Met deze stappen schrijf je in een handomdraai een Outlook e-mail
Het schrijven van e-mails maakt deel uit van het dagelijks leven van de meeste mensen. Het is normaal geworden om persoonlijke of zakelijke e-mails op te stellen, aangezien de voordelen van e-mailcommunicatie duidelijk zijn. Bovenal is de snelheid waarmee een bericht de ontvanger bereikt moeilijk te verslaan. Naast de bekende messenger-diensten zoals WhatsApp of Telegram, is e-mail nog steeds een van de belangrijkste en meest geaccepteerde internationale communicatiemiddelen.
Dit komt ook doordat er weinig inspanning gemoeid is met het opstellen van een e-mail. Bijna iedereen heeft tegenwoordig een eigen e-mailadres. Het bekendste e-mailcommunicatieprogramma is Microsoft Outlook. Zowel in de betaalde versie voor Windows-computers als in de gratis versie op tablets en smartphones wordt het dagelijks door miljoenen gebruikers gebruikt. Naast het conventionele schrijven van e-mails kunnen in Outlook ook berichten worden aangemaakt vanuit een sjabloon. Het is ook mogelijk om tekstmodules op te slaan en in e-mails in te voegen om e-mails effectiever te ontwerpen.
Video-tutorial: een e-mail opstellen en verzenden in Outlook
Een e-mail opstellen in Outlook - zo werkt het
Als u een e-mail wilt opstellen in Microsoft Outlook, navigeert u in de eerste stap naar het tabblad "Start". In het bovenste menugebied van het tabblad "Start" vindt u de knop "Nieuw" onder het " Nieuw” knop.
Nadat u op het veld "Nieuwe e-mail" hebt geklikt, wordt een nieuw venster geopend. In het berichtenvenster kun je een nieuwe mail opstellen en versturen.
Als u een bericht op een ander briefhoofd wilt schrijven, selecteert u de knop "Nieuwe items" in plaats van "Nieuwe e-mail".
In de optie "E-mailbericht met> Ander briefpapier" kunt u een ander briefpapier openen en opslaan als achtergrond voor de post.
De selectievelden "Van", "Aan", "Cc" en "Bcc" en het onderwerp zijn essentieel voor het opstellen van een nieuw bericht. Achter de afzonderlijke velden en afkortingen gaat de volgende betekenis schuil:
|
veld |
betekenis |
|
van |
Voer in het veld "Van" het e-mailaccount in van waaruit uw bericht moet worden verzonden. Als u meerdere accounts beheert in Outlook, kunt u kiezen uit welk account de e-mail moet worden verzonden. |
|
Bij |
Het e-mailadres van de ontvanger moet worden ingevuld in het veld "Aan". De volgorde van de namen bij het selecteren van de e-mailadressen kan alfabetisch worden weergegeven in het veld "Aan". Tip: Microsoft Outlook legt alle ingevoerde e-mailadressen vast in de zogenaamde auto-complete lijst. Op basis van de opgeslagen informatie stelt de software geschikte adressen voor wanneer u deze invoert. Gratis tools kunnen helpen bij het bewerken van de lijst voor automatisch aanvullen. |
|
Cc |
De afkorting "Cc" betekent letterlijk "doorslag" en staat voor kopiëren in het Duits. Als een ontvanger een bericht in Cc ontvangt, wordt duidelijk dat hij niet de hoofdontvanger is. |
|
Bcc |
Het veld "Bcc" betekent letterlijk "blinde doorslag". De Engelse term kan worden vertaald als "verborgen of onzichtbare doorslag". Als in het Bcc-veld een e-mailadres is ingevuld, kunnen andere ontvangers van het bericht niet zien aan wie de e-mail is verzonden. Wilt u achteraf weten welke geadresseerden een e-mail van u hebben ontvangen in Bcc, navigeer dan naar het keuzeveld "Details" in de e-maileigenschappen. |
|
verwijzing |
Het onderwerp van een mail toont het onderwerp of de "rode draad" van het bericht. Het is een goede vorm om het veld "Onderwerp" te vullen met een begrijpelijke kop. Als er geen onderwerp in een bericht wordt ingevoerd, kan dit ertoe leiden dat de e-mail door het spamfilter van de ontvanger wordt geïdentificeerd en als ongewenste e-mail wordt gesorteerd. Met een begrijpelijke identifier of een afkorting in het onderwerp kun je de ontvanger het belang van het bericht laten zien. Afkortingen geven aan dat dit uitsluitend een infomail, een aanvraag of een bestelling is. |
Naast de genoemde velden, die essentieel zijn voor het verzenden van een bericht, heeft elke e-mail specifieke inhoud nodig.
Dit kan afzonderlijk worden ingevoerd in het tekstveld van het bericht. Met een klik in het tekstveld verschijnt de cursor in de eerste regel op het scherm. Hierdoor kan de e-mail gericht worden samengesteld met tekst of andere stijlelementen. De volgende opmaakopties zijn voor u beschikbaar op het tabblad Bericht:
Kopieer afbeeldingen en tekst van het klembord
U kunt elementen, tekst of afbeeldingen van het klembord kopiëren en er tegelijkertijd voor kiezen om het formaat van de tekst, bijvoorbeeld het lettertype, naar uw e-mail te kopiëren. Afbeeldingen en afbeeldingen kunnen in de tekst worden ingevoegd of als bijlage bij de e-mail worden gevoegd. Als de afbeelding te groot is en een bestandsgrootte van enkele megabytes heeft, kunt u de bestandsgrootte in Outlook verkleinen. Dit werkt door de afbeelding te markeren die moet worden ingevoegd en de afbeeldingsbijlagen te bewerken in het tabblad "Informatie" op het tabblad "Bestand". Met een klik op het selectieveld "De grootte van grote afbeeldingen aanpassen bij het verzenden van het bericht", wordt het bestand automatisch verkleind.
Sluit herinneringen voor ontvangers in e-mails in en citeer correct
De opdracht "Vlag voor ontvangers" op het tabblad "Bericht" is een geschikt hulpmiddel dat u kunt gebruiken om ontvangers er automatisch aan te herinneren om u te antwoorden. Deze procedure bespaart u een of meerdere herinneringsmails.
In plaats van elke e-mail volledig te citeren bij het beantwoorden en bijvoegen van de inhoud, kunt u in Outlook instellen dat alleen de laatste e-mail wordt bijgevoegd. Dit type e-mailverzending is in veel gevallen efficiënter en helpt om de zaken duidelijk te houden.
De vooraf ingestelde afkorting "FW:", wat staat voor "Doorsturen" in e-mailcommunicatie, kan worden gewijzigd en de originele tekst kan worden geïdentificeerd, bijvoorbeeld door inspringen of speciale tekens.
Het menu "Tekst" - het commandocentrum voor individuele opmaak
Als u persoonlijke tekst in het tekstveld invoert, vindt u in het menu "Tekst" verschillende knoppen om de tekst op te maken. Naast het weergeven van tekst in "vet", "cursief" en het onderstrepen van de tekst, kunt u opsommingstekens of nummering invoegen. U kunt ook beslissen of uw tekst gecentreerd, rechts uitgelijnd, uitgevuld of links moet worden uitgelijnd en welke kleur en lettertype u wilt gebruiken. Als Outlook de regeleinden in platte tekst e-mails zonder HTML-opmaak verwijdert, kan een wijziging in de instellingen dit probleem helpen oplossen.
Het menu "Invoegen" - bijlagen en visitekaartjes aan berichten toevoegen
In het menu-item "Invoegen" kunt u een bestand of een element als bijlage aan uw e-mail toevoegen. U kunt ontvangen e-mails ook als bestandsbijlage verzenden. Dit kan essentieel zijn bij het e-mailen van zakelijke documenten in PDF-formaat of belangrijke tekeningen.
Als u er zeker van wilt zijn dat iedere persoon met wie u per e-mail correspondeert, beschikt over uw actuele contactgegevens, dan kunt u deze automatisch in de vorm van een digitaal visitekaartje (vCard) aan iedere e-mail laten toevoegen en mee laten sturen. Bovendien heeft u de mogelijkheid om uw handtekeningen te beheren in het menu-item "Invoegen". Een handtekening is een tekstgedeelte aan het einde van de e-mail met informatie over de afzender. Handtekeningen zijn wettelijk verplicht in zakelijke e-mails.
Als je ook de huidige datum in een e-mail wilt invoegen, kun je deze invoegen met de sneltoets ALT + SHIFT + D.
De relevantie van de e-mail markeren en instellen
In Microsoft Outlook is het mogelijk om individuele berichten te markeren met een relevantienotitie. E-mails met een hoge prioriteit worden apart getoond aan de ontvanger. Ondanks deze identificatie is er geen garantie dat op deze manier gemarkeerde e-mails sneller worden verwerkt door de geadresseerde. Om deze reden is het een kwestie van geschil of de markering "hoog belang" zinvol is of dat een persoonlijke oproep voor een tijdkritische vraag productiever is.
Spelling en interpunctie - ingebouwde tools voor professionele copywriting
Naast de opties op het tabblad "Bericht", bieden de tabbladen "Invoegen" en "Tekst opmaken" extra opties om uw bericht te personaliseren.
Bij het schrijven van een tekst is het ook belangrijk dat de spelling en interpunctie in de tekst geprofessionaliseerd worden. Expressie- of kommafouten leiden af en hebben een negatief effect op de ontvanger. Daarom kunt u de tekst automatisch laten controleren in het tabblad "Controle" onder het menu-item "Spelling en grammatica".
Als u naast de tekst ook het onderwerp in de correctie door de spellingcontrole wilt laten opnemen, dient u dit in de Outlook-instellingen aan te geven.
Voor oudere Outlook-versies was de Duden-correctie beschikbaar als een professioneel correctieprogramma als alternatief voor de geïntegreerde spellingcontrole.
Het tabblad “Review” biedt ook de mogelijkheid om de tekst door de computer te laten voorlezen of vertalen. De thesaurus helpt u zinvolle synoniemen te vinden voor overbodige woorden en termen.
Verstuur e-mails naar ontvangers met de knop "Verzenden"
Nadat u de tekst van uw bericht volledig hebt geschreven en gecontroleerd, moet u het in de laatste stap verzenden. Dit doet u in het tekstvenster door op het veld "Verzenden" te klikken. Als u niet zeker weet of het bericht op dit moment moet worden verzonden, kunt u ook de auto-save-functie activeren.
Nadat u op het veld "Verzenden" hebt geklikt zonder de auto-save-functie te activeren, bevindt uw bericht zich binnen enkele seconden in de inbox van de ontvanger.
Tip:
Het kan voorkomen dat een e-mail na verzending niet bij de ontvanger aankomt. In de meeste gevallen krijgt u een foutmelding van de serviceprovider. In een dergelijk geval hebben alle eerdere en huidige versies van Microsoft Outlook de mogelijkheid om de e-mail in slechts enkele stappen opnieuw te verzenden. Dit werkt door op de knop "Dit bericht opnieuw verzenden" op het tabblad "Bericht" te klikken.
Als er in het buitenland geen e-mails worden verzonden, kan dit komen door verkeerde accountinstellingen. In dit geval is het handig om de instellingen en de SMTP-poort te controleren.
samenvatting
Zowel voor ervaren gebruikers van Microsoft Outlook als voor onervaren gebruikers is het eenvoudig om met Microsoft Outlook een e-mail op te stellen en naar een ontvanger te sturen. In het tabblad "Home" leidt de knop "Nieuwe e-mail" naar het tekstvenster voor een nieuw bericht. Deze kan individueel worden opgemaakt en geprofessionaliseerd met links, afbeeldingen en een handtekening. Extra tabbladen en opties garanderen dat e-mails op elk moment gericht kunnen worden samengesteld en verzonden. Op deze manier is competente communicatie per e-mail mogelijk in zowel een professionele als een privéomgeving.
