Hoe het journaal van Outlook naar Excel te exporteren om het daar te evalueren.
Het Outlook journaal is goed te gebruiken om bij te houden hoeveel tijd je aan een bepaalde taak of een klant hebt besteed. Het journaal heeft echter geen rekenfunctie, dus je moet de rekenmachine gebruiken om op te tellen hoeveel tijd alle taken voor een specifieke klant in beslag hebben genomen.
In plaats daarvan kun je natuurlijk ook Excel gebruiken voor evaluatie, wat vooral handig is voor projecten met veel subtaken. Exporteer hiervoor de journaalgegevens naar Excel zoals hieronder beschreven.
1. Toon allereerst het journaal in lijstvorm. Open hiervoor het journaal en roep het commando "Bekijken, Ordenen volgens, Huidige weergave" (uit Outlook 2003) of "Bekijken, Huidige weergave" (in eerdere Outlook-versies) op en selecteer "Invoerlijst".
2. Zorg er nu voor dat alle informatie die je nodig hebt voor de evaluatie in Excel in het journaal te zien is. Als u de datum en tijd nodig hebt om elke taak te starten en te beëindigen, klikt u met de rechtermuisknop op Onderwerp of In map en gebruikt u de opdracht Huidige weergave aanpassen. Klik vervolgens op "Velden".
3. Selecteer onder "Beschikbare velden selecteren uit" de optie "Alle journaalvelden". Klik dan onder “Beschikbare velden” op “Begin” of “Einde” en vervolgens op “Toevoegen”. Voer alle benodigde velden in en gebruik de knoppen "Omhoog" en "Omlaag" om hun volgorde te bepalen. Sluit vervolgens de twee dialoogvensters.
4. Formatteer nu de datumvelden zodat Excel ze ook kan evalueren: Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de kolomkop "Start" en roep de opdracht "Kolommen opmaken" op.
5. Selecteer links "Start" en vervolgens het formaat met de tweecijferige dag en maand, met het viercijferige jaar en de eenvoudige tijd in 24-uurs formaat (zie de afbeelding). U kiest hetzelfde formaat voor "Einde". Let op: Excel kan niets met formaten die de namen van de dagen van de week bevatten.
6. Markeer nu met de muis de boekingen in het journaal die je in Excel wilt bewerken en kopieer ze met CTRL + C.
7. Open Excel en plak de gegevens in de gewenste Excel-tabel met CTRL + V.
8. Je moet de informatie in het veld "Duur" nog omzetten naar numerieke waarden die Excel aankan (Excel kan niet rekenen met een informatie zoals "30 minuten").
