Outlook-vergaderverzoeken
In de professionele omgeving is het gebruikelijk om vergaderverzoeken via Outlook te versturen. Tijdens de coronapandemie en de daarmee gepaard gaande toename van videoconferenties, zijn vergaderverzoeken aanzienlijk toegenomen. Elk vergaderverzoek van klanten, collega's of in de persoonlijke omgeving moet worden beantwoord. Naast de dagelijkse werkzaamheden kan dit veel tijd kosten en fouten veroorzaken. Als u regelmatig vergaderverzoeken ontvangt, is het efficiënt om de beantwoording te automatiseren.
U kunt deze procedure gebruiken om verzoeken automatisch af te wijzen als ze overlappen met andere afspraken in uw agenda. Omgekeerd kunt u automatisch aanvragen accepteren, op voorwaarde dat de betreffende datum nog vrij is. Mochten er belangrijkere afspraken botsen met de afgesproken afspraak, dan kunt u de automatisch afgesproken afspraak op ieder moment verzetten of annuleren.
Outlook 2010-gebruikers zonder Exchange-mailbox hebben minder opties als het gaat om het automatisch accepteren en afwijzen van vergaderverzoeken dan gebruikers van de eerdere versies. Als u geen Exchange gebruikt, kunt u alleen aangeven dat alle vragen automatisch worden beantwoord (afwijzing bij overlap, anders algemene acceptatie). Met Microsoft Exchange heb je meer opties.
Beantwoord automatische vergaderverzoeken vanaf Outlook 2010
-
Navigeer naar de e-mailopties. Dit werkt door naar Bestand> Opties> E-mail te gaan. Activeer in het gedeelte "Geschiedenis" de optie "Vergaderverzoeken en antwoorden op vergaderverzoeken en peilingen automatisch verwerken".
-
Als u Microsoft Exchange niet gebruikt, sluit u het dialoogvenster Opties. Als u Microsoft Exchange gebruikt, opent u in de volgende stap het tabblad "Agenda".
-
Navigeer naar "Resourceplanning" in Microsoft Outlook 2010 of naar "Automatische acceptatie / afwijzing" in Outlook 2013/2016 en Outlook 365. "
-
Schakel de optie "Vergaderverzoeken automatisch weigeren die overlappen met bestaande afspraken of vergaderingen" in. Als u vergaderingen op vrije datums mag invoeren, activeer dan de optie "Vergaderverzoeken automatisch accepteren en geannuleerde vergaderingen verwijderen".
-
Sluit de dialoogvensters. Vergaderverzoeken worden vanaf nu automatisch geaccepteerd of afgewezen door Outlook.
Informatie: Gebruikers van Outlook 2003 en Outlook 2007 hebben toegang tot de instellingen voor het automatisch accepteren of afwijzen van vergaderverzoeken via het volgende bestandspad: Extra's> Opties> Kalenderopties> Resourceplanning.
De opties zijn beschikbaar met of zonder Exchange-verbinding.
