Microsoft Outlook - Basis, tips en trucs

Het mailprogramma van moderne kantoorcommunicatie

Iedereen die zich bezighoudt met moderne kantoorcommunicatie en softwaretoepassingen voor de pc of voor mobiele apparaten, kan niet om de programma's van de wereldwijde fabrikant Microsoft heen. Microsoft als bedrijf bestaat al bijna 45 jaar en heeft wereldwijd zo'n 150.000 mensen in dienst. Het wereldberoemde technologiebedrijf gevestigd in Redmond, VS, is de grootste softwarefabrikant ter wereld. Het had het afgelopen fiscale jaar een jaaromzet van meer dan 125 miljard dollar. De oprichter, Bill Gates, is internationaal bekend, evenals het Windows-besturingssysteem en het Microsoft Office-pakket met de belangrijke componenten Word, Excel, PowerPoint en Outlook.

Microsoft Outlook wordt gebruikt door miljoenen particulieren en talloze bedrijven. Het dankt zijn succes vooral aan de intuïtief ontworpen gebruikersinterface en de integratie van kalender, contactenlijst, notities en een takenlijst. De mogelijkheid om programma's als Microsoft Excel, Microsoft Teams of Skype te netwerken met Outlook resulteert in een breed scala aan toegevoegde waarden en mogelijkheden tot samenwerking. In de praktijk betekent dit dat het met een druk op de knop mogelijk is om vanuit Outlook via Skype een videoconferentie op te zetten of om een Excel-lijst of bestanden als bijlage bij een e-mail te sturen. Last but not least resulteert het gebruik van Microsoft Exchange in zinvolle vormen van collaboratieve samenwerking in bedrijven met gelijktijdige gegevensbeveiliging.

Microsoft Outlook werd voor het eerst geleverd als groupware-client voor Microsoft Exchange in 1997 en is in de loop der jaren consequent ontwikkeld. Naast Exchange e-mails kunnen ook alle andere e-mailproviders worden geïntegreerd met Microsoft Outlook. In de meeste gevallen gebeurt dit automatisch. Vooral gebruikers die standaard andere Microsoft-software gebruiken, zoals MS Word of MS Excel, kunnen Microsoft Outlook niet negeren.

Samengevat, Microsoft Outlook is een professionele communicatiesoftware van Microsoft. Naast het ontvangen en verzenden van e-mails, maakt het indruk met andere praktische functies. Outlook is onderdeel van het Microsoft Office pakket. De software kan ofwel worden aangeschaft als eenmalige pakketversie of jaarlijks worden gebruikt als abonnementsversie onder de huidige naam Microsoft 365.

Vooral als nieuwkomer in Outlook is het lastig om een overzicht te krijgen van het Office e-mailprogramma. Met een paar en zeer eenvoudige trucs krijgt u in een mum van tijd meer duidelijkheid in Outlook.

De beste winkelversie van Microsoft Outlook vinden

Microsoft Outlook is betalend als softwaretoepassing voor de pc. Sinds kort wordt er een gratis versie aangeboden als alternatief op tablets en smartphones. Er zijn verschillende aanbiedingen die toegankelijk zijn op de Microsoft-website op www.microsoft.com. Microsoft biedt Outlook alleen aan als bundelversie met andere programma's als onderdeel van het Microsoft Office-pakket. In het voorjaar van 2022-2023 is de naam van het Microsoft Office-pakket gewijzigd van Office 365 naar Microsoft 365. Microsoft 365 kan zowel voor particuliere gebruikers als voor bedrijven en studenten worden aangeschaft. De abonnementsversies Microsoft 365 Family en Microsoft 365 Single zijn hiervoor geschikt.

Wilt u Microsoft Outlook niet in een pakket maar als losse versie kopen, dan kan dat alleen via tussenpersonen op internet. In plaats van een abonnementspakket kun je als alternatief ook het Microsoft Office-pakket als Thuis & Zakelijk 2022-2023 kopen voor een eenmalig bedrag van 299 euro.

Informatie:

In Office 2022-2023 en Microsoft 365 vind je Microsoft OneNote niet meer als de standaard applicatie voor het maken van aantekeningen. U kunt de OneNote 2016-versie nog steeds installeren en gratis gebruiken - het maakt geen deel meer uit van de pakketaanbieding.

Microsoft 365 met Microsoft Outlook - aanbiedingen voor particuliere gebruikers (per 06/20)

	Microsoft 365-familie	Microsoft 365 single	Kantoor Thuis & Studenten2021-2022	Kantoor Thuis & Zakelijk 2022-2023
kosten	99 euro per jaar (abonnement)	69 euro per jaar (abonnement)	149 euro (eenmalig)	299 euro (een keer)
personen	Tot 6 personen	1 persoon	1 persoon	1 persoon
Cloud opslag	6 TB OneDrive	1 TB OneDrive	-	-
Toepassingen	MS Outlook MS Word MS Excel MS PowerPoint MS OneNote MS-Access MS-uitgever MS OneDrive Skype	MS Outlook MS Word MS Excel MS PowerPoint MS OneNote MS-Access MS-uitgever Microsoft OneDrive Skype	MS Word MS Excel MS PowerPoint	MS Outlook MS Word MS Excel MS PowerPoint
compatibiliteit	pc Mac Android iOS	pc Mac Android iOS	pc Mac	pc Mac
Continue updates	Ja	Ja	Nee	Nee
Doorlopende ondersteuning	Ja	Ja	Nee	Nee
commercieel gebruik	Nee	Nee	Nee	Ja

Microsoft 365 met Microsoft Outlook - aanbiedingen voor bedrijven (per 06/20)

	Microsoft 365 Business Basis	Microsoft 365 Business-standaard	Microsoft 365 Business Premium (inclusief mobiel gebruik)	Microsoft 365-apps voor bedrijven
kosten	4,20 euro per maand (50,40 euro / jaar) In abonnement	10,50 euro per maand (126 euro / jaar) In abonnement	16,90 euro per maand (202,80 euro / jaar) In abonnement	8,80 euro per maand (105,60 euro / jaar) In abonnement
personen	1 persoon	1 persoon	1 persoon	1 persoon
Cloud opslag	Een schijf	Een schijf	Een schijf	Een schijf
Andere diensten	Aandelenbeurs Deel punt teams	Aandelenbeurs Deel punt teams	Aandelenbeurs Deel punt teams azuurblauw In harmonie	-
Toepassingen	MS Word MS Excel MS PowerPoint (alleen webversies zonder Outlook)	MS Outlook MS Word MS Excel MS PowerPoint MS OneNote MS-Access MS-uitgever	MS Outlook MS Word MS Excel MS PowerPoint MS OneNote MS-Access MS-uitgever

Die Offerten für große Unternehmen, die Office im Netzwerk installieren, unterscheiden sich von den Angeboten für Privatanwender und kleine und mittelständische Unternehmen. Einzellizenzen erhält man entweder gebraucht oder auf bekannten Handelsplätzen im Internet.

Wer Microsoft Outlook nutzen möchte, hat unterschiedliche Möglichkeiten:

• Man nutzt die Abo-Versionen von Microsoft 365 und erhält als Mehrwert regelmäßige Updates. Gleichzeitig sind die Kosten in der Abo-Version langfristig höher als bei einem Einmalkauf.
• Man entscheidet sich für den einmaligen Erwerb von Microsoft Home & Business2022-2023 und verzichtet auf Updates und einen Cloudspeicher.
• Man informiert sich bei Internethändlern und Zweitanbietern über Einzellizenzen für Microsoft Outlook. In der Regel erhält man hier nicht die aktuelle Version und erwirbt keinen Rechtsanspruch auf Updates.
• Auf den Handelsplattformen Ebay oder Amazon werden ebenfalls Lizenzen oder vergünstigte Abo-Angebote für das erste Nutzungsjahr angeboten. Diese rabattierten Lizenzrechte eignen sich für den Einstieg in Microsoft 365.

Wanneer u kunt profiteren van Microsoft Outlook

Als je voor de vraag staat of je kiest voor Microsoft Outlook of een ander communicatieprogramma zoals Thunderbird, dan moet je vooraf meer weten. Gebruikers dienen zelf te bepalen welke functies doorslaggevend zijn en welke achterwege kunnen blijven. Microsoft Outlook is met name geschikt voor gebruikers die om professionele of privé-redenen veel berichten moeten verzenden, ontvangen en beheren. Iedereen die ook met andere programma's uit de Microsoft Office-suite werkt, doet er goed aan om ook Microsoft Outlook te gebruiken.

Enerzijds wordt de communicatiesoftware standaard meegeleverd in de meeste abonnementsversies van Microsoft 365. Daarnaast zijn alle Microsoft applicaties professioneel op elkaar afgestemd. Om deze reden is het eenvoudig om direct vanuit Outlook een afspraak voor een Skype-conferentie of Microsoft Teams-vergadering te verzenden.

Kleinere bedrijven die met Microsoft Exchange als e-mailclient werken, zouden Microsoft Outlook ook als standaard communicatieplatform moeten gebruiken, aangezien beide programma's perfect samenwerken. Samengevat is Microsoft Outlook geschikt voor alle gebruikers:

• Die veel van hun e-mailprogramma verwachten qua functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en overzicht in het team,
• Over het algemeen bereid om geld uit te geven aan software en
• Die momenteel met Microsoft-software werken.

Hoe u kunt zien welke Outlook-versie u momenteel gebruikt

Het is niet altijd nodig om de nieuwste versie van Microsoft Outlook te gebruiken. Oudere varianten blijven werken. Als vuistregel geldt dat Outlook-versies waarvoor ondersteuning wordt aangeboden door Microsoft zoals voorheen kunnen worden gebruikt. Dit zijn momenteel:

• Office 365 (versie 16)
• Office2022-2023 (versie 16)
• Office 2016 (versie 16)
• Office 2013 (versie 15)
• Office 2010 (versie 14)

Er is geen ondersteuning meer voor Office 2007. Ondanks deze tekortkoming kan het op Windows 10 worden uitgevoerd. Windows 7 mag niet langer als besturingssysteem worden gebruikt, omdat ook de ondersteuning van de fabrikant is stopgezet.

Welke versie van Outlook heb ik?

Het is niet moeilijk om erachter te komen welke versie van Outlook u momenteel gebruikt. Ga als volgt te werk om erachter te komen welke versie van Outlook u op uw computer hebt geïnstalleerd:

1. Kies in Outlook het menu Bestand.

2. Selecteer in de volgende stap het subitem: "Office-account".

3. Aan de rechterkant vindt u zowel de versie als de licentie-informatie van uw Outlook-versie. Als de optie "Office-account" niet wordt weergegeven in uw Outlook, kunt u het menu "Help" selecteren. In dit geval wordt de productversie meestal aan de rechterkant van de pagina weergegeven.

Nadat u uw specifieke Outlook-versie hebt bepaald, kunt u beslissen:

• of je een nieuwe versie nodig hebt of
• wilt blijven werken met de bestaande Outlook-versie en de bestaande functies.

Outlook-versies: e-mailcommunicatie sinds 1997

De geschiedenis van Microsoft Outlook begint in 1997 met Microsoft Exchange Server 5.5. Met de eerste versie van Outlook werden Exchange Client en Windows Messaging vervangen. De eerste Outlook heette Outlook 8. Outlook verscheen in zijn eerste release voor zowel Windows, MS-DOS als Outlook voor Macintosh. In 1997 lag de nadruk vooral op 16-bits Windows-systemen. In de eerste Outlook-versie van een 32-bits Windows-versie ondersteunde Outlook voor het eerst de pop3/smtp- en imap-protocollen. De 32-bits versie werd gedistribueerd als Microsoft Outlook 97 met het Office 97-softwarepakket. De meeste pakketaanbiedingen zijn ook beschikbaar op de Mac onder macOS of op mobiele Apple-apparaten onder iOS.

Als gevolg hiervan kwamen bijna elk jaar nieuwe Outlook-versies met extra functies op de markt in de volgende volgorde:

• Outlook 98 (Outlook 8.5),
• Outlook 2000 (Outlook 9),
• Outlook XP (Outlook 2002 of Outlook 10)
• Outlook 2003 (Outlook 11)
• Outlook 2007 (Outlook 12 in het Office-pakket Office 2007)
• Outlook 2010 (Outlook 14 in het Office 2010-pakket)
• Outlook 2013 (Outlook 15)
• Outlook 2016 (Outlook 16)
• Outlook2022-2023 (Outlook 19)
• Office 365 (Outlook 19)

Als u niet zeker weet welke Outlook-versie voor u geschikt is, kunt u hier wat hulp vinden: Hulp bij het nemen van beslissingen: Moet ik de 32- of 64-bits versie van Outlook / Office kopen?

Specifiek inloggen bij Outlook met een wachtwoord

Om Microsoft Office 365 als abonnementsversie te kunnen gebruiken, heb je een online account bij Microsoft nodig. In principe maakt u uw persoonlijke account bij Microsoft aan zodra u besluit Microsoft Windows te gebruiken. Als u zich aanmeldt bij Microsoft, krijgt u toegang tot alle Microsoft-producten en -services. Vanuit uw Microsoft-account kunt u bijvoorbeeld:

• Neem een jaarabonnement voor Microsoft 365.
• Installeer Outlook op uw pc of een mobiel apparaat.
• Kies een Xbox-naam om in te loggen op een Xbox-console.
• Wijs een persoonlijke Skype-naam toe voor videoconferenties.

U kunt uw persoonlijke Microsoft-account met wachtwoord op internet toewijzen op: https://account.microsoft.com/

Vervolgens kunt u met uw Microsoft-account inloggen bij verschillende diensten en bij Outlook met uw gebruikersnaam en wachtwoord. In de meeste gevallen is de gebruikersnaam uw e-mailadres, gevolgd door een persoonlijk wachtwoord. Als u vragen heeft, staat de Microsoft-ondersteuningsfunctie voor u klaar.

Samengevat is het Microsoft-account uw toegangsbewijs:

• naar software zoals Outlook of Word,
• persoonlijke bestanden, foto's, mensen en inhoud

om over de hele linie op verschillende eindapparaten te worden verwerkt en opgeslagen.

Download Outlook naar uw computer

Microsoft Outlook en het Office-pakket worden momenteel niet als dvd-versie aangeboden maar als download. In de praktijk betekent dit dat u Outlook kunt laden vanuit het beveiligde accountgebied van uw Microsoft-account. Hiervoor is naast een Microsoft-account ook een betaald abonnement op Microsoft 365 vereist. De download werkt zonder problemen als je gebruik maakt van het volgende 7-puntenplan:

De professionele Outlook-setup - uw 7-puntenplan

Nadat u een Microsoft-account hebt aangemaakt en een Office-versie hebt gekozen, kunt u de afzonderlijke Office-programma's, waaronder Microsoft Outlook, op de harde schijf van uw pc installeren. Dit is niet moeilijk, aangezien er een installatiewizard bij de programma's wordt geleverd. Voordat Microsoft Outlook en de andere Office-programma's kunnen worden geïnstalleerd, moet u ervoor zorgen dat uw apparaat voldoet aan de systeemvereisten. Microsoft legt de systeemvereisten duidelijk uit op een helppagina. Microsoft Outlook werkt op de meeste huidige of nieuwe computers. Op oudere pc's kan het laadproces langer duren. Dit heeft geen invloed op de functie van de softwaretoepassing.

Hoe Outlook professioneel in te stellen

Het voorbeeld van Microsoft 365 laat zien hoe gebruiksvriendelijk het is om Outlook in te stellen:

1. Log in: Log in op uw Microsoft-account op uw apparaat op www.microsoft.de.

2. Beslissing voor een Office-variant: In de tweede stap moet je beslissen over een variant van Microsoft Office. Ga hiervoor naar de menu-items Microsoft 365 of Office in de menubalk van de Microsoft-startpagina.

   Kies het pakket dat bij je past en klik op de knop “Kopen” Je wordt door het bestel- en betaalproces geleid.

   

3. Verificatie: Microsoft controleert uw betalingsgegevens en uw persoonlijke accountgegevens.

4. Activeer denoad van Outlook: Nadat alle ingevoerde gegevens zijn gecontroleerd, wordt een keuzevenster geopend, waardoor de installatie automatisch wordt gestart. Het wordt automatisch en rechtstreeks vanuit uw Microsoft-account gedaan en duurt een paar minuten. Nadat de installatie is voltooid, kunt u Microsoft Outlook en andere geïnstalleerde toepassingen gebruiken en toegang krijgen.

   

5. Outlook activeren: Nadat alle softwarecomponenten op uw harde schijf zijn opgeslagen, moet u nog steeds uw versie van Outlook activeren. Open hiervoor de Office-app in je startmenu of typ in Windows 10 de naam van het programma in de startbalk, bijvoorbeeld "Outlook".

   Wanneer u de applicatie voor de eerste keer opent, wordt er een dialoogvenster geopend waarin u de voorwaarden van de licentieovereenkomst activeert. Een vereiste hierbij is dat je als gebruiker inlogt in Outlook met je Microsoft-account. Hierdoor worden de licentierechten automatisch opgevraagd bij Microsoft en wordt uw Outlook-versie geactiveerd.

6. Een e-mailaccount instellen: Wanneer u Microsoft Outlook voor het eerst gebruikt, wordt u ook gevraagd om uw e-mailaccount in te stellen. Volg de instructies op het scherm. Bij veel e-mailaccounts van bekende providers volstaat het om uw e-mailadres en uw wachtwoord in te voeren. Als u de instellingen handmatig moet uitvoeren, heeft u ook informatie nodig over de inkomende en uitgaande mailserver.

   Informatie: Als de installatie de eerste keer niet werkt of als u meer accounts wilt toevoegen, schakelt u over naar het menu-item Bestand in Outlook. Navigeer in het bovenste gedeelte van het scherm naar het subitem: Account toevoegen. De setup-wizard start opnieuw zodat u uw gegevens kunt invoeren.

   

7. Vul meer informatie in: Nadat u uw e-mailaccount succesvol heeft toegevoegd, kunt u:

   • Maak belangrijke individuele instellingen,
   • Maak privémappen en
   • Maak de handtekening voor uw e-mail

   Uw specifieke informatie wordt veilig opgeslagen en gearchiveerd in pst-bestanden in Outlook.

   Gefeliciteerd! Uw e-mailinbox is ingesteld - u heeft nu toegang tot uw persoonlijke e-mails.

Outlook-wachtwoord: wat u moet weten

Uw Outlook-wachtwoord, dat essentieel is om Outlook te activeren, is identiek aan het wachtwoord van uw Microsoft-account. U moet inloggen op de desktopversie van Outlook onder Informatie / Account met uw wachtwoord. Het kan voorkomen dat Microsoft om wachtwoordbeveiliging vraagt bij het starten van Outlook. Om deze reden is het belangrijk om het account en de accountinstellingen te kennen en een wachtwoord te gebruiken dat zowel veilig als vertrouwd is voor u als gebruiker.

U kunt het wachtwoord voor Outlook of uw Microsoft-accountwachtwoord eenvoudig wijzigen op https://account.microsoft.com/ door in te loggen in het beveiligde gedeelte.

Na het inloggen kunt u uw wachtwoord wijzigen of uw accountinstellingen verder aanpassen. Als u het Outlook-wachtwoord bent vergeten, kunt u het wachtwoord ook laten resetten. Dit werkt zonder problemen als u op de knop "Wachtwoord vergeten" klikt nadat u uw accountnaam heeft ingevoerd.

Als u uw Outlook-wachtwoord bent vergeten en de Microsoft Edge-browser op Windows 10 gebruikt, kunt u een truc gebruiken. De oplossing is de ingebouwde wachtwoordmanager in Edge, waarmee je alle wachtwoorden kunt uitlezen die vooraf zijn opgeslagen door de browser. In Microsoft Edge is het onder "Instellingen / Profielen / Wachtwoorden" mogelijk om ingevoerde wachtwoorden in platte tekst voor te lezen in de wachtwoordlijst. Hiervoor moet vooraf worden ingesteld dat wachtwoorden in de browser kunnen worden opgeslagen. Door op het "oogsymbool" te klikken, wordt het opgeslagen wachtwoord in platte tekst weergegeven.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat het Outlook-wachtwoord elke keer dat Outlook wordt gestart opnieuw moet worden ingevoerd. De reden voor dit onjuiste proces is een onjuiste toewijzing en onjuiste instellingen in het trustcentrum. Op de Microsoft helppagina's vind je instructies waarmee je de opdracht handmatig kunt aanpassen in het Trust Center. Als u Outlook 365 gebruikt, wordt u minimaal jaarlijks, in sommige gevallen vaker, gevraagd om uw Outlook-wachtwoord in het programma in te voeren. De wachtwoordbeveiliging van Outlook heeft hoge prioriteit bij Microsoft om onbevoegd gebruik van Outlook te voorkomen. Ook vanuit het oogpunt van de gebruiker is wachtwoordbeveiliging belangrijk, omdat dit de bescherming van persoonsgegevens waarborgt.

Beslisondersteuning: Outlook of Office2022-2023 kopen of Microsoft 365 huren?

Voor eenzame vechters en kleine kantoren is de abonnementsversie Office 365 Home met 99 € een goede keuze: op deze manier kunt u alle Office-toepassingen in de nieuwste versie gebruiken. Door de continue updates en innovaties in de functies is de output snel terugverdiend. Met een huuroptie zijn gebruikers altijd up-to-date.

Voor bedrijven van elke omvang is de belangrijkste vraag hoe vaak u upgradet naar nieuwere versies van Office. Iedereen die meegaat met elke versiewijziging bij Microsoft blijft het goed doen met de huurversie. Als bedrijven opeenvolgende versiewijzigingen overslaan, is het voor hen goedkoper om de nieuwe licenties rechtstreeks aan te schaffen bij een serviceprovider die aantrekkelijkere voorwaarden biedt dan Microsoft.

Samenvatting van Microsoft Outlook en zijn functies

Microsoft Outlook is het standaardprogramma in moderne kantoorcommunicatie. Als onderdeel van het Office-pakket dat momenteel in de abonnementsversie wordt verkocht onder de naam Microsoft 365, bevat het veel functies. Naast de mogelijkheid om professioneel e-mails aan te maken, te ontvangen en te versturen, is Microsoft Outlook op vele manieren ingericht. Een kalender, het aanmaken van specifieke taken, een notitiefunctie en andere functies zijn grensverleggend. Bovenal creëert de samenwerking van alle Microsoft-applicaties een hoge toegevoegde waarde voor gebruikers.

U kunt interactief samenwerken, vergaderingen met een druk op de knop uitvoeren en belangrijke documenten en bestanden opslaan in afzonderlijke mapstructuren en ze onderweg openen. Gebruikers moeten zelf individueel nagaan welke versie en welk abonnementsaanbod het beste is. Om Microsoft Outlook te installeren, hebt u een Microsoft-account nodig om de software op uw pc te downloaden. Microsoft Outlook is in ieder geval het bekendste communicatieprogramma met uitgebreide functies voor professionele en privé doeleinden.

Vraag en antwoord over Microsoft Outlook 365 en Outlook 2022-2023

Wat is Microsoft 365 en hoe werkt het?

Onder de naam Microsoft 365 verkoopt Microsoft een software abonnement waarmee verschillende Office programma's gehuurd kunnen worden. Het abonnement bestaat uit de online dienst OneDrive, Office webapplicatie en de programma's Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher en Access als desktopversie. Niet alle applicaties en diensten zijn opgenomen in elk pakketaanbieding. Microsoft 365 wordt aangeboden als een enkele of gezinsversie voor particuliere klanten. Daarnaast kunnen bedrijven business- of enterprise-pakketten bestellen.

De afzonderlijke programma's en services worden rechtstreeks van het Microsoft-account naar de harde schijf van de gebruiker overgedragen en in licentie gegeven. Als de licentie, die maandelijks of jaarlijks kan worden verlengd, verloopt, wordt de toegang tot betaalde software zoals Outlook of Word stopgezet.

Kun je een weergave opzetten met Microsoft 365 zoals met Office 2010?

De programma's in Microsoft 365 kunnen qua lay-out ingrijpend worden gewijzigd. Ook de grootte en het uiterlijk van de menu's, de kleur- en opmaakkeuze en de lettergrootte kunnen worden aangepast, evenals de indeling van de mapgebieden. Gebruikers die gewend zijn aan de presentatie uit Office 2010 kunnen het uiterlijk aanpassen met de instelmogelijkheden in Microsoft 365. Er is geen mogelijkheid om een gelijkwaardige representatie te genereren. Dit komt doordat Microsoft 365 veel functionaliteit heeft toegevoegd die in oude versies niet was ingebouwd. De weergave wordt gewijzigd in Microsoft 365 en in Outlook onder het menu-item "Bekijken".

Hoe schakel je de donkere modus in Microsoft 365 in?

Veel apps en softwareprogramma's bieden in de standaardversie een donkere modus, waarin de weergave automatisch of naar keuze donker of licht kan worden geschakeld. De donkere modus heeft verschillende voordelen. Enerzijds is een donker scherm prettig voor de ogen en vermindert het vermoeidheid. Op apparaten die tijdelijk op batterijen werken, verlengt de donkere modus ook de levensduur van de batterij. Dit is het geval omdat er niet zoveel heldere pixels weergegeven hoeven te worden als in de normale weergave.

U kunt de donkere modus voor alle Microsoft 365-toepassingen als volgt activeren:

1. Schakel over naar het menu-item Bestand in Microsoft Outlook en schakel over naar het Office-account.
2. Selecteer in het subitem "Kantoorinrichting" de optie "donker".

Informatie: Je hebt meer opties bij het lezen van een bericht. U kunt de donkere modus in- of uitschakelen in Outlook. Dit werkt eenvoudig met behulp van het pictogram bovenaan het berichtenvenster. Als u het "Zon"-symbool activeert, verschijnt het bericht op een witte achtergrond. Het pictogram "maan" daarentegen geeft aan dat de donkere modus wordt gebruikt.

Afwezigheidsassistent - waarom zou u op de hoogte moeten zijn van deze functie?

Iedereen kijkt uit naar een welverdiende vakantie en een paar vrije dagen waarop ze niet of beperkt per e-mail bereikbaar zijn. Ook in de professionele omgeving kunnen belangrijke vergaderingen of zakenreizen de beschikbaarheid beperken. Tegelijkertijd verwachten vrienden en zakenpartners op korte termijn feedback over hun zorgen. De oplossing voor snelle feedback bij gelijktijdige afwezigheid is de in Microsoft Outlook geïntegreerde out-of-office assistent.

Een afwezigheidsassistent wordt gebruikt om automatisch geselecteerde of alle inkomende berichten te beantwoorden. De geautomatiseerde afwezigheidsmelding vertelt u hoe lang de ontvanger op vakantie is. Ook informatie over welke alternatieve contactmogelijkheden gebruikt kunnen worden is mogelijk.

U kunt afwezigheidsmeldingen in Microsoft Outlook op de volgende manier activeren:

1. Klik in Outlook op het tabblad Bestand.

2. Onder "Informatie" / "Accountgegevens" vindt u de knop "Automatische antwoorden (afwezig)" in het bovenste deel van het menu

3. Er wordt een invoervenster geopend waarin u kunt aangeven of een automatische afwezigheidsmelding naar alle afzenders moet worden verzonden of dat bepaalde contacten moeten worden geïnformeerd. In het bedrijf kon je bijvoorbeeld alleen externe contacten informeren over je vakantie.

4. Het vakantiebericht kan worden aangepast in termen van lettertypen en opmaak. Daarnaast moet u aangeven in welke periode de vakantiemelding automatisch wordt verzonden. U kunt door de gebruiker gedefinieerde uitzonderingen opnemen onder Regels. Als u bijvoorbeeld een belangrijk extern contact heeft, kunt u deze e-mail automatisch laten doorsturen naar uw privéaccount.

5. Met een klik op "OK" wordt de afwezigheidsmelding geactiveerd.

Hoe kan ik een agenda delen in Outlook 365?

Een van de belangrijkste voordelen van Microsoft Outlook is de functionaliteit van de software. Naast de:

• Professioneel verzenden, ontvangen en archiveren van e-mails horen erbij
• Ook een kalender
• Specifieke gebieden voor taken, contacten en notities

de leveringsomvang van de communicatiesoftware.

De kalenderfunctie van Microsoft Outlook wordt steeds relevanter in zowel privé- als professionele contexten. Privé-afspraken worden meestal niet exclusief op een pc opgeslagen. Het is eerder gebruikelijk om deze op te slaan en te openen op mobiele apparaten zoals een digitaal horloge of smartphone. Het is ook logisch om een kalender te delen met andere gezinsleden. Op deze manier worden partners, kinderen of anderen te allen tijde geïnformeerd over vrije en geplande tijden.

Hoe de agenda te delen

In Microsoft Outlook kunt u met een paar muisklikken een agenda delen. Het is mogelijk om verschillende machtigingen te verlenen om ervoor te zorgen dat de kalender professioneel wordt bijgehouden. Een agenda in Microsoft Outlook wordt als volgt gedeeld:

1. Kies in het menu Start de agenda die u wilt delen. De kalenderfunctie vind je rechtsonder in het navigatiemenu.

2. In het agendamenu rechtsboven vind je het subitem 'Agenda delen'.

3. Nadat u op "Agenda delen" hebt geklikt, selecteert u het contact met wie u uw agenda wilt delen. U kunt ook aangeven in hoeverre de agenda moet worden gedeeld:

   • Kan laten zien wanneer ik bezig ben.
   • Kan titels en locaties weergeven.
   • Kan alle details tonen.
   • Kan bewerken.

4. Na het invoeren van de specificaties wordt de kalender gedeeld met de beoogde persoon. Ze ontvangt per e-mail een uitnodiging om het goed te keuren. Nadat de ontvanger in het bericht op "accepteren" heeft geklikt, wordt de gedeelde agenda ook weergegeven in de agendalijst van uw contactpersoon in Outlook.

Tips en trucs: Wil je een kalender tijdelijk vrijgeven? U kunt vervolgens de autorisatie van uw contactpersoon op elk moment intrekken door de contactpersoon in het menu "Agenda delen" te verwijderen.

Daarnaast: In Microsoft Outlook is er ook de mogelijkheid om de kalenderkleur te veranderen als je het niet leuk vindt.

Welke nieuwe functies zijn uitgebracht met Outlook2021-2022?

In vergelijking met de vorige versie heeft Outlook2022-2023 nieuwe functies, uitbreidingen en features geïntegreerd die de verwerking van e-mails vereenvoudigen of professionaliseren:

Toegankelijkheidsproblemen oplossen	Toegankelijkheid in e-mails betekent dat problemen bij het lezen en bewerken van documenten automatisch worden opgelost voor beperkte groepen mensen. E-mails voor blinden moeten bijvoorbeeld zo zijn opgebouwd dat ze foutloos kunnen worden uitgelezen door de Windows-leesfunctie.
Relevante inbox	Vanaf deze versie worden belangrijke, relevante e-mails weergegeven op het tabblad "Focus". De Relevante Inbox vereist een Microsoft Exchange of Microsoft 365 e-mailaccount.
Verbeterde visualisatie	Scalable Vector Graphics (SVG) kan worden opgenomen in e-mailberichten.
Tijdzoneweergave	Er kunnen maximaal 3 tijdzones in de kalender worden weergegeven.
Markeer berichten als gelezen bij het verwijderen	Automatisch systeem dat ervoor zorgt dat alle berichten als gelezen worden gemarkeerd wanneer ze worden verwijderd.
E-mails laten voorlezen	In plaats van e-mails persoonlijk voor te lezen, kunnen ze hardop worden voorgelezen vanuit Outlook 2022-2023. Hierdoor komt er meer tijd vrij voor andere taken.
E-mails sorteren	Net als in eerdere versies kunnen e-mails beter worden gesorteerd en naar de voorgrond worden gebracht met behulp van het "ongelezen" filter.
Vergadering overzicht	In vergaderingen kan iedereen zien wie een vergadering bijwoont. Dit vereenvoudigt de voorbereiding op conferenties aanzienlijk.

Tip: Meer informatie over de nieuwe functies van Outlook2022-2023 is ook te vinden in het officiële Microsoft help-artikel.

Wat zijn de voordelen van Outlook2022-2023 ten opzichte van andere Outlook-versies?

Outlook wordt continu doorontwikkeld als communicatiemiddel voor privé en zakelijk gebruik. Een belangrijk verschil en voordeel met oude Outlook-versies is het feit dat Outlook2021-2022, net als de hele Office-suite, alleen onder Windows 10 kan draaien. Windows 7 en Windows 8.1 worden niet ondersteund omdat de ondersteuning van Microsoft voor beide systemen is verlopen. Voor gebruikers biedt Windows 10 de zekerheid dat virussen en malware beter kunnen worden afgeweerd door de ingebouwde accountbeveiliging en de geïntegreerde firewall. Zo is de communicatie in Outlook2022-2023 veiliger.

De sprong in innovatie tussen Outlook2022-2023 en oudere versies is klein, omdat het programma continu wordt ontwikkeld. Baanbrekende veranderingen en verbeteringen worden minder vaak doorgevoerd. De nieuwe functie om e-mails te laten voorlezen onder het teken van multitasking wordt praktisch relevant geacht. Naast Outlook werkt dit ook in Word en Excel. De gebruiker kan wisselen tussen drie mannelijke en één vrouwelijke stemmen en specifiek de leessnelheid aanpassen. De mogelijkheid om 3D-graphics op te nemen in een bericht in Outlook2022-2023 is ook handig.

Office2022-2023 kan standaard ook als click-to-run installatie worden geïnstalleerd. Dit betekent dat alle mogelijke Microsoft-programma's bij de installatie worden ingesteld. Als je alleen Outlook of een andere softwaretoepassing nodig hebt, moet je een omweg maken via de provisioningtool van Microsoft. Outlook in zijn versie 2022-2023 kan ook beter worden bediend met een pen op tablets en aanraakgevoelige apparaten. Dit betekent onder andere dat schrijven en tekenen uit de vrije hand op elk moment mogelijk is.

Samenvattend biedt Outlook2022-2023 momenteel het beste scala aan functies voor e-mail, Office, agenda en een aanpasbare mappenstructuur.