Met instructies en tips om te helpen
Een handtekening is een afzonderlijk tekstgedeelte dat informatie bevat over de afzender van een e-mailbericht en hun contactgegevens. Handtekeningen worden regelmatig toegevoegd aan het einde van e-mails. Ze zijn ook te vinden op internetfora om de maker van berichten of teksten te identificeren. In Mozilla Thunderbird kunt u voor elk account een aparte hoofdhandtekening en extra alias-identiteiten maken.
De hoofdhandtekening wordt standaard aan elk bericht toegevoegd. Als alternatief kunnen alias-identiteiten worden geselecteerd bij het ontwerpen van een e-mail. U kunt een handtekening opbouwen als platte tekst in Thunderbird. Bestanden kunnen optioneel worden toegevoegd als tekst-, HTML- of grafische bestanden.
Videozelfstudie: Een persoonlijke e-mailhandtekening maken in Thunderbird
Hoe de handtekeningtekst in Thunderbird te schrijven
Een nieuwe handtekening in Thunderbird kan eenvoudig worden ingesteld met behulp van de volgende 4 stappen:
-
Klik om het Thunderbird-toepassingsmenu te openen, waarin u alle relevante instellingen voor het programma kunt maken. Het applicatiemenu wordt weergegeven als een pictogram met drie diagonale balken.
-
Ga dan naar de instellingen die je kunt herkennen aan het tandwielsymbool. Er wordt een venster geopend waarmee u via het veld "Accountinstellingen" naar het accountgebied kunt navigeren.
-
In de accountinstellingen heb je de mogelijkheid om uitgebreide instellingen te maken voor je e-mailaccount. Op de hoofdpagina in de accountinstellingen kan de handtekening worden ingesteld door regel voor regel tekst in te voegen in het veld voor handtekeningen.
U kunt de handtekeningtekst als platte tekst in meerdere regels schrijven. U hebt ook de mogelijkheid om opmaak in HTML-indeling te gebruiken om vetgedrukte lettertypen of andere indelingsopties op te nemen. Voor HTML klikt u op het vinkje voor: "Gebruik HTML". Als alternatief kunt u de handtekening ook als bestand bijvoegen. Je hebt de opties:
- Tekstbestand,
- HTML-bestand of
- Afbeeldingsbestand of afbeelding beschikbaar
Een vcard of andere visitekaartjesbestanden kunnen ook aan een e-mail worden toegevoegd. De handtekening wordt opgeslagen met een klik op "OK".
Verschillende identiteiten gebruiken
Mozilla Thunderbird slaat een hoofdidentiteit op voor elk e-mailaccount. De hoofdaccountgegevens en de hoofdhandtekening worden in deze hoofdidentiteit opgeslagen. Naast de hoofdidentiteit biedt het programma je het alternatief om als extra's extra identiteiten op te bouwen. Zo zou een privé- en een zakelijke identiteit met verschillende handtekeningen mogelijk zijn. De hoofdidentiteit en de handtekeningtekst worden standaard altijd aan elke e-mail toegevoegd.
U kunt een alias-identiteit maken door op het veld "Andere identiteiten" te klikken.
U kunt vervolgens de specificaties van de identiteit en de handtekeningtekst configureren in het venster "Nieuwe identiteit" en deze opslaan als een alias-identiteit onder een specifieke naam. Als u later een nieuwe e-mail aanmaakt in het berichtenvenster in Thunderbird, kunt u de juiste identiteit selecteren. De specifieke handtekening wordt afgespeeld afhankelijk van de geselecteerde identiteit.
Met deze beproefde procedure is het voor u mogelijk om verschillende handtekeningen aan te maken en te beheren in Thunderbird. Naast het definiëren van alias-identiteiten is er optioneel een professionele add-on beschikbaar in Mozilla Thunderbird. Hiermee kunt u op een gebruiksvriendelijke manier schakelen tussen verschillende handtekeningen.
De juiste handtekening voor elke ontvanger - met Signature Switch
Als u Mozilla Thunderbird zowel privé als professioneel gebruikt, kunnen ongewenste fouten optreden. Zo is het bij privé e-mails niet gepast om het kantooradres en de functie in het bedrijf als handtekening te plaatsen. Hetzelfde geldt voor zakelijke e-mails, waarbij het privé-gsm-nummer ook niet in de handtekening mag worden vermeld. Een mogelijkheid om deze problemen te vermijden is de professionele scheiding tussen privé- en zakelijke correspondentie in e-mailcommunicatie. Verschillende e-mailadressen en accounts met verschillende handtekeningen garanderen dat privé en professioneel op elk moment kunnen worden onderscheiden.
Een andere optie is om de Signature Switch-add-on voor Mozilla Thunderbird te gebruiken. Na de installatie kunt u met een definieerbare toetsencombinatie door alle ontworpen handtekeningen bladeren en de handtekening selecteren die u voor uw huidige e-mail wilt gebruiken.
In de add-in is het mogelijk om handmatig met een muisklik van handtekening te wisselen of om gebruik te maken van het ingebouwde automatische systeem. Hiermee kunt u verschillende handtekeningen toewijzen aan verschillende e-mailadressen. Met deze procedure krijgen vrienden en kennissen een andere handtekening dan zakelijke klanten. U kunt een extra, specifieke handtekening voor collega's definiëren. Gewijzigde en geoormerkte handtekeningen zijn in principe verstandig en opportuun. Zo kunt u uw collega's bijvoorbeeld door middel van een handtekening op de hoogte stellen van uw aanstaande vakantie, terwijl klanten per handtekening een nieuw aanbod ontvangen.
Hoe Signature Switch succesvol te installeren
Signature Switch kan eenvoudig worden geïnstalleerd met behulp van de Thunderbird add-on manager. Downloaden van Signature Switch: https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/addon/611/.
Na de installatie vindt u het extra programma bij het opstellen van een mail onder "Opties". In de basisinstelling kunt u uw bestaande handtekening in- en uitschakelen. Om extra handtekeningen te gebruiken, gaat u naar het menu Signature Switch-opties. In het menu kunt u een teksteditor gebruiken om meerdere bestanden met handtekeningen aan te maken, waar u later desgewenst tussen kunt schakelen.
Tip:
Gebruik geen standaard schrijfprogramma's zoals Microsoft Word of Open Office om de handtekeningen te ontwerpen. Het is raadzaam om een specifieke teksteditor te raadplegen, zoals Notepad ++, zodat de handtekeningen gekwalificeerd lijken.
Open in de volgende stap een van je handtekeningbestanden en geef het een begrijpelijke en duidelijke beschrijving. In het onderste deel van het selectievenster kunt u ook de e-mailadressen invoeren waaraan deze handtekening automatisch moet worden toegewezen. Zodra je een of meerdere handtekeningen op deze manier hebt geïntegreerd, verschijnen deze in het contextmenu en in de opties van Signature Switch. Ze kunnen worden geactiveerd met een simpele muisklik.
In het geval van een e-mailadres waaraan automatisch een handtekening is toegewezen, voegt Thunderbird de juiste handtekening in zodra het adres in het ontvangerveld wordt ingevoerd. Samenvattend is de add-on Signature Switch een professionele extensie voor gebruikers die specifiek veel verschillende handtekeningen willen gebruiken. De add-on is eenvoudig in te stellen en kan na installatie met een muisklik worden gebruikt.
Conclusie: aanmaken en beheren van handtekeningen in Thunderbird
Mozilla Thunderbird geeft gebruikers de mogelijkheid om voor elk e-mailaccount een standaardhandtekening te gebruiken. De handtekeningtekst kan als platte tekst worden ingevoerd in de accountinstellingen. Als alternatief kan een afbeelding, tekst of HTML-bestand als handtekening aan elke e-mail worden toegevoegd. Daarnaast hebben Thunderbird-gebruikers de mogelijkheid om extra identiteiten als aliassen aan te maken en zo verschillende handtekeningen in een e-mailaccount te gebruiken.
De Signature Switch add-on is ook gebruiksvriendelijk en beproefd. Met dit extra programma kunnen gebruikers schakelen tussen verschillende handtekeningen. Deze aanpak is vooral effectief tegen de achtergrond dat handtekeningen deel uitmaken van professionele e-mailcommunicatie en wettelijk verplicht zijn voor zakelijke e-mails.
