Slides die alleen voor bepaalde doelgroepen worden gebruikt

Misschien herken je dit wel: je hebt een uitgebreide presentatie gemaakt, maar wil daar nu, afhankelijk van de doelgroep, alleen een fragment uit presenteren.

Een groep kijkers zou bijvoorbeeld vooral details over Afdeling A moeten leren, aangezien het alleen om deze informatie gaat. Een andere groep toeschouwers moet alleen worden geïnformeerd over sectie B.

Of een productpresentatie wordt opgedeeld in technische en commerciële informatie en afhankelijk van de doelgroep - engineers of inkopers - dienen alleen bepaalde slides getoond te worden. Maar iedereen zou de dia's voor de bedrijfspresentatie en de algemene productkenmerken moeten zien.

Omdat veel gebruikers niet weten hoe ze dit probleem moeten oplossen, is het niet ongebruikelijk dat er meerdere bestanden worden gemaakt die aan de individuele groepen mensen worden gepresenteerd. De nadelen zijn duidelijk: het aantal bestanden neemt toe. Erger nog: als dia's die in elke kopie verschijnen later moeten worden gewijzigd, is de zoek- en update-inspanning behoorlijk hoog.

Daarom biedt Powerpoint de oplossing met de functie gebruikergedefinieerd presenteren (in eerdere versies doelgroepgericht presenteren)!

Wat betekent de term "Aangepaste presentatie"?

Een door de gebruiker gedefinieerde presentatie is niets meer dan een selectie van dia's uit een grotere diapool of de algemene presentatie. Door de gebruiker gedefinieerde presentaties zijn daarom verschillende deelversies van een presentatie die zijn afgestemd op verschillende doelgroepen. In de afzonderlijke deelversies worden alleen die dia's getoond die relevant zijn voor het betreffende publiek.

Een voorbeeld: De totale presentatie bestaat uit in totaal 6 slides. Voor de collega's van afdeling A zijn echter alleen slides 1, 4, 5 en 6 relevant. De collega's van afdeling B hebben alleen dia's 1, 2, 3 en 6 nodig.

Voordelen van aangepaste presentatie

Je kunt natuurlijk ook voor elke doelgroep je eigen presentatie maken en deze vervolgens onder een andere naam opslaan. De presentatie op maat heeft echter drie belangrijke voordelen:

• Je bespaart opslagruimte doordat je maar met één bestand werkt.
• U hoeft geen bestand voor verschillende doelgroepen aan te maken en deze later op te zoeken. Het kan je niet gebeuren dat je de "verkeerde" presentatie bij je hebt, omdat alle relevante slides altijd in één bestand staan.
• U zult waarschijnlijk sommige dia's in meerdere aangepaste presentaties gebruiken. Wanneer deze zijn bijgewerkt, hoeft u de wijzigingen slechts in één bestand aan te brengen.

Een aangepaste presentatie maken vanaf PowerPoint 2007

Ga als volgt te werk om een doelgroepgerichte presentatie in een PowerPoint-bestand te maken:

• Open de algemene presentatie waarin u de subpresentaties wilt maken.
• Klik op het tabblad Diavoorstelling op de knop Aangepaste diavoorstelling en dan verder Doelgroepgerichte presentaties.
• Klik in het dialoogvenster op Nieuw. Wijs een naam toe aan uw subpresentatie.
• Selecteer in de linker keuzelijst de dia's die u in de doelgroepgerichte presentatie wilt laten verschijnen en klik op Toevoegen aan.

• Bevestig met Oke en klik vervolgens op Concluderen.

Hoe de aangepaste presentatie te leveren vanaf PowerPoint 2007

De eenvoudigste en meest directe manier om een bepaalde subpresentatie weer te geven is als volgt:

• Open het hele bestand.
• Overschakelen naar het tabblad Diavoorstelling.
• Klik op de knop Aangepaste diavoorstelling en selecteer vervolgens het gewenste item.

Hoe print je een doelgroepgerichte presentatie vanaf PowerPoint 2007

Je hebt je presentatie gegeven voor afdeling A en wilt het publiek nu precies de slides geven die je in de lezing hebt besproken. Een mogelijkheid zou zijn om de paginanummers van de bijbehorende dia's op te schrijven en deze vervolgens te specificeren als de af te drukken pagina's.

Het is echter veel gemakkelijker, omdat PowerPoint al heeft genoteerd welke dia's bij uw aangepaste presentatie horen. Bij het printen kun je dus eenvoudig kiezen welke versie je wilt printen.

Zo werkt het in PowerPoint 2010:

• Open de presentatie.
• Kiezen het dossier - Drukken.
• Klik hieronder instellingen op de knop Alle dia's afdrukken. U krijgt nu verschillende opties te zien.
• Kies bij Doelgroep-gedefinieerde presentatie de versie die u zoekt. Bevestig uw keuze met de knop Drukken.

Zo werkt het in PowerPoint 2007:

• Klik op de Office-knop en dan verder Drukken.
• Selecteer in het dialoogvenster Afdrukken als: Drukgebied de optie Doelgroepgerichte presentatie. Selecteer de juiste versie rechts ervan. Bevestig met Oke.

Een aangepaste presentatie maken vanaf PowerPoint 2003

Ga als volgt te werk om een doelgroepgerichte presentatie in een PowerPoint-bestand te maken:

• Open de presentatie waarin u de subpresentaties wilt maken.
• Klik je in het menu? Diavoorstelling op de optie Doelgroepgerichte presentaties.
• Klik in het dialoogvenster op Nieuw.
• Wijs een naam toe aan uw subpresentatie.
• Selecteer in de linker keuzelijst de dia's die u in de doelgroepgerichte presentatie wilt laten verschijnen en klik op Toevoegen aan.
• Bevestig met Oke en klik vervolgens op Concluderen.

Hoe de aangepaste presentatie te leveren vanaf PowerPoint 2003

• Open het hele bestand.
• Klik je in het menu? Diavoorstelling Aan Doelgroepgerichte presentaties.
• Selecteer de gewenste versie in het dialoogvenster en klik op Demonstratie.

Een doelgroepgerichte presentatie afdrukken vanaf PowerPoint 2003

• Selecteer in het menu het dossier het bevel Drukken.
• Activeer in het dialoogvenster Drukken onder Drukgebied de optie Doelgroepgerichte presentatie. Selecteer de juiste versie rechts ervan. Bevestig met Oke.