Excel-sjablonen: maak een kasboek in 4 stappen

Maak in slechts een paar stappen uw eigen kasjournaalsjabloon

Als onderdeel van de boekhouding documenteert het kasboek alle inkomsten en uitgaven die plaatsvinden in de vorm van contante betalingen. Zo krijgen zowel bedrijven als particulieren eerst een nauwkeurig overzicht van hun eigen cash. Gratis Excel-sjablonen voor een kasboek maken het eenvoudiger om de kasrapporten te beheren en te berekenen.

Kasboek: belangrijke feiten op een rij

Deze vorm van boekhouding is voor sommige marktdeelnemers verplicht, omdat ze dan hun gegevens moeten overleggen aan de belastingdienst. Dit treft ondernemers die al verplicht zijn om een balans op te maken. Uitzonderingen zijn echter zzp'ers en kleine bedrijven die in plaats daarvan een EÜR (berekening van het inkomen) maken, evenals alle ondernemers die niet in het handelsregister zijn ingeschreven.

Elk kasboek bevat dezelfde verplichte velden. Waaronder:

• de datum van boeking
• een uniek documentnummer (bijvoorbeeld het factuurnummer)
• een verklarende boekingstekst (wat is er betaald?)
• het nettobedrag van de boeking als inkomsten of uitgaven in de relevante valuta
• het btw-tarief in procenten
• de omzetbelasting als een bedrag
• evenals het saldo, d.w.z. het eindbedrag van de kassa

Schriftelijke boekhouding: Excel-sjablonen voor het kasboek

Het zorgvuldig registreren van het kassaldo kan soms erg tijdrovend zijn, daarom is het aantrekkelijk om de kasboekhouding te digitaliseren. Niet zelfstandige particulieren kunnen dit zonder schroom doen. Bedrijven moeten er echter rekening mee houden dat de kasboekhouding alleen schriftelijk kan worden gedaan of met software die voor dit doel is goedgekeurd, zoals door orgaMax of Datev is mogelijk.

Excel-sjablonen bieden een manier om overzicht te houden over uw kassaldo. Het kasboek kan met behulp van geïntegreerde Excel-functies automatisch gedocumenteerde waarden berekenen en ook grafisch weergeven. De resultaten kunnen vervolgens worden overgedragen naar het geschreven kasboek. Mocht er een fout optreden, dan is het belangrijk dat deze niet zomaar wordt doorgestreept. In plaats daarvan moet de correctie in een volgende regel worden vermeld.

In 4 stappen: maak je eigen Excel-template voor het kasboek

Als Microsoft geen geschikt Excel-sjabloon voor uw kasboek biedt, kunnen gebruikers een sjabloon aanpassen of deze eenvoudig zelf maken. Hiervoor is in principe niet meer nodig dan de hierboven genoemde verplichte velden. Daarnaast kunnen ook individuele eigenaardigheden en voorkeuren worden ingevoerd.

Voer eerst, indien nodig, de naam van het bedrijf, de maand en het bijbehorende jaar in lege cellen in. Houd ook het beginsaldo bij.

Voer vervolgens de volgende kolomkoppen in extra lege cellen in: Datum, ontvangstnummer, boekingstekst, inkomsten of uitgaven, btw in procenten evenals het bedrag en het saldo.

Voeg ten slotte formules toe die automatisch uw contante contanten berekenen bij elke nieuwe invoer. Gebruik de volgende formules voor de berekening:

• Saldo: = SOM (inkomsten + uitgaven)
• continu rekenen met nieuwe saldi: = SOM (oud saldo + inkomsten + uitgaven)

Via "Start> Voorwaardelijke opmaak" heb je de mogelijkheid om zowel positieve en negatieve waarden als lage en hoge sommen in kleur te markeren. Gebruik hiervoor regels voor het markeren van numerieke waarden of sets symbolen.

De tweede formule werkt automatisch het huidige saldo bij wanneer u nieuwe inkomsten en uitgaven invoert. Aan het einde van een salarisperiode kunt u het resulterende saldo dan aflezen en de resultaten voor andere doeleinden gebruiken.

Tip: Voor de duidelijkheid is het raadzaam om de gemaakte kosten vanaf het begin als negatieve waarden in te voeren.

Maak een grafiek van het maandelijkse kassaldo

Een ander voordeel van het gebruik van Excel-sjablonen voor een kasjournaal is dat u altijd gebruik kunt maken van handige Excel-tools zoals afbeeldingen. Het Excel-programma biedt een selectie van diagrammen waarmee u uw financiën grafisch kunt weergeven.

Markeer de numerieke waarden van uw kasboek.

Navigeer ofwel via het tabblad "Invoegen> Grafieken" en selecteer een kolom, lijn, cirkeldiagram of spreidingsdiagram om uw inkomsten en uitgaven te visualiseren. Of u kunt de snelle selectie in Excel gebruiken en op "Invoegen> Grafieken" klikken op "Aanbevolen grafieken". Excel toont u vervolgens uw inkomsten en uitgaven en uw eindsaldo overzichtelijk in een grafiek.

Tips voor contante boekhouding

Een goed kasboek moet niet alleen automatisch maar ook flexibel functioneren. U kunt daarom ook de tabel met uw kasjournaal uitvouwen. Bijvoorbeeld een chronologische nummering van de boekingen en details van de transactiepartner (aan wie of aan wie betaald werd?) Creëer extra transparantie in de financiën.

Als u uw cashflow regelmatig over maanden en jaren registreert, kunt u ook profiteren van de indicatie van een maandelijks beginsaldo. Het enige dat u hoeft te doen, is uw kassaldo invoeren aan het begin van een factureringsperiode. Aan het einde hiervan hoeft u alleen nog het eindsaldo op te tellen om het beginsaldo voor de volgende periode of de volgende maand te bepalen. Zo heeft u altijd een overzicht van uw fondsen.

Gebruik gratis kasjournaalsjablonen om uw financiën te beheren

Excel biedt geen puur alternatief voor een geschreven kasboek, maar de software kan gebruikt worden om de eigenlijke boekhouding te vereenvoudigen. Het maken van zo'n tafel is eenvoudig en kan geheel naar persoonlijke ideeën worden gedaan. Tegelijkertijd stellen de formules en functies in Excel gebruikers in staat om hun cashflow automatisch te laten berekenen. Dit nuttige feit kan fouten voorkomen. Verder kunnen gebruikers ook grafische tools gebruiken om hun financiën visueel weer te geven. Met dit onderdeel kunnen de ingevoerde waarden niet alleen duidelijker worden bekeken, maar ook in hun respectievelijke relaties.

Veelgestelde vragen

Hoe houd ik een kasjournaal bij in Excel?

Kasboeken moeten chronologisch worden weergegeven en alle boekingen moeten afzonderlijk worden ingevoerd. Gebruik de juiste regels in de spreadsheet om bedragen in de juiste volgorde te vermelden.

Wat is het verschil tussen het budgetboek en het kasboek?

Bij het budgetboek worden alleen inkomsten en uitgaven genoteerd, bij het kasboek worden aanvullende belasting- en boekhoudgegevens ingevuld.

Hoe ziet de boekhouding eruit met meerdere kassa's?

Als er meerdere kassa's zijn, fungeert een van deze als hoofdkassa, terwijl alle andere als secundaire kassa's worden beschouwd. De hoofdkassa moet worden bijgehouden als een nauwkeurig kasboek. Aan het einde van de werkdag worden de transacties van de secundaire kassa's naar behoren ingeschreven in het kasboek van de hoofdkassa.