Andere werktijden door de week? Hoe de kalender in te stellen

U kunt uw kernwerktijden in Outlook invoeren - maar alleen uniform voor alle dagen van de week. Maar als je bijvoorbeeld op maandag en vrijdag andere werktijden hebt dan op de andere dagen, dan kan een slimme oplossing die ik onlangs heb geïntroduceerd helpen

Als je op bepaalde dagen niet op de gebruikelijke tijd op kantoor bent, bijvoorbeeld omdat je als forens op maandagochtend laat aankomt of omdat je op een avond eerder gaat sporten en dit in de agenda wilt aangeven, kun je het beste blok deze tijden met vaste uren Serie afspraken. Bij het invoeren van een afspraak wordt u gewaarschuwd dat er overlappingen zijn. Maar vooral kunnen uw collega's dan in de geblokkeerde periode geen afspraken meer voor u maken via vergaderverzoeken.

Kernwerktijden instellen

In de kalenderopties kunt u instellen welke uren worden weergegeven voor de dag- en weekweergave voor alle dagen van de week. De optie is te vinden in Outlook tot versie 2007 onder Extra → Opties → Instellingen → Kalenderopties, in Outlook vanaf 2010 onder Bestand → Opties → Kalender. Hier vul je de tijden in de velden in Begint om en Eindigt bij A.

Stel dat u op maandag om 10.00 uur begint te werken en niet op maandag om 9.00 uur. Stel vervolgens de kernwerktijd in met behulp van de kalenderopties, bijvoorbeeld van 9.00 tot 18.00 uur.

Stel terugkerende afspraken in

Maak dan als volgt een serieafspraak, waarmee je maandagochtend tijd kunt besparen:

1. Maak een afspraak die op maandag duurt van 7.00 uur tot 10.00 uur en die je bijvoorbeeld 'Out of the office' kunt noemen. De afspraak zo vroeg laten beginnen (en niet van 9-10 uur) is gewoon een voorzorgsmaatregel. Zo voorkom je dat iemand voor 9.00 uur een afspraak in je agenda zet.
2. Klik op Serietype:.
3. Kiezen Herhalingspatroon: wekelijks en Iedereen: 1 week(en) op maandag.
4. Onder Serieduur Kiezen Geen einddatum tenzij er zo'n datum is, schrijf dat dan onder Eindigt bij A.
5. Sluit het dialoogvenster Terugkerende afspraken.
6. Selecteer in het veld Zien als de optie Afwezig.
7. Bewaar en sluit de terugkerende afspraak.