Voetteksten bewerken in Word
Voor controledoeleinden moeten sommige documenten de bestandsnaam bevatten en, indien mogelijk, het pad van de map waarin ze zijn opgeslagen. Het is logisch om deze informatie in de footer te plaatsen. Maar wat doe je met bijzonder lange padspecificaties? Als er voldoende ruimte is in de footer, verdeelt Word deze automatisch over meerdere regels. Maar als je pech hebt en er al andere informatie in de voettekst staat, snijdt Word gewoon de padinformatie in het midden.
U kunt dergelijke problemen voorkomen door de voettekstinformatie in een tabel te plaatsen. Voer de padinformatie in een van de tabelcellen in. U gebruikt de kolombreedte om te bepalen hoeveel ruimte de padinformatie moet innemen. Als deze ruimte onvoldoende is, past Word automatisch de hoogte van de tabelcel aan zodat geen enkel deel van het pad wordt afgesneden. Hier zijn de stappen in detail:
- Ga naar de voettekst van uw document en voeg een tabel in. Voeg een tabelcel toe voor elk stukje informatie dat u in de voettekst wilt weergeven. In Word 2010, 2007 kunt u het bijbehorende tabelraster openen met INSERT TABLE TABLE, in eerdere Word-versies met de werkbalkknop INSERT TABLE.
- Plaats de cursor in de cel waar u het pad en de bestandsnaam wilt laten verschijnen.
- Selecteer in Word 2010, 2007 INSERT-TEXT-QUICK BLOCKS-FIELD, selecteer vervolgens het item "Bestandsnaam" in de lijst met VELDNAMEN en activeer in het gebied VELDOPTIES het selectievakje PAD AAN BESTANDSNAAM TOEVOEGEN. Een klik op OK voegt de padinformatie in.
- In Word 2003, 2002 / XP, 2000 hoeft u alleen op INSERT AUTOTEXT te klikken in de HEADER AND FOOTER werkbalk en vervolgens de optie FILE NAME AND PATH te selecteren.
- Voeg vervolgens de informatie die ook in de voettekst moet verschijnen in de overige tabelcellen - zoals een paginanummer en/of de naam van de auteur.
- Pas zo nodig de kolombreedtes van de tabel aan, zodat er iets meer ruimte is om bijvoorbeeld het pad op te geven.
- En als u niet wilt dat de tabelcellen worden omgeven door randen, klikt u in Word 2010, 2007 op het tabblad TABLE TOOLS CONCEPT in de groep TABLE FORMAT SJABLOON op FRAME en activeert u in het bijbehorende dialoogvenster de instelling ZONDER. Selecteer in de oudere Word-versies FORMAT FRAME AND SHADING en activeer de optie ZONDER in het volgende dialoogvenster.
Op deze manier blijft de padspecificatie altijd binnen de tabelcel. Als de breedte niet voldoende is, past Word automatisch de hoogte aan en verdeelt de informatie over meerdere regels in de cel.
