Microsoft Excel sorteert gegevens standaard in rijen. Dit betekent dat de eerste rij van een tabel de volgorde bepa alt van alle andere rijen tot aan de laatste. Het sorteren van kolommen in Microsoft Excel is in uitzonderlijke gevallen nodig, bijvoorbeeld wanneer een lijst met namen alfabetisch gesorteerd moet worden. Excel biedt u geen specifieke knop in een van de tabbladen voor het sorteren in kolommen. Sorteren in kolommen kan echter worden gedaan via menuopdrachten in vijf eenvoudige stappen.
Sorteren in kolommen, net als bij rijen, kan zowel op getallen als op tekst worden toegepast en levert resultaten op wanneer duidelijk is gedefinieerd welke waarden dienen als sleutelvelden en hoe ze moeten worden gesorteerd.Het volgende praktijkvoorbeeld laat zien hoe u de vijf gebruiksvriendelijke stappen in Microsoft Excel kunt gebruiken om tekst en gegevens in kolommen te sorteren.
Hoe sorteren op kolommen in Excel?
In het voorbeeld hebben we een eenvoudige tabel opgesteld. Het is bedoeld om de werkdagen van vier werknemers van een bedrijf in het afgelopen kalenderjaar weer te geven.
De tabel moet op kolommen worden gesorteerd, zodat de namen van de werknemers alfabetisch worden gesorteerd. Ga als volgt te werk om de kolommen te sorteren:
1. Markeer het bereik B1 tot E13 dat moet worden gesorteerd.
2. Navigeer vanaf Excel versie 2007 naar het tabblad GEGEVENS en het menu-item SORTEREN EN FILTER. Roep in Excel tot en met versie 2003 het commando DATA - SORT aan.
3. Nadat u op de knop SORTEREN hebt geklikt, wordt het optiemenu geopend waarin u uw individuele sorteerinstellingen kunt maken. Ga naar OPTIES om op kolommen te sorteren.
4. Klik in het dialoogvenster dat verschijnt op KOLOMMEN SORTEREN onder de optie UITLIJNEN. Bevestig de sorteeroptie met de knop OK.
5. Het dialoogvenster SORTEREN verschijnt opnieuw. Na het overschakelen naar “Kolommen sorteren” in de lijstvelden SORTEREN, kunt u niet langer de kolommen selecteren, maar de rijen van de tabel. Selecteer in de lijsten de rij(en) waarop u uw tabel in kolommen wilt sorteren. Vervolgens geeft u aan of de kolommen oplopend of aflopend gesorteerd moeten worden.In ons voorbeeld gebruiken we regel 1 als referentie.
De volgende afbeelding toont het dialoogvenster na de beschreven instellingen:
Bevestig uw sorteerinstellingen met de knop OK. Excel sorteert uw tabel vervolgens in de gewenste vorm door de kolommen voor de namen in rij 1 alfabetisch van A tot Z te sorteren, zodat de medewerker Jennifer op de eerste plaats komt.
Kortom, het is in Microsoft Excel mogelijk om te clusteren op kolommen naast de gebruikelijke sortering op rijen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u een uitgebreide werknemerstabel met gegevens alfabetisch moet sorteren.
In principe kan de sorteervolgorde op een gebruiksvriendelijke manier worden aangepast in het menugebied SORTEREN. Naast de standaardinstelling "A tot Z" , kunt u ook sorteren in omgekeerde of aangepaste kolommen.
Door het sorteercriterium aan te passen en de sorteerfunctie in Microsoft Excel te kunnen gebruiken om op rijen en kolommen te sorteren, hebben Excel-gebruikers alle opties bij de hand om hun Excel-spreadsheets individueel en professioneel te sorteren.