In plaats van steeds dezelfde e-mails te schrijven, bijvoorbeeld naar aanleiding van vragen van klanten, kunt u reeds geformuleerde e-mails als sjablonen opslaan en op elk moment opnieuw oproepen.
Of je nu op de supportafdeling, op de klantenservice, op de personeelsafdeling, in de boekhouding of als freelancer werkt: je zult zeker e-mails met dezelfde of vergelijkbare inhoud en misschien met dezelfde bijlagen steeds opnieuw moeten verzenden . Dit kunnen reacties zijn op vragen van klanten, afwijzingen van sollicitaties, regelmatige rapporten (elk met nieuwe bijlagen) of uitnodigingen voor vergaderingen.
Voor dergelijke gevallen biedt Outlook de mogelijkheid om afgewerkte (of half afgewerkte) e-mails als sjablonen op te slaan en op elk moment op te vragen. Indien nodig kunt u dan aanvullingen op de e-mails schrijven, bestanden bijvoegen of iets dergelijks. De sjabloonfunctie van Outlook is ook geschikt als u uitgebreidere informatie opslaat in afspraak- of taakinvoer of in vergaderverzoeken, die vaak hetzelfde patroon volgen. Sjablonen voor notities kunnen ook worden gemaakt en opgehaald.
Definieer sjablonen voor e-mails
Een sjabloon voor e-mails definieert u als volgt:
- Schrijf en formatteer de e-mail. Voeg indien nuttig de vereiste bestanden toe. Bij veel mailtemplates kan het ook praktisch zijn om direct de mailontvangers in te voeren.
- Zodra je klaar bent met de e-mail, roep je het commando FILE >> SAVE as op.
- Selecteer in het veld BESTANDSTYPE OUTLOOK-TEMPLATE (* .oft).
- Voer een betekenisvolle bestandsnaam in en klik op OPSLAAN.
- U kunt nu de geopende mail versturen of sluiten.
De procedure voor het definiëren van sjablonen is hetzelfde in de verschillende Outlook-modules. Daarom beschrijven we ze in dit artikel alleen aan de hand van e-mailsjablonen.
Als u Word als uw maileditor gebruikt, kunt u tot en met versie 2003 in Outlook geen opgemaakte e-mails als sjablonen opslaan. Als u het commando BESTAND >> OPSLAAN als oproept in het Outlook-berichtenvenster, zoals hierboven beschreven, kunt u kiezen uit een groot aantal bestandsindelingen, maar niet het OFT-formaat (Outlook-sjabloon).
Natuurlijk kunt u de opgemaakte berichttekst in een Word-bestand opslaan en later ophalen. Word registreert geen instellingen zoals het onderwerp, de ontvanger of bestandsbijlagen, dus u zou deze informatie handmatig moeten invoeren.
Een klein trucje helpt echter om e-mails als sjablonen op te slaan, zelfs als u Word als uw e-maileditor gebruikt: schakel Word tijdelijk uit als uw e-maileditor. Roep hiervoor in Outlook het commando EXTRA'S >> OPTIES >> E-MAILFORMAAT op en deactiveer de overeenkomstige optie onder BERICHTFORMAAT.
Als u de e-mail al heeft opgesteld en opgemaakt, kunt u deze nog steeds niet opslaan als Outlook-sjabloon - het deactiveren van Word heeft alleen effect op nieuwe e-mails.
Het werk dat je al hebt gedaan is echter niet voor niets geweest:
- Sla de mail eerst op als concept door op CTRL + S te drukken of door het commando FILE >> SAVE te gebruiken.
- Als u dit nog niet hebt gedaan, deactiveer dan Word als de e-maileditor zoals hierboven aangegeven.
- Open nu de opgeslagen e-mail in de map “Concepten” en roep vervolgens het commando FILE >> OPSLAAN als - “Outlook-sjabloon (* .oft)” is nu beschikbaar als opslagformaat.
- Wanneer u alle sjablonen hebt gedefinieerd, activeert u Word opnieuw als de e-maileditor.
Snelle toegang tot sjablonen
Als u Outlook-sjablonen gebruikt om uw e-mailcommunicatie efficiënter te maken, heeft u zich waarschijnlijk al geërgerd aan de omslachtige manier waarop sjablonen in Outlook worden opgeroepen.
Je hebt veel gemakkelijker toegang tot je sjablonen als je een aparte map in je inbox instelt. Open vervolgens eenvoudig de sjablonen door te dubbelklikken op het gewenste item in de sjabloonmap.
U kunt ook mappen maken voor de respectieve sjablonen in de andere Outlook-modules. U kunt de sjabloonmap als volgt verkrijgen:
- Gebruik Bestand >> Nieuw >> Map of CTRL + SHIFT + E om een nieuwe map aan te maken in de inbox of in de persoonlijke map. Om ervoor te zorgen dat de map bovenaan de mappenlijst staat, voert u als eerste teken een onderstrepingsteken in, bijvoorbeeld "SJABLOON".
- Open de nieuw gemaakte map in Outlook.
- Open in Windows Verkenner de map waarin de Outlook-sjablonen zijn opgeslagen. Meestal is dit de map "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates".
- Rangschik nu de Explorer- en Outlook-vensters zodat beide naast elkaar op het scherm te zien zijn.
- Selecteer uw e-mailsjablonen in Verkenner en sleep ze met de linkermuisknop ingedrukt naar de nieuwe groep MIJN SJABLONEN.
In Outlook 2007 moet je de beveiligingsvraag uit de afbeelding beantwoorden met OPEN als je een sjabloon opent. Om ervoor te zorgen dat deze vraag niet elke keer verschijnt wanneer een sjabloon uit de map wordt opgeroepen, deactiveert u de optie ALTIJD BEVESTIGEN VOORDAT DIT BESTANDSTYPE OPENEN. Wees echter voorzichtig met het ontvangen van sjablonen per e-mail en open alleen sjablonen van bronnen die u goed kent.
