Kalender en afspraken afdrukken in Outlook - zo werkt het!

Iedereen kan het met deze instructies!

De elektronische agenda in Outlook is essentieel voor de dagelijkse, professionele planning. Ondanks de voordelen van elektronische agenda's en de vele mogelijkheden van Outlook lukt het maar weinig gebruikers om uitsluitend papierloos te werken. Dat kan, maar is tegelijkertijd in principe niet logisch. Als je bijvoorbeeld geen notebook mee wilt nemen of een slechte internetverbinding hebt met je mobiele telefoon en tablet, heb je een probleem om je afspraken na te komen. Om praktische redenen is het handig om een afdruk te maken.

In Outlook kunnen gebruikers in enkele stappen agendabladen of takenlijsten afdrukken en als papieren versie meenemen. Daarnaast is het mogelijk om blanco kalenderbladen te printen om deze aan een tijdplanner te hechten.

Hoe u uw agenda in Outlook afdrukt - stap voor stap naar uw doel

Ga als volgt te werk om een kalender voor verschillende tijdsperioden af te drukken met Outlook:

1. Open uw agenda in Outlook.

2. Navigeer naar het Outlook-afdrukmenu met het commando "Bestand> Afdrukken". Na het invoeren wordt u doorgestuurd naar de optiepagina van het printmenu.

Je hebt de volgende opties:

• Begin met afdrukken.
• Selectie van de drukker.
• Wijzig afdrukopties.
• Selecteer het afdrukformaat in de instellingen. Naast het dagformaat is het weekkalenderformaat praktijkgericht gestructureerd en geeft het een goed overzicht van aanstaande afspraken.

In het optiemenu "Afdrukopties" hebt u ook de volgende instelmogelijkheden:

• Pas de printer en printereigenschappen aan.
• Selecteer een andere kalender om af te drukken.
• Leid de uitvoer om naar bestand.
• Stel de pagina in, wijzig de marges of pas de pagina-oriëntatie aan.

• Definieer verschillende afdrukformaten.
• Geef de gebieden van de pagina op die moeten worden afgedrukt.
• Print de gegevens niet voor privé-afspraken.
• Integreer paginanummers op de afdruk.
• Gebruik het zijaanzicht om vooraf de afdruk te bekijken om een fijne afstelling te maken.

3. Nadat je alle opties en instellingen hebt aangepast, print je de kalender uit met het commando "Afdrukken".

Een blanco kalenderblad afdrukken

Microsoft Outlook is standaard niet ontworpen om lege agendapagina's af te drukken. Als er boekingen in de kalender zijn gemaakt, worden deze altijd uitgevoerd in kalenderafdrukken. Als u een leeg kalenderblad wilt printen voor een week of een maand waarin u afspraken met de hand invoert, mag de kalender niet gevuld zijn met afspraken.

Nadat afspraken zijn ingevoerd, kunt u in slechts enkele eenvoudige stappen een nieuwe kalender maken, die u alleen kunt gebruiken om blanco kalenderpagina's af te drukken. Verwijder het dan of verberg het zodat je ook voor de volgende maand een blanco vel papier kunt printen. Maak als volgt een nieuwe kalender:

1. Open de kalender en klik met de rechtermuisknop op "Agenda" in de linkerbovenhoek.

2. Roep in de volgende stap het commando "Nieuwe map" op. Als alternatief is in Outlook 365 een klik in het kalendergebied voldoende om een nieuwe kalender in te stellen.

   

3. Voer een geschikte naam in, bijvoorbeeld "Lege kalender".

   Op deze manier heeft u een extra kalender gemaakt waarmee u een blanco kalenderblad kunt uitprinten.

   

4. In de kalenderweergave zet je ook een vinkje voor de nieuw aangemaakte kalender. De kalender wordt nu weergegeven in uw kalenderweergave.

5. Om de kalender af te drukken, selecteert u de opdracht "Bestand> Afdrukken" en selecteert u de kalender die u zojuist hebt gemaakt in het nieuw geopende venster "Deze kalender afdrukken".

6. Vul bij "Afdrukgebied" de periode in die u wilt uitprinten.

7. Selecteer daarnaast onder "Afdrukformaat" het gewenste formaat, bijvoorbeeld het maandformaat.

8. Klik in de volgende stap op de optie "Pagina-instelling" en geef aan hoeveel pagina's en met welke lettertype-instellingen u wilt afdrukken.

   

9. Daarnaast kunt u de kop- en voetteksten aanpassen in het selectiedialoogvenster en het papierformaat, de uitlijning en de marges kiezen. Nadat u alle instellingen voor de kalenderafdruk hebt gemaakt, sluit u het dialoogvenster.

   Bekijk het zijaanzicht voordat je begint met printen. Als u afwijkingen vindt, kunt u deze corrigeren in de pagina-instellingen. Als de afdruk er in het zijaanzicht professioneel uitziet, start u de afdruk met "OK".

Belangrijk: Schakel vervolgens de lege kalender uit in de kalenderweergave. Anders worden uw standaardagenda en de agenda die wordt gebruikt voor het afdrukken van blanco agendapagina's naast elkaar weergegeven. U kunt ook lege agenda's verwijderen als u het lege agendablad slechts eenmalig nodig heeft.

Een overzicht van aanstaande afspraken en taken afdrukken

Als u een lijst met aankomende afspraken en taken wilt afdrukken, gebruikt u een van de tabeloverzichten in de afsprakenkalender of in de taakplanner van Outlook. Een afdruk is mogelijk volgens het volgende schema:

1. Schakel over naar de weergave "Actieve afspraken" in de kalender Gebruik in de taakplanner de weergave "Actieve taken".

   

2. Houd de Ctrl-toets ingedrukt en selecteer de afspraken en taken die u wilt afdrukken. Gebruik de toetsencombinatie Ctrl + A om alle weergegeven afspraken en taken te markeren.

3. Roep het commando "Bestand> Afdrukken" aan.

4. Selecteer het afdrukformaat "Tabelformaat".

5. Activeer de optie > Afdrukgebied: "Alleen gemarkeerde lijnen".

   

6. Als u het afdrukformaat wilt aanpassen, werkt dit probleemloos in het menu-item "Definieer formaten." Na het wijzigen van het afdrukformaat keert u terug naar de afdrukdialoog.

7. Klik vervolgens op "Pagina-instelling", voer de kop- en voetteksten in en bepaal het papierformaat en de marges. Keer weer terug naar het afdrukvenster.

8. Selecteer in de laatste stap de printer (en eventueel de printerinstellingen) en klik op "OK" om te beginnen met printen.

Druk de dagelijkse takenlijst af vanuit Outlook versie 2007

Vooral in de professionele omgeving of als u veel persoonlijke taken in Outlook beheert, zijn er veel vermeldingen. In Outlook heeft u de mogelijkheid om een dagelijkse takenlijst af te drukken. Het werkt als volgt:

1. Open uw agenda en gebruik het commando "Bestand> Afdrukken" om naar het Outlook-afdrukmenu te navigeren.

2. Kies onder Afdrukformaat voor "Dagformaat" (deze selectie is alleen beschikbaar als u eerder de kalender hebt geopend en niet de taakplanner).

3. Klik in de volgende stap op "Pagina-instelling".

4. Open vervolgens het tabblad "Formaat" en selecteer de optie "Dagelijkse takenlijst" in de vervolgkeuzelijst "Taken2".

5. Geef ook aan of een notitiegebied (gelijnd en/of niet-gelijnd) ook moet worden afgedrukt.

6. Bepaal de lettertype-instellingen en het ontwerp met of zonder arcering.

   

7. In het voorbeeldveld kunt u inschatten of de afdrukken voor uw doeleinden kunnen worden gebruikt. Als u merkt dat het scherm te klein is, klikt u op "Voorbeeld".

8. Zodra u de instellingen heeft voltooid, keert u met "OK" terug naar het afdrukvenster.

9. Bepaal in de laatste stap in het "Afdrukgebied" de periode waarvoor de takenlijst(en) moeten worden afgedrukt.

10. Nadat u alle instellingen heeft gemaakt, start u de afdruk met "OK".

Tot Outlook 2013 - Eenvoudig afdrukken van agenda's: gebruik de assistent voor het afdrukken van agenda's

De gratis kalenderafdrukassistent van Microsoft ondersteunt gebruikers bij het maken van aantrekkelijke en praktische afdrukken van de kalender en de taakplanner met Microsoft Outlook. De kalenderafdrukassistent bevat tools en uitbreidingen waarmee afdrukken flexibeler en professioneler kunnen worden ontworpen dan met de on-board tools van Outlook. De assistent voor het afdrukken van agenda's kan worden gebruikt in alle 32-bits versies tot en met versie Outlook 2013. De volgende besturingssystemen worden ondersteund:

• Windows 7,
• Windows Vista-servicepack 2,
• Windows XP Service Pack 3

Nieuwere versies van Outlook, bijvoorbeeld de huidige versie van Outlook 365, ondersteunen het add-on programma niet.

Waar en hoe de kalenderafdrukassistent te installeren

U kunt de tool rechtstreeks downloaden van de Microsoft-ondersteuningspagina: https://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=16645.

Installeer Microsoft Agenda-assistent

Nadat u het bestand hebt geladen, installeert u de Microsoft Calendar Printing Assistant als volgt.

Sluit Outlook af voordat u de tool installeert.

Start het gedownloade bestand "Calendar-PrintAssistant.exe" en volg de instructies van het installatieprogramma.

Als u een nieuw servicepack voor uw besturingssysteem nodig heeft, moet u dit ook downloaden. Installeer het servicepack op dezelfde manier als de printtool.

Na een succesvolle installatie start u eerst uw Outlook.

Start in de laatste stap de wizard vanuit het Windows-startmenu. U vindt de tool in de map: Microsoft Office \ Microsoft Office Tools

De Microsoft-afdrukassistent aanpassen

Als u wilt dat de nummers van de kalenderweken in de wizard worden weergegeven, past u de tool als volgt aan:

De Microsoft-afdrukassistent aanpassen

Als u wilt dat de nummers van de kalenderweken in de wizard worden weergegeven, past u de tool als volgt aan:

Roep de opdracht "Bestand> Toepassingsinstellingen" op in de wizard.

Om ervoor te zorgen dat de tool de kalenderweken correct berekent, selecteert u in het veld Eerste week van het jaar de in Duitsland gebruikelijke instelling "Eerste 4-daagse week".

Stel bovendien de eerste dag van de week in op maandag.

Schakel de optie Kalenderweken in de Datumnavigator en in het veld "Toon kalenderweergaven" in.

De overige instellingen kunt u behouden. Sluit het dialoogvenster.

Hoe kies je de juiste sjabloon

U vindt een lijst met sjablonen in het taakgebied aan de rechterkant van het venster in de Calendar Printing Assistant. Dit is onderverdeeld in dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse sjablonen. Als u de lijst niet kunt vinden, staat deze uitgeschakeld in de instellingen. In dit geval kunt u de lijst activeren met het commando: "Bekijken> Taakgebied".

De sjablonen zijn in A4- of A3-formaat in Outlook. U herkent sjablonen met meerdere pagina's aan een "twee pagina's"-pictogram. Daarnaast geven de verschillende iconen aan of de sjablonen alleen kalendergegevens of ook taken bevatten. Selecteer de gewenste sjablooncategorie en zoek naar de juiste sjabloon.

Hoe kies je de juiste periode?

Het sjabloon met de huidige periode verschijnt in het midden van het venster van de kalenderafdrukassistent. De assistent voegt de afspraken uit de agenda in. Als u een andere periode wilt afdrukken, selecteert u deze in de datum-navigator onder de kalenderbalk.

Tip:

U kunt de opdracht "Formaat> Kalendersjablonen" gebruiken om de geselecteerde sjabloon te wijzigen. Zo zijn er ronde formaten en andere varianten beschikbaar. De lijst met sjablonen toont u met het commando "Opmaak> Sjablonen weergeven".

Taken aan de agenda toevoegen

Niet alle sjablonen hebben een ingebouwd blok dat de taken toont die moeten worden uitgevoerd. Als u de taken wilt afdrukken, vinkt u het selectievakje "Agenda en taken" rechts voor het item "Taken" aan. In Outlook 2007 is ook de optie "Takenlijst" beschikbaar.

De weergave van taken aanpassen

In het menu "Bekijken" bepaalt u:

• Of de taken zijn gesorteerd op begin- of einddatum.
• Of taken die zijn voltooid ook worden weergegeven.
• Of uw taken zonder datum op de afdruk moeten verschijnen.

Het lettertype en het kleurenschema aanpassen

Als u uw kalenderafdruk in een ander lettertype wilt afdrukken of een ander kleurenschema wilt gebruiken, navigeert u naar het selectieveld in de werkbalk: "Lettertype of kleuren." Hierdoor heeft u de mogelijkheid om te kiezen tussen verschillende lettertypen en kleurencombinaties .

Wilt u het lettertype of de kleurstelling in andere sjablonen gebruiken, dan is dat geen probleem. Klik hiervoor op “Selectie”. Rechts naast het menu-item Selectie verschijnt een opvallende "Knop V. Klik op deze knop om een nieuw menu te openen. In het keuzemenu kun je kiezen of je:

• Accepteer de selectie voor alle weergaven of
• Wil de nieuwe standaard maken voor de assistent.

Hoe u het juiste paginaformaat kiest

Met het commando "Bestand> Pagina-instelling" krijg je een lijst met alle mogelijke papierformaten. Selecteer het juiste formaat of voer een aangepast formaat in. Ook kun je zelf bepalen of je staand of liggend wilt printen. De marges kunnen niet worden gewijzigd in de Microsoft Calendar Printing Assistant.

Hoe u extra foto's en afbeeldingen aan uw kalender kunt toevoegen

Sommige sjablonen voor maand- of jaarkalenders hebben velden waarin u afzonderlijke afbeeldingen en afbeeldingen kunt invoegen, bijvoorbeeld uw bedrijfslogo. Als u een afbeelding wilt invoegen, dubbelklikt u op de tijdelijke aanduiding voor een afbeelding. Er wordt een selectievenster geopend waarin u een afbeelding kunt selecteren. Klik dan in het veld onder de afbeelding (vul hier een onderschrift in). Verwijder de tijdelijke aanduiding-tekst of voer een bijschrift in.

Zo kunt u uw voltooide kalender snel en effectief afdrukken

Nadat u alle instellingen in de kalenderafdrukassistent heeft gemaakt, kunt u beginnen met uw eerste afdruk. Dit werkt volgens het volgende schema:

Zo kunt u uw voltooide kalender snel en effectief afdrukken

Nadat u alle instellingen in de kalenderafdrukassistent heeft gemaakt, kunt u beginnen met uw eerste afdruk. Dit werkt volgens het volgende schema:

Roep het commando "Bestand> Afdrukken" aan.

Als u niet alle pagina's wilt afdrukken, activeert u "Datumbereik afdrukken" en selecteert u de af te drukken datums.

In principe wordt de afdruk gemaakt op de standaardprinter die in Windows is gespecificeerd. Als u op een andere printer wilt afdrukken, selecteert u het menu "Printerinstellingen". U kunt de alternatieve printer selecteren in het dialoogvenster.

Klik vervolgens op "Afdrukken". De afdruk start zonder dat u naar het hoofdvenster hoeft terug te keren.

Tip:

Wil je de kalender op een later tijdstip nog een keer printen, sla dan de instellingen op via het bestandsmenu. Hierdoor hoeft u de selectiestappen niet te herhalen.