E-mails en mailprogramma's - tips en trucs voor gebruikers

Dat moet je weten!

De meeste mensen hebben en gebruiken een of meer e-mailaccounts. Het schrijven en verzenden van e-mails is een beproefde communicatiemethode die deel uitmaakt van het dagelijks leven. Het statistiekenportaal Statista stelt dat er in 2022-2023 dagelijks meer dan 306 miljard e-mails worden verzonden en ontvangen. Geschat wordt dat het aantal de komende jaren zal groeien tot meer dan 360 miljard e-mails per dag.

De meeste gebruikers verwachten veiligheid en gebruiksgemak van een e-mail en een e-mailprogramma. Tegelijkertijd worden e-mails gebruikt om verschillende technische termen te associëren die niet op het eerste gezicht voor elke gebruiker bekend zijn. POP3, server voor inkomende e-mail, serveradres, exchange of provider en SMTP zijn enkele van de technische termen die moeten worden uitgelegd. De betekenis van de technische termen en het juiste gebruik ervan bepalen onder meer of een e-mail correct kan worden verzonden en gearchiveerd of dat een e-mailprogramma kan communiceren met anderen in teamstructuren. Voordat u zich echter bezighoudt met technische termen en instellingen in e-mailprogramma's maakt, is het cruciaal om de beste e-mailprovider voor uw eigen behoeften te vinden.

Geen e-mail zonder provider - daarom heb je een e-mailprovider nodig

Aanbieders van e-mailadressen zijn er dertien in een dozijn. Het is niet zo eenvoudig om tussen de vele aanbieders de beste aanbieder te vinden. Er zijn een paar dingen om te overwegen bij het kiezen.

Een e-mailprovider is een professionele provider die zijn klanten gratis of tegen betaling een e-mailadres ter beschikking stelt op internet. Het internetbedrijf heeft als serviceprovider een mailserver. Hiermee kan zij haar klanten mailaccounts en e-mailinboxen op de mailserver aanbieden. Hiervoor heeft de klant een e-mailaccount nodig.

De e-mailprovider is verantwoordelijk voor het vlot en zonder vertragingen doorsturen van alle berichten via zijn server. Hij neemt de rol van bemiddelaar op zich, waarbij ook vragen op het gebied van het gegevensbeschermingsrecht betrokken zijn. Zeker sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt digitale communicatie in Europa door de wetgever volgens strengere regels gecontroleerd. Het doel van de Algemene Verordening Gegevensbescherming is om de persoonsgegevens van alle betrokken partijen te beschermen. Dit blijkt vooral uit de vele phishing-aanvallen op de e-mailadressen van particulieren en bedrijven.

Informatie:

Phishing is de poging om persoonlijke gegevens en wachtwoorden te stelen via valse websites of e-mails door te doen alsof ze vals zijn. Zo imiteren criminelen op internet het internetbankieren van een bank tot in detail en vragen ze nietsvermoedende gebruikers om hun gegevens in te voeren. Als gevolg hiervan gebruiken ze de verkregen informatie om geld te stelen of om beschermd datamateriaal door te verkopen.

Bekende e-mailproviders en hun voordelen

De bekendste betaalde en gratis aanbiedingen voor een individueel e-mailadres hebben verschillende meerwaarde voor gebruikers. Om deze reden is er niet het "beste" aanbod, maar veel aanbevolen aanbieders met voor- en nadelen. Elke gebruiker moet de beste provider voor zichzelf uitfilteren. Terwijl sommige veel opslagruimte voor e-mails of documenten en foto's bevatten, scoren andere met een eenvoudige installatie of vanwege een bijzonder strikte gegevensbescherming.

Naam en provider	Domein deel	kosten	voordelen
Gmail (Google)	gmail.com	Gratis	Tot 15 GB opslagruimte
GMX (Verenigd Internet)	gmx.de	Gratis (verlenging mogelijk tegen vergoeding)	E-mail Made in Germany (gegevensbescherming)
Web.de (Verenigd Internet)	web.de	Gratis (verlenging mogelijk tegen vergoeding)	E-mail Made in Germany (gegevensbescherming)
Yahoo Mail	yahoo.com	Gratis (tegen betaling Pro-extensie mogelijk)	Eenvoudige installatie
Outlook.com	outlook.com outlook.de	Gratis	Meld u tegelijkertijd aan bij Skype, Office Online of OneNote
Mail.de	mail.de	Gratis	Datacenters in Duitsland, verhoogde gegevensbeveiliging

Info: Wat “E-Mail Made in Germany” voor u als klant betekent?

Verschillende Duitse bedrijven zoals Deutsche Telekom, United Internet en Strato zijn betrokken bij het initiatief “E-Mail Made in Germany”. Deze internetbedrijven, bekend als concurrenten in Europa, werken samen onder het trefwoord "E-Mail Made in Germany". Het doel van de vereniging is om de communicatie in Duitsland veiliger te maken. Het voordeel van deze marketingmaatregel voor klanten van de bedrijven is de zekerheid dat elke e-mail wordt verzonden in overeenstemming met de Duitse gegevensbeschermingswetten en dat de servers van het bedrijf zich op Duitse bodem bevinden.

Basisinformatie over e-mailadressen en hun technische structuur

Een e-mailadres is opgebouwd volgens een begrijpelijk patroon. Het bestaat over het algemeen uit één

"Domein-deel" en de
"Lokaal deel."

Voorbeeld:

[email protected] - local-part = max.muster / domain-part = gmx.de / @ = bindende karakters

De afzender van de e-mail kan duidelijk worden geïdentificeerd aan de hand van het “lokale deel”. Als bijvoorbeeld de eigennaam van de afzender wordt gebruikt, kan de ontvanger direct zien van wie de e-mail afkomstig is. Het "domeingedeelte" toont de mailserver of provider via welke de e-mail is afgeleverd.

Hoe legitieme e-mailadressen te herkennen - handige tips en trucs

De afzender is te traceren via het “lokale deel” van een e-mailadres. Om deze reden is het belangrijk om een gerenommeerd e-mailadres te gebruiken, vooral voor e-mails die om zakelijke redenen worden verzonden. Een gerenommeerd e-mailadres bestaat meestal uit de voor- en achternaam van de afzender. Het is bijvoorbeeld gebruikelijk om de naam te scheiden met een punt of de volledige, ongescheiden naam ([email protected] / [email protected]). Elk e-mailadres kan maar één keer worden gebruikt. Om deze reden bevatten e-mailadressen met veelgebruikte namen een cijfer of een speciaal teken als toevoeging om ze te onderscheiden van de gebruikte adressen.

Voor privé- en professionele doeleinden is het raadzaam om verschillende e-mailadressen in te stellen. In dit geval kan de communicatie professioneel worden gescheiden. Vooral als het gaat om het hoofdadres, moet je selectief zijn en een spelling kiezen die even pakkend als serieus is. Om redenen van gegevensbescherming kan het zinvol zijn om een aanbieder te kiezen die in de Europese Unie is gevestigd. In dit geval zijn de strengere gegevensbeschermingswetten van de AVG van toepassing. Tegelijkertijd wordt de communicatie beschermd tegen toegang door overheidsinstanties. Dit is niet het geval met gegevens die worden gehost op servers in de VS of andere landen.

Fantasienamen lijken onbetrouwbaar of professioneel. Ze kunnen hoogstens worden gebruikt als secundaire adressen in privécommunicatie. E-mailadressen met dubbelzinnige namen worden niet als betrouwbaar beschouwd. Als zo'n e-mail als hoofdadres wordt gebruikt, kan dit op zijn minst leiden tot een glimlach bij communicatie met autoriteiten of potentiële werkgevers. Over het algemeen spreekt het niet voor ernst en is het contraproductief.

Tip:

Heeft u een eigen internetadres met uw naam of voor uw bedrijf? In dit geval kunt u één of meerdere e-mailadressen registreren bij de provider. Voor een bedrijf gevestigd in Duitsland is het het beste om Top Level Domains (TLD's) te kiezen met de uitgang de. Ook bekend zijn .net, .org, .eu en andere uitgangen. Internationale bedrijven gebruiken graag een .com-domein en vertalen hun website in verschillende talen. Voor particulieren is een apart internetadres met weinig opslagruimte en enkele e-mailadressen meestal voldoende.

Dit zijn de verschillen tussen betaalde en gratis e-mailadressen

De verschillen tussen betaalde en gratis aanbiedingen van aanbieders voor e-mailadressen zijn groot. In de betaalde variant van sommige providers is bijvoorbeeld een spamfilter bij de levering inbegrepen. Deze scant elke e-mail in het e-mailaccount op potentieel gevaar of op reclameboodschappen. Afhankelijk van de instellingen filtert het ongewenste berichten uit en verplaatst het ze onmiddellijk naar de map met vermoedelijke spam.

De vrije naamkeuze is een ander voordeel van betaalde e-mailproviders. Omdat er verschillende eindes beschikbaar zijn in niet-gratis versies, is het gemakkelijker om een pakkend, kort, op naam gebaseerd e-mailadres te maken. Zo'n e-mail is levenslang bruikbaar en onlosmakelijk verbonden met een persoon. De verhoogde gegevensbeveiliging en de verbeterde klantenondersteuning bij problemen zijn verdere voordelen van betaalde serviceproviders.

Anoniem e-mails versturen met tijdelijke e-mailadressen - dat kan

In de meeste gevallen heb je een e-mailadres nodig voor de lange termijn. Om deze reden is het nieuwe e-mailadres onlosmakelijk verbonden met je eigen naam en andere persoonlijke kenmerken en wordt er een e-mailaccount aangemaakt. Elke uitzondering is bekend om de regel te bevestigen. Om deze reden zijn er providers die u aanbieden om anoniem e-mails te verzenden. Andere internetportalen bieden de mogelijkheid om tijdelijke e-mailadressen te gebruiken die slechts 10 minuten actief zijn.

Het staat buiten kijf dat het toepassingsgebied van dit type e-mailadres beperkt is. Toepassingsgebieden zijn bijvoorbeeld verrassingse-mails voor een goede vriend of het anoniem melden van een misdrijf bij de politie. In dit geval is een anonieme e-mail te vergelijken met een brief die zonder afzender wordt verzonden. Dit is mogelijk en niet in strijd met de wettelijke bepalingen. Een aanbieder van een anonieme e-maildienst is het Amerikaanse bedrijf 10minutE-Mail.com. U kunt zich abonneren op deze webservice zonder uw eigen e-mailadres bekend te maken. De service genereert een wegwerp-e-mailadres dat slechts 10 minuten bestaat. Kopieer het tijdelijke e-mailadres naar het klembord en voer het bijvoorbeeld in op een registratieformulier.

Alle e-mails die binnen een tijdvenster van 10 minuten naar het e-mailadres worden verzonden, worden direct weergegeven in uw mailbox op www.10minutE-Mail.com. U kunt de ontvangen e-mails lezen en beantwoorden. Ook kunnen de links in de e-mail aangeklikt worden, zodat u via de dienst ook e-mails met bevestigingslinks kunt ontvangen.

Als 10 minuten niet genoeg is om al het werk te voltooien, klikt u een of meerdere keren op de link "Verleng 10 minuten". 10 Minute Mail vereist geen registratie en vraagt niet om uw e-mailadres. Om ervoor te zorgen dat de website in het Duits wordt weergegeven, selecteert u linksonder "Duits" en klikt u op "Wijzigen".

Anoniem berichten versturen met RE-Mailer diensten

RE-Mailer diensten zijn ook handig om anoniem informatie te versturen. Sommige van deze providers verzenden alle e-mails via een server die doorgaans optreedt als afzender van het bericht. De persoonsgegevens van de daadwerkelijke afzender zijn verborgen en kunnen niet worden getraceerd.

Andere RE-mailerserviceproviders gebruiken willekeurig een server. De daadwerkelijke afzender verschijnt ook niet. Het is ook mogelijk om gebruik te maken van een VPN-service (Virtual Private Network). VPN-verbindingen maskeren het IP-adres dat is toegewezen aan alle apparaten, zoals een router. De locatie en gebruiker kunnen worden geverifieerd aan de hand van het IP-adres. In plaats van te onthullen dat een bericht anoniem is verzonden vanuit Duitsland, wordt bij een VPN-verbinding gebruik gemaakt van een zogenaamde tunnelverbinding. In dit geval kan de feitelijke identificatie van de afzender niet worden getraceerd.

De meeste anonieme e-maildiensten hebben geen e-mailaccount nodig. Ze kunnen moeiteloos worden gebruikt via de gebruikersinterface van de browser. Ook bijlagen met een anonieme e-mail versturen is bij veel providers mogelijk. Zoals bij vele andere technische innovaties bieden anonieme e-mails, VPN-verbindingen of RE-Mailer-diensten de mogelijkheid om criminele activiteiten te verhullen en te camoufleren. Vanzelfsprekend mogen dergelijke diensten alleen worden gebruikt in overeenstemming met de wet. Het versturen van e-mails die dreigementen of verzoeken tot onrechtmatig handelen bevatten, evenals anoniem verzonden phishing- of spam-e-mails zijn strafbaar.

Stel een specifiek e-mailadres in - dat moet je weten

Als je eenmaal een e-mailprovider hebt gekozen en een ongebruikte naam voor je persoonlijke e-mail hebt gekozen, is communicatie per e-mail vanuit je eigen e-mailaccount nog maar één stap verwijderd. Voordat je definitief een bepaald e-mailadres kunt boeken en instellen, heeft de dienstverlener de persoonsgegevens van de nieuwe klant nodig. Naast het adres moet ook een telefoonnummer en een ander e-mailadres worden ingevuld.

Een gebruikersnaam is nodig om het e-mailaccount te onderscheiden van andere accounts. In de meeste gevallen zijn de gebruikersnaam en het e-mailadres gelijk. Als alternatief is het mogelijk om een individuele gebruikersnaam in te stellen. Dit biedt een betere beveiliging tegen hackers. Naast de gebruikersnaam moet ook een veilig wachtwoord worden toegekend.

Het wachtwoord dat wordt gebruikt om de toegang tot de mailbox te ontgrendelen, moet geheim zijn. Een moeilijk te vinden wachtwoord dat bestaat uit:

Brieven,
Cijfers en
Bestaat uit speciale tekens,

biedt voldoende bescherming tegen hackeraanvallen en datadiefstal via cybercrime en kan na invoer van alle persoonsgegevens en informatie over de eigenaar van de nieuwe e-mail worden gebruikt. Hierdoor kunnen e-mails:

Webgebaseerd als webmail, via de e-mailtoegang van de e-mailprovider,
Via een mailprogramma zoals Microsoft Outlook of Thunderbird of
Mobiel, via tablet, smartphone en bijbehorende e-mailprogramma's

kan worden opgehaald.

Stapsgewijze instructies: Een nieuw e-mailadres instellen

Aan de hand van het voorbeeld van de e-mailprovider GMX kunt u zien hoe een nieuw e-mailadres wordt ingesteld:

Stap 1	Navigeer naar www.gmx.net en klik bovenaan de pagina op het veld: "Register for free".
stap 2	In het volgende venster vindt u de aanbiedingen voor een nieuwe e-mail. Naast de door advertenties gefinancierde, gratis toegang, kan er ook gekozen worden voor een betalende e-mailinbox. Nadat je een variant hebt gekozen, beëindig je de selectie met de knop: "Nu inschrijven".
stap 3	In de volgende stap is er de mogelijkheid om het gewenste e-mailadres te controleren. Hiervoor volstaat het om uw gewenste combinatie in het vrije veld in te vullen. De e-mailprovider controleert of het ingevoerde e-mailadres beschikbaar is. Als het adres anders is toegewezen, ontvangt u suggesties voor vergelijkbare e-mailadressen.
Stap 4	Als gevolg hiervan moeten de persoonlijke gegevens van de gebruiker worden ingevoerd. Dit omvat naast het adres ook de geboortedatum en een wachtwoord, dat twee keer moet worden ingevoerd.
Stap 5	Als het wachtwoord is vergeten, kan het via sms worden hersteld. Hiervoor is het nodig om een mobiel telefoonnummer te koppelen aan het e-mailaccount.
Stap 6	De daaropvolgende beveiligingsquery met behulp van een automatisch gegenereerde tekenreeks zorgt ervoor dat de registratie niet wordt geautomatiseerd.
Stap 7	Door op de knop “Ik ga akkoord. Maak nu een e-mailaccount aan”, de nieuwe klant gaat akkoord met zowel de algemene voorwaarden van de provider als de bepalingen inzake gegevensbescherming.
Stap 8	De e-mailprovider bevestigt het nieuwe e-mailadres en stuurt de individuele instellingen voor e-mailprogramma's in een aparte e-mail. Het bevat toegangsgegevens voor de server voor inkomende e-mail en de server voor uitgaande e-mail. De toegangsgegevens verschillen afhankelijk van het type mailbox. De meeste providers staan zowel IMAP- als POP3-protocollen toe als optie.

Belangrijk: wijs een veilig wachtwoord toe en archiveer het

Om berichten via een e-mailadres te kunnen verzenden of ontvangen, heeft u doorgaans een wachtwoord nodig. De beslissing welk e-mailwachtwoord u wilt toewijzen, moet zorgvuldig worden overwogen. Tijdens de inlogprocedure bij het openen van een mailbox wordt u gevraagd om tweemaal uw geheime wachtwoord in te voeren en het wachtwoord op deze manier in te stellen. De dubbele invoer is om ervoor te zorgen dat er geen spelfouten insluipen.

Het is van cruciaal belang om het wachtwoord voor het e-mailaccount te noteren en te archiveren volgens veiligheidsaspecten. Dit is belangrijk omdat een wachtwoord de enige manier is om toegang te krijgen tot persoonlijke e-mail.

IMAP- en POP3-protocollen - wat is het verschil?

Nadat u een e-mailadres heeft aangemaakt en ingesteld, ontvangt u de individuele toegangsgegevens van de e-mailprovider. Deze zijn nodig om e-mails te versturen naar de server van de provider (server voor uitgaande mail) en om gegevens te ontvangen (server voor inkomende mail).

Het grootste verschil tussen het POP-protocol (Post Office Protocol) dat sinds 1996 bekend is en het in 2003 geïntroduceerde IMAP-protocol is het cachen van e-mails. Terwijl met het POP-protocol een e-mail fysiek op de computer van de ontvanger wordt geladen en van de server wordt verwijderd, is met het IMAP-protocol toegang vanaf meerdere eindapparaten mogelijk. In dit geval blijft de e-mail op de server van de e-mailprovider staan.

Het IMAP-protocol biedt een duidelijke meerwaarde, zeker in de huidige genetwerkte samenleving. Waar aan het eind van het millennium e-mail alleen nog door een vaste pc werd gebruikt, moeten gegevens en berichten tegenwoordig op verschillende eindapparaten beschikbaar zijn. Naast de pc hebben gebruikers hun e-mails nodig op de smartphone of tablet of op een mobiele smartwatch. Het IMAP-protocol garandeert beschikbaarheid op alle eindapparaten.

Het is handiger en veiliger om toegang te krijgen tot e-mails met het IMAP-protocol. Als u meerdere apparaten gebruikt, kunt u op elk moment actuele en opgeslagen e-mails oproepen. Bovendien presteert het IMAP-protocol ook beter op het gebied van gegevensbescherming. Dit kan worden gezegd omdat bij een verouderd POP-protocol in veel gevallen de authenticatiegegevens in leesbare tekst worden verzonden. Dit gebeurt voordat er een SSL-verbinding tot stand is gebracht. Het ontbreken van encryptie vormt een hoog veiligheidsrisico dat moet worden voorkomen.

Het principe van een IMAP-protocol is vergelijkbaar met dat van een POP3-protocol. Een duidelijk voordeel is dat de server van de provider instellingen kan gebruiken om de overdracht van het wachtwoord te verbieden. Paswoord en e-mail worden pas doorgestuurd als er een beveiligde SSL-verbinding tot stand is gebracht. In de meeste gevallen is het, kort samengevat, logischer om een IMAP-account in te stellen dan een verouderd POP-account. De configuraties verschillen slechts marginaal bij het instellen van het account.

Eenvoudig uitgelegd: inkomende en uitgaande mailservers en serverinformatie

Als u een IMAP- of POP3-account instelt, wordt specifiek gevraagd naar de server voor inkomende e-mail en de server voor uitgaande e-mail. Incoming mail server is het serveradres in het datacenter van uw e-mailprovider, waarop alleen inkomende e-mails worden opgeslagen. Elke e-mailprovider heeft zijn eigen server en serveradressen voor de distributie van e-mailcommunicatie, die moeten worden beheerd door het mailprogramma. In de meeste gevallen bestaat de server voor inkomende e-mail uit de volgende identifier bestaande uit het transportprotocol en de provideridentificatie (naar het voorbeeld van de provider 1 & 1 Ionos):

Serveradressen van de inkomende mailserver: Pop3.ionos.de of imap.ionos

Alleen de e-mails die door de gebruiker worden verzonden, worden opgeslagen en gedistribueerd op de uitgaande mailserver. De scheiding tussen een inkomende mailserver en een uitgaande mailserver zorgt ervoor dat inkomende en uitgaande mails niet door elkaar worden gehaald of verwisseld.

Servers voor uitgaande e-mail werken met het SMTP-protocol. In de meeste gevallen ontvangt u de volgende identifier, die ook bestaat uit het transportprotocol en de provider-ID:

Serveradressen van de uitgaande mailserver: SMTP.ionos.de

Naast de juiste namen voor de inkomende mailserver en de uitgaande mailserver is ook de serverinformatie essentieel. Uw e-mailprovider verzendt meestal de serverinformatie met de welkomstmail. U heeft de serverinformatie nodig om uw mailprogramma te informeren over de juiste parameters voor de inkomende en uitgaande mailserver. De serverinformatie bevat informatie over poorten en de coderingsmethode. Moderne mailprogramma's zoals Microsoft Outlook of Thunderbird bepalen automatisch de invoer voor de serverinformatie, evenals de inkomende en uitgaande mailservers wanneer u de e-mailprovider en uw e-mailadres invoert. Hierdoor brengen ze een correcte verbinding tot stand.

Info: Waarom SSL-verbindingen cruciaal zijn

Het spreekt voor zich dat e-mails en hun bijlagen alleen door de ontvanger mogen worden gelezen. Terwijl een e-mail wordt getransporteerd, kan deze technisch op verschillende knooppunten worden uitgelezen en de inhoud ervan worden gescand. Politieke systemen met een autoritaire structuur zijn onder meer afhankelijk van het ontcijferen van de e-mailcommunicatie van hun burgers. SSL (Secure Sockets Layer), ook wel bekend onder de nieuwe naam TLS (Transport Layer Security), voorkomt dat e-mailgegevens worden uitgelezen. De encryptiemethode is in de praktijk beproefd en wordt over de hele linie gebruikt voor websites. Internetpagina's die zijn versleuteld met SSL of TSL kunnen gemakkelijk worden herkend. Ze worden weergegeven als "https" in de zoekbalk van het browservenster.

Uit welke afzonderlijke componenten e-mails bestaan?

Elke e-mail bestaat uit twee hoofdonderdelen:

De kop, die ook wel de kop van de e-mail kan worden genoemd.
De body die de inhoud van de e-mail bevat.

Verschillende gedetailleerde informatie wordt opgeslagen in de kop van een e-mail. Het geeft informatie over de afzender en de aanmaakdatum. Bovendien bevat de kop technische informatie over de verschillende stations van de transmissie. Aangezien deze gegevens voor de meeste gebruikers niet belangrijk zijn, verbergen e-mailprogramma's ze in de meeste gevallen.

Uit welke losse onderdelen bestaan e-mails - Instructies:

Om de header in Microsoft Outlook volledig weer te geven en de transportinformatie van een ontvangen e-mail uit te lezen, gaat u als volgt te werk:

Dubbelklik op het bericht om het buiten het leesgebied te openen.
Klik op BESTAND> EIGENSCHAPPEN.
De header-informatie wordt weergegeven in het veld INTERNET HEADERS. Ze kunnen met het commando CTRL + C worden gekopieerd naar Microsoft Word of een ander tekstprogramma voor verdere verwerking.

In Mozilla Thunderbird werkt het beeldscherm gemakkelijker. Om dit te doen, drukt u op de toetsencombinatie Ctrl + U om de koptekst en de HTML-brontekst weer te geven.

Welke informatie zit in het lichaam?

De hoofdtekst wordt door een witregel van de kop gescheiden. Het bevat de feitelijke informatie van de e-mail en mag alleen tekens uit de 7-bit ASCII-tekenset (American Standard Code for Information Interchange) bevatten. Aangezien de Duitse umlauts niet in dit formaat zijn opgenomen, moeten ze worden gedeclareerd en gecodeerd in de koptekst. De meeste e-mailprogramma's coderen automatisch.

Elk bericht kan:

Als een eenvoudig sms-bericht in platte tekst of
Worden verzonden opgemaakt als een HTML-bericht.

Het voordeel van in HTML opgemaakte teksten is dat ze gemakkelijker te lezen zijn. De “Hypertext Markup Language” heet HTML en wordt zowel gebruikt voor het structureren van teksten als voor het programmeren van internetpagina's. HTML is de standaardtaal op het World Wide Web en vormt de basis voor het programmeren van websites.

Andere essentiële onderdelen van een e-mailbericht

In de meeste gevallen bevat een e-mailbericht ook een handtekening. Het maakt deel uit van het lichaam en geeft informatie over de afzender. De adres- of contactgegevens van de maker staan meestal in de handtekening. Afbeeldingen en hyperlinks kunnen ook in een e-mailhandtekening worden opgenomen.

Informatie:

Een hyperlink is een verwijzing naar een andere website of e-mailadres.

Private providers plaatsen in de zogenaamde mailfooter een standaardtekst die reclame of een verwijzing naar hun gratis dienst bevat.

Bijlagen maken ook deel uit van de e-mail. Een e-mailbijlage is een document met een specifieke bestandsextensie die in een apart programma moet worden geopend. De volgende bijlagen zijn gebruikelijk:

Een Portable Document Format (PDF)-bestand.
Een bestand in MS Word (docx) of MS Excel formaat (xlsx).
Een afbeeldingsbestand (bestandsextensie jpg.webp, bmp.webp, gif.webp).
Een video- of geluidsbestand (mov, mp3, mpeg).
Een uitvoerend bestand (exe).

Belangrijk:

Vertrouw alleen in uitzonderlijke gevallen bijgevoegde uitvoerbare bestanden. Als u de afzender niet kent, bevatten uitvoerbare bijlagen in de meeste gevallen malware die uw computer ongemerkt infecteert. Dit geldt met name voor pc's die het Windows-besturingssysteem gebruiken.

E-mails versturen, in detail uitgelegd

Een e-mail kan binnen milliseconden via het e-mailaccount via internet worden doorgestuurd. Als het bericht continu wordt gecontroleerd voordat het de ontvanger bereikt, duurt de overdracht meestal enkele seconden. Elk eindapparaat dat op internet is aangesloten, kan e-mails verzenden en ontvangen als een bijbehorend e-mailprogramma beschikbaar is. Technisch gezien volgt een e-mail de volgende route:

De e-mail wordt samengesteld en verzonden met de "verzendknop".
Het bericht wordt via een bestaande verbinding (WLAN, LAN, mobiel) doorgestuurd naar de serviceprovider van de afzender en zijn account. Deze controleert de e-mail en stuurt deze via internet door naar de e-mailprovider van de ontvanger. Dit gebeurt via verschillende knooppunten. Door zijn datadoorvoer is de Duitse Commercial Internet Exchange (DE-CIX) het grootste knooppunt ter wereld met een datadoorvoer van meer dan 9,1 Tbit/s. Internethubs zijn te vinden in de meeste grote steden ter wereld.
De dienstverlener van de ontvanger van de e-mail slaat deze op in de mailbox van de geadresseerde. Als er stroomopwaarts een spamfilter is, wordt het bericht gescand op advertenties of malware.
De e-mail kan worden opgeroepen en weergegeven met een mailprogramma.

Omdat het hele proces van het verzenden van e-mails in de kortst mogelijke tijd plaatsvindt, kunnen verzender en ontvanger in bijna realtime communiceren. De ontvangst en het lezen van het bericht kan tegelijkertijd worden getraceerd door middel van een aflever- en leesbevestiging. Dit is efficiënt en garandeert dat belangrijke informatie en bijlagen direct uitgewisseld kunnen worden. Als de ontvanger zich niet binnen het bereik van een computer bevindt, kan hij of zij inkomende berichten ook laten weergeven met de push-functie van zijn mailbox.

Informatie:

Een push-functie is een service waarbij de e-mailinbox op vastgestelde tijdsintervallen of continu wordt gescand op nieuwe e-mails. Als er nieuwe berichten zijn, worden deze weergegeven. Als alternatief ontvangt de gebruiker informatie dat er nieuwe e-mails zijn ontvangen.

Welke e-mailapps zijn geschikt voor Android

Op Android-telefoons of -tablets met het Android-besturingssysteem worden verschillende apps aanbevolen die u kent van Windows. Microsoft Outlook voor Android kan bijvoorbeeld worden gebruikt. In de tablet- of smartphoneversie heeft het programma functies die vergelijkbaar zijn met die onder Windows. Ook in de Google Play Store kregen de apps een uitstekende beoordeling:

Ook blauwe mail
Mijn mail.

Blue Mail heeft een intuïtieve gebruikersinterface en stelt automatisch e-mailaccounts van verschillende providers in. De app maakt gebruik van filterfuncties, takenlijsten en een herinneringsfunctie. Een tekortkoming is het doorsturen van alle berichten via de server van de appdesigner. Er is hier een gegevensbeschermingsrisico dat moet worden opgenomen voordat de app wordt geïnstalleerd.

My Mail maakt ook indruk met zijn gemakkelijk te begrijpen en gebruiksvriendelijke interface. De applicatie maakt het mogelijk verschillende accounts te beheren en heeft een geïntegreerde internetbrowser die kan worden gebruikt om e-mailbijlagen te bekijken.

De e-mailaccounts van alle bekende providers kunnen ook via Android als webmail in de browser worden geopend. Standaard is de Gmail-app van Google als mailprogramma geïnstalleerd op bijna alle apparaten met een Android-besturingssysteem. De app kan ook worden gebruikt om e-mails te verzenden en te ontvangen. Het heeft ook uitgebreide tools aan boord voor het organiseren van e-mails op een smartphone of tablet met Android.

E-mailapps voor iOS en Mac OS - deze alternatieven zijn overtuigend

De besturingssystemen iOS en Mac OS voor iPad, iPhone en MacBook en iMac bevatten voorgeïnstalleerde, stand-alone e-mailprogramma's. Het Mac OS bevat het programma Mail. Het maakt indruk met zijn adequate uitrusting. De synchronisatie met Apple's eigen cloudserver iCloud vormt een belangrijke meerwaarde.

Gebruikers die alleen Apple-apparaten gebruiken, waarderen zowel de synchronisatie als het opgeruimde, gebruiksvriendelijke en stijlvolle oppervlak. De Apple Mail-app voor iOS is ook voorgeïnstalleerd op de iPad en iPhone. Het maakt ook indruk op draagbare apparaten met zijn eenvoudige instelling van e-mailaccounts en een hoog bedieningsgemak.

Microsoft Outlook kan ook worden geïnstalleerd op apparaten met het iOS-besturingssysteem. De meeste Microsoft-programma's zijn beschikbaar in de App Store. Ze kunnen zonder problemen worden geïnstalleerd en gebruikt. Zeker bij zakelijke applicaties met een Microsoft Exchange-account wordt ervoor gezorgd dat alle berichten zonder vertraging verschijnen op mobiele en vaste eindapparaten, ongeacht welk besturingssysteem wordt gebruikt.

Alternatieve e-mailapps voor iOS die meerwaarde bieden voor gebruikers zijn bijvoorbeeld de volgende applicaties:

vonk en
Newton.

Spark biedt gebruikers het voordeel dat de belangrijkste notificaties en e-mails over het algemeen bovenaan hun toestel worden weergegeven. Dit is vooral interessant voor kleine apparaten zoals de iPhone. De applicatie scheidt automatisch e-mails van nieuwsbrieven en heeft een intelligente inbox.

De Newton app is vooral interessant voor gebruikers voor wie het belangrijk is om je berichten goed te kunnen lezen. De app maakt indruk met zijn eenvoudige menunavigatie, waarmee berichten in één oogopslag kunnen worden gelezen, doorgestuurd of verzonden. Ondanks zijn eenvoudige structuur heeft het alle belangrijke functies voor particuliere gebruikers en zakenmensen.

De bedrijven achter de providers - deze grote spelers heersen over de markt

De meeste bedrijven die nationaal of wereldwijd actief zijn, staan achter de aanbieders van gratis of betalende e-mailaccounts. Veel e-mailproviders die gratis e-mails aanbieden, gebruiken de verkregen persoonsgegevens voor reclamedoeleinden. Het is bewezen dat buitenlandse providers inkomende e-mails scannen op trefwoorden en de verzamelde, geanonimiseerde gegevens verkopen aan reclameklanten.

Met deze kennis is het essentieel om te begrijpen hoe bedrijven omgaan met gegevensbescherming en reclame voordat ze een e-mailprovider kiezen. In veel gevallen loont het om te investeren in een goedkoop, betaald e-mailaccount. De extra kosten garanderen dat reclame en spamberichten uitgesloten zijn en de gegevensbescherming volgens de AVG behouden blijft.

Enkele van de belangrijkste aanbieders van e-mailadressen en hun moedermaatschappijen:

Gmail	Google
Yahoo Mail	Yahoo
1 & 1 Ionos	verenigd internet
Web.de	verenigd internet
GMX	verenigd internet
Telecompost	Deutsche Telekom
Mail.de	Mail.de GmbH Gütersloh
Outlook.de	Microsoft

Spamfilters instellen en spam-e-mails herkennen - dit is wat u moet weten

Studies hebben bevestigd dat het aandeel van zogenaamde spam-e-mails op meer dan 50% kan worden geschat. In de regel is spam of "vuilnis" de term die wordt gebruikt om massale e-mails te beschrijven die reclame bevatten en niet zijn aangevraagd door de ontvanger. Ze worden ongewenst verzonden en kunnen de e-mailinbox van de geadresseerde verwarrend maken. Het duurt lang om gewenste en ongewenste berichten te scheiden. Tegelijkertijd kunnen spam-e-mails malware en virussen bevatten en de e-mailontvanger en zijn of haar persoonlijke gegevens bespioneren.

Zogenaamde "phishing", waarbij valse e-mails of webpagina's worden gebruikt om bankgegevens of persoonlijke gegevens te stelen, vormt al jaren een toenemende bedreiging. Criminele bendes en door totalitaire staten gesteunde overheidshackers proberen op alle kanalen schade aan te richten met valse e-mails. Een spamfilter in het e-mailprogramma kan u helpen ongewenste of potentieel gevaarlijke e-mails af te weren.

Daarnaast geldt voor elke ontvanger van een e-mail met een bijlage het volgende:

Open alleen bijlagen met de bestandsextensies .exe, .doc, .pdf en andere bestandsextensies als u de afzender kent en vertrouwt. Anders bestaat de kans dat een enkel bestand uw pc opent voor virussen en malware. Met één klik kunt u uw gegevens bespioneren zonder dat u het merkt.

Door de dreiging van malware en het hoge aandeel ongevraagde advertenties is er geen alternatief voor het gebruik van spamfilters, ook wel junkmailfilters genoemd. Een spamfilter werkt volgens een duidelijk algoritme en kan een groot deel van de ongewenste e-mails opruimen. Aanbieders die een spamfilter in hun aanbod hebben geïntegreerd, classificeren e-mails onder meer op basis van het afzenderadres of de vermeldingen in de header. Als er woorden, termen of uitdrukkingen in de e-mail worden gevonden die duiden op ongevraagde reclame of een bijlage met malware, worden deze berichten gemarkeerd of onmiddellijk verplaatst naar de map "Spam" of "Junk Mail".

Hoe je spam of junkmail in je mailbox herkent en welke 7 punten van belang zijn, lees je in het artikel: "Verdachte e-mails: met deze 7-stappen-instructies kun je jezelf beschermen tegen malware en virussen."

Zwarte lijsten en kansberekeningen

Naast zwarte lijsten waarin ongewenste termen zijn opgeslagen, werken aanbieders ook met kansberekeningen. Op basis van eerdere verwijderingsprocessen van de gebruiker berekent het systeem welke e-mail moet worden doorgestuurd en welke onmiddellijk naar de spammap wordt doorgestuurd.

U herkent spam-e-mails meestal aan de volgende kenmerken:

U wordt niet persoonlijk aangesproken, maar met een algemene aanhef.
Klikbare links of afbeeldingen zijn te vinden in de tekst van het bericht.
De URL van de links leidt naar onbekende servers. De URL wordt zichtbaar zodra u de muis over de link beweegt zonder erop te klikken.
Het onderwerp is sensationeel, bevat spelfouten of het verzoek om direct in te loggen op internetbankieren of een ander afgeschermd gebied.
De afdruk of de e-mailhandtekening van de afzender ontbreekt.
Zip-, Exe-, Word- of Excel-bestanden zijn bijgevoegd.

Bij deze en andere signalen is het raadzaam een e-mail niet te openen en de links en bijlagen te vernietigen zonder deze te openen. Als de afzender bekend is, dient u bij twijfel contact met hen op te nemen, zodat de computer niet stiekem met malware wordt geïnfecteerd.

Hoe u spamfilters en ongewenste filters integreert in e-mailprogramma's

Niet elk e-mailadres wordt gratis getest op spam of malware door de e-mailprovider. Aanbieders bieden in de regel doorlopend, professioneel testen aan tegen een maandelijks bedrag. Als u af wilt zien van de eerste verificatie van de provider, kunt u ook een e-mailprogramma gebruiken om uw e-mails te laten controleren. Hetzelfde geldt als u de door de provider gecontroleerde e-mails wilt optimaliseren met extra filterbescherming. Het ongewenste filter kan in de meeste mailprogramma's met weinig moeite worden geactiveerd. Dit kan worden gebruikt om spam of phishing-e-mails te onderscheppen die niet werden herkend door de spamfilter van de e-mailprovider. Dit verhoogt ook de gegevensbeveiliging.

Activeer het filter voor ongewenste e-mail in Microsoft Outlook - zo eenvoudig is het

Het ongewenste e-mailfilter in Microsoft Outlook kan eenvoudig worden geactiveerd in de menubalk. Het bevindt zich in het menu-item "Verwijderen" en wordt weergegeven als een "transparante avatar met een verbodsbord". Als u op het pictogram klikt, wordt het menu van het filter voor ongewenste e-mail geopend onder het subitem "Ongewenste e-mailopties". De intensiteit van de filtering kan dan worden aangepast.

Na het instellen worden berichten die Outlook identificeert als ongewenste e-mail automatisch verplaatst naar de map Ongewenste e-mail.

Door het selectievakje "Waarschuw mij voor verdachte domeinnamen in e-mailadressen" te activeren, wordt er ook een beveiligingswaarschuwing gegeven voordat een link in een e-mail wordt geactiveerd. Deze beveiligingsinstellingen kunnen ervoor zorgen dat e-mailcommunicatie veiliger en professioneler verloopt. Ondanks de geavanceerde filtermethoden is het de moeite waard om af en toe de map met ongewenste e-mail te controleren. Dit is handig omdat in zeldzame gevallen ook belangrijke berichten kunnen worden uitgefilterd.

Activeer de ongewenste filterinstellingen in Thunderbird

Ongewenste filterinstellingen kunnen ook worden gemaakt in Thunderbird, het gratis e-mailprogramma van de Firefox-browser. Thunderbird gebruikt een adaptief algoritme dat standaard is geactiveerd. Het adaptieve, zelflerende filter kan ook worden ingeschakeld. Hij leert van eerdere afhandeling van e-mails en leidt af welke berichten gewenst zijn en als spammail kunnen worden aangemerkt.

De Junk Filter-instellingen in Thunderbird zijn te vinden onder:

Extra> Instellingen> Beveiliging en verder langs de lijn
Op het tabblad Ongewenst

wees aangepast. Met een klik op: "Activeer junk-protocol voor zelflerend filter" wordt het adaptieve filter ingeschakeld.

Geen spamfilter in Windows Mail

De huidige versie van Windows Mail, die standaard gratis wordt aangeboden bij Windows 10, heeft geen eigen spamfilter. Windows Mail wijst de systeemmappen van de e-mailprovider 1: 1. Als een provider, bijvoorbeeld GMX of Yahoo, een ongewenste e-mailfunctie aanbiedt, wordt er ook een map weergegeven in Windows Mail. Bij Microsoft zijn het instellen van opties voor een ingebouwde spamfilter alleen mogelijk in Microsoft Outlook.

De velden "Aan", "Cc" en "Bcc" - belangrijk voor uw communicatie

Het is zeer waarschijnlijk dat u de velden "Aan" "Cc" en Bcc "heeft opgemerkt toen u in uw e-mailprogramma keek. Deze verschijnen standaard in alle mailprogramma's als je een e-mail wilt versturen.

Het veld "Aan" is het belangrijkste invoerveld en essentieel voor het verzenden van een bericht. Het staat als een tijdelijke aanduiding voor de ontvanger. Het e-mailadres van de ontvanger moet volgens het volgende patroon in het veld "Aan" worden ingevoerd:

lokaal-deel = b.v. Bijv.: max.muster / domein-deel = bv. gmx.de gescheiden door het @-teken.

Voorbeeld: [email protected]

Vul in het veld "Aan" de ontvangers in die u specifiek wilt aanspreken met uw e-mail en van wie u bijvoorbeeld een reactie of een actie verwacht. Elke e-mail moet een ontvanger bevatten, anders kan er geen e-mail worden verzonden.

Het veld "Cc" betekent "carbon copy" vertaald uit het Engels. In het Duits zou "Cc" een carbon copy worden genoemd. Voer een e-mailadres in het veld Cc in en stuur een kopie van de e-mail naar andere ontvangers. In een zakelijke omgeving is het bijvoorbeeld gebruikelijk om deze route te gebruiken om leidinggevenden of andere medewerkers te informeren. De e-mail wordt rechtstreeks naar de ontvanger(s) gestuurd. Geadresseerden kunnen uit het veld Cc lezen welke andere personen het bericht ook hebben ontvangen. Vul in het veld Cc een overzicht in van de ontvangers die je wel wilt informeren over de inhoud van de e-mail, maar van wie je geen feedback of actie verwacht.

De afkorting in het veld "Bcc" betekent letterlijk "Blinde doorslag." Vertaald betekent het een onzichtbare doorslag. Het invoerveld “Bcc” wordt in uitzonderlijke gevallen gebruikt, bijvoorbeeld als u om verifieerbare redenen wilt uitsluiten dat de ontvanger van een bericht niet te weten komt welke andere personen de e-mail ook hebben ontvangen.

Het veld "Bcc" kan ook worden gebruikt als een e-mail moet worden verzonden naar een distributielijst met meerdere ontvangers. Voer in dit geval de e-mailadressen van alle ontvangers in het Bcc-veld in. Alle geadresseerden ontvangen de e-mail. Tegelijkertijd kunnen ze niet zien wie er op de distributielijst staat en weten ze ook niet wat de e-mailadressen van de ontvangers zijn. U kunt zien dat ontvangers zijn ingesteld op "Bcc" na het openen van de e-mail door in het afzendergebied van het bericht te kijken als er geen e-mailadressen worden vermeld.

Met de verschillende ontvangersvelden laat je de ontvangers weten hoe zij zich verhouden tot het bericht en welke reactie je verwacht.

Een verzonden e-mail terugbellen - dit zijn uw opties

Iedereen kent het gevoel in de volgende situatie: Je schrijft een e-mail en bent vergeten een zinvolle e-mailbijlage toe te voegen of een belangrijk contact in "Cc" te zetten. Omdat een e-mail de ontvanger in een fractie van een seconde kan bereiken, is het moeilijk om verzonden e-mails terug te halen. Om het project te laten slagen, is snelheid van essentieel belang.

E-mail terugbellen vanuit Microsoft Outlook

Wanneer een e-mail wordt teruggeroepen, wordt geprobeerd een verzonden bericht uit de mailbox van de ontvangers op te halen als het nog niet is gelezen. Bel daarom snel een verkeerd verzonden e-mail terug. U kunt het bericht ook omruilen voor een vervangend bericht.

De mogelijkheid om berichten terug te bellen is beschikbaar onder Microsoft Outlook:

Wanneer zowel de afzender als de ontvanger een Microsoft 365- of Microsoft Exchange-e-mailaccount hebben in dezelfde organisatie.

Ga als volgt te werk om een bericht uit Outlook op te halen:

Selecteer in het mapgebied aan de linkerkant van het Outlook-venster de map "Verzonden items".

Open het bericht dat u wilt terugbellen door erop te dubbelklikken.

Selecteer Bericht> Acties op het tabblad en klik op de knop "Bel dit bericht terug".

Het terugbellen van e-mails van serviceproviders zoals GMX, Gmail of Web.de is in principe niet mogelijk. De Gmail e-mailservice van Google kan zo worden ingesteld dat een bericht 30 seconden in de wachtrij blijft staan. Gedurende deze tijd heeft u de mogelijkheid om de verzending te onderbreken. Na 30 seconden wordt de e-mail verzonden en kan deze niet meer worden opgehaald.

Kortom, het is belangrijk om elke e-mail dubbel te controleren voordat u deze verzendt. Door de volgende vragen te beantwoorden voordat u een bericht verzendt, kunt u onjuiste of onvolledige e-mails voorkomen:

Heb ik rekening gehouden met alle ontvangers van het bericht?
Zijn de e-mailadressen in de velden: "Aan", "Cc" en "Bcc" correct toegewezen?
Heeft de e-mail een zinvol onderwerp?
Heb ik alle relevante e-mailbijlagen toegevoegd?
Heb ik mijn tekst gecontroleerd op spel- en tekenfouten en volledigheid?
Is de juiste mailhandtekening geplaatst?

Met deze checklist weet u zeker dat er geen foutieve of onvolledige berichten worden verstuurd en dat alleen professioneel opgestelde e-mails uw ontvangers bereiken.

Informatie:

Agenda-instellingen voor vergaderverzoeken in de Outlook-agenda en in alle andere agendatoepassingen kunnen gemakkelijker worden opgehaald dan e-mails. Om dit te doen, markeert u eenvoudig de ingestelde afspraak in de agenda in Outlook en zoekt u in het menu naar het subitem "Verwijderen" Na het indrukken van de verwijderfunctie krijgen alle deelnemers de informatie dat de afspraak is geannuleerd. Bij het verwijderen van een vergaderverzoek is het zinvol om de reden voor het terugbellen in de tekst naar de deelnemers te vermelden om vragen te voorkomen.

Alternatief voor e-mail: mailinglijsten en waar u op moet letten

Een mailinglijst is in feite een e-maildistributielijst. Het principe van mailinglijsten is eenvoudig en beproefd en wordt vooral gebruikt voor nieuwsbrieven.

In de eerste stap schrijft een geïnteresseerde zich in op een mailinglijst. Hij schrijft zich bijvoorbeeld in voor de nieuwsbrief van een bedrijf wiens producten hij interesseert. Nadat het e-mailadres is gecontroleerd en de informatie over gegevensbescherming is gelezen, maakt de geïnteresseerde partij deel uit van de mailinglijst. Als er een nieuwe nieuwsbrief wordt verzonden, wordt deze per e-mail naar alle andere leden verzonden.

In de regel wordt onderscheid gemaakt tussen:

Gemodereerd en
Niet-gemodereerde mailinglijsten.

Bij gemodereerde mailinglijsten wordt een bericht proactief gecontroleerd door een verantwoordelijke moderator voordat het wordt doorgestuurd naar alle deelnemers. Een belangrijk testcriterium is de zogenaamde netiquette. Het beschrijft de regels voor sociaal communicatiegedrag op internet. Als een bericht racistische of beledigende opmerkingen of grof idioom bevat, wordt het niet doorgestuurd. Moderators controleren ook de inhoud van een bericht zodat er geen spam- of reclameberichten ongefilterd worden doorgestuurd. In het geval van ongemodereerde mailinglijsten daarentegen wordt elk bericht ongecontroleerd aan alle geadresseerden bezorgd.

Mailinglijsten zijn handig en efficiënt. Aangezien persoonsgegevens zoals het persoonlijke e-mailadres vrij toegankelijk kunnen zijn in het geval van e-maillijsten, moet elke mailinglijst worden gecontroleerd in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonsgegevens moeten te allen tijde beschermd en aan het zicht worden onttrokken en mogen niet toegankelijk zijn voor onbevoegden.

Een mailinglijst kan ook onbewust ontstaan als meerdere e-mailadressen in platte tekst in het veld "Aan" van een e-mail staan. In dit geval heeft elke ontvanger toegang tot de verzonden gegevens. Om dit te omzeilen, is het zinvol om het adresveld "Bcc" te gebruiken als berichten naar meerdere ontvangers moeten worden verzonden. Deze procedure garandeert dat alle geadresseerden de e-mail ontvangen die aan de gegevensbescherming voldoet.

Mailinglijsten voor persoonlijk gebruik

Mailinglijsten zijn een onmisbaar onderdeel van de particuliere sector. Als u per e-mail met meerdere mensen tegelijk wilt communiceren, is e-mail de kleinste gemene deler. Een andere mogelijkheid voor communicatie zijn messengers zoals Facebook of WhatsApp. In veel gevallen worden Facebook-groepen afgewezen omdat niet iedereen om redenen van gegevensbescherming lid wil worden van Facebook. Een online forum is complex en duurt lang om op te zetten, dus e-mails lijken op het eerste gezicht de beste optie.
E-maildistributielijsten die via een gewoon e-mailprogramma worden aangestuurd, hebben een doorslaggevend nadeel. Niet elke gebruiker kent en houdt zich aan de communicatieregels en chaos is onvermijdelijk. Terwijl sommigen slechts één persoon antwoorden, hoewel ze iedereen wilden aanspreken, gaan andere gebruikers de tegenovergestelde kant op. Ook degenen die de mailinglijst willen verlaten, lopen tegen uitdagingen aan, omdat hun adres niet slechts één keer centraal wordt opgeslagen. Elke deelnemer in de groep heeft het e-mailadres, wat ook problematisch is vanuit het oogpunt van gegevensbescherming.

Een centrale mailinglijst is de uitweg uit dit vervelende dilemma. Met name in

Universiteiten of
Voor communicatie op school,
Op het werk of
voor hobby's,

Mailinglijsten zijn de eerste keuze vanwege hun eenvoudige installatie.

Er zijn verschillende aanbieders op internet die makkelijk en effectief in gebruik zijn. Een voorbeeld van een gratis mailinglijstprovider is Google Discussiegroepen. Als u gegevensbescherming volgens de Duitse wet belangrijk vindt, kunt u bij Posteo gratis een mailinglijst aanmaken. Bij JPberlin kun je tot vijf mailinglijsten boeken voor zeven euro per maand. U kunt bijvoorbeeld uw eigen listserver opzetten met ezmlm. De mailman software is ook geschikt voor het beheren van mailinglijsten met een beheerder en diverse distributielijsten.

Samenvatting van e-mails en hoe ze worden gebruikt

Het is tegenwoordig gebruikelijk om informatie en documenten via e-mail te verzenden. Elke dag worden binnen enkele seconden miljarden e-mails uitgewisseld. Om deze reden is e-mail een van de belangrijkste en meest efficiënte communicatiemiddelen.

Om een e-mailadres in te stellen, heb je eerst een provider nodig die de e-mails en het account beheert. Er zijn talloze providers die gratis of betaalde versies van een e-mailadres aanbieden. Registreren bij een e-mailprovider is eenvoudig en kan in slechts een paar stappen. Betaalde e-mailaccounts hebben veel voordelen ten opzichte van de gratis versies. Een geïntegreerde spamfilter, die reclame-e-mails en e-mails met aangehechte malware en virussen zorgvuldig uitzoekt, vormt een belangrijke toegevoegde waarde. Een junkfilter maakt het werken met e-mail makkelijker en maakt de communicatie veiliger.

Het is mogelijk om via webmail direct mails naar de provider te sturen of te ontvangen. Webmail is een browsergebaseerde verwerking van e-mails zonder een lokaal mailprogramma. Mailprogramma's zoals Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Mail of Apple Mail hebben grote voordelen. Voorbeelden zijn het individueel archiveren van berichten of een betere samenwerking met andere gebruikers in teamstructuren.

In het mailprogramma moet een gebruiker beslissen of hij berichten wil verzenden en ontvangen met het POP3- of het IMAP-protocol. Het IMAP-protocol slaat gegevens niet lokaal op en is vooral interessant voor gebruikers die met meerdere eindapparaten werken. Bovendien biedt het voordelen op het gebied van gegevensbescherming. Afhankelijk van het gebruikte protocol verschillen de specificaties van de inkomende mailserver, de uitgaande mailserver en de configuratie van de serveradressen.

Bij het instellen van een persoonlijk e-mailadres is het essentieel om een pakkend en veilig wachtwoord te kiezen. Wanneer u e-mails verzendt, moet u er ook voor zorgen dat u een handtekening opneemt. Hierdoor kunnen geadresseerden de ontvanger op elk moment herkennen. Een specifieke aanhef en onderwerp horen ook thuis in elke e-mail. Naast de tekst van de e-mail kunnen bijlagen zoals documenten, foto's of video's met een bericht worden meegestuurd of ontvangen.

E-mailbijlagen mogen niet groter zijn dan 5 MB. Wanneer u e-mails met bijlagen ontvangt, moet u controleren of de afzender betrouwbaar is. Dit is essentieel omdat bijlagen op elk moment malware en virussen kunnen bevatten die de pc ongemerkt infecteren.

Voordat u een e-mailprovider en een persoonlijk e-mailadres kiest, is het belangrijk om over alle aanbiedingen te beslissen. Dan vindt u een aanbieder die past bij uw persoonlijke ideeën en randvoorwaarden.Iedereen die de belangrijkste basisbegrippen van e-mail kent en e-mailprogramma's kan beheersen, kan professioneel communiceren via e-mail.