In slechts drie stappen naar het doel!
Kortom, Microsoft Outlook wordt gekenmerkt door goed doordachte functies en praktijkgerichte menunavigatie. Daarom verstuurt u met enkele muisklikken afspraken, bewaart u taken of stelt u een e-mail op. Als u een afspraak ter informatie wilt verzenden zonder de ontvanger uit te nodigen met een officiële afspraak of een vergaderverzoek, heeft u de mogelijkheid om de afspraak op te slaan in het "ics" kalenderformaat. Na ontvangst kan de geadresseerde zelf beslissen of hij de afspraak wil bewaren in zijn persoonlijke Outlook-agenda.
Afspraken verzenden als informatie
Ga als volgt te werk om afspraken op deze manier te verzenden:
-
Selecteer de afspraak die u wilt verzenden in Outlook.
-
Navigeer naar "Bestand> Opslaan als" en sla de afspraak op in een map naar keuze als ics-bestand.
-
In de laatste stap kunt u de opgeslagen afspraak als e-mailbijlage verzenden. Zo komt uw contactpersoon op de hoogte van de afspraak zonder officieel een afspraak of vergaderverzoek te ontvangen.
Tip:
Als u een deel van uw agenda of de hele agenda wilt opslaan in plaats van een enkele afspraak en deze als ics-bestand wilt verzenden, activeert u het selectievakje "Agenda opslaan".
Deze kun je onder andere allemaal instellen
- De volledige kalender,
- De laatste 7 dagen of
- Een individuele periode
wilt opslaan in het bestand. Ook kunt u onder "Geavanceerd" bepalen of er rekening moet worden gehouden met privégegevens en bijlagen.
Nadat alle instellingen zijn gemaakt, sluit u het dialoogvenster met "OK." Outlook slaat een bestand op met uw agenda, afhankelijk van de specificatie die u hebt ingevoerd.
