Talloze tips voor optimaal gebruik van Word
Naast Excel is Microsoft Word het meest gebruikte programma uit de Office suite. Talloze gebruikers waarderen het gebruiksgemak en de duidelijkheid van het tekstverwerkingsprogramma. Maar er zijn nog veel meer tips en trucs die Word nog gebruiksvriendelijker maken. Dit bespaart u kostbare tijd bij het bewerken van documenten en stelt u in staat nog efficiënter te werken.
Extra functies voor een efficiënter gebruik van Word
Met behulp van Word - het tekstverwerkingsprogramma uit de Microsoft Office suite - maakt u teksten, tabellen en voegt u illustraties en grafieken in uw document. Om het schrijven gemakkelijker te maken, is het programma voorzien van tal van toegankelijkheidshulpmiddelen. Voor veel functies zijn er zelfs sneltoetsen die het mogelijk maken om een commando uit te voeren zonder een enkele muisklik. De toetsencombinatie [CTRL] + [Z] helpt je bijvoorbeeld om meerdere acties ongedaan te maken.
Toegankelijkheidsfuncties zijn beschikbaar nadat u een Word-document hebt geopend om te bewerken. Wilt u met meer dan één bestand werken? Dan biedt Word je ook de functie om meerdere documenten tegelijk te openen. Om te voorkomen dat je telkens basisinstellingen zoals lettertype, regelafstand en paginanummers moet instellen, is het zinvol om opmaaksjablonen te gebruiken. Het kan ook handig zijn om commando's voor het bewerken van formulieren in te schakelen.
Vereenvoudig het gebruik van Word door middel van opmaaksjablonen
Een stijl bevat de standaardinstellingen voor een document. Microsoft Word biedt u tal van Word-sjablonen die u kunt gebruiken bij het maken van uw tekst. U vindt deze in het menulint onder het item "Start". Het is logisch om stylesheets te gebruiken, vooral voor koppen. Want dan is het mogelijk om met een paar klikken een automatische inhoudsopgave in Word te maken.
De standaardinstellingen komen niet overeen met uw verwachtingen? Personaliseer dan eenvoudig het formaatsjabloon om de werking van Word naar uw wensen te ontwerpen. Het enige dat u hoeft te doen, is met de rechtermuisknop op de bijbehorende sjabloon in het menulint te klikken. Er verschijnt nu een lijst waarin u de optie "Wijzigen" vindt.
Er wordt dan een venster geopend waarin u het formaatsjabloon kunt aanpassen aan uw wensen. U bepaalt niet alleen het lettertype, de grootte en de kleur, maar ook of de tekst cursief of vet gedrukt moet worden. Bepaal voordat u met "OK" bevestigt of de opmaak alleen van toepassing is op het huidige document of dat deze ook op nieuwe bestanden moet worden toegepast.
Tips voor gericht zoeken in Word-documenten
Veel Word-bestanden bevatten meer dan één pagina met tekst. Je kunt hier snel dingen uit het oog verliezen. Het gericht zoeken naar informatie is dan niet zo eenvoudig. Maar met deze Word-tip spring je snel naar de gewenste pagina. Gebruik de functie "Zoeken en vervangen" om direct naar de baan te gaan die u zoekt. Als u niet zeker weet op welke pagina de informatie te vinden is, kunt u met de automatische bladerfunctie gemakkelijk door de pagina's bladeren.
De toetsencombinatie [CTRL] + [F] maakt het ook gemakkelijker voor u om Word te gebruiken. Hiermee wordt de navigatie geopend, waarmee u naar specifieke woorden kunt zoeken. Typ eenvoudig de term die u zoekt en bevestig met de Enter-toets. Word zal nu automatisch alle hits voor je markeren. Gebruik de pijlen onder de zoekbalk om naar de volgende overeenkomst te gaan.
tip: U kunt deze Word-functie ook gebruiken om snel dubbele spaties te vinden. Typ gewoon twee spaties achter elkaar in de zoekbalk om de verborgen fouten in de tekst te vinden.
Merk op dat u de sneltoets in Word alleen kunt gebruiken om in de tekst en in de tabellen die deze bevat te zoeken. Wilt u in de kop- en voetteksten van het document zoeken naar een specifieke term? Klik dan eerst in de kop- en voetteksten. Hetzelfde geldt voor opmerkingen.
Tekst kopiëren en reorganiseren
De meeste tekstdocumenten worden meerdere keren herzien voordat ze hun definitieve vorm krijgen. Het kan voorkomen dat een hele alinea een nieuwe plek moet vinden. Maar het goede nieuws is: u hoeft de tekst niet opnieuw te typen. Gebruik de functie "Kopiëren en plakken" om Word gebruiksvriendelijker te maken. De enige manier om het sneller te doen, is door "slepen en neerzetten" te gebruiken. Op deze manier kan een tekst gemakkelijk in het document worden verplaatst.
Om inhoud van een ander bestand over te nemen, moet je het op de klassieke manier kopiëren. Dit betekent: U markeert het te kopiëren gedeelte en klikt erop met de rechtermuisknop. Selecteer vervolgens "kopiëren". Selecteer nu de plaats in uw document waar u de inhoud wilt invoegen. Ook hier klik je met de rechtermuisknop en kies je voor "invoegen". Het is sneller met de sneltoetsen [Ctrl] + [C] en [Ctrl] + [V].
Maar pas op: Teksten uit een andere bron hebben meestal een ander formaat. Wanneer u kopieert, past Word ook de alinea-opmaak toe. U heeft echter de mogelijkheid om dit te voorkomen onder de bewerkingsopties. Kopieer dus gewoon de tekst zonder opmaak. Zorg er ook voor dat de kop- en voetteksten en de woordafbreking in Word consistent zijn bij het kopiëren en plakken.
Meer tips voor het gebruik van Microsoft Word
Sinds de Office-versie uit 2016 is er een praktische functie die helpt bij bijna alle vragen. Bedoeld wordt het zoekveld met de naam “Zoeken” of “Wat zou je willen doen?”, dat je misschien al kent van andere Office-toepassingen zoals PowerPoint of Excel.
Hier zoek je niet naar woorden in je document, maar naar elke Word-functie. Als u bijvoorbeeld niet weet hoe u woordafbreking voor een tekst moet instellen, typt u gewoon "Afbreking" in dit veld. Het tekstverwerkingsprogramma geeft u nu het juiste resultaat onder het item "Acties". Hetzelfde geldt voor tabellen, footers en alle denkbare problemen in Word.
Een ander handig hulpmiddel is de interne vertaler van Word. Om dit te doen, markeert u het zinsdeel dat u in een andere taal wilt vertalen. Klik met de rechtermuisknop op de markering. De vertaalfunctie verschijnt nu aan de rechterkant. Selecteer eenvoudig de juiste taal en klik op "invoegen" om de tekstpassage rechtstreeks in het document te vertalen.
Microsoft Office nog eenvoudiger: trucs om Word gebruiksvriendelijker te maken
Word bevat - net als Excel, PowerPoint en Co. - tal van functies die de software gebruiksvriendelijker maken. Deze zijn op het eerste gezicht niet altijd gemakkelijk te vinden. Of u nu tabellen of regels wilt opmaken, kop- of voetteksten wilt bewerken of gewoon naar speciale tekens wilt zoeken: de handige zoekbalk met functies biedt hier vaak uitkomst.
Als je ook de tips voor opmaak, zoeken en invoegen kent, kun je tekstverwerking straks als vanzelf gebruiken. Vaak bespaar je jezelf zelfs een muisklik dankzij sneltoetsen. Hierdoor kunt u zich concentreren op de inhoud van uw documenten zonder u al te veel zorgen te maken over de opmaak.
FAQ
Heeft Word toegankelijkheidsfuncties voor slechtzienden?
Ja, Office hecht waarde aan toegankelijkheid. Daarom biedt Word een schermlezer voor mensen met een visuele beperking. Bovenal helpen talrijke sneltoetsen om het volledige scala aan functies van het schrijfprogramma te gebruiken. Met dicteren op kantoor kan ook gesproken inhoud worden omgezet in geschreven woorden.
Waar kan ik meer hulp vinden bij het gebruik van Word?
Microsoft heeft een helpfunctie geïntegreerd in de menubalk van alle Office-applicaties. In deze digitale handleiding vindt u trainingen en nieuws en algemene hulp bij het gebruik van Word voor Word. U kunt door de afzonderlijke categorieën navigeren of op een specifiek trefwoord zoeken.
Hoe stel ik mijn favoriete lettertype in als standaard?
Klik op "Start" in de menubalk. In de rechter benedenhoek van de categorie "Lettertype" ziet u een pijl die naar beneden wijst. Klik hierop om een nieuw venster te openen waarin u het lettertype kunt opgeven. Linksonder vind je nu de functie "Als standaard instellen". U bepaalt vervolgens of de instelling alleen van toepassing is op het huidige document of ook op alle andere bestanden. Na bevestiging met "OK" neemt Word uw nieuwe standaardlettertype over.
