Automatische invulfuncties in Excel: Instructies

Bewaar handmatige invoer in Excel met de automatische invulfuncties

Excel biedt verschillende functies. U hoeft niet veel velden zelf in te vullen, Excel doet dit voor u. Diverse automatische invulmogelijkheden besparen u veel handmatige invoer, die wij hieronder aan u presenteren.

Tip 1: vul lege cellen in Excel-spreadsheets met de juiste inhoud

In sommige Excel-spreadsheets worden gegevens niet volledig vastgelegd, maar pas achteraf ingevuld. Denk aan een bestellijst waarin een nieuwe datum voor een bestelling alleen wordt ingevuld als er een nieuwe bezorgdatum is.

In de datumkolom vul je elke datum maar één keer in, in de overige regels blijft deze leeg. De volgende figuur (zie screenshot) laat zien hoe zo'n lijst eruit kan zien. Om de Excel-tabel compleet te maken, wilt u de inhoud uit de bovenstaande cel in alle lege cellen invoeren. U hoeft dit niet handmatig te doen. Doe het volgende in alle versies van Excel:

1. Selecteer het celbereik waarvan de lege cellen moeten worden ingevuld, bijvoorbeeld het bereik B2: B15 uit de afbeelding.

   

2. Roep het GO TO-commando op. U kunt dit in alle versies van Excel doen met de toetscombinatie CTRL G.

3. Klik in het dialoogvenster dat verschijnt op de knop INHOUD.

4. Schakel de BLANCO optie in.

5. Bevestig uw keuze met de OK-toets.

6. Excel selecteert vervolgens alle lege cellen in het gewenste bereik. Laat deze selectie actief zonder op een andere cel te klikken. Voer een gelijkteken in en druk op de toets PIJL OMHOOG. U ziet dan de verwijzing naar de cel hierboven in de eerste lege cel van het bereik.

7. Voltooi de invoer met de toetscombinatie CTRL ENTER. Excel vult vervolgens de geselecteerde cellen in met de huidige formule. Hierdoor vult Excel alle lege cellen met de celinhoud die er direct boven staat.

De volgende afbeelding (zie screenshot) laat zien hoe het resultaat eruit ziet. Excel verandert automatisch de inhoud van de cellen die op deze manier zijn gevuld als een andere waarde wordt ingevoerd in de referentiecel.

Videozelfstudie: cellen automatisch invullen in Excel

Tip 2: Laat Excel lineaire en exponentiële toekomstige waarden berekenen

U kunt een extra functie gebruiken om toekomstige waarden te berekenen op basis van bestaande waarden. Ga hiervoor als volgt te werk:

Maak hiervoor een reeks getallen met historische waarden. Hoe meer historische waarden u invoert, hoe nauwkeuriger het resultaat zal zijn.

Markeer vervolgens alle ingevoerde getallen met de waarden uit het verleden en sleep de handgreep van het kopieerapparaat met de rechtermuisknop naar de gewenste cel. Er wordt nu een contextmenu weergegeven.

Hier vindt u de Excel-opdrachten Lineaire Trend en Exponentiële Trend. Met een klik op de gewenste trend worden alle cellen gevuld met de berekende getallen.

Probeer zelf uit of de lineaire of de exponentiële trend meer geschikt is voor uw schattingen.

Tip 3: Laat jaren, kwartalen en maanden, dagen en tijden automatisch invullen

U kunt ook de invulopties van Excel gebruiken om kalenders geweldig te maken. Dit werkt ook snel en gemakkelijk zonder veel te typen.

1. Voer het beginjaar in om jaren toe te voegen.

2. Gebruik de kopieergreep om het jaar naar de gewenste cel te slepen, klik op de slimme tag die verschijnt en selecteer de optie Gegevensreeks invullen.

3. Typ Q 1 of Quarter 1 in een cel om kwartalen te maken. Gebruik de kopieergreep om het item naar de gewenste cel te slepen. Excel herkent dat dit kwartalen zijn en loopt pas vol tot kwart 4, waarna het weer verder gaat met kwart 1.

4. Als u een maandnaam in een cel invoert (bijvoorbeeld februari) en deze met de handgreep van de kopieermachine naar de gewenste cel sleept, worden de maandnamen automatisch tot dat punt gevuld.