Outlook: toegang tot agenda toestaan ​​zonder Exchange

In bedrijven die een Exchange Server hebben, is het gemakkelijk om je eigen agenda te delen met een collega. U hebt echter niet per se Exchange nodig: Outlook 2003 en 2007 hebben de mogelijkheid om de kalender of uittreksels weer te geven

Zowel Outlook 2003 als Outlook 2007 bieden de mogelijkheid om de kalender als website op te slaan en deze HTML-pagina vervolgens online te zetten op intranet of internet of op te slaan in een gedeelde map in het netwerk. Een als website opgeslagen kalender heeft twee nadelen:

• De gedeelde agenda kan worden bekeken, maar niet worden bewerkt door iemand die er toegang toe heeft.
• Wijzigingen in uw Outlook-agenda worden niet automatisch doorgezet naar de website. Na grote wijzigingen moet je de kalender opnieuw in HTML-formaat opslaan en online zetten.

Voor het tweede punt is er in ieder geval een oplossing in Outlook 2007. U kunt de kalender ook op een WebDAV-server of op Microsoft Online publiceren en hiervoor een automatische update activeren.

Bewaar de kalender als een website

Doe in Outlook 2003 en 2007 het volgende:

1. Open de kalender.
2. Telefoongesprek Bestand ⇒ Opslaan als website Aan.
3. Voer de tijdsperiode in die op de website moet worden opgeslagen.
4. Als naast het onderwerp van elke afspraak de notities die daarvoor zijn ingevoerd ook zichtbaar moeten zijn in de webagenda, activeer dan de optie Afspraakdetails opnemen A.
5. Als u een afbeelding als achtergrond wilt gebruiken, schakelt u over Achtergrondafbeelding gebruiken en selecteer de afbeelding.
6. Voer de in Kalendertitel die aan het begin van de kalenderpagina zou moeten verschijnen.
7. Voer de locatie in voor het agendabestand en de naam met de extensie .HTM A. Naast het HTML-bestand slaat Outlook een aantal andere bestanden op (afbeeldingen en andere HTML-bestanden voor details). Het is daarom raadzaam om een aparte map voor de bestanden in te stellen, zodat bestanden met dezelfde naam niet per ongeluk worden overschreven.
8. Om ervoor te zorgen dat de kalender onmiddellijk in uw webbrowser wordt weergegeven, schakelt u over Open de opgeslagen website in de browser A.
9. Klik op Opslaan op computer.
10. Er verschijnt een beveiligingswaarschuwing in Outlook 2007 dat de locatie mogelijk niet veilig is. Bevestig met Jadat u wilt doorgaan.
11. Er verschijnt nu een beveiligingsvraag (vanuit uw webbrowser). Bevestig hier met Opendat u het bestand wilt bekijken.
12. Als de kalender op een webserver moet worden opgeslagen, gebruikt u bijvoorbeeld een FTP-programma om alle bestanden van de map naar de webserver te kopiëren.
    

Deel uw agenda op Microsoft Office Online

Als u zich bij Microsoft Office Online registreert met uw Windows Live ID, kunt u uw agenda online zetten en deze algemeen of alleen voor geselecteerde personen beschikbaar stellen. Registratie bij Microsoft Office Online is gratis.

Ga als volgt te werk om u aan te melden bij Microsoft Office Online en een agenda online te delen:

1. Klik met de rechtermuisknop op de agenda in de navigatiebalk.
2. Bel de opdracht Publiceren op internet en dan Publiceren naar Office Online Aan.
3. Als u zich nog niet heeft aangemeld, klikt u op Register.
4. Voer de in E-mailadres en de wachtwoord voor uw Windows Live ID-account en klik op Register en dan verder Compleet.
5. Vul in onder Periode welk gedeelte van uw agenda u wilt publiceren.
6. in het veld detail- Geef aan of alleen de beschikbaarheid, de beschikbaarheid en het onderwerp van de afspraken of alle afspraakdetails (zonder bestandsbijlagen) moeten worden weergegeven.
7. Onder Rechten Geef op of alleen gebruikers die u hebt uitgenodigd of dat iedereen toegang moet hebben tot uw agenda.
   
8. Klik op Verlengd.
9. Bepaal of updates automatisch moeten worden geüpload met vaste tussenpozen of alleen als u de upload handmatig start.
10. De optie Update frequentie ingeschakeld laten.
    
11. Klik twee keer Okeom de kalender nu te uploaden.
12. Outlook biedt vervolgens aan om uitnodigingen voor delen te sturen naar de mensen die toegang zouden moeten hebben (tenzij u algemene toegang hebt geactiveerd). Klik hier op Ja.
13. Outlook opent nu een berichtenvenster dat al een link naar de agenda bevat. Vul hier de adressen in van de personen die goedkeuring moeten krijgen. Schrijf een kort bericht en verstuur de uitnodiging.

De ontvangers van de uitnodigingen geven vervolgens aan dat ze de agenda, die online staat in ICS-formaat, met hun Outlook willen openen. U heeft dan de mogelijkheid om de internetagenda in uw Outlook in te voegen en u op de updates te abonneren.

Agenda-instellingen wijzigen voor Office Online

Als u de instellingen voor de kalender of de publicatie later wilt wijzigen, gaat u als volgt te werk:

1. Klik in Outlook 2007 met de rechtermuisknop op de agenda.
2. Bel de opdracht Publiceren op internet en dan Opties voor publiceren wijzigen Aan.
3. Breng de gewenste wijzigingen aan en klik op Oke.
4. Outlook brengt de wijzigingen nu over naar de website. Er verschijnt dan een dialoogvenster waarin u uitnodigingen kunt verzenden om met andere mensen te delen. Klik hier op Ja respectievelijk. Nee en ga verder zoals hierboven beschreven.

Aandelen beheren

Als u de internetagenda met anderen wilt delen, gaat u als volgt te werk:

1. Klik met de rechtermuisknop op de kalender.
2. Bel de opdracht Publiceren op internet en dan Deel gepubliceerde agenda Aan.
3. U kunt nu (vanaf stap 12 hierboven) een uitnodiging naar andere mensen sturen via e-mail met de link naar de internetagenda.

Als u de vrijgave voor individuele personen wilt annuleren, gaat u als volgt te werk:

1. Klik met de rechtermuisknop op de kalender.
2. Bel de opdracht Publiceren op internet en dan Machtigingen voor delen wijzigen Aan.
3. Selecteer de mensen van wie je de toestemming wilt intrekken en klik op VERWIJDERD. Sluit het dialoogvenster met Oke.

Agenda weer verwijderen uit Office Online

Je agenda weer offline halen:

1. Klik met de rechtermuisknop op de agenda in Outlook.
2. Bel de opdracht Publiceren op internet en dan Van de server verwijderen Aan.
3. Bevestig met Ja.