Een lezer meldde onlangs: hij had enkele honderden megabytes aan bestandsbijlagen in zijn Outlook verwijderd, maar het gegevensbestand was na de "lenteschoonmaak" net zo groot als ervoor.
Dit komt omdat Outlook niet onmiddellijk de ruimte vrijgeeft die de verwijderde items innemen na een verwijderactie. Hiervoor is eerst een reorganisatie van het databestand nodig. Als Outlook het gegevensbestand zou reorganiseren na elke verwijdering of na het toevoegen van gegevens, zou het programma constant bezig zijn, zou uw harde schijf continu draaien, wat de slijtage drastisch zou verhogen. Outlook markeert daarom de ruimte die wordt ingenomen door verwijderde items als "ongebruikt" en ruimt alleen automatisch op wanneer de verwijderde items 20 procent van het gegevensbestand uitmaken. Om dit te doen, gebruikt het programma inactieve tijden, zodat u de reorganisatie niet merkt.
Aangezien het enige tijd kan duren voordat Outlook het bestand automatisch heeft gereorganiseerd, raad ik aan dat u de compressie van het gegevensbestand handmatig activeert na een grote wisbewerking. Hierdoor wordt het gegevensbestand onmiddellijk kleiner. Dit is dan ook merkbaar in toekomstige back-upprocessen, omdat deze niet zo lang meer duren. Om het gegevensbestand te comprimeren:
- Bellen in Outlook vanaf 2010 Bestand - Accountinstellingen - Accountinstellingen Aan. In Outlook 2007 en 2003 belt u Extra - Opties - E-mail instellen Aan.
- Klik op Gegevensbestanden, selecteer het bestand en klik op instellingen.
- Klik op Nu comprimeren A..
- Er verschijnt een venster met de voortgang van de compressie-actie. Zodra het venster verdwijnt, sluit u het dialoogvenster van de afbeelding.
- Als je meerdere gegevensbestanden hebt (omdat je meerdere e-mailaccounts hebt in Outlook), comprimeer dan alle gegevensbestanden waarin je eerder items hebt verwijderd.
