Telefoonlijsten in Outlook: stap voor stap naar telefoonnummers zoeken

Telefoonnummers vinden en telefoonlijsten afdrukken

Specifiek zoeken naar telefoonnummers in Outlook

Als u het nummer van de beller op het display van uw telefoon ziet en u wilt via de Outlook-zoekfunctie achterhalen om welke contactpersoon het gaat, dan kunnen er problemen ontstaan, vooral in oudere Outlook-versies. Gebruikers beschrijven bijvoorbeeld dat onder Outlook 2003 de naam niet wordt weergegeven bij het zoeken, terwijl hij wel in het adresboek staat met het exacte nummer. Outlook 2003 kan geen telefoonnummers zoeken in de standaard zoekopdracht. Om het contact te kunnen traceren, moet u overschakelen naar geavanceerd zoeken.

Telefoonnummers zoeken in Outlook - stap voor stap

Schakel over naar de contactenmap - de snelste manier is met CTRL + 3.

Druk vervolgens op CTRL + SHIFT + F om Geavanceerd zoeken te openen. Of bel het commando "Extra, Zoeken, Geavanceerd zoeken".

Selecteer in het veld In de optie Alleen in telefoonnummervelden.

Voer het begin van het telefoonnummer in of beperk u tot de laatste drie tot vier cijfers (in de juiste volgorde).

Klik op "Zoeken starten".

Outlook geeft vervolgens alle contacten weer die de ingevoerde nummerreeks bevatten.

Als u vaak naar telefoonnummers zoekt, is het raadzaam om het uitgebreide zoekmasker met de selectie: "In: Alleen in telefoonnummervelden" op het Windows-bureaublad op te slaan. In dit geval kunt u de zoekopdracht starten door te dubbelklikken op het pictogram op het bureaublad. Dit werkt ook betrouwbaar wanneer Outlook niet actief is. Zo herken je snel bellers. U slaat de zoekinvoer op met de opdracht "Bestand, Opslaan als" in het dialoogvenster "Geavanceerd zoeken".

Vanaf Outlook 2007 kunt u de normale zoekfunctie Snel zoeken gebruiken om telefoonnummers te vinden. In de praktijk betekent dit dat u zich de noodzaak kunt besparen om over te schakelen naar geavanceerd zoeken.

Identificeer telefoonnummers in het snel zoeken

Open in de eerste stap de map met contacten.

Typ vervolgens het nummer in het zoekveld (“Zoek contacten”). Terwijl u typt, geeft Outlook alle contacten weer die het nummer bevatten dat u zojuist hebt ingevoerd (als telefoonnummer of in een ander veld).

Een telefoonlijst van alle of geselecteerde contacten afdrukken

Door de voortschrijdende digitalisering zijn de meeste mensen eraan gewend om op elk moment via een mobiel apparaat toegang te hebben tot hun e-mails en contactlijsten. Ondanks uitgebreide netwerkdekking en moderne eindapparatuur, kan het zinvol zijn om niet volledig op uw mobiele telefoon of pc te vertrouwen. De ervaring leert dat het tijdens belangrijke zakelijke bijeenkomsten of zakenreizen voordelig is om naast de digitale contacten ook een gedrukte versie van de telefoonlijst bij de hand te hebben.

Hiervoor kan het adresboek uit Windows Vista, Windows 7 of Windows 10 en het Outlook-adresboek worden gebruikt. In alle programma's vindt u voorgedefinieerde formaten waarin alleen de telefoonnummers van alle of geselecteerde contacten specifiek worden afgedrukt.

Druk de telefoonlijst af in Windows Vista

1. Selecteer met de muis terwijl u de CTRL- of SHIFT-toets ingedrukt houdt, de gewenste contacten waarvan de telefoonnummers in de lijst moeten worden afgedrukt. Als u een telefoonlijst met alle contacten wilt afdrukken, markeert u deze met CTRL + A.

2. Klik met de rechtermuisknop op een van de gemarkeerde contacten en roep de opdracht "Afdrukken" op.

3. Zorg ervoor dat "Afdrukgebied: Selectie" is ingeschakeld.

4. Selecteer "Telefoonlijst" als afdrukformaat.

5. Selecteer de printer en stel de afdrukinstellingen in.

6. Klik op "Afdrukken" om te beginnen met afdrukken.

Een compacte telefoonlijst afdrukken in Outlook

Het in Outlook gespecificeerde tabelformaat voor het afdrukken van contacten is niet altijd effectief en nuttig. Naast de naam van de contactpersoon (in tweevoud) staat hier ook de naam van zijn bedrijf, zijn functie en de afdeling. Om deze reden zijn andere oplossingen nodig.

Als u alleen een telefoonlijst wilt afdrukken, moet u uw eigen weergave definiëren. Ga op dezelfde manier te werk als u tabellen met andere velden wilt afdrukken. De individuele instellingen naast u in het contactgebied onder "Bekijken> Instellingen bekijken".

Er opent zich dan een overzichtelijk menu, waarmee u individueel kunt bepalen welke gegevens, kolommen en contactgegevens u wilt uitprinten. In het gebied "Kolommen" kunt u alle irrelevante kolommen uit de telefoonlijst verwijderen.

Als u bijvoorbeeld alleen de telefoonnummers wilt sorteren, definieert u eerst de kolommen die voor u relevant zijn en sorteert u vervolgens de telefoonnummers in de volgende stap.

U kunt verdere instellingen definiëren, bijvoorbeeld speciale lettertypen of het tabelformaat, en de nieuwe telefoonlijst met "OK" bevestigen. Net als bij Microsoft Excel kunt u met de geavanceerde weergave-instelling alle contactgegevens op een professionele en effectieve manier sorteren en overzichtelijk ordenen.

In de laatste stap kunt u de weergave opslaan als een specifieke lijst en deze op een later tijdstip opnieuw gebruiken.

Aan het einde van het proces kunt u de lijst laten afdrukken. Zorg ervoor dat u het tabelformaat gebruikt, zodat de nieuw ontworpen lijst correct door uw printer wordt uitgevoerd. Als u de pagina-instellingen wilt aanpassen, klikt u op "Afdrukoptie". Voer de kop- en voetteksten in en geef het papierformaat, de afdrukstand en de marges op. Keer terug naar het afdrukvenster.