In PowerPoint 2002 en 2003 kunt u ook in een mum van tijd professioneel ogende organigrammen en processen maken.
Vanaf PowerPoint 2007 is het eenvoudig om de SmartArt grafische functie te gebruiken om in de kortst mogelijke tijd professioneel ogende organigrammen en processen te maken en deze stap voor stap op de dia te laten verschijnen. Wij laten u zien hoe u ook in oudere versies van Office snel en effectief organigrammen kunt samenstellen volgens het modulaire principe.
Waarom de opdracht Schematische weergaven niet de beste keuze is
Toegegeven, het gaat vrij snel als je een organigram moet maken in de werkbalk Tekenen de opdrachtvolgorde zoals hieronder weergegeven: Schematische weergave - organigram Selecteer.
Maar naast het voordeel dat het snel is, zijn er vier nadelen:
- Bij het kiezen van de vormen bent u standaard beperkt tot afgeronde rechthoeken.
- De vrije positionering van de organigramelementen is slechts beperkt mogelijk.
- Opmaak volgens bedrijfsspecificaties kan alleen op een omslachtige manier worden uitgevoerd.
- Bij het animeren moet je tevreden zijn met bepaalde processen.
Met AutoVormen ben je veel flexibeler
Voor de beste resultaten maakt u een organigram volledig vanuit AutoVormen.
- Gebruik hiervoor de formulieren rechthoek of Ovaal van de werkbalk Tekenen.
- Of werk met de vorm Afgeronde rechthoekdie je ook in de werkbalk kunt vinden Tekenen over de opdrachtvolgorde AutoVormen - standaardvormen Vind.
- Gebruik de functie om de objecten te verbinden Verbindingslijnen. Je kunt dit ook vinden in de werkbalk Tekenen over de opdrachtvolgorde AutoVormen - Verbindingen. De beste keuze is een haakse verbinding, ook als je op dit moment alleen recht nodig hebt. Als u de rechthoeken later verplaatst, past de verbindingslijn zich aan en wordt automatisch gehoekt.
Door afzonderlijke AutoVormen te gebruiken, kunt u aanpassen hoe de elementen van het organigram zijn gerangschikt, hoe ze zijn gekoppeld en hoe ze worden geanimeerd.
Het wordt gemakkelijker met rasters en hulplijnen
Activeer de optie aan het begin om de afzonderlijke elementen van het organigram zo snel en nauwkeurig mogelijk te rangschikken Objecten uitlijnen op het raster.
- Deze optie vind je via het menucommando Beeld - Raster en Richtlijnen.
- U kunt zelfs het raster op het scherm weergeven. U vindt de optie in hetzelfde dialoogvenster.
- Als je het raster weer onzichtbaar wilt maken op het scherm, gebruik je gewoon de toetsencombinatie Shift + F9.
- Hulplijnen zijn nog flexibeler omdat u ze vrij op de glijbaan kunt verplaatsen. U kunt de geleidingslijnen ook activeren in het bovenstaande dialoogvenster (Tekenlijnen op het scherm weergeven). De snelste manier om geleidingslijnen in te schakelen Alt + F9 aan of uit.
Werken met een systeem
U kunt veel tijd besparen als u volgens plan te werk gaat bij het maken van een organigram. Hier zijn enkele belangrijke "planregels":
- Bedenk voordat u gaat tekenen hoeveel objecten u nodig heeft voor het organigram.
- Zorg ervoor dat u het vereiste aantal kolommen en rijen telt, zodat u de objecten vervolgens op de juiste manier op de dia kunt verdelen.
- Gebruik vervolgens de opdrachten op de werkbalk Tekenen om een prototype te maken, bijvoorbeeld een rechthoek.
- Formatteer dit prototype in termen van grootte, vulling en lijnkleur, schaduw en lettertype.
- Vergeet niet om dit prototype alvast te animeren. Dit komt omdat het animatie-effect behouden blijft wanneer de AutoVorm later wordt gekopieerd.
- Kopieer het prototype vervolgens zo vaak als nodig is. De gemakkelijkste manier om dit te doen is door de vorm ingedrukt te houden Ctrl- en VerschuivingVerplaats de toets met ingedrukte linkermuisknop en dupliceer deze zo.
