Outlook-instellingen: gegevens zoeken en back-uppen

Stapsgewijze instructies

Honderden of duizenden e-mails, bijlagen, agenda-items en gegevens stapelen zich in de loop van maanden of jaren op in Microsoft Outlook. Als u deze gegevens en de Outlook-instellingen wilt bewaren om ze naar een nieuwe pc te verplaatsen of om een back-up te maken, dan zijn er verschillende mogelijkheden en manieren om dit te doen.

Het is cruciaal dat uw gegevens in Microsoft Outlook en de instellingen in Outlook in verschillende bestanden worden opgeslagen. Terwijl alle e-mails, agenda-items en gegevens worden opgeslagen in zogenaamde PST- of OST-bestanden, worden functie-instellingen opgeslagen in het Windows-register. Om zowel de instellingen als de gegevens te back-uppen, moeten bestanden in het register en containerbestanden met Outlook-gegevens altijd worden geback-upt.

Gegevensback-up rechtstreeks vanuit Microsoft Outlook

Het is mogelijk om alle gegevens zoals e-mails inclusief hun bijlagen, afspraken, taken, contacten, notities en journaalgegevens direct vanuit Outlook op te slaan, aangezien Microsoft Outlook deze informatie opslaat in een centraal bestand met de extensie * .PST of * .OST . Standaard heet het bestand Outlook.pst of Outlook.ost. Als u meerdere profielen gebruikt of verschillende e-mailaccounts beheert onder Microsoft Outlook, wordt voor elk profiel of account een apart PST- of OST-bestand aangemaakt. Alle gearchiveerde gegevens worden ook opgeslagen in PST-bestanden.

PST-bestanden (personal store-bestanden) zijn zogenaamde containerbestanden die verschillende informatie uit Microsoft Outlook kunnen opslaan. Het belangrijkste is dat POP-3-accounts hun informatie opslaan in PST-bestanden. Tot Outlook 2013 werden de gegevens van IMAP-accounts ook opgeslagen in PST-bestanden. Vanaf Microsoft Outlook 2016 worden de gegevens opgeslagen in een OST-bestand (Outlook offline-bestand). Naast OST- en PST-bestanden moet Outlook ook onderscheid maken tussen NST-bestanden. Dit zijn Outlook-groepsopslagbestanden. Hierin worden groepsgesprekken of lokale groepsgegevens gearchiveerd.

Alle PST-bestanden die door Outlook worden gegenereerd, zijn standaard te vinden in de volgende map, afhankelijk van het besturingssysteem:

Windows 10: C: \ Gebruikers \ AppData \ Lokaal \ Microsoft \ Outlook

Windows 7 / Vista: C: \ Gebruikers \ AppData \ Lokaal \ Microsoft \ Outlook

WindowsXP: C: \ Documents and Settings \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook

De containerbestanden zijn meestal verborgen, zodat ze niet kunnen worden weergegeven met een normale zoekopdracht in Windows Verkenner. Om containerbestanden zichtbaar te maken in Verkenner, roep je het commando "Extra → Mapopties → Beeld"En verander de optie"Verborgen bestanden, mappen en stations weergeven" een. Windows XP-gebruikers selecteren: "Verborgen bestanden en mappen: Toon alle bestanden en mappen“.

Opslagpaden lokaliseren in Outlook

Een andere manier om de opslagpaden van de containerbestanden te vinden, is rechtstreeks in Outlook te vinden. De volgende drie stappen geven u specifieke informatie over welke PST- of OST-bestanden lokaal op uw computer zijn opgeslagen:

1. Navigeer naar het tabblad "Bestand" in Outlook en schakel over naar het menu "Informatie".

   

2. Schakel in de volgende stap over naar het optiemenu "Accountinstellingen".

   

3. Navigeer naar het tabblad "Gegevensbestand" om de afzonderlijke OST- of PST-bestanden en hun paden op uw computer te vinden.

   

Verschillende gegevensopslag van Outlook-informatie

Het hart van Microsoft Outlook zijn de PST- of OST-bestanden, waarin gegevens, bijlagen bij e-mails, agenda-items en nog veel meer worden opgeslagen. Het grootste verschil tussen PST- en OST-bestanden is hun beschikbaarheid. PST-bestanden bevatten alle gegevens die zijn verzonden en ontvangen met Microsoft Outlook. OST-bestanden kunnen daarentegen worden bekeken als een lokale kopie van uw Outlook-gegevens. Het duplicaat van het bestand is vereist in het geval van een onderbreking in de internetontvangst, zodat u met Outlook kunt blijven werken. Het eigenlijke masterbestand bevindt zich meestal op de servers van Microsoft, bijvoorbeeld met een Microsoft Exchange-account. Het wordt automatisch online geopend en bijgewerkt.

Naast de OST- en PST-bestanden worden de Outlook-accountinstellingen opgeslagen in het Windows-register.

Maak en bewaar een PST-bestand - eenvoudig mogelijk vanuit Outlook

1. Om een geïndividualiseerd PST-bestand vanuit Microsoft Outlook op te slaan, navigeert u naar het tabblad "Bestand" en schakelt u over naar het menugebied "Openen en exporteren".

   

2. Klik in de volgende stap op de knop "Importeren / Exporteren" en selecteer in het volgende selectievenster het item "Exporteren naar bestand".

   

3. De volgende stap geeft u de mogelijkheid om een Outlook-gegevensbestand of een door komma's gescheiden bestand te maken. Selecteer het Outlook-gegevensbestand (PST).

   

4. In de laatste stap kun je kiezen welke gegevens en informatie je in een PST-bestand wilt opslaan. U bepaalt de omvang van de gegevens door de afzonderlijke mappen te selecteren.

   

Het PST-bestand kan in de cache worden opgeslagen op een opslaglocatie zoals massaopslag, dvd of uw harde schijf. Als uw originele PST-bestand beschadigd is, bijvoorbeeld door een programmacrash, en niet meer kan worden geopend, kunt u het vervangen door het geback-upte PST-bestand. Als u het PST-bestand op een nieuwe computer in Microsoft Outlook wilt inlezen, kunt u dit ook doen in de import- en exportassistent onder het menu-item "Importeren uit andere programma's of bestanden".

Er kan een foutmelding verschijnen bij het laden van het PST-bestand vanaf een dvd. Outlook meldt dat het PST-bestand tegen schrijven is beveiligd en de gegevens niet leest. In een dergelijk geval moet u de schrijfbeveiliging verwijderen. Om dit te doen, klikt u met de rechtermuisknop op het bestand nadat u het naar de harde schijf hebt gekopieerd in Windows Verkenner, selecteert u het menu-item "Eigenschappen" en deactiveert u het kenmerk "Alleen-lezen".

Maak een back-up van de Outlook-accountinstellingen - zo werkt het

Nadat u een PST-bestand hebt gemaakt en een back-up hebt gemaakt, moet u ook een back-up maken van de accountinstellingen van Outlook. De account- en profielinstellingen zijn te vinden in het Windows-register. Voor de huidige versie van Microsoft Outlook worden ze opgeslagen in de volgende sleutel:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Profielen
\ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676.

Gebruikers van Outlook 2010 kunnen de instellingen vinden onder het volgende pad:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Windows NT \ CurrentVersion \ Windows Messaging Subsystem \ Profiles \ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676

Het pad bevat een aparte map voor elk van de profielen die u gebruikt. De instellingen voor de e-mailaccounts worden in elk van deze profielmappen opgeslagen in de map 9375CFF0413111d3B88A - 00104B2A6676.

Sla het registerbestand op in drie stappen

Ga als volgt te werk om het betreffende bestand op te slaan:

1. Sluit alle Office-toepassingen en vooral Microsoft Outlook.

2. Klik in Microsoft Windows met de rechtermuisknop op "Start" en selecteer het menu-item "Uitvoeren." Er wordt een nieuw venster geopend waarin u de volgende opdracht invoert: Regederen.

   

3. Zoek naar de juiste vermelding in de register-editor. Met een klik van de rechtermuisknop kunt u het bestand kopiëren en tijdelijk op een veilige plaats opslaan.

   

Als u de op deze manier opgeslagen profielgegevens opnieuw wilt importeren na het opnieuw installeren van Windows of Outlook, volstaat een dubbelklik op het REG-bestand in Windows Verkenner.

Belangrijk: Elke keer dat u importeert, overschrijft u de profielinstellingen in het register. Om gegevensverlies en systeemcrashes te voorkomen, moet u alleen wijzigingen in het register aanbrengen als u reservekopieën hebt gemaakt en er zeker van bent dat het importeren van registerbestanden zinvol en doelmatig is.

Samenvatting: Maak een back-up van Outlook-gegevens en -instellingen vanaf twee verschillende paden

Als u een reservekopie wilt maken van uw gegevens en instellingen vanuit Microsoft Outlook, moet u minimaal twee verschillende bestanden archiveren. Dit komt omdat uw e-mails, agenda-items en alle Outlook-gegevens over het algemeen worden geback-upt in PST- of OST-bestanden. Daarentegen worden uw instellingen opgeslagen en opgeslagen in het Windows-register. U kunt een bestaand PST-bestand rechtstreeks vanuit Windows Verkenner kopiëren en tijdelijk opslaan op een veilige opslaglocatie.

Als alternatief kunt u het PST-bestand ook rechtstreeks laten maken met behulp van de Outlook import/export-assistent. U kunt het bijbehorende registerbestand vinden door de opdracht "regedit" in het venster "Uitvoeren" in te voeren.

Nadat u een back-up van alle bestanden heeft gemaakt, kunt u Outlook op een nieuwe computer installeren en doorgaan met uw bestaande gegevens en instellingen. Continue gegevensback-up van de bestanden is ook handig om te allen tijde beschermd te zijn tegen gegevensverlies, virussen of hackeraanvallen.

FAQ

Wat wordt opgeslagen in het register in Microsoft Windows?

Het register of de registerdatabase kan worden aangeduid als de centrale configuratiedatabase. Het slaat de specifieke instellingen voor Microsoft Outlook op, evenals de instellingen voor Windows. Naast de programma-instellingen worden ook de autostart-programma's en systeemrelevante informatie in het register opgeslagen.

Waar wordt het regedit-commando voor gebruikt?

Gebruik de opdracht Regedit of Regedit.exe om de register-editor in Microsoft Windows te openen. Vervolgens kunt u de afzonderlijke vermeldingen in het Windows-register bekijken, bewerken of kopiëren.

Welke inhoud wordt opgeslagen in OST-bestanden?

De meeste moderne e-mailaccounts werken met offline gegevensbestanden (OST). Gesynchroniseerde kopieën van de mailboxinformatie worden er lokaal in opgeslagen. De masterkopie bevindt zich over het algemeen op een online server, bijvoorbeeld in het geval van Microsoft Exchange-accounts op een Microsoft-server.