Excel-sjablonen: projectplanning in slechts enkele stappen

Maak uw eigen sjabloon in slechts een paar stappen

Projecten zijn inmiddels onderdeel van het dagelijks leven op verschillende bedrijfsterreinen zoals de juridische afdeling, de bouw, marketing of de IT-afdeling. Om de projectvoortgang en noodzakelijke taken te kunnen managen, is een projectplan handig. Het Office-programma biedt een verscheidenheid aan Excel-sjablonen voor projectplanning die kunnen worden opgemaakt en aangepast aan het individuele project.

Wat is een projectplan?

Het projectplan is een handig werkinstrument dat wordt gebruikt door het projectmanagement of het projectteam. Het respectieve plan moet de communicatie tussen de afzonderlijke belanghebbenden verbeteren en alle geplande procedures en beoordelingen duidelijk illustreren.

Het projectplan is een levend referentiedocument waarin bijvoorbeeld de volgende punten zijn vastgelegd:

• een lijst van alle betrokken belanghebbenden
• Verklaringen over de omvang van het project
• de projectgerelateerde planning of het geplande proces
• Kostenberekeningen
• een planning van middelen
• Onkostenbeheerplannen
• Communicatieplannen

Naast de eigenlijke work breakdown structure bevat het ook het exacte verloop van het project. Uiteindelijk dient de informatie die het bevat om alle open vragen over uw project te beantwoorden:

• Wat moet er met uw project bereikt worden?
• Waarom moet uw project plaatsvinden?
• Hoe kan uw project worden uitgevoerd?
• Wat zijn de kosten van uw geplande project?
• Wie neemt deel aan uw project? Wie neemt de verschillende taken op zich?
• Wanneer begint en eindigt uw project? Moeten er mijlpalen worden overwogen?

De 4 fasen van projectplanning

Er zijn verschillende mogelijkheden voor projectmanagement om een project op te delen in meerdere fasen. Vaak wordt het 4-fasenmodel gebruikt, dat zowel bestaat uit projectdefinitie, projectplanning, projectuitvoering en -controle als projectvoltooiing.

Waarom projectplanning belangrijk is

Het projectplan is de leidraad tijdens een project. Het wordt gebruikt om te documenteren, te communiceren, te berekenen en te beheren. Een gedetailleerd projectplan verbetert de communicatie met de klant en kan altijd worden aangepast aan de wensen van de stakeholders met behulp van aangegeven mijlpalen of tijdlijnen. Alle pagina's weten waar actuele projectinformatie te vinden is. De verwachtingen van het project en de prioriteiten worden schriftelijk vastgelegd. Door rekening te houden met tijdsplanning, weet iedereen die bij het project is betrokken wanneer een taak moet worden voltooid en hoeveel tijd voor hen beschikbaar is.

Waar vindt u sjablonen voor projectplanning

Passende Excel-sjablonen voor projectplanning ondersteunen u bij de gestructureerde planning van uw project. U heeft de keuze uit twee mogelijkheden: Enerzijds kunt u een gratis projectplan maken met het Office-programma Excel. Aan de andere kant vindt u gratis kant-en-klare Excel-sjablonen op internet. Deze kunt u eenvoudig downloaden naar uw pc zodat u ze direct kunt gebruiken.

Wat bieden Excel-sjablonen voor projectplanning?

Wie Excel-sjablonen voor zijn eigen projectplanning gebruikt, profiteert van geïntegreerde rekentools en Excel-functies. Met deze programmakenmerken kan een project niet alleen effectief, maar ook aantrekkelijk worden beheerd. In een kant-en-klare tabel hebben gebruikers de mogelijkheid om:

• Fasen en bijbehorende (deel)taken
• verantwoordelijk
• de begin- en einddatum
• de voortgang
• Kosten en budget

in te voeren. De Excel-sjablonen voor projectplanning kunnen naar wens worden aangepast, bijvoorbeeld als vertragingen of voltooide taken moeten worden gemarkeerd.

Een Excel projectplan kan ook voorzien worden van een statische tijdas of een diagram. Er kan ook een kostentrend- of mijlpaaltrendanalyse worden gemaakt en visueel worden weergegeven. Mijlpalen kunnen met of zonder bepaalde periode aan het projectplan worden toegevoegd.

Excel-sjablonen: projectplanning met het Gantt-diagram

Een nauwgezette work breakdown structure is de basis voor het plannen van afspraken, maar het tijdschema voor het project kan duidelijker worden weergegeven met een Gantt-diagram. Excel biedt enkele sjablonen voor projectplanning in de vorm van een Gantt-diagram. Hier worden de activiteiten van het project met behulp van balken weergegeven op een dalende tijdas. De verschillende projecttaken kunnen worden geïllustreerd door horizontale balken in de bijbehorende regels en hun voortgang kan worden gevolgd.

Hoe u in een paar stappen uw eigen projectplan maakt

U kunt in slechts enkele stappen zelf een Excel-sjabloon voor projectplanning maken en opmaken.

1. Open een nieuwe werkmap in Excel en voer de volgende kolomkoppen in de rijen A6 tot E6 in:

   a) Fase / taken / activiteiten / mijlpalen

   b) Typ de beschrijving of categorie van de taak

   c) Verantwoordelijk

   d) Start- en einddatum en duur

2. Voer de geplande activiteiten in en stel mijlpalen in, evenals hun startdatum, einddatum en duur in de onderstaande cellen in de bijbehorende kolommen. Bijvoorbeeld:

   taak	categorie	Verantwoordelijk	beginnen	looptijd	einde
   Maak een ruw concept	Copywriting	Sandra Beer	07.09.2020	5	11.09.2020
   Tekstproductie	Copywriting	Sandra Beer	12.09.2020	11	22.09.2020
   Proeflezen	Copywriting	Sandra Beer	23.09.2020	2	24.09.2020
   Publiceren	Copywriting	Sandra Beer	25.09.2020	2	26.09.2020

3. Selecteer de regels onder de kolomkop "Start" en selecteer via "Invoegen > Grafieken "en de gestapelde staven.

4. Navigeer vervolgens naar "Gegevens selecteren" door op het diagram te klikken. Hier wijzigt u eerst de labels van de horizontale as (rubriek) door op "Bewerken" te klikken en de gegevensreeks te markeren onder de kolomkop "Taak". Bevestig uw invoer.

5. Klik vervolgens op "Toevoegen" onder "Legenda-items (serie)" en voeg de duur toe. Selecteer voor de rijnaam de kolomkop 'Duur' als bereik. Markeer de gegevensreeks onder "Duur" als reekswaarden. Bevestig uw invoer.

6. Nu ga je de grafiek en de assen opmaken. Klik eerst op de aslabels op de y-as en ga naar "Asopties> Categorieën in omgekeerde volgorde" in de zijbalk "As opmaken".

7. Klik vervolgens op de blauwe balken van de datareeks "Start" en ga naar "Gegevensreeks opmaken> Vullen> geen vulling" en "Frame> geen lijn". De balken zijn nu onzichtbaar.

8. Formatteer vervolgens de x-as door op de datums te klikken en navigeer via "Assen opmaken> Asopties" naar "Minimum" en vul de startdatum van de eerste taak in.

Maak gratis Excel-sjablonen voor projectplanning en behoud het overzicht

De spreadsheetsoftware Excel is geschikt voor het plannen en aansturen van projecten. Naast kosten- en planningsplannen kunnen work breakdown structures, procesduurberekeningen en handige analyses gemaakt worden. Ingevoegde diagrammen illustreren de gewenste gegevens of de chronologische volgorde van bepaalde taken in het projectplan. Zo houdt u overzicht over belangrijke taken, verantwoordelijkheden en de voortgang van het project.

Veelgestelde vragen

Waar vind ik Excel-sjablonen voor projectplanning?

Open Excel en klik op "Meer sjablonen" op de startpagina. Typ "projectplanning", projectplan "of" projectplanner "in de zoekbalk en selecteer de gewenste sjabloon.

Hoe voeg ik een voortgangsbalk toe aan het Excel-projectplan?

Voeg een willekeurig getal toe, zoals 0, 25, 50, 75 en 100. Navigeer naar "Home> Stijlen> Voorwaardelijke opmaak> Gegevensbalken> Aanvullende regels". Voer de minimum- en maximumwaarde in, selecteer een kleur en bevestig uw invoer.