Software in het dagelijkse kantoorleven: Microsoft Office en alternatieven

Hier lees je alles wat je moet weten over de verschillende Office-programma's

Door de digitalisering is het beroepsleven nadrukkelijk veranderd. Jaren geleden gebruikten mensen steeds vaker de telefoon om zakelijke aangelegenheden te bespreken, maar tegenwoordig vertrouwen ze op e-mail of communicatie met berichtendiensten zoals WhatsApp of Facebook. Vooral met het uitbreken van de coronacrisis is de werkende wereld resoluut hervormd. Persoonlijke meetings en zakenreizen maken plaats voor digitale communicatie met videoconferentiesystemen zoals Zoom of Skype. Deze ontwikkeling heeft ook gevolgen voor de private sector.

Met de voortschrijdende digitalisering wordt netwerksoftware voor kantoorcommunicatie steeds belangrijker en populairder. Om deze reden spelen programma's die kunnen worden gebruikt in het dagelijkse privé- of zakelijke kantoorleven een meer beslissende rol op kantoor. Microsoft Office als de bekendste vertegenwoordiger van programma's voor op kantoor en gratis software zoals LibreOffice, Open Office of Ashampoo Office worden elke dag door miljoenen mensen in Duitsland en miljarden mensen wereldwijd gebruikt.

Daarom is software belangrijk voor professionele kantoorcommunicatie

Als je kijkt naar de uitdagingen waarmee bedrijven of individuen worden geconfronteerd als gevolg van globalisering, begrijp je waarom moderne kantoorcommunicatiesoftware essentieel is. Bedrijven concurreren met hun producten met vele andere nationale en internationale bedrijven. Door verschillende randvoorwaarden kunnen producten in sommige landen goedkoper worden geproduceerd en op de markt gebracht. Tegen deze achtergrond is het des te belangrijker om voor uw eigen productportfolio professionele marketing op te zetten die meerwaarde en voordelen uitstraalt. Tegelijkertijd is het essentieel om snel en efficiënt te kunnen reageren op vragen van klanten.

Voorbeeld:

Een middelgroot bedrijf brengt een koelkast als technische productinnovatie op de wereldmarkt. Geïnteresseerde en bestaande klanten ontvangen eerste informatie in regionale en landelijke presentaties. De situatie is vergelijkbaar met online presentaties die op internet worden gestreamd. Voor deze en andere marketingmaatregelen maakt het bedrijf gebruik van moderne presentatiesoftware zoals Microsoft PowerPoint.

Geïnteresseerde klanten vragen een offerte aan voor het nieuwe type koelkast. De globale prijsberekening, inclusief alle materiaal- en fabricagekosten, is opgezet in uitgebreide berekeningen in Microsoft Excel. Talloze tafels werden aan elkaar gekoppeld om voor elke klant een eerlijk en passend aanbod te creëren. Naast het berekenen van kosten wordt Microsoft Excel in het bedrijf ook gebruikt om interne personeelskosten te berekenen en vele andere processen vast te leggen.

Nadat de biedprijs in Microsoft Excel is uitgewerkt, gebruikt het bedrijf Microsoft Word om een inhoudelijke en motiverende sollicitatiebrief te maken. Dit is duidelijk gestructureerd en brengt de voordelen en toegevoegde waarde van het product en het aanbod over. Hiervoor werden Microsoft Word en Microsoft Excel gekoppeld aan een CRM-programma. Hierdoor worden automatisch de contactgegevens van de prospect in de brief opgenomen en wordt het aanbod op een interne server opgeslagen. In de laatste stap wordt het assortiment individueel per e-mail verzonden met Microsoft Outlook.

Het voorbeeld laat duidelijk zien hoe belangrijk moderne software is op kantoor. Taken van moderne kantoorcommunicatie of het berekenen van aanbiedingen zouden moeilijker en foutgevoeliger zijn zonder netwerksoftwaretoepassingen. Naast Microsoft Office-programma's, die door veel bedrijven als marktleiders worden gebruikt, kunnen de vereisten in het bovenstaande voorbeeld ook worden uitgevoerd met gratis software zoals Libre Office.

Het is essentieel dat de afzonderlijke functies van de programma's op kantoor zinvol met elkaar worden verbonden. Het maken van hoogwaardige presentaties, professionele tekstverwerking, correcte spreadsheets en andere toepassingen zijn mogelijk met moderne kantoorsoftware. In veel gevallen kunnen de resultaten al na een paar klikken worden weergegeven.

Tegelijkertijd heeft software als Microsoft Office weinig zin als het niet professioneel kan worden bediend. Daarom is het cruciaal dat medewerkers op kantoor of particuliere gebruikers de mogelijkheden van de softwareapplicaties kennen en benutten. In dit geval voldoet moderne kantoorsoftware zoals Microsoft Office of Libre Office aan zijn doel en helpt het gebruikers om effectief en individueel te communiceren.

Microsoft Office - het vlaggenschip in kantoorsoftware

Microsoft Office is sinds 1989 beschikbaar als kantoorsoftware. In eerste instantie exclusief bedoeld voor de Macintosh, werden er snel aanvullende versies van Microsoft Office voor Windows uitgebracht. In de eerste versie waren de applicaties die tegenwoordig het meest bekend zijn:

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Ook Microsoft PowerPoint
• Microsoft Mail

bevatten.

In de loop van de tijd is Microsoft Office continu doorontwikkeld. Verschillende edities voor verschillende verantwoordelijkheden kunnen momenteel in de winkels worden gekocht. De huidige winkelversie van Microsoft Office draagt de naam Kantoor Thuis & Zakelijk 2022-2023 en kost eenmalig 299 euro. Het is verkrijgbaar voor de meest voorkomende besturingssystemen zoals Windows, MacOS, iOS of Linux. De prijs is inclusief de volledig geïnstalleerde versies van Outlook, Word, Excel en PowerPoint voor Windows of Mac voor een pc. Studenten met een toelatingskaart ontvangen Microsoft Thuis & Studenten2021-2022 voor een eenmalig bedrag van 149 euro. De studentenversie bevat alleen Microsoft Word, Excel en PowerPoint, Outlook is niet beschikbaar.

Gebruikers van oudere MS Office-versies kunnen ze nog steeds gebruiken en bestanden openen met de nieuwe bestandsindelingen docx, xlsx of pptx. In dit geval is het handig om het Compatibility Pack, dat door Microsoft gratis wordt verstrekt, te installeren en te gebruiken.

Tip:

Microsoft Outlook is gratis in de mobiele versie voor tablets en smartphones en kan gratis worden gedownload in de respectievelijke app store voor Apple- of Android-apparaten. Daarnaast kunnen oudere versies van Office, bijvoorbeeld Office 2007 of 2010, nog steeds draaien onder Windows 10.

Naast de mogelijkheid om Microsoft Office te kopen, biedt fabrikant Microsoft sinds 2011 licenties op abonnementsbasis van Office aan onder de handelsnaam Office 365 Bij. Afhankelijk van de gewenste leveringsomvang zijn de prijzen voor particuliere klanten 10 euro per maand (jaarabonnement 99 euro) voor Microsoft Office-familie. Voor bedrijven biedt Microsoft verschillende abonnementsversies aan die tussen de 10,50 euro per maand en 16,90 euro per maand kosten. Bedrijven profiteren van de volgende aanvullende softwaretoepassingen:

• Microsoft Publisher (kantoor- en ontwerpsoftware).
• Microsoft Access (database).
• Microsoft Exchange (e-mailserver).
• Microsoft OneDrive Business (Cloud).
• Microsoft SharePoint (webapplicatie voor samenwerking).
• Microsoft Teams (platform dat chat, vergaderingen, notities en bijlagen combineert).

De exacte prijsplannen en informatie over de programma's en cloudservices van Microsoft Office zijn te vinden op www.microsoft.com. Verder biedt Microsoft op een speciale website gratis instructies voor haar producten aan.

Vooral de programma's Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel en Microsoft Word zijn populair als kantoorsoftware en spelen een grote rol in het moderne Office. Het is voor iedere gebruiker van belang te weten welke basisfuncties en opties in de applicaties zitten.

Informatie:

Beveiliging tegen virussen en Trojaanse paarden is essentieel voor elke Microsoft Office-gebruiker. In principe levert Microsoft de Office-programma's Word of Excel met gedeactiveerde macro's. Dit is belangrijk zodat Trojaanse paarden of andere malware niet via een macro op uw pc terechtkomen.

Microsoft PowerPoint: professionele presentatiesoftware voor particuliere en zakelijke gebruikers

Naar schatting gebruiken 500 miljoen mensen over de hele wereld Microsoft PowerPoint als hun presentatiesoftware. Een zakelijke bijeenkomst zonder slides en een PowerPoint-presentatie is zeldzaam geworden. Bedrijven, freelancers en particuliere gebruikers vertrouwen er vooral op dat het publiek kan worden opgewonden en geactiveerd door de competente visualisatie van feiten.

PowerPoint is oorspronkelijk ontwikkeld in 1987 door de Amerikaan Robert Gaskins en verkocht aan Microsoft onder de naam "Presenter". PowerPoint heeft in de huidige versie een groot aantal handige functies om presentaties op een levendige en zeer competente manier voor te bereiden en uit te voeren.

Functies van PowerPoint - dit zijn uw opties voor levendige presentaties

Met een klik op een lege presentatie in PowerPoint opent de standaard weergave van PowerPoint.

Aan de rechterkant in de standaardweergave ziet u alle dia's van uw presentatie die tot nu toe zijn gemaakt in klein formaat. In het midden bevindt zich de bouw- of presentatieruimte. In dit gedeelte van de software heeft u de mogelijkheid om elke dia afzonderlijk te ontwerpen. U kunt bijvoorbeeld tekst, afbeeldingen, video's en geluiden of andere stijlmiddelen specifiek en op de juiste plaatsen invoegen. In de nieuwste versie van PowerPoint vindt u de ontwerpideeën ook aan de rechterkant in de standaardweergave. Als u begint met het ontwerpen van een dia, ontvangt u automatisch ontwerpsuggesties uit het programma die met één klik kunnen worden overgenomen.

Hoogtepunten voor elke presentatie - hoe PowerPoint professioneel te gebruiken

Niets is saaier dan een presentatie met te veel tekst. Tekstdia's zonder visuele stijlmiddelen binden het publiek aan de monitor of het scherm. In plaats van naar de spreker te luisteren, wordt de tekst gelezen en geïnterpreteerd. In dit geval gaan de hoofdpunten van de spreker verloren. Luisteraars dwalen af en komen in een mentale afwezigheid. In plaats van deelnemer te zijn aan de lezing, laat je je overspoelen door de informatie.

Om ervoor te zorgen dat dit niet gebeurt en een PowerPoint-presentatie te allen tijde de interesse van het publiek wekt en het onderwerp en de feiten vakkundig presenteert, vindt u in PowerPoint talloze mogelijkheden om uw dia's te professionaliseren. Om alle voorbeelden te geven, tips en trucs voor professioneel gebruik van PowerPoint zou te ver gaan. De volgende 3 praktijkvoorbeelden maken duidelijk hoe nuttig PowerPoint kan zijn als kantoorsoftware. U kunt zien hoe gebruikers profiteren van de voorbereiding en op dezelfde manier het publiek tijdens de presentatie:

Praktijkvoorbeeld 1: Overgangen invoegen om een presentatie interessant te maken

Een PowerPoint-presentatie kan worden gestructureerd als een diavoorstelling of als een spannende film. Een diavoorstelling ziet er meestal saai uit, omdat er behalve de getoonde afbeeldingen geen effecten of individuele overgangen zijn. Een PowerPoint-presentatie die wordt gepresenteerd in de stijl van een diavoorstelling is eentonig voor het publiek.

Een essentieel doel van de presentatie is om het publiek te informeren, inspireren en aanzetten tot actie. Om dit te bereiken is het zinvol om de overgangen tussen de afzonderlijke folies gericht op te waarderen. In dit geval zijn enerzijds de variabel vormgegeven folies interessant. Daarnaast zijn ook de overgangen tussen de folies indrukwekkend.

Met PowerPoint is het mogelijk om met slechts een paar klikken geanimeerde overgangen tussen dia's in te sluiten. Deze creëren spanning en houden de aandacht van het publiek hoog. De functie "Overgangen" is te vinden op het gelijknamige tabblad "Overgangen".

Jij staat:

• Dynamisch,
• Ook spectaculair
• Subtiele folieovergangen

die in ieder geval moet passen bij het onderwerp en de basisopzet van de presentatie. Een hoogst wetenschappelijke lezing met een spectaculaire overgang, zoals de animatie "honingraat"Voorzien is contraproductief. Daarentegen kan dynamische content, bijvoorbeeld de overgang “doorvliegen”, worden gebruikt in een opzwepende lezing die bedoeld is om het publiek te inspireren en te animeren.

Zoals in de meeste gevallen geldt voor overgangen in PowerPoint: “Less is more.” Een presentatie moet niet rommelig zijn met te veel verschillende dia-overgangen. Dit is belangrijk omdat anders kijkers ondanks de overgangen hun interesse verliezen. Redundante herhalingen verslijten en overbelasten een presentatie. Als u daarentegen vakkundig geschikte overgangen in uw presentatie opneemt, wint u uw publiek en vergroot u de aandacht en interesse van het publiek.

Praktijkvoorbeeld 2: Gebruik ontwerpideeën om in een mum van tijd hoogwaardige films te maken

PowerPoint-gebruikers weten dat het veel tijd kan kosten om informatieve, boeiende en boeiende PowerPoint-presentaties te maken. Naast het onderwerp en de belangrijkste punten, moeten afbeeldingen, tabellen, video's en andere stijlmiddelen op de juiste manier en doelgericht worden geselecteerd.

Een representatief onderzoek, uitgevoerd door GfK in opdracht van Made in Office GmbH, waarbij meer dan 1.000 Office-gebruikers in Duitse bedrijven werden ondervraagd, laat zien hoe complex het maken van presentaties kan zijn. Gemiddeld werkten de ondervraagde medewerkers 20 uur per maand met PowerPoint. Van deze 20 uur werd 8 uur exclusief besteed aan het opmaken van de dia's. Het onderzoek maakt duidelijk hoeveel moeite het kost om een aansprekende presentatie te maken.

Gebruikers van de nieuwste versie van PowerPoint kunnen de tijd die nodig is om dia's te ontwerpen, verkorten. U heeft de mogelijkheid om de opmaak van uw dia's gedeeltelijk aan het programma over te laten. Met de geïntegreerde functie "Ontwerpideeën", die standaard aan de rechterkant van het hoofdscherm wordt weergegeven, krijgen medewerkers op kantoor of thuisgebruikers stijlvolle en aantrekkelijke ideeën voor het ontwerp van de dia's. Als het menu-item verborgen is, kan het worden weergegeven via het tabblad "Start". Het menu-item "Ontwerpideeën" bevindt zich aan het einde van het tabblad.

In veel gevallen kunnen de ontwerpideeën onder andere helpen bij de juiste opstelling van de afbeeldingen en teksten op een dia of het ontwerp optimaliseren. Naast de weergegeven suggesties, kunt u de knop "Toon aanvullende ontwerpideeën" gebruiken om aanvullende suggesties te verkrijgen.

Door gebruik te maken van de functie "Ontwerpideeën" hebben PowerPoint-gebruikers de mogelijkheid om zich meer te concentreren op de inhoud en de presentatie van de kernboodschappen in plaats van te veel tijd te besteden aan het verbeteren van het ontwerp.

Experttip voor het bewerken van afbeeldingen:

Om vertrouwelijke delen van Office-bestanden onherkenbaar te maken, volstaat het niet om ze zwart op zwart op te maken. Om ervoor te zorgen dat onherkenbare passages niet kunnen worden gelezen, moeten ze altijd uit de afbeelding worden verwijderd.

Praktijkvoorbeeld 3: Media insluiten om een interactieve presentatie te bouwen

Door de voortschrijdende digitalisering is het normaal geworden om op elk moment video's, muziek en bewegende beelden in de hoogste resoluties te kunnen bekijken. De beeldschermen van laptops of televisies tonen video's in HD, Ultra HD en 4K. Hetzelfde geldt voor muziek en geluiden die kristalhelder worden overgebracht in Dolby Surround. Omdat bewegend beeld, maar ook muziek en geluid wijdverbreid zijn in onze samenleving, is het logisch om ze ook in een PowerPoint-presentatie te integreren. Dit werkt met slechts een paar klikken op het tabblad "Invoegen" in het menu-item "Media".

In dit menugebied heeft u onder andere de optie:

• Voeg een video in vanaf uw harde schijf of een cloudstation.
• Integreer een video van een online platform zoals YouTube.
• Sluit audiobestanden van uw computer in de presentatie in.
• Start een opname en integreer deze in de presentatie.
• Voeg een schermopname in.

Of het gebruik van media succesvol is, hangt af van de selectie van video's of muziek en de gebruikte hardware. In ieder geval inspireert een onderhoudende en onderhoudende presentatie, waarin teksten en een frontale presentatie met video's en fotoseries elkaar afwisselen, het publiek. Naast de interesse neemt ook de retentieprestatie toe, aangezien visuele content veel dieper in de hersenen wordt opgeslagen dan gesproken woorden of teksten. Er zijn dus objectieve redenen om media te integreren in een presentatie en het publiek te winnen en te verrassen met muziek en bewegend beeld.

Samenvattend biedt Microsoft PowerPoint elke gebruiker een breed scala aan opties en functies om presentaties professioneel en gericht op het publiek te ontwerpen.Iedereen die PowerPoint als kantoorsoftware gebruikt en de mogelijkheden en subtiliteiten van het programma kent, maakt met de applicatie hoogwaardige presentaties. Deze hebben de potentie om duurzaam te inspireren en inhoud en waarden op een moderne en diepgaande manier over te brengen. Om deze reden wordt PowerPoint op kantoor gewaardeerd en elke dag gebruikt om diavoorstellingen te maken.

Microsoft Excel - Maak spreadsheets als een pro

Microsoft Excel werd in 1985 gepubliceerd in de eerste versie voor de Macintosh. Als opvolger van Microsoft Multiplan was het doel om software voor complexe spreadsheets aan te bieden die visueel georiënteerd is. In 1989 werd de eerste Windows-versie van Excel gepresenteerd. In de loop van de tijd is de software consequent doorontwikkeld. Het wordt momenteel door miljoenen gebruikers over de hele wereld gebruikt voor zakelijke en privédoeleinden. In Excel zijn er meer dan 400 functies waarmee berekeningen voor bijna elk doel kunnen worden ontworpen en weergegeven. Het is ook essentieel dat resultaten en berekeningen visueel in diagrammen kunnen worden weergegeven of kunnen worden geïndividualiseerd met behulp van vormen, kleuren en lettertypen.

De logische structuur van Excel

Nadat je een nieuwe, lege werkmap hebt geopend in Microsoft Excel, vind je alle Excel-functies in rekenmodus, onderverdeeld in verschillende tabbladen.

Zoals in alle andere Microsoft Office-programma's, worden de belangrijkste functies van Excel vermeld op het tabblad "Start". Door de uniforme opbouw van alle Office-softwaretoepassingen kunnen onervaren Excel-gebruikers gemakkelijk hun weg vinden in het programma.

Alle basisfuncties, bijvoorbeeld:

• Het aanpassen van de lettertypen,
• Uitlijning van tekst of cijfers ook
• De specifieke opmaak van de cijfers

zijn duidelijk gespecificeerd in het tabblad "Start". Een functie is vooral belangrijk voor grote tabellen waarin veel gegevens worden geëvalueerd. Het gaat om de functie "Sorteren en Filteren" in het menu-item "Bewerken".

Excel-gebruikers die minder vaak met formules werken en Excel vooral gebruiken om gegevens, lijsten en resultaten te interpreteren, hebben regelmatig het menu-item “Sorteren en Filteren” nodig.

Net als in alle andere Office-programma's heb je de mogelijkheid om afbeeldingen, diagrammen, tekstvelden of 3D-objecten in te voegen. De mogelijkheden voor het correct invoegen van illustraties en diagrammen vindt u onder het tabblad "Invoegen". Ook het inbedden van links in een Excel-tabel om bijvoorbeeld naar een interne bedrijfswebsite of een extern project te verwijzen, is praktisch.

Net als alle andere Office-programma's maakt Microsoft Excel indruk met de mogelijkheid om tabellen afzonderlijk te visualiseren. Iedereen die Excel gebruikt in een professionele omgeving is afhankelijk van het presenteren van data en toegerekende informatie op een feitgerichte en tegelijkertijd visueel aantrekkelijke manier. Excel biedt hiervoor alle functies en mogelijkheden. U kunt onder andere:

• Kies uit verschillende, kant-en-klare tafelontwerpen,
• Pas ook de marges en het afdrukgebied aan
• Wijzig kleuren en lettertypen specifiek.

Met de functies in het tabblad "Pagina-indeling" is het mogelijk om unieke, informatieve en aantrekkelijke tabellen te ontwerpen. Deze geven de feiten weer en richten zich tegelijkertijd op de hoofdlijnen en kernstellingen in de berekeningen. Aan de hand van diagrammen worden honderden of duizenden individuele gegevens gebruikt om een professioneel, toegerekend overzicht te creëren dat de kijker blijvende informatie biedt.

Gebruikers kunnen ook wiskundige functies aan hun spreadsheet toevoegen op het tabblad Formules.

Excel biedt u de belangrijkste functies uit de meest populaire categorieën onder het menu-item "Functiebibliotheek". Onder "Functie invoegen" kunt u de optie "Vrije tekst" gebruiken en het doel van een functie in uw eigen woorden beschrijven. Het programma biedt je dan een passende wiskundige formule aan.

Voor nieuwe en onervaren Microsoft Excel-gebruikers die weinig ervaring hebben met het gebruik van formules, betekent werken met Excel langdurig oefenen om verstandig met formules om te gaan. De helpfuncties in Excel en de kant-en-klare functies en wiskundige formules, die elke gebruiker meestal zal vinden wat hij zoekt, zijn nuttig. Speciale formules worden op veel internetfora beschreven en kunnen in de meeste gevallen worden gekopieerd en in uw eigen tabel worden geplakt.

Een gegevensoverdracht vanuit verschillende bronnen is mogelijk

Zeker in de professionele omgeving moeten gegevens uit verschillende bronnen worden overgenomen voor een berekening in Excel. Dit is waar het tabblad Gegevens van grote hulp is. Het garandeert dat u gegevens uit andere Excel-tabellen, database-informatie en cijfers uit externe programma's kunt vastleggen en integreren.

Onder "Gegevens ophalen" zijn talloze bronnen beschikbaar waarvan u de gegevens aan uw tabel kunt koppelen. U kunt onder andere gegevens uit Microsoft Access-databases opnemen. In gratis tutorials laten we u zien hoe u koppelingen maakt tussen de twee programma's en hoe u Access in het algemeen correct gebruikt.

Dit tabblad bevat ook twee praktische functies die u kunt vinden onder het menu-item "Voorspelling".

Enerzijds kunt u een "wat-als-analyse" gebruiken om verschillende scenario's weer te geven. Een dergelijke schatting kan met name belangrijk zijn bij het berekenen van prognosedoelen om competente beslissingen te nemen. Met de functie “forecast sheet” kunnen op vergelijkbare wijze trends en prognoses worden gemaakt uit de beschikbare gegevens.

Op het tabblad "Weergave", de laatste keuze in het Excel-menugebied naast de helppagina's, heeft u de mogelijkheid om te kiezen tussen:

• Kies verschillende werkmapweergaven
• Om te bepalen of rasterlijnen en koppen moeten worden uitgevoerd of:
• Stel de zoomfactor voor uw tabel in.

Een venster bevriezen - een belangrijke optie in Excel

Het menu-item "Venster repareren" is een onopvallende en tegelijkertijd essentiële functie in Microsoft Excel. Vooral bij tabellen die zich over meerdere pagina's op het scherm uitstrekken, is er vaak het probleem dat de kopjes verdwijnen wanneer u scrolt. Met "Venster bevriezen" stelt u in dat op elke pagina van de tabel koppen in de bovenste regel worden ingevoerd. Als alternatief kunt u ook bepalen dat de eerste kolom vast is.

Ontwerp professionele tabellen in Excel - gebruik de functie Ideeën

Net als bij Microsoft PowerPoint biedt ook Microsoft Excel een functie waarin je automatisch ideeën krijgt voor de inrichting of professionele presentatie van je tafel. Met slechts een paar stappen krijg je tabellen in Excel die overtuigend zijn en feiten inzichtelijk maken door middel van visualisaties.

1. Gebruik uw gegevens om een tabel in Excel te ontwerpen, bijvoorbeeld een tabelverkoopvergelijking van producten over meerdere kalenderjaren. Voer de gegevens in Excel in zonder verdere opmaak.

   

2. Open de functie "Ideeën" op het tabblad "Start" met een dubbelklik.

   

3. Het programma toont automatisch de ontwerpideeën voor uw tafel aan de rechterkant van het hoofdvenster. Kies een passende en aansprekende presentatie door deze met een dubbelklik te activeren.

   

Dankzij de in Excel geïntegreerde ideeën kunt u tabellen effectief professionaliseren. Voor een enkele tafel worden meer dan 20 modellen getoond zodat u de beste weergave kunt kiezen. Deze procedure bespaart u veel tijd bij het ontwerpen en opmaken van grafieken, diagrammen en tabellen. Tegelijkertijd kunt u de belangrijkste informatie op een feitengerichte manier presenteren.

Samengevat staat Microsoft Excel bekend als een professioneel spreadsheetprogramma. Het invoegen van elementaire tabellen, het weergeven van informatieve diagrammen en het inbedden van ingewikkelde wiskundige functies zijn drie van de vele andere mogelijkheden die Excel biedt. Met voldoende oefening en door nieuwe opties uit te proberen, verwerven Excel-gebruikers in de loop van de tijd vakkennis en kunnen ze de functies van de softwaretoepassing professioneel gebruiken.

Microsoft Word: moderne tekstverwerking voor elk kantoor

Naast Microsoft Excel en PowerPoint is Microsoft Word een van de bekendste programma's in de Office-serie. Met Microsoft Word gebruiken gebruikers een effectief en praktijkgericht programma voor tekstverwerking. Naast het maken van teksten, de belangrijkste functie van Word, kunnen ook standaardbrieven worden gemaakt en tabellen worden geïntegreerd in brieven of documenten.

Microsoft Word is qua structuur vergelijkbaar met PowerPoint en Excel, wat het voor nieuwe gebruikers gemakkelijker maakt om aan de slag te gaan. Op het tabblad "Start" vinden gebruikers de belangrijkste opties en functies voor het maken van een nieuwe brief of tekstdocument.

Naast het "plakken" van tekst van het klembord, wordt in Word met name het menugebied "Lettertype" intensief gebruikt. Dit is essentieel om

• Wijzig het lettertype en de lettergrootte,
• Maak tekstmarkeringen of
• Voeg teksteffecten toe.

De situatie is vergelijkbaar met het menu-item "Alinea". Het invoegen van opsommingstekens, het gebruik van inspringingen en de basistekstuitlijning kunnen in dit optiemenu worden ingesteld.

Gebruik "Zoeken en vervangen" en de dicteerfunctie om effectiever met Word te werken

De functies "Zoeken" en "Vervangen" kunnen nuttig en effectief zijn voor complexe teksten. Als u bijvoorbeeld wilt weten hoe vaak een belangrijke term in een tekst voorkomt, kunt u dit met behulp van het vergrootglas in het menu-item "Zoeken" achterhalen. Links opent zich een tekstveld waarin je kunt zoeken naar woordenschat.

Met de functie "Vervangen" kunt u in één stap termen of woorden met een foutieve spelling vervangen. Als u bijvoorbeeld de term "essentieel" meerdere keren in uw tekst heeft geïntegreerd en deze wilt wijzigen in "essentieel" volgens de huidige aanbeveling van Duden, hoeft u niet elke tekstpassage handmatig te zoeken en te wijzigen. Als u beide spellingen invoert in de functie "Vervangen", kunt u alle aanpassingen maken zonder tussenstap.

Praktisch is ook de mogelijkheid om teksten direct in Word te dicteren. Dit werkt goed met de functie "Dictaat" in het menu "Taal". Tegelijkertijd heeft professionele software voor dicteren grotere voordelen voor gebruikers in bedrijven die vertrouwen op foutloos dicteren. Voor privégebruik of incidenteel gebruik is “dicteren” met Microsoft Word zeker aan te raden.

Tabellen en afbeeldingen invoegen in Word

Op het tabblad "Invoegen" heb je alle opties open, vergelijkbaar met de andere Office-programma's, om je document te professionaliseren met tabellen, diagrammen, items uit Wikipedia, een online video, opmerkingen en bladwijzers of symbolen en formules. Het is logisch om tekstvelden te gebruiken die dienen als tijdelijke aanduidingen voor afbeeldingen of vormen in het document.

Informatie:

Als u de volgende foutmelding krijgt wanneer u op een koppeling in Word of Excel klikt: "Dit proces is geannuleerd vanwege beperkingen op deze computer", moet u de vermeldingen in het register wijzigen. U kunt vervolgens eenvoudig koppelingen invoegen en klikken in Word en andere Office-programma's.

Pas het ontwerp en de lay-out van uw document aan - dit zijn uw opties

In het tabblad "Ontwerp" kunt u in slechts enkele stappen een document aanpassen tot een kant-en-klaar ontwerp en sjablonen selecteren voor ontwerpopmaak. Het is ook mogelijk om kleuren, lettertypen, alinea-afstand of watermerken aan te passen.

Elk document heeft een specifieke lay-out nodig. Terwijl zakelijke brieven volgens DIN-specificaties moeten worden ontworpen, kunnen uitnodigingskaarten of flyers individueel worden ontworpen. Alle instellingen met betrekking tot de marges, de basisuitlijning, het formaat of de inspringing worden gemaakt in het tabblad "Lay-out".

Tip:

Studenten die een wetenschappelijke paper of hun doctoraatsthesis voorbereiden, kunnen goed gebruik maken van het tabblad "Referenties". Het kan bijvoorbeeld worden gebruikt om een inhoudsopgave te maken. Om plagiaat uit te sluiten kunnen citaten duidelijk als externe bronnen in de tekst worden ingevoegd en aan de lijst met rechtsgrondslagen worden toegevoegd. Word kan ook gebruikt worden voor het intelligent zoeken naar citaten.

Seriebrieven verzenden als brief of e-mail - zo werkt het

In het dagelijkse zakenleven is het tabblad "Zendingen" bij veel bedrijven erg populair. Hiermee kunnen standaardbrieven worden ontworpen en gekoppeld aan gegevensbronnen, bijvoorbeeld een Excel-bestand. Enveloppen en etiketten kunnen op dezelfde manier worden gemaakt en op elke printer worden afgedrukt. De preview in het menu-item "Preview results" is praktijkgericht. In plaats van een dure testafdruk te starten, kan de preview digitaal worden uitgevoerd. Als er fouten worden gevonden, kunnen deze worden gecorrigeerd voordat de standaardbrieven daadwerkelijk worden afgedrukt, zonder middelen te verspillen.

Met het tabblad "Controleren" heeft Microsoft een spellingcontrole geïntegreerd in Word en andere toepassingen zoals Microsoft Outlook. Met de on-board thesaurus wordt een uitgebreide synoniemendatabase bij Word geleverd. Verder kunt u in dit selectiegebied:

• Laat een tekst voorlezen
• Controleer de bereikbaarheid en
• Bescherm het document afzonderlijk.

Gebruik de online sjablonen van Word om professionele documenten te maken

In plaats van elk document persoonlijk en nauwgezet gedetailleerd werk te maken, kan het zinvol zijn om de online sjablonen van Microsoft Word te gebruiken om tekstdocumenten te maken, zoals:

• Een CV.
• Een zakelijke brief.
• Een brochure.
• Hand-out of
• Om een certificaat aan te maken.

Via het tabblad "Bestand", waarin u veel basisinstellingen in Word kunt maken, schakelt u over naar het selectieveld "Nieuw". Dit selectiegebied bevat naast uw persoonlijke sjablonen ook tal van online beschikbare sjablonen en een zoekveld waarin u kan zoeken voor verdere suggesties kan zoeken.

Met de online templates van Microsoft is het mogelijk om de meeste documenten voor professionele en privé doeleinden met Word te ontwerpen. Er zijn ook gratis sjablonen beschikbaar voor andere Office-programma's, zodat u gratis honderden Word-, PowerPoint- en Excel-sjablonen kunt gebruiken.

Samenvattend biedt Microsoft Word een breed scala aan mogelijkheden voor het professioneel maken en verzenden van tekstdocumenten. Naast de mogelijkheid om naast tekst ook afbeeldingen en andere stijlmiddelen in te sluiten, waarderen gebruikers de mail merge-functie of de mogelijkheid om teksten automatisch te corrigeren en te professionaliseren.

Ondanks het wijdverbreide gebruik van Microsoft Office en de talrijke en praktische functies, is niet elke gebruiker bereid of in staat om maandelijks voor de programmafamilie te betalen of de commerciële versie van Office aan te schaffen. In dit geval kan worden gekozen voor gratis alternatieven voor Microsoft Office, die qua functionele omvang overeenkomsten vertonen met Microsoft Office.

Libre Office - gratis kantoorfuncties in open source software

Een stukje software dat gratis op kantoor kan worden geïnstalleerd en dat een groot deel van de kantoorfuncties van Microsoft Office heeft, is Libre Office. Met LibreOffice krijgt u een krachtig kantoorpakket met een functionele interface en essentiële functies voor het dagelijkse kantoorleven. Net als Microsoft Office combineert LibreOffice verschillende toepassingen in één suite voor op kantoor.

LibreOffice is een spin-off van het bekende OpenOffice en de Star Office applicatie, die ook gratis is. Met LibreOffice krijg je meerdere applicaties in één pakket:

• Schrijver (tekstverwerker),
• Calc (spreadsheet),
• Impress (presentatieprogramma),
• Tekenen (tekenprogramma),
• Basis (databasebeheer),
• Wiskunde (formule-editor).

Het belangrijkste verschil tussen LibreOffice als gratis en vrij beschikbare software en het betaalde Microsoft Office is naast de individuele menustructuur in de bestandsformaten. LibreOffice gebruikt het Open Document Format (ODT), een open bestandsformaat dat door veel andere gratis Office-programma's kan worden gebruikt en geïmporteerd. Microsoft Office kan ook documenten opslaan in ODT-indeling en ODT-documenten verwerken.

Verschillen in bestandsindelingen - dit is wat u moet weten

	Microsoft Office	LibreOffice
Tekstverwerking	*. docx	* .odt
Spreadsheet	* .xlsx	* .ods
Presentatie bestand	* .pptx	* .odp

Vermelding: fabrikant van gratis, niet-commerciële en gratis kantoorsoftware

Met een geschat marktaandeel van meer dan 90% is Microsoft Office de duidelijke marktleider op het gebied van kantoorsoftware. Ondanks het betaalde aanbod waarderen gebruikers de voordelen van Microsoft Office of hebben ze altijd met Microsoft Office-software gewerkt. Als u op zoek bent naar alternatieven, kunt u meer informatie vinden bij de volgende aanbieders die gratis kantoorsoftware aanbieden:

aanbieders	Link naar het aanbod
LibreOffice	de.libreoffice.org
Apache Open Office	www.openoffice.org/de/
WPS-kantoor	www.wps.com/de-DE/
Softmaker Kantoor (Duitse aanbieder)	www.softmaker.de/softmaker-office
Microsoft Online Office (minder functies dan Office 365)	www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/free-office-online-for-the-web
Google Office en G Suite	www.google.de/intl/de/docs/about/
Apple iWork (voor iOS)	Inbegrepen in de Apple App Store en automatisch bij nieuwe Apple-apparaten

Samenvatting: Software voor op kantoor doet veel en bespaart kostbare tijd in het dagelijkse kantoorleven

Softwareprogramma's zoals Microsoft Word, Excel of PowerPoint en hun gratis alternatieven zijn een onmisbaar onderdeel van het kantoor geworden. De dagelijkse taken en uitdagingen in het dagelijkse kantoorleven kunnen professioneel worden opgelost met specifieke software voor presentaties, spreadsheets, tekstverwerking en databases.

De functies en mogelijkheden van kantoorsoftware zijn in de loop der jaren gestaag veranderd. Microsoft Office is momenteel standaard op een Windows-pc en wordt vooral door bedrijven gebruikt. Microsoft Office of de eigen Apple iWork-software van het platform kan ook worden gebruikt op de Mac en op apparaten met het iOS-besturingssysteem.

Welk pakket gebruikers uiteindelijk kiezen, hangt af van de specifieke wensen die op kantoor professioneel opgelost moeten worden. Kantoorsoftware levert in ieder geval een beslissende bijdrage aan efficiënt en genetwerkt werken op kantoor en in de privéomgeving.

Verder artikel:

• Wat is er nieuw in Microsoft Office Live Workspace en Office Live Small Business