Zo houd je overzicht in Word-documenten
In Microsoft Word kunnen verschillende functies worden gebruikt om teksten zo duidelijk mogelijk te structureren. Koppen en samenhangende secties maken het voor lezers gemakkelijker om de informatie te begrijpen. Het Microsoft Office-programma biedt stijlen die koppen, subkoppen en hoofdtekst op een andere manier benadrukken. U kunt dit gebruiken om een inhoudsopgave te maken. Maar hoe werkt het invoegen van een directory in Word en hoe maak je met één muisklik van een regel een kop?
Inhoudsopgaven in Word: dingen bijhouden
Aan het begin van een lange tekst kan een inhoudsopgave erg handig zijn: de lezer krijgt een eerste indruk van het bestand, past zich aan de inhoud van het document aan en wordt voorbereid op de afzonderlijke secties. Over welke onderwerpen gaat de tekst? Hoe lang is het document in totaal? Aan de hand van de paginanummers die in de inhoudsopgave te lezen zijn, kun je ook inschatten hoe lang de respectievelijke paragrafen onder de kopjes zijn. Iedereen die dat wil als lezer kan dus direct beginnen bij de gewenste tekstrubriek.
Volg deze stappen om een inhoudsopgave in uw Word-document in te voegen:
-
Open het tabblad "Referenties" in het menulint van uw Word-bestand.
-
In het linker gedeelte vindt u het veld "Inhoudsopgave". Klik hierop om in een nieuw venster verdere instellingen te definiëren.
-
Selecteer de inhoudsopgave van uw voorkeur met de muisknop of maak een door de gebruiker gedefinieerde sjabloon.
-
In het bijbehorende dialoogvenster kunt u ook aangeven welke opvultekens u in uw inhoudsopgave wilt gebruiken (punten, streepjes, tabs, etc.).
-
U kunt ook een map bijwerken die al is aangemaakt onder het gedeelte "Inhoudsopgave" zodra u wijzigingen in uw tekst hebt aangebracht.
Als u de voorgeformatteerde Word-sjablonen uit Microsoft Word voor uw koppen gebruikt, gebruikt het programma de niveaus van de koppen om de map te maken. Als u de titels van uw hoofdstukken ongeformatteerd hebt ingevoerd, kunt u de inhoudsopgave ook handmatig maken. Een overeenkomstige functie vindt u ook in de knop "Inhoudsopgave".
Automatische inhoudsopgave update in Word: zo werkt het
U kunt eenvoudig automatische inhoudsopgaven maken en bijwerken met de muis. Ga als volgt te werk om nieuwe koppen of gewijzigde paginanummers naar de structuur over te brengen:
-
Klik op de automatische inhoudsopgave.
-
Boven de titel staat het veld "Update inhoudsopgave", die u kunt herkennen aan een rood uitroepteken.
-
Een muisklik erop brengt u bij de keuze: "Alleen paginanummers bijwerken" of "Volledige directory bijwerken".
-
Maak uw keuze en klik op "Ok".
Als u nieuwe koppen in uw tekst hebt geïntegreerd, moet u de hele directory bijwerken. Dit is de enige manier waarop de nieuwe koppen in de gewenste opmaak in uw structuur verschijnen.
Meer structuur in tekstwerk: voordelen van de inhoudsopgave
Afhankelijk van hoeveel hoofdstukken, secties en gebieden uw document bevat, heeft u verschillende vereisten voor de opmaak van uw tekstbestand. Als door u geïntegreerde grafieken, tabellen of afbeeldingen een belangrijke rol spelen, wilt u deze wellicht duidelijk aan de hoofdstukken toewijzen. Daarom biedt Word de mogelijkheid om hoofdstuknummers op te nemen in figuurlabels.
U kunt ook elk hoofdstuk voorzien van een eigen inhoudsopgave. Inhoudsopgaven aan het begin van elk hoofdstuk zijn vooral handig voor grote bestanden, zodat de lezer de complexe niveaus van de tekst niet uit het oog verliest.
Een ander voordeel van een inhoudsopgave is dat deze eenvoudig te gebruiken is in Word: Net als citaten, hyperlinks of bronnenlijsten kunnen de directory's ook worden bediend met geïntegreerde veldfuncties. Als u op het gemaakte veld klikt, verschijnt het in een grijze tint. Op deze manier weet u dat u de betreffende inhoud kunt herzien en wijzigingen kunt aanbrengen. Macro's bieden u ook de mogelijkheid om bepaalde gegevens sneller in te voeren, omdat u veelgebruikte commando's als toetscombinaties voor deze veldfunctie kunt opslaan.
Als u op het kleine veld bovenaan uw inhoudsopgave klikt, kunt u automatisch de koppen en paginanummers van uw inhoudsopgave bijwerken. Op deze manier past uw overzicht de volgende punten aan:
- Nieuwe koppen zijn toegevoegd
- U kunt paginanummers bijwerken
- Nieuw gerangschikte niveaus worden automatisch geïntegreerd
tip: Vooral als u uw tekst wilt herzien, is het zinvol om een automatische inhoudsopgave te gebruiken die zichzelf met een klik bijwerkt.
Bijzonderheden en tips - zo ziet uw inhoudsopgave er professioneel uit
Met de veelzijdige functies in Word kunt u ook de kop- en voettekst van uw document individueel ontwerpen en vertalingen en de huidige datum invoegen met behulp van veldfuncties. Wanneer u klaar bent met uw tekst, kan het bestand worden opgeslagen als PDF of worden omgezet in standaardbrieven.
Voordat u klaar bent met het opslaan van uw document, moet u echter controleren of u correcties heeft aangebracht of dat er nog fouten in de tekst staan. Gebruik de functie "Zoeken en vervangen" om veelvoorkomende fouten in één stap automatisch te corrigeren. Om ook fouten in de inhoudsopgave te ontdekken, is het een goed idee om de tabel om te zetten naar normale tekst. Zo leid je de lay-out en het lettertype niet af en zie je de woorden tot in detail.
Dankzij de inhoudsopgave en de bijbehorende nummering van de afzonderlijke vermeldingen is de uitwisseling van tekstsecties sneller en efficiënter. Als je bijvoorbeeld samen aan specifieke onderdelen werkt, zijn de relevante functies gemakkelijk te vinden via de referenties. Word biedt u sjablonen die u kunt gebruiken om uw individuele tekst op te maken. Of u kiest uit de suggesties van het programma of u kunt een aangepaste sjabloon voor uw document maken.
Tip: U kunt ook Word-stijlen wijzigen, zoals het wijzigen van het lettertype en de kleur. Klik hiervoor met de linkermuisknop op het formaatsjabloon, b.v. B. Kop 1. Selecteer "Wijzigen". U kunt nu verschillende aanpassingen in het masker maken - vetgedrukte of lettergroottes kunnen ook standaard worden ingesteld.
Conclusie: maak inhoudsopgaven correct in Word
Bij het opzetten van een pagina ligt de focus op verschillende aspecten: Enerzijds zijn lettertype, grootte en spatiëring factoren die de leeservaring beïnvloeden. Anderzijds speelt een duidelijke opbouw van de tekst ook een belangrijke rol. Niet alleen tabellen en grafieken helpen, maar ook de nummering van uw pagina en ook die voor het invoegen van een inhoudsopgave.
Microsoft Word biedt gebruikers een sjabloon voor koppen en inhoudsopgaven. Via het tabblad "Referenties" kunt u de standaardinstellingen aanpassen en opmaken. U kunt bijvoorbeeld lettergroottes en opvultekens naar wens ontwerpen.
Vermeldingen in een directory maken het gemakkelijk om plaatsen in de tekst te vinden of verwijzingen te maken. Hierdoor kunnen lezers commentaren en inhoud beter begrijpen en aan afzonderlijke hoofdstukken toewijzen.
FAQ
Hoe kan ik inhoudsopgaven in Word invoegen?
Gebruik het tabblad "Referenties" om zowel de bibliografische als de inhoudsopgave aan uw Word-document toe te voegen. Word geeft je de mogelijkheid om deze mappen naar wens in te richten. U kunt bijvoorbeeld kiezen of u punten of een ononderbroken lijn als opvultekens tussen de kopjes en het paginanummer in uw inhoudsopgave wilt integreren.
Waarom is het zinvol om de opmaaksjablonen in Word te gebruiken?
Als u de sjablonen gebruikt die Word u voor de afzonderlijke tekstmodules biedt, herkent het programma onmiddellijk het betreffende niveau van het element. Word kan koppen als zodanig identificeren als u de geschreven titel markeert met het tabblad "Sjablonen opmaken". Als u vervolgens een automatische inhoudsopgave invoegt, kan het Office-programma alle kopjes automatisch op het juiste niveau en met de juiste nummering in de opbouw overzetten.
