U gebruikt de handtekening aan het einde van elke e-mail om de ontvanger uw adres en de wettelijk verplichte informatie te verstrekken. U kunt de handtekening ook gebruiken om aanbiedingen, promotionele informatie of andere berichten over te brengen.
Een handtekening instellen
U kunt als volgt een handtekening instellen in Outlook:
- Roep het commando TOOLS >> OPTIONS op.
- Open het tabblad E-MAILFORMAAT en klik op HANDTEKENINGEN en vervolgens op NIEUW.
- Voer een naam in voor de nieuwe handtekening. Bewaar de optie Maak de handtekening zonder sjabloon (deze optie is niet meer beschikbaar in Outlook 2007) en klik op VOLGENDE.
- Voer de tekst voor de handtekening in en maak deze op. Als u wilt, kunt u ook uw bedrijfslogo toevoegen.
Merk op dat de ontvanger de opmaak alleen ziet als hij HTML of RTF als e-mailformaat heeft ingesteld. In het geval van e-mails in platte tekst, is vetgedrukt of iets dergelijks natuurlijk niet te zien.
Als u Outlook tot en met versie 2003 heeft, gaat u als volgt te werk:
- Klik op VOLTOOIEN en vervolgens op OK.
- Selecteer op het tabblad E-MAILFORMAAT onder Handtekeningen het e-mailaccount waarvoor de nieuwe handtekening moet worden gebruikt. Outlook plaatst dan automatisch de handtekening aan het einde van elke nieuwe e-mail of elke reply en forwarding die u via dit account verstuurt.
- Sluit het dialoogvenster.
Als je Outlook 2007 hebt, doe dan het volgende:
- Klik op "Opslaan.
- Selecteer rechtsboven in het dialoogvenster in het veld E-mailaccount het account waarvoor de nieuwe handtekening automatisch moet worden gebruikt.
- Daaronder selecteer je de naam van de handtekening voor NIEUWE BERICHTEN en voor ANTWOORDEN / DOORSTUREN.
- Sluit het dialoogvenster met OK.
Aangezien Outlook de handtekening in het berichtveld kopieert, kunt u deze nog wijzigen voordat u de e-mail verzendt - bijvoorbeeld uw directe telefoonaansluiting voor een belangrijke klant invoegen, terwijl de normale handtekening het telefooncentralenummer bevat.
Voeg uw handtekening toe aan uw visitekaartje
Als u in Outlook een digitaal visitekaartje met uw gegevens heeft gemaakt, kunt u dit als bijlage toevoegen aan uw e-mailhandtekening. De ontvanger van het visitekaartje kan met een dubbelklik de contactgegevens overzetten naar zijn adresboek.
Belangrijk: Outlook tot versie 2003 verzendt het visitekaartje in de vorm van een vCard-bestand, dat naast Outlook ook door andere e-mailclients kan worden gelezen. Outlook 2007 daarentegen gebruikt het VCF-formaat, dat alleen correct wordt geïnterpreteerd met Outlook 2007 en het komende Outlook 2010.
Zo voegt u uw visitekaartje toe aan de handtekening in Outlook:
- Als u dit nog niet heeft gedaan, maakt u een nieuwe vermelding met uw contactgegevens in het adresboek.
- Roep het commando TOOLS >> OPTIES >> E-MAILFORMAAT aan.
- Klik op de HANDTEKENINGEN knop.
- Als u al een handtekening heeft ingevoerd, selecteert u deze in het veld linksboven. In Outlook tot 2003 moet u nu op Bewerken klikken. Als je nog geen handtekening hebt gezet, doe dat dan met de knop NIEUW.
- Selecteer in Outlook 2003 of eerder de vCard in het veld Dit visitekaartje (vCard) aan deze handtekening toevoegen. Klik in Outlook 2007 onder STANDAARD HANDTEKENING bewerken op VISITEKAARTJE. Selecteer uw contactpersoon in het adresboek en klik op OK. Het VCF-bestand wordt vervolgens automatisch gemaakt en een voorbeeld wordt in de handtekening ingevoegd.
- Sluit alle dialoogvensters.
WETTELIJKE VEREISTEN
Sinds 1 januari 2007 is in Duitsland wettelijk geregeld welke informatie moet worden opgenomen in commerciële correspondentie, ook in e-mails:
- de volledige bedrijfsnaam, inclusief het bedrijfsformulier
- de plaats van het filiaal met de juiste spelling die kan worden opgeroepen
- de bevoegde lokale rechtbank
- het handelsregisternummer
- het btw-identificatienummer:
- de naam van de bestuurder, eigenaar of de voorzitter van de raad van bestuur en de raad van commissarissen
Strikt genomen ook het fiscaal nummer (veel bedrijven geven dit alleen op verzoek vrij om misbruik te voorkomen)
Verdere informatie zoals telefoon- en faxnummers, e-mailadres, webadres, gegevens van de afdeling, etc. zijn vrijwillig. Volgens de wet moet de verplichte informatie "leesbaar" zijn op het scherm en op afdrukken. Deze eisen zijn geregeld in:
- Handelswetboek, HGB, Sectie 37a
- GmbH-wet (GmbHG), 35a
- Stock Corporation Act (AktG), sectie 80
