Word een Outlook-professional in slechts een paar stappen
Iedereen kent situaties waarin men op zoek is naar een telefoonnummer, een e-mailadres of contactgegevens en deze niet kan vinden. Vooral op tijdkritische momenten kan het zoeken in een adresboek met handgeschreven notities of een "rommeltje papier" zenuwslopend zijn. Stress en hectiek bij het zoeken naar contacten, adressen of telefoonnummers behoren met Microsoft Outlook tot het verleden. Naast het professioneel versturen van e-mails bevat Outlook standaard een contactfunctie waarmee diverse digitale adresboeken, contactlijsten en distributielijsten beheerd kunnen worden.
U kunt het Outlook-adresboek openen door op de adresboekknop te klikken. Het is te herkennen aan het feit dat het twee mensen vertegenwoordigt. Als alternatief kunt u het zoekwoord "adresboek" invoeren in de zoekoptie in het bovenste gedeelte van Outlook. Dit brengt u ook naar het opslaggebied van uw contacten.
Microsoft Outlook biedt gebruikers verschillende functies voor het importeren, bijwerken en back-uppen van contacten. Naast de mogelijkheid om contactgegevens handmatig in het adresboek in te voeren, zijn er nog andere opties waarmee contacten overzichtelijk weergegeven en gearchiveerd kunnen worden.
De contactfunctie in Outlook in één oogopslag
Als je naar de contactfunctie in Microsoft Outlook kijkt, merk je meteen dat de software meer mogelijkheden biedt dan alleen contacten opslaan of verwijderen.
U heeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om uw eigen contactgroepen aan te maken om e-mails door te sturen naar een vriendenkring of naar een bepaalde groep mensen. Het gebruik van contactlijsten elimineert het handmatig en foutgevoelig zoeken naar individuele contacten wanneer een bericht naar meerdere personen wordt verzonden. In het subitem "Nieuwe elementen" kunt u rechtstreeks vanuit de contactfunctie een e-mail sturen, een vergadering bellen of een persoonlijke taak maken. Dit werkt ook onder het item "Communiceren".
Interessant en praktisch is ook het subitem "Weergave wijzigen" In dit gebied vindt u verschillende opties om uw contacten weer te geven. U kunt uw contacten bijvoorbeeld vinden in:
- Lijst formulier,
- Als visitekaartje of
- Aangepast
weergave om de duidelijkheid te garanderen. Met de optie Bekijken is er altijd de mogelijkheid:
- Voer specifieke contactlijsten uit,
- Opslaan als PDF of
- Om uit te printen.
Vooral in het bedrijfsleven en ook in de particuliere sector zijn er situaties waarin je contactgegevens met een klik moet doorsturen naar een ander. Dit werkt in het item "Vrijgeven" via het menu-item "Contact doorsturen." In het geopende venster krijgt u de mogelijkheid om de contactgegevens in te voeren:
- Als Outlook-visitekaartjes of
- Verzenden als Outlook-contactpersoon.
De ontvanger kan de ontvangen persoonlijke gegevens vervolgens met één klik naar zijn persoonlijke adresboek in Microsoft Outlook overbrengen.
Als u uw volledige adresboek wilt delen, kunt u dit doen door op het menu-item "Contacten delen" te klikken. U kunt ook ontvangen, externe adresboeken gebruiken via het punt "Gedeelde contacten openen".
Microsoft Outlook stelt gebruikers in staat om in teamverband adressen, persoonsgegevens en volledige adresboeken te gebruiken, contacten aan te maken, te laten invoegen en te delen. Dit is vooral interessant in bedrijven of in clubs. Ook in de familieruimte kan het medegebruik voordelig zijn.
In het menu-item "Categorieën" kunt u uw contacten in kleur categoriseren met duidelijke knoppen of ze als privé markeren. U kunt ook de zoekfunctie in adresboeken gebruiken om individuele contacten gemakkelijk op naam of andere contactgegevens te vinden. De zoekfunctie met verschillende velden is vooral interessant wanneer een groot aantal contacten moet worden beheerd.
Samenvattend biedt Microsoft Outlook veel mogelijkheden voor het organiseren en archiveren van persoonlijke contacten en het delen van contacten met anderen.
In Microsoft Outlook kunt u verschillende adresboeken beheren om uw contacten apart van elkaar te archiveren. Dit is van belang als u bijvoorbeeld zakelijke en persoonlijke contacten professioneel wilt scheiden. Jij kan:
- Een standaard adresboek of
- Een verzameling adresboeken of adreslijsten,
Gebruik om namen, e-mailadressen en andere informatie op te slaan en te archiveren. Als u Outlook gebruikt met een Exchange Server-account, wordt standaard een algemene adreslijst (GAL) gemaakt. Dit is nodig zodat alle gebruikers van Exchange, bijvoorbeeld in een bedrijf, bij dezelfde contacten kunnen.
Adresboeken maken in Outlook
Als u naast de bestaande adresboeken nog een digitaal adresboek wilt aanmaken, werkt dit volgens de volgende instructies:
-
Schakel in het menu Bestand naar het subitem Accountinstellingen.
-
Onder "Accounts toevoegen of verwijderen of bestaande verbindingsinstellingen wijzigen" komt u in een nieuwe sectie waarin u een ander adresboek in het dialoogvenster kunt maken.
-
Klik op "Nieuw" en kies vervolgens of u een ander adresboek of een LDAP-directoryservice wilt integreren. Een LDAP-internetdirectory is een dienst die directory's op andere servers doorzoekt om namen, contacten of andere informatie te vinden. Microsoft Exchange-gebruikers kunnen geen nieuw Outlook-adresboek toevoegen.
Waarom u contacten moet opslaan en een adresboek moet bewaren in Outlook
Een adresboek in Microsoft Outlook is te vergelijken met een analoog notitieboekje of telefoonboek waar veel mensen nog mee werken. Hierin worden voortdurend nieuwe adressen ingevoerd, gegevens bijgewerkt of contacten handmatig verwijderd. Een digitaal adresboek in Outlook vervult dezelfde taken. Het vormt het kader voor de contacten en contactgegevens, die kunnen worden weergegeven in verschillende contactgroepen en contactmappen. Microsoft Outlook komt volledig tot zijn recht wanneer de programmagebieden contacten, agenda en e-mailberichten als een onlosmakelijke eenheid worden bekeken en gebruikt.
Een andere reden waarom belangrijke contacten in Outlook moeten worden bewaard, heeft te maken met zogenaamde ongewenste e-mail. Outlook heeft een ingebouwde ongewenste e-mailfunctie en filtert ongewenste berichten of reclamemail uit. Door specifieke trefwoorden in een bericht is het mogelijk dat belangrijke berichten die geen spam zijn er ook uit worden gefilterd. U kunt dit voorkomen door alle contacten in het adresboek op te slaan. Outlook herkent contacten en voegt ze toe aan de lijst met veilige afzenders. Zo heb je de garantie dat belangrijke berichten van vrienden of zakenpartners niet ten onrechte door het systeem als spam worden beschouwd. Als u per ongeluk een belangrijk contact hebt toegevoegd aan de lijst met geblokkeerde afzenders, kunt u de blokkering verwijderen door op het tabblad "Geblokkeerde afzenders" te klikken.
Een andere, praktijkrelevante functie waarin de agendafunctie en de takenlijst samenwerken, is het zogenaamde opnieuw indienen voor contacten. Met deze optie kunt u belangrijke contacten toevoegen aan uw taken in Outlook. Als u bijvoorbeeld binnen drie dagen een contactpersoon moet bellen en geen afspraak wilt maken in de Outlook-agenda, kunt u de contactpersoon ook overzetten naar uw takenlijst.
Hoeveel contacten zijn nuttig en mogelijk in Outlook
In een analoog adresboek raak je snel je contacten kwijt. Als het adresboek op letters is gesorteerd, raken hoogfrequente tekens zoals B, S, M of N snel vol. Het gevolg is dat nieuwe namen en contacten niet duidelijk kunnen worden toegevoegd en in de marge verschijnen. Met een digitaal adresboek kan dat niet, want in Microsoft Outlook kunnen talloze vermeldingen worden beheerd. Om deze reden stelt Microsoft geen limiet voor het aantal contacten dat in Outlook kan worden opgeslagen. Een paar honderd of enkele duizenden verschillende contacten kunnen met al hun gegevens in het adresboek worden opgeslagen. Als u veel contacten wilt beheren, moet u zich concentreren op voorzichtigheid bij het maken.
Als u een groot aantal contacten heeft, moet u zoveel mogelijk details aan een persoon toevoegen. Dit vergroot de kans dat u de persoon of het bedrijf vindt waarnaar u op zoek bent bij het zoeken naar contacten. Slecht ingevulde contactgegevens zijn contraproductief en leiden tot extra werk.
Tip: Zorg er vooral voor dat u de voor- en achternaam van uw contactpersoon in de juiste kolom invoert. Anders kan het een grote uitdaging zijn om de contactpersoon bij een latere zoekopdracht terug te vinden.
Contacten of het adresboek exporteren of importeren
Het importeren of exporteren van individuele contacten of complete adresboeken, distributielijsten en contactgroepen is eenvoudig mogelijk in Outlook. Als je bijvoorbeeld een nieuwe laptop aanschaft, zet je met een paar klikken je contacten en adresboeken over naar een tweede pc. Het is ook mogelijk om een adresboek te delen met andere mensen of collega's. Hierbij is het belangrijk om autorisaties en autorisatieniveaus in acht te nemen.
Naast het exporteren of importeren van Outlook-adresboeken, die u kunt herkennen aan de .pst-bestandsextensie, kunt u ook adresboeken instellen vanuit andere toepassingen in Outlook. U kunt bijvoorbeeld eenvoudig een oud Windows-mailaccount openen en lezen dat onder Windows Vista werd onderhouden. Hiervoor heeft u het gegevensbestand van Windows Mail nodig. Dit wordt ingelezen met de Microsoft Outlook import en export assistent. De wizard voor importeren en exporteren is te vinden onder Bestand> Openen en exporteren.
Je hebt dan meerdere opties. Open oudere Windows Mail-gegevensbestanden met het derde selectieveld "Import / Export.
Dubbele contacten verwijderen - zo werkt het
Na het gebruik van Outlook is het normaal dat de ene of de andere contactpersoon wordt gedupliceerd in Outlook. Dit kan vooral gebeuren als meerdere mensen de lijst met contactpersonen in Microsoft Exchange bewerken. Het is niet moeilijk om duplicaten uit het adresboek te verwijderen, aangezien Outlook een uitgebreide sorteerfunctie heeft in de contactenlijst. Als u wilt weten welke dubbele contacten in uw Outlook aanwezig zijn, gaat u als volgt te werk:
-
Navigeer in het gebied Outlook-contactpersonen naar het tabblad Weergave.
-
Klik op het eerste lijstitem "Weergave wijzigen".
-
Wijzig de weergave van 'Mensen' in 'Lijst' of 'Telefoon'.
-
Er wordt een venster geopend waarin u uw contacten kunt sorteren op verschillende criteria en alle dubbele contacten kunt filteren en verwijderen.
-
Indien nodig kunt u optioneel belangrijke contacten met wie u regelmatig communiceert als favorieten markeren in het adresboek.
-
Als u een aangepaste adreslijst wilt afdrukken, moet u een aangepaste weergave met een andere volgorde gebruiken in plaats van de standaardweergave. Op deze manier kunt u alle relevante contactvelden afzonderlijk sorteren en een afdruk ontvangen met de informatie die voor u van belang is. In principe is het zinvol om naast de digitale adreslijsten ook meerdere contacten uit te printen en geprinte contactenlijsten te gebruiken.
-
U kunt een contact verwijderen door met de rechterknop het keuzemenu te openen. In het onderste gedeelte van het dialoogvenster vindt u het menu-item "Verwijderen".
Videozelfstudie: Een nieuw contact maken en opslaan in Outlook
Maak op professionele wijze nieuwe contacten
Als u een nieuw contact wilt maken, kan dit met één klik in het contactgebied van Outlook. Dit werkt in Outlook bijna identiek als in het adresboek van Windows Vista of Windows XP. Navigeer hiervoor eerst naar Nieuw contact in het menu Start onder “Nieuw”.
Nadat u op "Nieuw contact" heeft geklikt, opent er een venster met verschillende invoermogelijkheden:
Het is logisch om het invoermasker en alle opties te vullen met de belangrijkste gegevens en informatie over het contact. Zo kun je naast de naam en het adres ook een website- of chatadres ingeven of extra notities maken over de contactpersoon in het notitieveld. Dit geeft een compleet beeld van een persoon. Zeker als het contact nieuw en onbekend is, is het zinvol om zoveel mogelijk details op te nemen. Na de invoer wordt het venster rechtsboven gesloten met de knop "Opslaan en sluiten". De contactpersoon verschijnt dan in het standaard adresboek. Voordat u een nieuw contact invoert, kunt u het adresboek instellen waarin het moet worden opgeslagen. Het is ook mogelijk om een nieuw contact uit het standaard adresboek naar een submap te verplaatsen of toe te wijzen aan een contactgroep.
Automatisch e-mailadressen als contactpersonen gebruiken
In privé- of zakelijke e-mail komt het vaak voor dat er steeds nieuwe contacten worden aangemaakt die u naar het adresboek wilt overzetten. In plaats van het moeizaam overzetten van de contactgegevens, bijvoorbeeld het e-mailadres en andere persoonlijke gegevens, kunt u in Outlook automatisch e-mailadressen als nieuw contact opnemen. Dit gebeurt automatisch zodra je een bericht naar de nieuwe contactpersoon stuurt of een e-mail beantwoordt.
Het is ook mogelijk om alle ontvangers van een e-mail automatisch in het adresboek in te voeren. Dit kan handig en effectief zijn wanneer u deel uitmaakt van een bericht naar meerdere geadresseerden met wie u later wilt communiceren. Als u ze opslaat, worden de nieuwe contacten gemarkeerd als veilige ontvangers. Daarnaast kunt u de contacten in een groep categoriseren, zodat u later met één klik naar de contactgroep kunt schrijven.
Dubbele contacten met een druk op de knop
Het dupliceren van contacten is ook interessant en praktisch. Met één stap bespaar je jezelf een hoop werk. Het kopiëren van datarecords is onder andere effectief als u veel medewerkers van een bedrijf in Outlook moet aanmaken, waarbij alleen de extensie en naam verschillen. Met de sneltoetsen Ctrl + C en Ctrl + V, bekend in Windows, kunt u eenvoudig de contacten dupliceren.
Aparte faxnummers en e-mailadressen
Sommige gebruikers beschrijven een probleem onder Outlook waarbij bij het klikken op het veld "Aan" in de e-mails, naast e-mailadressen ook faxnummers worden gebruikt. Dit is een onjuiste sortering in de software die met een paar klikken kan worden opgeruimd. Om dit te doen, moet u voorkomen dat de faxnummers worden weergegeven in het dialoogvenster "Naam selecteren: Contacten".
Verbind Skype en Outlook via invoegtoepassing
Onder de noemer “Nieuw Werken” worden verschillende moderne werkwijzen samengevat. Flexibele werktijden, digitalisering en efficiënte communicatie horen bij Nieuw Werken. Videobellen is een bekende optie die vooral sinds de coronapandemie veel wordt bezocht. Ze bieden de mogelijkheid om tegen lage kosten of gratis en direct via Skype, Whatsapp of Zoom in contact te komen met mensen waar ook ter wereld.
Skype, als onderdeel van de Microsoft-familie, kan eenvoudig worden geïntegreerd in Outlook. Met Skype is het mogelijk om Skype-gesprekken of conferenties in Outlook te plannen en aan elk contact de individuele Skype-naam toe te wijzen. U kunt ook een invoegtoepassing gebruiken om het adresboek in Outlook en het telefoonboek in Skype te koppelen. Dit garandeert dat er geen redundanties in de adressen zijn en dat er een uniforme database is.
Samenvatting en conclusie over Outlook-contacten
Het is niet moeilijk om contacten te organiseren in Microsoft Outlook. Outlook ontplooit zijn volledige potentieel wanneer contacten, e-mails, taken en de kalender als een eenheid worden gebruikt. Outlook biedt onder andere een uitgekiende import- en exportassistent waarmee contacten uit oude versies of andere programma's kunnen worden geïmporteerd. Het is ook mogelijk om contacten, een adresboek of contactlijsten te exporteren of te delen met andere interne of externe gebruikers. Contacten die van groot belang zijn, kunnen als favorieten worden gemarkeerd.
Het aanmaken van een nieuw contact in Outlook is door de gebruiksvriendelijke menustructuur probleemloos mogelijk. Het is belangrijk om voorzichtig te werk te gaan bij het aanmaken van nieuwe adressen en de velden voor bijvoorbeeld voor- en achternaam niet te verwarren. Ook het automatisch opslaan van contacten uit inkomende e-mails en het eenvoudig filteren van dubbele contacten door middel van een uitgebreide zoekfunctie zijn essentieel en praktijkrelevant. Microsoft Outlook met zijn:
- Volwassen contactgebied,
- Veel praktische opties en
- Het gestructureerde oppervlak
is een garantie voor zowel onervaren gebruikers als voor ervaren gebruikers om contacten op een zinvolle, langdurige en professionele manier te beheren.