Alles wat u moet weten over het gebruik van PowerPoint!
Microsoft PowerPoint wordt door miljoenen gebruikers wereldwijd gewaardeerd als onderdeel van de Office-suite. In de professionele omgeving is het momenteel standaard om een college te combineren met een PowerPoint-presentatie. Privé kan PowerPoint ook individueel worden gebruikt om specifieke informatie op een nuttige en interessante manier voor te bereiden.
Microsoft PowerPoint is gebruiksvriendelijk en spreekt voor zich wat betreft menunavigatie en functies. Ondanks dit feit is het belangrijk dat gebruikers de verschillende functionele gebieden van de software in detail leren kennen. Verder zijn tips en tricks handig om het volledige potentieel van PowerPoint te kunnen benutten. Als de aandacht van het publiek wordt vergroot door visuele stijlmiddelen en een begrijpelijke structuur, kunnen de doelen van de presentatie effectiever worden bereikt.
Professionaliseer PowerPoint-presentaties door middel van visualisaties
Het lijdt geen twijfel dat visualisaties steeds belangrijker worden in onze samenleving. Dankzij de verdere ontwikkeling van smartphones en de constante beschikbaarheid van internet zijn video's, geanimeerde afbeeldingen of afbeeldingen met een hoge resolutie, evenals geluid en muziek slechts een klik verwijderd.
Omdat mensen visuele informatie intensiever waarnemen en onthouden, is het gebruik van visualisaties in Microsoft PowerPoint essentieel. Kortom, het doel van een presentatie in PowerPoint is om met slides feiten en informatie gericht dichter bij het publiek te brengen. Verschillende lettertypen, markeringen en kleuren, evenals verschillende lettergroottes, tonen het publiek de relevantie van de besproken onderwerpen.
Tegelijkertijd is het begrijpelijk dat een presentatie waarin alleen teksten worden gepresenteerd het publiek niet overtuigt. Hoe meer teksten er in een presentatie zitten, hoe vermoeiender de presentatie wordt. Om deze reden heeft PowerPoint tal van functies en stijlmiddelen om:
- de belangen van de deelnemers te bevorderen,
- om de aandacht te vergroten en
- het publiek betrekken.
Visualisaties in PowerPoint - hier vind je de belangrijkste functies
Teksten in PowerPoint voeg je altijd in via het tabblad “Start”. In de menugebieden "Lettertype" en "Alinea" vindt u de belangrijkste opties om teksten effectief te individualiseren.
De menugebieden "Lettertype en alinea" bieden u professionele hulpmiddelen voor het aanpassen van reguliere teksten in PowerPoint.
Voeg afbeeldingen en SmartArt toe - dit zijn uw opties
Naast de gebruikelijke tekstlichamen in een presentatie, is het logisch om afbeeldingen en de slimme kunstafbeeldingen die populair zijn bij Microsoft te gebruiken voor het ontwerpen van dia's. Verklarende afbeeldingen onderstrepen teksten zonder woorden en vergroten hun zeggingskracht. Als u een presentatie geeft over technische details of specifieke inhoud, is het des te belangrijker om de informatie te ondersteunen met passende afbeeldingen en SmartArts.
Graphics en SmartArts zijn te vinden in Microsoft PowerPoint op het tabblad "Invoegen" onder de menu-items "Afbeeldingen" en "Illustraties".
U heeft onder andere de mogelijkheid:
- Integreer foto's uit een persoonlijk fotoalbum in de dia's of
- om een schermafbeelding te gebruiken.
Naast Smart Art-graphics, waarin lijsten, cycli of processen kunnen worden gevisualiseerd, vindt u in het keuzemenu "Illustraties" ook de mogelijkheid om diagrammen of 3D-modellen in uw presentatie te integreren.
Ingevoegde afbeeldingen kunnen ook professioneel worden bewerkt in PowerPoint. U kunt dit doen door een ingesloten afbeelding in de software te markeren. U komt automatisch in het menugebied "Beeldformaat." In dit keuzemenu heeft u de mogelijkheid:
- Om delen van de afbeelding uit te sluiten of
- Fundamenteel aanpassen van de kleuren en lay-out van een afbeelding.
De in de software geïntegreerde sjablonen voor afbeeldingsindelingen zijn handig voor het accepteren en implementeren van suggesties voor aanpassing.
Samenvattend zijn er veel functies beschikbaar in Microsoft PowerPoint waarmee u afbeeldingen, smart art graphics of andere visualisatiefuncties kunt gebruiken. Naast de mogelijkheid om afbeeldingen te wisselen, profiteert u ook van de mogelijkheid om het kleurontwerp van de folies, bijvoorbeeld de folieachtergrond, aan te passen. Het is zinvol en kansrijk om een groot deel van de voorbereidingstijd voor een presentatie te besteden aan het aanpassen van de visualisaties. Samen met de presentatie en de retorische vaardigheden van de spreker ontstaat dan een samenhangend totaalbeeld.
Tip:
In de huidige versie van Microsoft 365 vind je een interessante en grensverleggende functie voor het visualiseren van slides. Dit is de ingebouwde tool “Ontwerpideeën”, die automatisch aan de rechterkant wordt weergegeven in de basisinstellingen van PowerPoint. Met de functie "Ontwerpideeën" kunt u met slechts een paar klikken eenvoudige tekstdia's omzetten in heldere, grafisch geanimeerde dia's. De situatie is vergelijkbaar met dia's die afbeeldingen of tabellen bevatten.
Zelf graphics bouwen - zo werkt het
Grafische of afbeeldingen zijn niet beschikbaar voor elk product of elk onderwerp van een presentatie of kunnen zonder nadere aankondiging worden gebruikt vanwege het auteursrecht.
PowerPoint biedt in zo'n geval de mogelijkheid om zelf afbeeldingen te maken. Verschillende tools waarmee afbeeldingen onafhankelijk kunnen worden gemaakt en bewerkt, zijn beschikbaar in PowerPoint en kunnen worden geselecteerd op het tabblad "Invoegen".
Tools voor het ontwerpen van uw eigen afbeeldingen
De belangrijkste hulpmiddelen voor het ontwerpen van uw eigen afbeeldingen zijn beschikbaar met de "Vormen" en "Pictogrammen".
Met de functie "Vormen" kunt u bijvoorbeeld uw eigen blokpijlen maken of standaardvormen gebruiken. De pictogrammen in PowerPoint bieden u ook kant-en-klare symbolen of echte mensen die u in de presentatie kunt insluiten. Op deze manier heb je de mogelijkheid om je eigen graphics te ontwerpen. Deze sluiten thematisch aan bij uw presentatie en lichten essentiële kernpunten toe. Een tekstveld of afbeeldingen van de "WordArt"-functie kunnen op dezelfde manier in uw presentatie worden geïntegreerd.
Effecten en animaties blazen uw presentatie nieuw leven in
Visualisaties professionaliseren elke presentatie. Foto's, symbolen, een tafel of een slimme kunstgrafiek wekken interesse en maken de lezing tastbaar voor het publiek. Dit is met name het geval wanneer u effecten of animaties aan een afbeelding of dia toevoegt. De mogelijkheid om effecten en animaties in uw presentatie te integreren, vindt u op de tabbladen "Animaties" en "Overgangen". Animaties kunnen over het algemeen worden opgenomen in afzonderlijke tekstdelen of een afbeelding. Daarentegen zijn over het algemeen overgangen tussen twee folies beschikbaar.
Een afbeelding animeren met een effect
Selecteer de afbeelding in uw presentatie met een muisklik.
Vervolgens kunt u in het menugebied "Animaties" een geschikt effect selecteren.
PowerPoint geeft je talloze opties voor effecten en animatie.
Een overgang tussen twee dia's maak je op een andere manier in het tabblad "Overgangen".
Je hebt bijvoorbeeld de keuze om een dia te vervagen of omhoog en weg te duwen. Naast de weergaveduur kunt u ook specifieke geluidseffecten inbouwen en bepalen of de overgang met een muisklik of op een andere manier moet worden gestart.
Effecten en animaties evenals de overgangen tussen twee dia's zijn belangrijke stijlelementen in een presentatie. Als dit soort visualisaties niet overmatig worden gebruikt, zullen ze de aandacht van het publiek trekken en de interesse vergroten. Dit is vooral belangrijk bij langere presentaties met veel tekst en ingewikkelde informatie.
Gebruik sjablonen en lay-outs om efficiënter te werken met PowerPoint
Kortom, je hebt een sjabloon nodig om een presentatie in PowerPoint te maken. Deze selecteer je in de eerste stap bij het opstarten van PowerPoint. Start na het starten van het programma een nieuwe presentatie via het tabblad "Bestand" onder het menu-item "Nieuw".
Naast een lege presentatie zijn kant-en-klare presentaties van Microsoft beschikbaar voor gebruik. Een andere optie is om te zoeken naar online sjablonen en ontwerpen die thematisch gerelateerd zijn aan uw presentatie.
Kant-en-klare of externe sjablonen zijn een belangrijke optie voor het ontwerpen van een presentatie. Een andere variant is om een persoonlijk ontworpen presentatie tijdelijk op te slaan als sjabloon. Dit kan vervolgens worden gebruikt als basis voor verdere PowerPoint-presentaties.
Sla de presentatie op als sjabloon of sjabloon
Als u een bestaande presentatie als sjabloon wilt opslaan, navigeert u:
-
Ga in het tabblad "Bestand" naar het menu-item "Opslaan als".
-
Selecteer de opslaglocatie, bijvoorbeeld uw harde schijf of een clouddrive, en sla de presentatie op als PowerPoint-sjabloon.
De nieuwe sjabloon wordt opgeslagen in het geselecteerde opslagpad en is direct voor u beschikbaar.
Pas de dia-indeling aan - geen probleem met het diamodel
Kant-en-klare presentatiesjablonen kunnen alleen in de meest zeldzame gevallen 1: 1 worden overgenomen. In de eerste stap van het aanpassen van de film moeten meestal de kleuren worden aangepast. Het diamodel in PowerPoint speelt een essentiële rol bij het aanpassen en samenstellen van dia-indelingen. Daarin kan:
- Vormen en kleuren, lettertypen en lettergroottes, de achtergrond en koppen en
- Het basisontwerp
universeel aangepast. Het gebruik van de foil master bespaart u veel tijd en moeite. Dit is het geval omdat met één klik alle visuele of tekstuele aanpassingen op dia's voor de hele presentatie kunnen worden overgenomen.
In de zakelijke omgeving zijn presentatiesjablonen in de meeste gevallen onderhevig aan de huisstijl. Dit bevat de specificaties voor het filmontwerp of in het algemeen voor digitale of conventionele printproducten en definieert kleuren, afbeeldingen en lettertypen.
Door tijdelijke aanduidingen in uw presentatie in te sluiten, kunt u ervoor zorgen dat een afbeelding, bijvoorbeeld het bedrijfslogo, op een specifieke plaats in elke dia wordt verwerkt. Tijdelijke aanduidingen zijn ook handig op titeldia's of in de voetteksten om objecten of afbeeldingen op een gelijkwaardige manier weer te geven. Met een klik van de linkermuisknop kunnen tijdelijke aanduidingen voor titels of tijdelijke aanduidingen voor voetteksten worden weergegeven of verborgen.
PowerPoint correct gebruiken - belangrijk voor een succesvolle presentatie
De menustructuur in het presentatieprogramma is in principe gebruiksvriendelijk. Vooral gebruikers die naast PowerPoint met Microsoft Word, Excel of Outlook werken, zullen veel overeenkomsten vinden met betrekking tot de tabbladen, instellingen in optiemenu's en de geïntegreerde helpfunctie. Om de verschillende functies en mogelijkheden van de presentatiesoftware effectief te kunnen gebruiken, is het cruciaal om de menustructuur van PowerPoint te begrijpen. PowerPoint is praktijkgericht opgebouwd, zodat ook nieuwe gebruikers die zich de essentiële functies en opties eigen hebben gemaakt, PowerPoint goed kunnen gebruiken.
In het bijzonder moet u bekend zijn met de volgende drie besturingsgebieden van PowerPoint:
|
Hoofdscherm |
Belangrijkste werkgebied met de volgende onderverdeling: Links: Overzicht van alle dia's die je hebt gemaakt. Midden: Conceptgebied om uw presentatie aan te passen. Naar rechts: Integratie van de ideeën voor functieontwerp |
|
Het tabblad "Thuis" |
Op het tabblad "Start" in Microsoft PowerPoint vindt u de belangrijkste tools, functies en configuratiemogelijkheden voor het ontwerpen van een professionele diavoorstelling in PowerPoint. Op het tabblad "Start" kunnen onder andere de volgende functies worden geselecteerd: Instelling van lettertypen en lettergroottes. Neem alinea's op en sluit opsommingstekens in om lijsten op te maken. De functies "Zoeken, vervangen en markeren" waarmee u specifieke termen in de tekst kunt zoeken en vervangen. |
|
De functiebalken |
In de onderste en bovenste functiebalk kunt u naar behoefte essentiële functies plaatsen. De volgende zijn bijvoorbeeld vooraf ingesteld: De automatische opslagfunctie. De pijltjestoetsen "Vooruit en Terug" waarmee u wijzigingen ongedaan kunt maken. Gebruik het pictogram "Schermpresentatie" om de presentatie op de projector te starten. De PowerPoint-zoekfunctie. De correctiefunctie in de onderste werkbalk, waarmee spelling- en tekenfouten systematisch worden gecorrigeerd. |
Naast de drie elementaire bedieningsgebieden in PowerPoint vindt u nog vele andere menugebieden en tabbladen waarin u individuele instellingen kunt maken.
Speciale vermelding verdient in dit verband het tabblad "Help", waar u uitgebreide hulp vindt bij vragen over PowerPoint, trainingen en nieuws. Het helpgedeelte is thematisch gestructureerd en kan op hoofdpunten worden doorzocht.
Integreer teksten, geluiden, video's en tabellen en maak indruk op uw publiek
Een succesvolle PowerPoint-presentatie bestaat over het algemeen uit een mix van teksten, afbeeldingen en video's en informatieve tabellen. Veel presentaties bevatten ook muziek of geluiden. De juiste mix van alle stijlmiddelen maakt indruk op de luisteraars en ondersteunt de kernboodschappen van de presentatie.
In tegenstelling tot teksten worden geluids- of videobestanden ingevoegd in de diavoorstelling met behulp van het tabblad "Invoegen". In het menupunt "Media" kunt u de volgende opties gebruiken:
- Laad audiobestanden van de lokale computer of een aangesloten clouddrive.
- Neem audiobestanden op en sla ze op in de presentatie.
- Laad en neem videobestanden op vanaf uw eigen computer.
- Importeer video's van internet, bijvoorbeeld van YouTube, met een insluitcode.
Nadat een audiobestand of video in de presentatie is ingevoegd, hebben gebruikers een breed scala aan opties om het mediabestand te bewerken. Verschillende kleurfilters voor video's of aanpassingen voor het audiosymbool en het audioformaat zijn handig om de mediabestanden afzonderlijk in de presentatie in te bedden.
Tip:
Naast mediabestanden kunt u dia's uitrusten met een slimme en tijdbesparende e-mailfunctie. Op deze manier kunt u feedback krijgen van mensen die de presentatie extern op de pc bekijken.
Symbolen en formules opnemen - snel gedaan in PowerPoint
Naast specifieke afbeeldingen en afbeeldingen die verbalisatie ondersteunen of versterken, kunnen pictogrammen en speciale tekens ook helpen om een presentatie professioneler te maken. Bovendien overwinnen symbolen of emoji's taalkundige en culturele barrières en zijn ze universeel en begrijpelijk.
De mogelijkheid om symbolen en speciale tekens in de presentatie op te nemen is ook te vinden in het tabblad "Invoegen". Aan het einde van de menubalk onder het item "Symbolen" kunnen speciale tekens en symbolen evenals formules in de presentatie worden geïntegreerd .
Specifieke speciale tekens
Als u bijvoorbeeld op zoek bent naar een specifiek speciaal personage voor een presentatie aan internationale zakenpartners, vindt u deze meestal in dit menugebied.
Hetzelfde geldt voor wetenschappelijke formules.
Verduidelijk feiten in PowerPoint met behulp van tabellen - zo werkt het
Microsoft Office biedt de toegevoegde waarde dat veel functies identiek zijn in de afzonderlijke applicaties. Dit geldt naast andere tools ook voor de tafelfunctie van de presentatiesoftware. Dit lijkt erg op de functie in het tekstverwerkingsprogramma Word.
U kunt onder andere een knop gebruiken om te bepalen hoeveel rijen en kolommen in de tabel moeten worden ingevoegd. Naast het ontwerpen van tabellen in PowerPoint, kunnen Excel-gebruikers ook de optie "Excel-spreadsheet invoegen" selecteren en een tabel die in Excel is gemaakt, insluiten in PowerPoint. Dit werkt op een gebruiksvriendelijke manier met hyperlinks en jumplabels.
Structureren, herzien, presentaties verzenden en inhoud beschermen
Een begrijpelijke en professionele structuur is cruciaal voor het succes van elke presentatie. Vanuit het oogpunt van de presentator is het belangrijk om in de voorbereiding de kernboodschappen en meerwaarde voor het publiek te benadrukken. Daarnaast garanderen visualisaties dat argumenten worden versterkt.Naast een "rode draad" en een logische opbouw, is het handig om de kop op een zinvolle manier op een slide te presenteren. Een kop moet over het algemeen de kernboodschap van de volgende dia bevatten. Woorden die de aandacht van de luisteraar vasthouden zijn ook belangrijk.
De structuur van presentaties - dat is essentieel
Een PowerPoint-presentatie moet altijd beginnen met een titeldia. De titeldia geeft het publiek een indruk van het onderwerp en de opbouw van de lezing. De volgende dia moet worden weergegeven als een overzichtsdia. Een overzichtsdia bestaat meestal uit een gestructureerde lijst van de onderwerpen van de lezing. Net als de inhoudsopgave van een boek, is de overzichtsdia bedoeld om spanning in het publiek te creëren.
Het grootste deel van de presentatie moet worden gestructureerd door kernboodschappen en verdeeld in secties. Veel sprekers hebben goede ervaringen met het opnemen van een hoofdthema en het presenteren op twee dia's met argumenten. Op een derde slide kan een samenvatting van de kernboodschap gekoppeld worden aan de meerwaarde van het publiek. De bijbehorende dia's zijn te vinden op het tabblad "Start" onder het menu-item "Nieuwe dia".
Tip:
Gebruik de toetsen [Ctrl] en [M] om snel en eenvoudig een nieuwe dia aan uw presentatie toe te voegen.
Als bindmiddel en samenvatting is het raadzaam om één of meerdere einddia's voor de presentatie aan te leveren. Naast het samenvatten van de inhoud en feiten, is het belangrijkste doel het publiek emotioneel aan te spreken om de doelen van de presentatie te bereiken. Op deze manier kunnen koopimpulsen worden ingesteld of kan het publiek worden overtuigd.
Een presentatie verzenden en beveiligen
Wil je je presentatie achteraf nog opsturen, dan heb je verschillende mogelijkheden. De eenvoudigste manier is om het presentatiebestand rechtstreeks vanuit PowerPoint door te geven. Dit werkt door de knoppen "Delen" of "Exporteren" op het tabblad "Bestand" te selecteren.
U heeft onder andere de mogelijkheid om de presentatie om te zetten naar een PDF- of XPS-bestand. Via een koppeling via een clouddrive, bijvoorbeeld Microsoft OneDrive, kan het aan anderen beschikbaar worden gesteld.
Als u er zeker van wilt zijn dat er niets aan de inhoud van de presentatie kan worden gewijzigd, dient u het bestand te voorzien van schrijfbeveiliging of wachtwoordbeveiliging.
Onder "Bestand> Informatie> Presentatie beveiligen" vindt u de verschillende opties voor schrijfbeveiliging en wachtwoordversleuteling.
Als verschillende mensen aan een presentatie werken, is het logisch om opmerkingen en opmerkingen op te nemen via het tabblad "Review". Op deze manier kan een teampresentatie online worden gecoördineerd en verbeterd voordat deze in de laatste stap aan klanten wordt gepresenteerd.
Nadat alle opmerkingen zijn verwerkt, kan de presentatie als "definitief" worden gemarkeerd. Dit geeft aan dat dit de definitieve versie is die niet meer zal worden gewijzigd.
PowerPoint-compatibiliteit - maak goed gebruik van oudere versies en bestandsindelingen
Het is niet altijd nodig of mogelijk om de nieuwste versie van Microsoft PowerPoint te gebruiken. Veel van de versies van PowerPoint die in de loop der jaren zijn uitgebracht, kunnen nog steeds op Windows 10 worden uitgevoerd. Zelfs als oudere edities niet over de nieuwste functies en functies beschikken, kunnen ze worden gebruikt om professionele presentaties te maken.
Daarnaast kunnen presentaties die zijn ontworpen in het PowerPoint * .ppt-formaat ook worden gelezen met de huidige versie. Omgekeerd kunnen presentaties die zijn gemaakt met PowerPoint 365 en de bestandsextensie * .pptx worden opgeslagen met de bestandsextensie * .ppt. Op deze manier is voorwaartse en achterwaartse compatibiliteit onder PowerPoint te allen tijde gegarandeerd.
Het presentatieprogramma heeft als extra hulpmiddel de compatibiliteitsmodus. Het kan worden geselecteerd op het tabblad "Bestand" onder het menu-item "Informatie". Met één klik is het mogelijk om een presentatie gemaakt in het oudere *.ppt “bestandsformaat om te zetten naar het huidige *.pptx bestandsformaat.
Daarnaast kan de PowerPoint-presentatie in andere formaten worden opgeslagen, bijvoorbeeld als automatisch lopende presentatie in wmv-formaat.
Presenteren - waar sprekers op moeten letten om te overtuigen
Microsoft PowerPoint biedt haar gebruikers een breed scala aan opties en functies om effectief, snel en met een hoog competentieniveau presentaties te maken. Om presentaties te ontwerpen die indruk maken op het publiek en de aandacht van het publiek vergroten, heb je naast programmakennis een presentatieplan nodig. Hierin moet een duidelijk doel staan.
Bij veel PowerPoint-presentaties in een professionele omgeving is het doel van de presentatie bijvoorbeeld om het publiek te informeren over de eigenschappen van een product en hen vervolgens aan te moedigen om te kopen. Andere presentaties dienen uitsluitend om informatie over te brengen. Zonder een duidelijk en begrijpelijk presentatiedoel en een professionele opbouw verdwaalt het college in trivialiteiten en het opsommen van feiten.
Zelfs met een vast presentatiedoel en een gestructureerde opbouw van de slides kan een presentatie een negatief effect hebben op het publiek. Dit is het geval wanneer de spreker en zijn retorische vaardigheden zwak zijn. In dit geval kan een professionele lay-out de presentatie niet redden, aangezien de prestatie van de presentator net zo belangrijk is als de inhoud van de presentatie.
Een succesvolle lezing of presentatie met PowerPoint-ondersteuning omvat altijd:
- Voldoende voorbereidingstijd ook
- Een ontwerp van de afzonderlijke folies die op elkaar voortbouwen.
Visualisaties die ondersteunen wat er is gezegd of tekst op de dia's zijn effectief. Zo wordt de presentatie een beleving voor het publiek. Ook voor de presentator levert de logische opbouw van de slides een meerwaarde op. Hij kan vrijer en zelfverzekerder presenteren. In plaats van zich te concentreren op de inhoud van de dia's, heeft hij interactie met het publiek. Zo kan hij zijn presentatie individueel afstemmen op de behoefte van het publiek.
Wat sprekers zich moeten afvragen bij het ontwerpen van de presentatie
Voorafgaand aan elke presentatie moeten sprekers zich inleven in de behoeften van hun publiek. Vragen als:
- Welke behoeften hebben mijn luisteraars?
- Waar is het publiek echt in geïnteresseerd?
- Hoe bereik ik het presentatiedoel en welke feiten zijn echt essentieel?
zijn essentiële ankerpunten die de presentatie op het publiek richten. Als de presentator scoort met een levendige presentatiestijl en goed oogcontact en als hij zowel zijn gebaren en gezichtsuitdrukkingen als zijn stem zorgvuldig gebruikt, zal hij het publiek winnen en de presentatiedoelen bereiken.
Samenvatting: Iedereen die PowerPoint goed kent, kan professionele presentaties maken
Met Microsoft PowerPoint krijgen gebruikers de nieuwste software om informatieve en interessante presentaties te maken. Het gebruik van afbeeldingen, video's, animaties en andere stijlmiddelen verhoogt de aandacht van het publiek. Iedereen die de belangrijkste tips en trucs en de essentiële punten voor visualisatie kent, kan alle geïntegreerde functies effectief gebruiken. Uiteindelijk bepaalt de juiste mix tussen professioneel gemaakte slides en de retorische vaardigheden van de spreker of de doelen van een presentatie worden behaald.