Afspraakberekening in Word - geen probleem met macro's

Voorbeeld voor het gebruik van macro's

Moderne en effectieve kantoorcommunicatie zonder een krachtig tekstverwerkingsprogramma is ondenkbaar. Microsoft Word wordt beschouwd als de tophond onder tekstverwerkingsprogramma's. Net als de andere Office-programma's Excel, PowerPoint en Outlook wordt het zowel door bedrijven als door particuliere huishoudens gewaardeerd. De meeste taken kunnen worden verwerkt met de functies van Microsoft Word, die op verschillende tabbladen te vinden zijn. In sommige gevallen, waarin specifieke oplossingen nodig zijn, kan het gebruik van macro's in Word ook helpen.

Afspraakberekening in Word - ontwerp een macro voor de automatische afspraakberekening

Een toepassingsgebied voor macro's in Microsoft Word is de geautomatiseerde berekening van datums. Het volgende voorbeeld illustreert de uitdaging voor gebruikers van Microsoft Word:

Stel u voor dat u een afspraak wilt maken in een zakelijke brief die automatisch 14 dagen ouder is dan een datum in de begeleidende brief. In de brief moet bijvoorbeeld automatisch een deadline met een betalingstermijn worden vermeld. Als de brief is geschreven op 02/01/2021, moet de datum 15/02/2022-2023 automatisch worden afgedrukt. Hoe moeten Microsoft Word-gebruikers te werk gaan om de datum automatisch en correct in te voeren? Een macro kan de oplossing zijn en een snelle oplossing bieden.

Waar macro's te vinden in Microsoft Word

Om een nieuwe macro in Microsoft Word in te stellen, navigeert u naar het menu-item "Macro's" in het tabblad "Beeld". U kunt ook de toetsencombinatie ALT + F8 gebruiken om het dialoogvenster voor macro's te openen.

Ga als volgt te werk om de macro in te stellen voor het automatisch berekenen van afspraken:

1. Zorg er in de eerste stap voor dat de macro is opgeslagen in de sjabloon Normal.dot. Dit zorgt ervoor dat de macro actief is in alle documenten die u in de toekomst maakt. U wijzigt de specificatie in het veld: "Macro's in."

   

2. Voer in de volgende stap de naam van de macro in. U kunt de macro bijvoorbeeld "Due14days" noemen. U kunt ook een beschrijving van de macro invoeren in het onderste deel van het invoerveld.

   In de volgende stap wordt u automatisch doorgestuurd van Microsoft Word naar de VBA-ontwikkelomgeving. Op dit moment heeft Microsoft Visual Basic (VBA) de naam die u voor de macro hebt ingevoerd al overgenomen en de cursor verplaatst naar het punt waar u in de volgende stap een enkele formule moet invoeren.

3. Voer als cruciale stap de volgende formule in Microsoft Visual Basic in:

   Selection.InsertAfter Format (Datum + 14, "dd.MM.jjjj")

   

4. Sla de macro vervolgens op met het diskettepictogram en sluit de Microsoft Visual Basic-ontwikkelomgeving. Uw macro is dan klaar voor gebruik.

Test de gemaakte macro in Microsoft Word en gebruik hem op lange termijn

Ga als volgt te werk om de macro te testen die u in Microsoft Word hebt gemaakt:

1. Gebruik de toetsencombinatie ALT + F8 om het dialoogvenster voor macro's te openen.

2. Selecteer de macro "Due 14 dagen" en klik op de knop "Uitvoeren".

3. De huidige datum + 14 dagen wordt automatisch weergegeven op de cursorpositie.

   

Uw macro, die automatisch 14 dagen in de toekomst berekent vanaf de huidige datum, is klaar voor gebruik.

Maak een knop voor de macro in Word - zo werkt het

Als alternatief kunt u, nadat uw macro klaar is voor gebruik, een knop insluiten in Microsoft Word om effectiever met de macro te werken. Het genereren van een knop is handig als u de macrofunctie vaak nodig heeft in zakelijke correspondentie. In plaats van de macro moeizaam uit te voeren met ALT + F8, kunt u de knop of een specifieke toetsencombinatie gebruiken om deze uit te voeren.

Ga als volgt te werk om een knop in een tabblad te integreren:

1. Ga in Microsoft Word naar het tabblad Bestand in het menu Opties en open de Word-opties. Schakel vervolgens naar het menugebied "Lint aanpassen".

   

2. Selecteer "Macro's" in het bovenste gedeelte van het keuzemenu en selecteer de macro die u van tevoren hebt gemaakt.

   

3. Geef in de volgende stap aan op welk tabblad de macro als knop moet verschijnen. Het systeem kan u vragen om een nieuwe subcategorie aan te maken waarin de macro moet worden opgenomen.

4. Als optie kunt u naast een knop ook een toetsencombinatie toewijzen. U kunt het dialoogvenster openen door op het item "Sneltoetsen aanpassen" in het menu "Lint aanpassen" te klikken.

5. Navigeer vervolgens onder "Categorieën" naar het item "Macro's" en zoek naar de macro "Due 14 dagen". In de laatste stap kunt u een toetsencombinatie toewijzen die u gemakkelijk kunt onthouden. U kunt dit overal in een document gebruiken om de macro automatisch uit te voeren.

   

Samengevat bieden de instelmogelijkheden van het menulint de mogelijkheid om persoonlijk gemaakte macro's nog effectiever in Microsoft Word te gebruiken. Je hebt de mogelijkheid om je eigen knop voor de macro te maken en ook een toetsencombinatie op te slaan.

Samenvatting: voeg een geautomatiseerde afspraakberekening toe in Word

Microsoft Word heeft talloze functies en mogelijkheden om teksten te individualiseren. Als in Word de juiste functie of tab voor een vraag ontbreekt, kun je macro's gebruiken die in Visual Basic zijn gegenereerd om het probleem op te lossen.

U kunt bijvoorbeeld een macro gebruiken om de berekening van afspraken in Microsoft Word te automatiseren. Daarnaast kunt u de macro weergeven als een knop in het lint of een specifieke toetsencombinatie integreren. Het gebruik van macro's biedt u een professionele en efficiënte tool om taken uit te voeren die niet kunnen worden gedaan met de ingebouwde tools van Word.