Als u af en toe afspraken met anderen moet afstemmen, stuur ze dan individuele afspraken of uittreksels uit uw agenda. Leer met ons hoe je gemakkelijk en comfortabel kalender-uittreksels kunt delen en up-to-date kunt houden
Geselecteerde datums verzenden
Als u uw afspraken met anderen wilt afstemmen of als u collega's of medewerkers wilt laten weten welke afspraken in uw agenda staan, kunt u deze per e-mail versturen. Ga hiervoor in Outlook t/m versie 2007 als volgt te werk:
- Open een nieuw bericht.
- Vul de afzender en het onderwerp in.
- Klik in Outlook 2003 of eerder op de kleine pijl rechts van het haakje (BESTAND INVOEREN) en vervolgens op ELEMENT (er is geen ELEMENT-opdracht in het INSERT-menu). Klik in Outlook 2007 op het tabblad INVOEREN onder INCLUSIEF op ITEM BIJVULLEN.
- Selecteer de kalender.
- Selecteer de optie PLANTEN onder de knoppen aan de rechterkant.
- Selecteer in het veld ELEMENTEN de datums die u per e-mail wilt verzenden. Markeer opeenvolgende afspraken met de pijltjestoetsen en de ingedrukte H-toets of houd S ingedrukt en klik met de muis op geselecteerde afspraken.
- Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten en terug te keren naar het berichtvenster.
- Voltooi en verzend het bericht. Agenda-uittreksels verzenden met Outlook 2007 In Outlook 2007 kunt u ook te werk gaan zoals hierboven beschreven, maar het programma biedt veel meer mogelijkheden: U kunt volledige agenda-uittreksels overzetten en precies bepalen welke gegevens moeten worden overgedragen.
U kunt als volgt agenda-uittreksels verzenden in Outlook 2007:
- Open een nieuw bericht.
- Vul de afzender en het onderwerp in.
- Selecteer op het tabblad OPTIES het HTML-formaat - Outlook 2007 kan (nog) alleen kalender-uittreksels met HTML-e-mails verzenden.
- Klik in het tekstveld.
- Klik op het tabblad INVOEGEN onder INCLUSIEF op KALENDER.
- Selecteer in het veld DATUMBEREIK de periode waarmee rekening moet worden gehouden. Als u hier de optie SPECIFICEER DATUM selecteert, kunt u de begin- en eindtijd opgeven.
- Geef in het veld DETAIL aan of alle details over de afspraken, alleen de beschikbaarheid en het onderwerp of alleen de status ("Vrij", "Geboekt", "Afwezig" of "Met reservering") getoond moeten worden.
- In het onderstaande veld kunt u bepalen of alleen afspraken binnen de in uw Outlook gedefinieerde werktijden moeten worden gecommuniceerd.
- Klik vervolgens op WEERGAVE.
- U heeft nu de mogelijkheid om details van als privé gemarkeerde afspraken weer te geven en bijlagen van afspraken te verzenden.
- Geef tot slot aan of de afspraken moeten worden weergegeven in de vorm van dagschema's of gewoon als een lijst; de lijstweergave is duidelijker.
- Sluit het dialoogvenster met OK.
- Outlook voegt de gegevens nu in de berichttekst in en in de vorm van een ICS-bestand, dat ook andere agendaprogramma's kunnen lezen. Voltooi en verzend het bericht.
Adressen importeren als CSV-bestanden
Je wilt de adressen uit mijn Outlook adresboek geven aan een collega die niet met Outlook werkt. We laten u zien hoe u uw adressen vanuit Outlook naar een CSV-bestand kunt exporteren. Outlook heeft zeker de mogelijkheid om het naar CSV-formaat te exporteren. De vertalers bedoelden het echter te goed en verduitsten ook de naam van het formaat: de optie die je nodig hebt heet "Comma-Separated Values", of kortweg CSV.
- Open de contactenmap in uw Outlook.
- Roep het commando FILE _ IMPORT / EXPORT aan.
- Selecteer EXPORTEREN NAAR BESTAND en klik op VOLGENDE.
- Selecteer COMMA-GESCHEIDEN WAARDEN (WINDOWS) en klik op VOLGENDE (CSV staat voor "Comma-Separated Values"). Als je collega met Linux of met een Macintosh werkt, gebruik dan COMMAND-SEPARATED VALUES (DOS).
- Selecteer de map Contacten en klik op VOLGENDE.
- Voer een bestandsnaam in, selecteer een opslaglocatie en klik op VOLGENDE.
- Klik op Voltooien.
