Outlook: E-mail opslaan als PDF-bestand: PDFCreator

Dat is hoe je het doet!

Wilt u belangrijke e-mails opslaan in uw archiefmappen op een specifieke locatie op de harde schijf? Bijvoorbeeld e-mails met facturen, gevoelige klantgegevens of content die juridisch gezien voor de lange termijn bewaard moet worden. Het bekende en populaire PDF-formaat is hiervoor geschikt als betrouwbaar en duurzaam archiefformaat. Het neemt weinig ruimte in beslag op de harde schijf, kan op verschillende eindapparaten worden geopend en biedt een hoog beveiligingsniveau.

PDF-bestanden opslaan in Outlook: dit zijn geschikte programma's

In tegenstelling tot Microsoft Word of Microsoft PowerPoint biedt Microsoft Outlook geen ingebouwde optie om PDF-bestanden op te slaan of te converteren. Een optie is het betaalde programma "Adobe Acrobat", dat PDF-bestanden kan maken vanuit Outlook. Als u geïnteresseerd bent in een gratis oplossing met vergelijkbare functionaliteit, moet u PDFCreator als alternatief gebruiken.

De tool is beschikbaar in een Duitse versie en wordt continu doorontwikkeld. Het installeert een virtueel printerstuurprogramma en maakt PDF-bestanden met de opdracht "Afdrukken". Met PDFCreator kunt u vanuit elk Windows-programma documenten als PDF-bestanden maken. Als je regelmatig met links in documenten werkt, is de PDF Creator niet de eerste keuze. De software accepteert namelijk geen hyperlinks en deze zijn niet aanklikbaar in het aangemaakte pdf-bestand. In dit geval kunnen Windows 10-gebruikers de gratis meegeleverde tool "Microsoft Print to PDF" gebruiken. In alle andere gevallen is PDFCreator als gratis PDF-tool de juiste keuze vanwege de snelheid en het gebruiksgemak.

Installeer de PDF Creator

1. De eerste stap is om PDFCreator in een paar seconden te installeren door het adres https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions in uw webbrowser te openen. Download dan de laatste versie van PDFCreator. U heeft de keuze tussen de gratis versie voor één gebruiker of de betaalde versies voor meerdere gebruikers en servers.

   

2. Nadat het installatiebestand is geladen, start u het met een dubbelklik.

   

3. De installatiewizard leidt u door de installatie en geeft u belangrijke informatie over een correcte installatie. U kunt onder andere de taal van het programma instellen en informatie weergeven over de licentieovereenkomst of de instellingen voor gegevensbescherming.

   

4. De software wordt binnen enkele seconden op uw computer geïnstalleerd. Na de installatie hebt u toegang tot de online handleiding of kunt u in de kennisbank zoeken naar helponderwerpen. Als je vragen hebt tijdens het gebruik van de PDF Creator, is er ook meertalige community-ondersteuning beschikbaar. De PDFCreator is klaar voor gebruik en kan e-mailberichten met slechts een paar klikken in Microsoft Outlook converteren naar PDF-bestanden.

   

E-mails opslaan als PDF - zo werkt het

Het is mogelijk om met een paar klikken en instellingen een e-mail in pdf-formaat op te slaan. Met de volgende 6 stappen kunt u professionele PDF-bestanden maken met specifieke documenttitels en informatie over de auteur en trefwoorden, die het latere zoeken vergemakkelijken:

1. Open elk e-mailbericht dat u als PDF wilt opslaan.

2. Ga op het tabblad Bestand naar het menu → Afdrukken.

3. Selecteer PDFCreator als de printer.

   

4. Bij een e-mail met meerdere pagina's kunt u aangeven welke pagina's moeten worden opgeslagen. Klik hiervoor op Afdrukopties en voer de paginanummers in. Alleen een gemarkeerd gebied of delen van een gemarkeerde tekst opslaan is niet mogelijk in PDFCreator.

   

5. Klik in de volgende stap op de knop "Afdrukken". Er wordt een nieuw venster geopend waarin u de specificaties van het op te slaan document kunt invoeren.

   

6. In het bovenste gedeelte van het selectievenster kunt u het formaat specificeren waarin het document moet worden opgeslagen. Naast een standaard pdf-bestand kunt u kiezen tussen:

   • verschillende compressieniveaus,
   • opslag als een grafisch bestand of
   • archiveren als een beveiligd pdf-bestand.
   

7. In het middelste gedeelte van het selectievenster moet het pad en de bestandsnaam worden opgegeven waaronder het PDF-bestand moet worden opgeslagen.

8. In het onderste gedeelte is het belangrijk om een betekenisvolle documenttitel in te voeren. Door deze procedure kunt u het document later gemakkelijker terugvinden. Tegelijkertijd helpt het ontvangers om het bestand toe te wijzen. U kunt onder andere het originele onderwerp van de e-mail gebruiken of een individuele titel gebruiken. U kunt ook een onderwerp en/of trefwoorden invoeren. Deze informatie kan worden bekeken in Windows Verkenner of worden gebruikt als zoekwoorden.

   Er is ook de mogelijkheid om het gemaakte PDF-bestand rechtstreeks samen te voegen met een ander bestand. Als u dit wilt, activeert u de knop Samenvoegen. Je kunt het pdf-bestand ook rechtstreeks bij een e-mail voegen of doorsturen of uploaden via Dropbox of FTP.

   

9. Als u het bestand standaard wilt opslaan, klikt u op het groene selectievakje "Opslaan". De documenttitel wordt gebruikt als bestandsnaam. U kunt de naam voor de laatste keer wijzigen voordat u met het opslaan begint.

   De "PDF Architect" maakt vervolgens uw PDF-bestand op de achtergrond. Als je een gebruikersaccount hebt bij de fabrikant PDFForge, kun je inloggen en het bestand ook in dit account opslaan. Als alternatief kunt u een nieuw gebruikersaccount maken. Het ontworpen PDF-bestand wordt weergegeven in de "PDF Architect".

Tip: Standaard wordt de PDFForge-software "PDF Architect" gebruikt als weergaveprogramma voor PDF-bestanden die zijn gemaakt met de PDFCreater. Als u PDF-bestanden wilt blijven lezen met de gratis "Adobe Acrobat Reader" of een andere tool, kunt u dit opslaan in de PDFCreator-instellingen. U kunt de selectie voor standaard-apps ook wijzigen in de Windows-instellingen.

PDF-bestanden bieden in principe deze voordelen

Het is eenvoudig mogelijk om een e-mail uit Outlook op te slaan als pdf-bestand. Behalve dat ze kunnen worden opgeslagen, bieden PDF-bestanden veel voordelen ten opzichte van andere formaten, zoals het MSG Outlook-opslagformaat. Hoewel MSG-bestanden alleen kunnen worden gelezen door Outlook en enkele e-mail- en conversieprogramma's, wordt het PDF-formaat wereldwijd gebruikt.

Gratis PDF-leesprogramma's zoals Adobe Acrobat Reader garanderen dat ontvangers van een PDF-bestand het op bijna elk apparaat kunnen lezen. PDF-bestanden worden ook gecomprimeerd als ze worden opgeslagen en zijn in de meeste gevallen kleiner dan het brondocument. Daarnaast blijven de opmaak, afbeeldingen, embedded fonts en de algemene uitstraling behouden.

De beveiliging van documenten is essentieel, vooral wanneer ze via internet worden verzonden. Door opties in te stellen, kunnen bestanden met gevoelige inhoud worden beschermd tegen ongeautoriseerde gegevensdiefstal. Hetzelfde gebeurt door het toewijzen van een wachtwoord. In dit geval kunnen onbevoegden het bestand niet openen en de inhoud ervan lezen.

Met de toegevoegde waarde van PDF-bestanden en de mogelijkheid om trefwoorden en een betekenisvolle titel te gebruiken om PDF-bestanden gemakkelijker te vinden, zijn PDF-bestanden ideaal voor het archiveren van e-mails in Outlook.

Samenvatting: maak een back-up van e-mails in Outlook met de PDF Creator - snel en gemakkelijk

Als u een e-mailbericht op lange termijn veilig wilt archiveren, is het PDF-formaat hiervoor bijzonder geschikt. Aangezien Microsoft Outlook geen on-board conversie naar PDF-formaat biedt, moet externe software worden gebruikt. Een doelgericht en gebruiksvriendelijk programma dat al een miljoen keer is gebruikt, is PDFCreator. Eenmaal geïnstalleerd als een virtueel printerstuurprogramma, kan het worden gebruikt om documenten vanuit elke Windows-toepassing naar PDF-bestanden te converteren.

In Outlook selecteert u de afdrukfunctie, voert u de documenttitel, trefwoorden en het opslagpad in en kunt u uw e-mail met slechts een paar klikken archiveren. De PDFCreator werkt net zo betrouwbaar als betaalde programma's en wordt daarom aanbevolen als virtuele PDF-printerdriver voor Windows en Microsoft Outlook.