen op internet. Microsoft biedt u als fabrikant van Microsoft Outlook ook sjablonen voor handtekeningen die er professioneel uitzien en geschikt zijn voor zakelijke of particuliere doeleinden. Navigeer naar de handtekeningsjablonen van Microsoft door op de link onderaan het dialoogvenster voor het maken van handtekeningen te klikken: "Sjablonen voor handtekeningen ophalen"Klik. Optioneel vindt u op internet nog meer suggesties en sjablonen voor handtekeningen.

U komt dan op een ondersteuningspagina van Microsoft, die op een gebruiksvriendelijke manier beschrijft hoe u een handtekening maakt met behulp van een sjabloon in Microsoft Word en hoe u deze opslaat in Outlook.

Belangrijke tips voor het ontwerpen van je handtekening

Een handtekening in de privé-omgeving kan individueel worden ontworpen. Wat is toegestaan, is wat behaagt en een goede indruk maakt op de ontvanger van het e-mailbericht.

Zakelijke e-mails en handtekeningen moeten altijd worden opgemaakt volgens DIN-norm 5008. Aangezien e-mails en handtekeningen bedoeld zijn om de correspondentie te vergemakkelijken, heeft de wetgever ze op 01/01/2007 gelijkgesteld met zakelijke brieven en faxen. Daarom dienen bij het ontwerpen van handtekeningen de voorschriften van de wetgever in acht te worden genomen. De zakelijke handtekening moet over het algemeen uit drie delen bestaan:

1. Namen en eventueel een algemene begroeting.
2. Contactgegevens van het bedrijf.
3. Legale informatie.

Bij een zakelijke handtekening dient u er tevens voor te zorgen dat telefoon- en faxnummers volgens DIN-regels zijn opgenomen. Daarnaast is het essentieel dat afzenders hun volledige voor- en achternaam uitschrijven en afkortingen vermijden.

Regelafstand, lettergrootte en onderwerp

Voor elke handtekening is het logisch om het lettertype te gebruiken dat in de hoofdtekst van de tekst wordt gebruikt. In veel gevallen gebruiken bedrijven een bedrijfslettertype voor briefpapier en alle soorten correspondentie. Standaard lettertypen zoals Calibri, Arial of Times New Roman zijn geschikt voor particulieren. Deze fonts zorgen ervoor dat de handtekening in leesbare letters verschijnt voor de ontvanger.

Als je standaard een sierlijk cursief lettertype of speelse lettertypen gebruikt, kan dit tot irritaties leiden. Als lettergrootte moet een letter tussen 10 en 12 punten worden geselecteerd. De regelafstand moet overeenkomen met standaardwaarden en is, net als de e-mail zelf, meestal een enkele regel. Het onderwerp mag nooit worden vergeten in het e-mailbericht.

Logo's en afbeeldingen toevoegen aan de handtekening

Met het grafische symbool kunt u een logo of afzonderlijke afbeeldingen, bijvoorbeeld een bedrijfsfoto, aan uw handtekening toevoegen. Zorg er vóór het invoegen voor dat de afbeelding niet te groot is en goed past in het algemene beeld van uw handtekening. In oudere Outlook-versies verschilt de procedure voor het invoegen van logo's en afbeeldingen - vooral in Outlook 2000 en Outlook 2003 wijken de mogelijkheden af van die van de huidige Outlook-versies.

Ook is het mogelijk om uw handtekening als informatie- en advertentiemedium te gebruiken. Een link naar uw website, een speciale aanbieding of meer informatie over u of uw bedrijf kan nuttig zijn om ontvangers nieuwsgierig te maken.

Zoek handtekeningen in de Windows-map

Opmerking: Als u een persoonlijke handtekening wilt opslaan, heeft u hiervoor het opslagpad nodig. Handtekeningen worden centraal in Windows opgeslagen in een verborgen map die u kunt openen met de volgende Windows-opdracht:

Druk tegelijkertijd op de toetsen [Windows] en [R] - het dialoogvenster "Uitvoeren" wordt geopend.

Voer de volgende opdracht in het dialoogvenster in:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

U komt in de map met uw handtekeningen en kunt deze vervolgens kopiëren en opslaan.

Conclusie over het professionele gebruik van handtekeningen in Outlook

Een handtekening in Outlook is een professionele en beproefde manier om uzelf voor te stellen als afzender van een bericht. De voor- en achternaam, individuele contactgegevens en, in een zakelijke omgeving, het opnemen van juridische informatie zijn essentieel en nuttig.

Een nieuwe handtekening maakt u in Outlook met slechts een paar muisklikken of met behulp van Microsoft Word en externe sjablonen. Het kan handig zijn om foto's of een logo in de handtekening op te nemen. Het is ook essentieel dat u de regels van DIN 5008 voor zakelijke handtekeningen in acht neemt. Een handtekening moet de ontvanger altijd informeren, een snel overzicht van de afzender mogelijk maken en overeenkomen met het algemene beeld van de e-mail.