Verrekent u opdrachten of projecten op basis van de gewerkte uren? Of wil je gewoon weten hoeveel tijd je aan een specifiek project of klant hebt besteed?
Vervolgens zet u de gegevens uit uw Outlook-journaal of de kalender naar Excel om daar verder te rekenen.
Of u de gegevens voor facturering uit de kalender of het journaal haalt, hangt af van uw manier van werken: Als u de tijd dat u voor een specifieke klant werkt in uw agenda blokkeert door de juiste afspraken te maken, kunt u deze gegevens kopiëren uit de kalender Excel. Als je in plaats daarvan van minuut tot minuut wilt bijhouden wanneer en hoe lang je voor de klant hebt gewerkt, is het journaal meer geschikt. U moet dan wel aan het begin en aan het einde van de werksessie de eigen timer van het journaal weer in- en uitschakelen.
Toon de tijd doorgebracht in het journaal
Het journaal in Outlook kan worden gebruikt om bij te houden hoe lang je aan een project of voor een klant hebt gewerkt. In de standaardinstelling toont het journaal de activiteiten die voor een specifieke klant zijn geregistreerd in het contactdialoogvenster, maar niet de respectieve duur. Dat kun je als volgt wijzigen:
- Open in de map Contactpersonen de contactpersoon voor wie u taken wilt vastleggen.
- Open het tabblad t/m Outlook 2003 activiteiten. In Outlook 2007/2010 belt u daarentegen: Contact → Beeld → Activiteiten Aan.
- Als hier geen kolom is looptijd kan worden gezien, klik met de rechtermuisknop verwijzing of In map en roep het commando Huidige weergave aanpassen Aan.
- Klik op velden.
- Onder Selecteer beschikbare velden Kiezen Alle journaalvelden. Klik dan hieronder Beschikbare velden Aan looptijd en omhoog Toevoegen aan.
- Sluit de dialoogvensters.
Recordtijd besteed aan klanten
Hoe lang je voor een opdrachtgever werkt, kan door Outlook als volgt worden vastgelegd:
- Open uw map Contacten en klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon van wie u de gewerkte uren wilt vastleggen.
- Roep de opdracht op in het contextmenu Nieuwe journaalpost voor contact (tot Outlook 2003) of Maken → Nieuwe journaalboeking voor contactpersoon (Outlook 2007) of Maken → Nieuwe journaalboeking (Vooruitzichten 2010).
- Voer een kort onderwerp in (Outlook suggereert de naam van de klant) en selecteer een invoertype.
- Klik op Start timing respectievelijk. Start timing (in Outlook 2007/2010) om de timer te starten.
- Doe nu waarvoor u uw klant later factureert.
- Zodra u klaar bent, brengt u de journaalboeking uit Outlook terug naar de voorgrond en klikt u op Stop de timing (respectievelijk. Stop de timer in Outlook 2010).
- Sla de journaalboeking op en sluit deze.
- Om niet voor elke taak de logging handmatig te hoeven starten, kunt u Outlook ook de opdracht geven om bepaalde activiteiten die u uitvoert voor een bepaalde contactpersoon vast te leggen. Om dit te doen, roept u het commando Extra → Opties aan en klik op Journaal opties. Selecteer het contact en de elementen evenals applicatieprogramma's. Sluit de dialoogvensters.
